آفیس

نرم افزار آفیس چیست؟

شرکت مایکروسافت، آفیس را این‌گونه معرفی می‌کند: " مایکروسافت آفیس قدرتمندترین ابزار برای آزاد کردن خلاقیت شماست". 

نرم افزار آفیس برای اولین بار و به طور رسمی در سال 1989 توسط بیل گیتس و برای سیستم عامل مک معرفی شد و درست یک سال بعد نسخه ویندوز آن به بازار آمد. در همان سال شرکت مایکروسافت با درآمد بیش از یک میلیارد دلاری خود به یکی از ثروتمندترین شرکت‌ها تبدیل شد.

مجموعه نرم ‌افزارهای آفیس در ابتدا به منظور استفاده‌ی اداری به بازار معرفی شدند، اما امرزوه استفاده آن بسیار فراتر از محیط اداری رفته است و کمتر کسی را پیدا می‌کنید که حداقل از یکی از نرم‌ افزارهای آفیس استفاده نکرده باشد. 

مایکروسافت آفیس Microsoft office مجموعه‌ای از برنامه‌های شبکه (Server Applications)، برنامه‌های اداری (Desktop Applications) و برنامه‌های ارائه دهنده سرویس (Service Applications) است. در ادامه هرکدام از انواع محصولات Office  را بررسی می‌کنیم.

  نرم افزارهای‌های شبکه مایکروسافت

•    مایکروسافت سرور Microsoft SQL server

مایکروسافت SQL و یا MSSQL یکی از پرقدرت‌ترین نرم افزارهای مدیریت و ساخت پایگاه داده است. از این برنامه در جهت حفظ اطلاعات و داده‌های سایر نرم‌افزارهای موجود بر روی شبکه استفاده می‌شود.

•  مایکروسافت شیرپوینت Microsoft SharePoint server

مایکروسافت شیرپوینت پلتفرمی تعاملی و تحت وب است که می‌تواند در مایکروسافت آفیس گنجانده شود. سازمان‌ها از این نرم افزار برای ذخیره سازی، به اشتراک گذاری و مدیریت اسناد و فایل‌ها استفاده می‌کنند. 

• Microsoft Exchange server

این نرم افزار یک میل سرور یا سرویس پست الکترونیک داخلی است. از این نرم افزار برای ارتباطات داخلی درون سازمان‌ها استفاده می‌شود.

• مایکروسافت پراجکت سرور Microsoft Project server

مایکروسافت پراجکت نرم افزار مدیریت پروژه است که توسط شرکت مایکروسافت تولید شده است. این نرم افزار از مایکروسافت شیرپوینت به عنوان زیرساخت استفاده می‌کند. مدیران پروژه از این نرم افزار به منظور توسعه طرح‌ها، مراحل پیشرفت هر پروژه، مواد و منابع مورد نیاز، بودجه و هزینه‌های مصرفی و بازدهی پروژه‌ها استفاده می‌کنند.

نرم افزارهای ارائه دهنده سرویس مایکروسافت :

•   Microsoft Edge

مایکروسافت اج، جدیدترین مرورگر شرکت مایکروسافت و جایگزین اینترنت اکسپلورر است که در سال 2015 برای ویندوز 10 به بازار معرفی شد. این مرورگر از نسل قبلی مرورگرهای مایکروسافت یعنی اینترنت اکسپلورر بسیار سبک‌تر و پیشرفته‌تر است و تجربه کاربری بهتری را به استفاده کنندگان ارائه می‌کند. 

•   Microsoft internet explorer

اینترنت اکسپلورر از قدیمی‌ترین مرورگرهای اینترنت است که توسط شرکت مایکروسافت ساخته شده است. اولین نسخه از این مرورگر در سال 1995 منتشر شد و تا مدت‌های زیادی، تنها مرورگر اکثر کامپیوترهای دنیا بود. بد نیست بدانید که از سال 2021 مایکروسافت دیگر از این مرورگر محبوب و قدیمی پشتیبانی نخواهد کرد و مرورگر اج جایگزین آن خواهدشد. 

•     Microsoft Silverlight

سیلور لایت بستر برنامه سازی تحت وب است که عملکردی مشابه ادوبی فلش دارد. با استفاده از این برنامه می‌توان ویژگی‌های چندرسانه‌ای مانند عکس و فیلم و غیره را در محیط وب پیاده سازی و اجرا کرد. همچنین با استفاده از سیلورلایت می‌توان پخش زنده فیلم و عکس را هم در محیط وب پیاده‌سازی کرد.

• نرم افزارهای اداری مایکروسافت

اما مشهورترین گروه نرم افزار شرکت مایکروسافت در بین کاربران، مجموعه نرم افزاری آفیس است. هرکابر، حداقل یک‌ بار از مجموعه این نرم افزارها برای انجام امور اداری و یا سایر امور خود استفاده کرده است.  نرم افزار آفیس مجموعه‌ای از چند نرم افزار است که در ابتدا با هدف تسهیل امور اداری به وجود آمد، و به همین دلیل آفیس نام گذاری شد. امروزه میلیون‌ها شرکت در سراسر جهان و بیش از 650 هزار شرکت در آمریکا از این مجموعه نرم افزاری استفاده می‌کنند. اما به نظر شما دلیل این همه محبوبیت چیست؟ 

چرا آموزش آفیس؟ 

• افزایش همکاری تیمی با مایکروسافت آفیس

کارکنان یک شرکت می‌توانند از طریق ابزارهای مایکروسافت آفیس با یکدیگر تعامل و ارتباط موثرتری داشته باشند، این تعامل منجر به کاهش خطا و ارائه خدمات با کیفیت‌تر به مشتری می‌شود. به جای استفاده از کاغذ و انتقال دستی نامه‌های اداری، به راحتی می‌توان فایل ورد نامه را از طریق سیستم ایمیل داخلی مایکروسافت آفیس بین بخش‌های مختلف سازمان منتقل کرد.

•  سودآوری بیشتر مشاغل 

استفاده از ابزارهای مایکروسافت آفیس باعث بهبود عملکرد کارکنان و در نتیجه افزایش بهره‌وری آن‌ها می‌شود. به طور مثال استفاده از نرم افزار اکسل تنها به وارد کردن و محاسبه داده محدود نمی‌شود، بلکه با استفاده از ابزارهای تحلیلی پیشرفته آن می‌توان تصمیم‌های مالی بهتری گرفت. وظایف پرزحمتی که در گذشته تنها توسط حسابداران حرفه‌ای انجام می‌شد، امروزه تنها توسط ابزارهایی مناسب مثل اکسل به سرعت قابل انجام است.

•    کاربر پسند بودن نرم افزارهای این مجموعه

تمامی اجزای مایکروسافت آفیس کاربر پسند (User Friendly) بوده و شامل فایل‌های کمکی قابل دسترس است. در زمان بروز اشکال تنها کافیست به تب راهنما رفته و مشکل را جستجو کرد. همچنین امکان دسترسی به پشتیبانی آنلاین نیز یکی دیگر از امتیازات آفیس است.

•   سهولت در استفاده

از نرم افزار آفیس می‌توان برای پروژه‌های آسان تا پیچیده استفاده کرد. از بزرگ‌ترین ویژگی‌های مایکروسافت آفیس این است که افراد در هر سن و با هر میزان دانش رایانه می‌توانند از آن برای انجام پروژه‌ها و افزایش بهره‌وری که اصلی‌ترین هدف این مجموعه نرم افزاریست، استفاده کنند.

•  چند منظوره بودن

چه هدف شما تحلیل داده و انجام کارهای حسابداری باشد، چه قصد نوشتن نامه اداری یا مقاله‌ای علمی را داشته باشید، یا هدف شما ارائه یک پروپوزال کاری باشد، مایکروسافت آفیس تمامی این‌ کارها را به بهترین و ساده‌ترین نحو برای شما انجام می‌دهد. این مجوعه نرم افزاری بهترین ابزار برای رسیدن به اهداف شخصی یا شغلی‌تان است.

•    نرم افزاری مجبوب در جهان

بیش از میلیون‌ها شرکت و کاربر خانگی از مایکروسافت آفیس برای انجام پروژه‌هایشان استفاده می‌کنند. مایکروسافت آفیس در ابتدا تنها برای سیستم عامل مک و ویندوز معرفی شده بود اما اخیرا نسخه رایگان آن برای تلفن‌های همراه نیز ارائه شده است. همچنین نسخه تحت وب آفیس تحت عنوان "آفیس آنلاین" عرضه شده است که دسترسی به آن از طریق حساب کاربری مایکروسافت امکان پذیر است.

•    دانش استفاده از مایکروسافت آفیس در خدمت پیشرفت شغلی

امرزوه دانستن چگونگی استفاده از مجموعه نرم افزارهای آفیس، مهارتی لازم و ضروری برای هر فرد به حساب می‌آید. آشنایی با نرم افزارهایی مثل: ورد، اکسل و مایکروسافت پراجکت، پیشرفت شغلی را به همراه دارد. آموزش این نرم افزار یکی از مهم‌ترین آموزش‌های علوم رایانه است.

انواع نرم افزارهای اداری مجموعه آفیس :

اولین قدم پس از خرید رایانه و یا پس از نصب یک ویندوز جدید، نصب برنامه‌های کاربردی مانند مجموعه نرم افزاری آفیس است. بدون شک این نرم افزار می‌تواند به پرکاربردترین نرم افزار نصب شده روی رایانه شما تبدیل شود. مایکروسافت آفیس نرم افزاریست که تقریبا روی همه رایانه‌های خانگی و اداری نصب شده است.

این برنامه به 35 زبان دنیا ارائه شده است و توسط عامل سیستم عامل‌های ویندوز، مک، لینوکس و اندروید پشتیبانی می‌شود. پس از به پایان رسیدن فرآیند نصب، پوشه‌ای در قسمت All Programs با نام Microsoft Office ایجاد می‌شود که با کلیک کردن روی آن چندین نرم افزار مختلف مشاهده می‌شود. این مجموعه نرم افزاری یکپارچه شامل چندین برنامه مختلف می‌باشد که هر کدام کاربرد گوناگونی دارد.

مایکروسافت آفیس در ابتدا با سه نرم افزار ورد (Word)، اکسل (Excel) و پاورپوینت (PowerPoint) به بازار معرفی شد اما امروزه نرم افزارهای دیگری نیز در این مجموعه گنجانده شده‌اند که به طور یک‌پارچه با یکدیگر ارتباط دارند. در ادامه انواع مختلف نرم افزارهای اداری مجموعه Office  را باهم مرور می‌کنیم.

نرم افزارهای اداری مجموعه آفیس:

   مایکروسافت ورد یا Microsoft Word:

ورد، نام آشناترین و یکی از محبوب‌ترین نرم افزارهای مجموعه آفیس است. فرقی نمی‌کند نویسنده، خبرنگار، مترجم، کارمند، مدیر، دانشجو، مدرس، معلم و یا حتی دانش‌آموز باشید، چون در هر صورت برای نوشتن متون خود از این واژه پرداز محبوب و پرکاربرد استفاده می‌کنید.

در این نرم افزار می‌توانید متون و اسناد خود را نوشته، قالب‌بندی و ویرایش کنید. به طور کلی هرجا نیاز به نوشتن و ویرایش است، نام ورد می‌درخشد. دانش کار با نرم افزار ورد سومین مهارت از مهارت‌های هفتگانه ICDL است که نشان دهنده‌ی اهمیت آموزش آفیس و یادگیری آن است.

  مایکروسافت اکسل یا Microsoft Excel

اکسل که چهارمین مهارت ICDL است، نرم افزاری صفحه گسترده (Spread sheet) و از برجسته‌ترین نرم افزارهای محاسباتی شرکت مایکروسافت است. اکسل در واقع جدولی بزرگ با سطر، ستون و سلول‌های زیاد است که کاربر طبق نیاز خود می‌تواند هر سلول را تعریف کرده و محاسبات خود را انجام دهد. از مایکروسافت اکسل برای وارد کردن داده‌ها، انجام محاسبات ریاضی، فرمول نویسی، ایجاد بانک داده، امور حسابداری، مدیریت مالی، رسم نمودار و ... استفاده می‌شود. 

مایکروسافت پاورپوینت یا  Microsoft PowerPoint

همه ما در دوران دانشجویی و یا حتی دانش آموزی از پاورپوینت برای ارائه‌های درسی و کنفرانس استفاده کرده‌ایم. نرم افزار پاورپوینت یکی از ابزارهای یادگیری چند رسانه‌ای است. تحقیقات نشان داده که یادگیری از طریق تصاویر سریع‌تر و عمیق‌تر نسبت به یادگیری از طریق متون نوشتاری است، به همین جهت نرم افزار پاورپوینت جای خود را در محیط‌های آموزشی پیدا کرده است و امروزه از آن برای تدریس و ساختن اسلایدهای آموزشی استفاده می‌شود.

اما پاورپوینت تنها در محیط‌های آموزشی کاربرد ندارد؛ از پاورپوینت برای ساختن فایل‌های چند رسانه‌ای، کاتالوگ، تیزرهای تبلیغاتی، اسلاید‌های نمایشی، تیزرهای معرفی محصولات، انیمیشن و ... استفاده می‌شود. پاورپوینت مهارت ششم از سری مهارت‌های ICDL است.

 مایکروسافت اوت لوک Microsoft Outlook

اوت لوک سرویس مدیریت اطلاعات شخصی و ایمیل مایکروسافت است. در این نرم افزار می‌توان به مدیریت دریافت و ارسال نامه‌های الکترونیکی، مدیریت فعالیت‌های شخصی، تقویم کاری و یادداشت برداری از نامه‌های الکترونیکی پرداخت. مهم‌ترین ویژگی اوت لوک مدیریت تمامی ایمیل‌های شخصی با سرویس‌های گوناگون است. فرقی ندارد اکانت جیمیل باشد یا یاهو، با کمک اوت لوک می‌توان تمامی حساب‌های الکترونیکی را مدیریت کرد.

 مایکروسافت پابلیشر Microsoft Publisher

پابلیشر نرم افزاری است برای طراحی و آراستن صفحات. از مایکروسافت پابلیشر برای طراحی بنر تبلیغاتی، بروشور، کارت ویزیت، فلایر، پمفلت، پوستر، کتابچه راهنما، سربرگ، لیبل، تقویم و ... استفاده می‌شود.

  مایکروسافت وان نوت Microsoft OneNote

وان نوت دفترچه یادداشت الکترونیکی. وان نوت نرم افزاری برای یادداشت برداری، جمع‌آوری اطلاعات و ذخیره کردن آن است. وان نوت قابلیت اتصال به هر دستگاه و پلتفرمی را دارد که می‌توان به راحتی یادداشت‌ها و محتوا را بین دستگاه‌ها جا به جا کرد. مایکروسافت وان نوت برخلاف ورد، واژه پرداز نیست، و در آن می‌توان آزادانه در جای دلخواه شروع به نوشتن کرد.

مایکروسافت اکسس Microsoft Access

اکسس نرم افزار مدیریت دیتابیس مایکروسافت برای ایجاد بانک اطلاعاتی و ذخیره داده است. از نرم افزار اکسس برای ایجاد پایگاه داده برای حجم زیادی از داده‌ها، ذخیره و ویراش آن استفاده می‌گردد.

آموزش مجموعه نرم افزار آفیس Microsoft Office

در دنیای امروز سواد صرفا مهارت خواندن و نوشتن نیست، نداشتن دانش کامپیوتری نشانی از بی‌سوادی است. یادگیری مهارت‌های آفیس نیز به منظور استخدام، پیشرفت شغلی و حفظ جایگاه کاری در دنیای مدرن امری ضروری است. یادگیری نرم افزار آفیس راحت‌تر از چیزی است که فکرش را بکنید. با یادگیری مجموعه نرم افزارهای آفیس، تقریبا اولین قدم برای رسیدن به یک موقعیت شغلی مناسب را برداشته‌اید.