آموزش جامع آفیس به علت کاربرد گسترده نرمافزارهای موجود در این پکیج، امروزه به یکی از ملزومات همه افرادی که به نوعی با کامپیوتر سروکار دارند شده است. تنوع نرمافزارهای موجود در مجموعه آفیس به نحوی است که می‌توان با قطعیت گفت که این مجموعه توانایی برطرف کردن نیازهایی اداری هر مجموعه‌ای را اعم از شرکت‌ها، موسسات مختلف و دانشگاه‌ها و... را دارا است. آموزش آفیس این روزها در بسیاری از آموزشگاه‌ها و موسسات آموزشی به صورت گام به گام و در سطوح مختلف از سطح مقدماتی تا پیشرفته برگزار می‌شود و یادگیری چگونگی استفاده از نرمافزارهای مجموعه آفیس به همه افراد کمک می‌کند تا به‌راحتی نیازهای خود در زمینه‌های مختلف اداری را برطرف کنند. از پرکاربردترین نرمافزارهای آفیس گرفته تا نرم‌افزارهایی که افراد کمتری کار با آنها را بلدند، همه نرمافزارهای آفیس از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند.
آموزش ورد، آموزش اکسل، آموزش پاورپویت و آموزش اکسس access شاید بیشتر مورد استفاده شما بوده است؛ اما باید به این موضوع توجه داشته باشید که یادگیری همه نرمافزارهای مجموعه آفیس می‌تواند شما را یک گام جلوتر از رقبای شما در مسیر تحصیل و کار قرار دهد.
نرم افزار آفیس چیست؟
آفیس مجموعه نرم‌افزاری است که شامل نرم افزارهای مختلفی همچون word، اکسل، پاورپوینت، اوت لوک و ... است که به همه افراد و مجموعه‌ها کمک می‌کند تا بتوانند به بهترین شکل نیازهای اداری و روزمره خود را بر طرف نمایند. نرم افزارهای کاربردی و منحصر به فرد مجموعه آفیس در بخش های گوناگونی مثل انواع نامه‌نگاری‌ها و انواع فرایندهای نوشتن، طراحی و کار با جدول، برنامه‌نویسی پایه، فرمول نویسی، آموزش طراحی، ارائه انواع پروژه و پروپوزال و ... کارآمد و بی رقیب هستند و امروزه شاید هیچ کامپیوتری را نتوانیم پیدا کنیم که مجموعه آفیس روی آن سوار نشده باشد.
آفیس در سال 89 میلادی برای اولین بار و برای سیستم عامل مک تولید و منتشر شد و در ادامه نسخه ویندوز آن نیز منتشر شد. مجموعه نرم افزارهای آفیس در ابتدا به منظور استفاده‌ی اداری به بازار معرفی شدند، اما امرزوه استفاده آن بسیار فراتر از محیط اداری رفته است و کمتر کسی را پیدا می‌کنید که حداقل از یکی از نرم افزارهای آفیس استفاده نکرده باشد.
در ادامه با نرمافزارهای این مجموعه بیشتر آشنا خواهیم شد.
مایکروسافت آفیس و کاربردهای آن
Microsoft Office یا آفیس، مجموعه‌ای از نرمافزارهای سمت مشتری، نرمافزارهای سرور و خدماتی است که توسط شرکت مایکروسافت تهیه و منتشر شده است.
کاربردهای وسیع نرمافزارهای این مجموعه، یادگیری استفاده از این نرم‌افزارها را در اولیت بسیاری از افراد قرار داده است. چهار نرم‌افزار پر‌کاربرد آن یعنی نرمافزارهای ورد، اکسل، اکسس و پاورپوینت به عنوان سواد کامپیوتری شناخته‌شده و از جمله مباحث تشکیل‌دهنده‌ی مدرک جهانی ICDL هستند.
نرم افزارهای اداری مجموعه آفیس:
مایکروسافت ورد از جمله بهترین و پرکاربردترین نرمافزارهای واژه‌پرداز است. از این نرم‌افزار به طور عمده در زمینه نوشتن و ویرایش متن استفاده می‌شود. بعلاوه این برنامه‌ها توانایی اضافه کردن تصویر به متن، بررسی و اصلاح املا و همچنین چاپ متن و غیره را دارند. به نظر بسیاری از کارشناسان تفاوتی نمی‌کند که دانشجو، نویسنده، کارمند یا دانش‌آموز باشید؛ آموزش word این روزها برای همه افراد ضروری و کاربردی به حساب می‌آید.
اکسل که چهارمین مهارت ICDL است، نرم افزاری صفحه گسترده (Spread sheet) و از برجسته‌ترین نرم افزارهای محاسباتی شرکت مایکروسافت است. اکسل در واقع جدولی بزرگ با سطر، ستون و سلول‌های زیاد است که کاربر طبق نیاز خود می‌تواند هر سلول را تعریف کرده و محاسبات خود را انجام دهد. از مایکروسافت اکسل برای وارد کردن داده‌ها، انجام محاسبات ریاضی، فرمول نویسی، ایجاد بانک داده، امور حسابداری، مدیریت مالی، رسم نمودار و ... استفاده می‌شود.
جهت محاسبات ریاضی، آماری، متنی و ترسیم نمودار از طریق ابزارهای گرافیکی، از نرم‌افزار اکسل استفاده می‌شود. از طریق این نرم‌افزار شما قادر به وارد کردن اطلاعات خود درون سلول‌های صفحاتی به نام sheet خواهید بود. یادگیری گام به گام فورمول نویسی در اکسل به شما کمک می‌کند تا به بهترین شکل بتوانید این محاسبات را انجام دهید.
با استفاده از زبان برنامه‌نویسی ویژوال بیسیک Visual Basic for Applications امکان انجام عملیاتی وجود دارد که ایجاد آنها به وسیله‌ی خصوصیات اصلی اکسل امکان‌پذیر نیست. در واقع با این روش می‌توان به اکسل ویژگی‌های جدیدی اضافه کرد که تمام این موارد را در دوره آموزش اکسل می‌توانید فرابگیرید.
مایکروسافت پاورپوینت در اصل به منظور ایجاد پروژه‌های ارائه مطلب، کنفرانس و یا پرزنتیشن طراحی شده است. بی‌تردید یکی از پراستفاده‌ترین و پرطرف‌دارترین برنامه‌های ارائه مطلب در دنیا نرم‌افزار پاورپوینت است.
ارائه‌ی مطالب مورد نظر خود در اسلایدهای مختلف در زمان کنفرانس، امکان قرار دادن هر نوع اطلاعاتی از قبیل متن، عکس، فیلم و انواع نمودارها و اشیای مختلف و اختصاص دادن انواع افکت‌های جذاب پاورپوینت به اشیای موجود بر روی اسلایدها از کاربردهای اصلی پاور پوینت است.
- مایکروسافت اوت لوک Microsoft Outlook
Outlook یک برنامه ایجاد و مدیریت بر ایمیل می‌باشد. از دیگر قابلیت‌های این نرم‌افزار می‌توان به تقویم، مدیر وظیفه، مدیر تماس، یادداشت‌برداری، ژورنال و مرور وب اشاره کرد. در واقع اوت لوک سرویس مدیریت اطلاعات شخصی و ایمیل مایکروسافت است. در این نرم افزار می‌توان به مدیریت دریافت و ارسال نامه‌های الکترونیکی، مدیریت فعالیت‌های شخصی، تقویم کاری و یادداشت برداری از نامه‌های الکترونیکی پرداخت. مهم‌ترین ویژگی اوت لوک مدیریت تمامی ایمیل‌های شخصی با سرویس‌های گوناگون است. فرقی ندارد اکانت شما Gmail باشد یا Yahoo؛ چراکه با کمک اوت‌لوک می‌توان تمامی حساب‌های الکترونیکی را مدیریت کرد.
- مایکروسافت پابلیشر Microsoft Publisher
این نرم‌افزار آفیس روی سیستم عامل ویندوز کارایی دارد. از جمله کاربردهای آن می‌توان به کارهایی مانند صفحه‌بندی، ایجاد بروشور و کاتالوگ، پوستر و کتابچه راهنما در صنعت چاپ اشاره کرد.
نکته‌ی قابل توجه این است که علاوه بر وجود شباهت میان این نرم‌افزار و مایکروسافت ورد، تاکید این نرم‌افزار بر آرایش و طراحی صفحه است در حالی که Microsoft Word بر اصلاح و پردازش متن و نوشتار تاکید دارد. به طور مشخص پابلیشر نرم‌افزاری برای طراحی و آراستن صفحات است. از مایکروسافت پابلیشر برای کارهایی مثل طراحی بنر تبلیغاتی، طراحی بروشور، طراحی کارت ویزیت، طراحی لوگو، فلایر، پمفلت، پوستر، کتابچه راهنما، سربرگ، لیبل، تقویم و... استفاده می‌شود.
- مایکروسافت وان نوت Microsoft OneNote
وان‌نوت در واقع یک نرم‌افزار یادداشت‌برداری مجموعه مایکروسافت است. این نرم‌افزار را می‌توان یک نسخه الکترونیکی از دفترچه یادداشت‌های کاغذی به شمار آورد. افراد از وان‌نوت به منظور جمع‌آوری، تنظیم، جستجو و به اشتراک گذاشتن اطلاعات مورد نیاز خود استفاده می‌کنند.
- مایکروسافت اکسس Microsoft Access
اکسس نرم افزار مدیریت دیتابیس مایکروسافت برای ایجاد بانک اطلاعاتی و ذخیره داده است. از نرم افزار اکسس برای ایجاد پایگاه داده برای حجم زیادی از داده‌ها، ذخیره و ویراش آن استفاده می‌گردد. این نرم‌افزار به منظور ایجاد و مدیریت بانک‌های اطلاعاتی ویژه سیستم عامل ویندوز شکل گرفته است. بانک‌های اطلاعاتی، مجموعه جدول‌های دارای ارتباط هستند که به منظور مرتب‌سازی و دسترسی بهتر، اطلاعات مربوط به اشخاص یا اجناس مختلف در آنها وارد می‌شوند.
در این نرم‌افزار از پرس‌و‌جو یا Querryها با هدف محدود و مطلوب کردن نمایش اطلاعات طبق شرایط دلخواه استفاده می‌شود. همچنین پشتیبانی اکسس توسط VBA یعنی یک زبان مبتنی بر شی صورت می‌پذیرد. امکان اتصال مستقیم اکسس به داده‌های ذخیره شده در برنامه‌ها و پایگاه‌های داده دیگر وجود دارد.
- مایکروسافت اینفوپت Microsoft InfoPath
این نرم‌افزار قادر به برقراری ارتباط با بانک‌های اطلاعاتی از طریق طراحی، توزیع، پرکردن و ارسال فرم‌های الکترونیکی حاوی داده‌های دارای ساختار، می‌باشد. در صورت عدم وجود فرصت کافی برای ایجاد سایت یا بانک اطلاعاتی، مؤسسه‌ها از اینفوپذ به منظور طراحی فرم و وارد کردن اطلاعات خود در آن استفاده می‌کنند.
- مایکروسافت ویسیو Microsoft Visio
ویزیو یک برنامه گرافیکی مخصوص سیستم عامل ویندوز است. این نرم‌افزار در دو نسخه‌ی استاندارد و حرفه‌ای با هدف ایجاد نمودار و بردار طراحی شده است. نسخه‌ی حرفه‌ای آن شامل سه نوع دیاگرام اضافی و همچنین قوانین هوشمند، اعتبار سنجی و تجزیه‌ی نمودار می‌باشد. علاوه بر این نسخه حرفه‌ای ویزیو دارای الگو‌های اضافی برای نمودارها و چیدمان‌های پیشرفته‌تر است. همچنین امکان اتصال نمودارها به پایگاه داده و نمایش آنها به صورت گرافیکی از دیگر ویژگی‌های خاص آن به حساب می‌آید.
- مایکروسافت شیرپوینت Microsoft SharePoint
شیرپوینت امکان مدیریت ساده‌تر ارتباطات داخلی، اطلاعات و برنامه‌ها را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. این نرم‌افزار با هدف ایجاد یک درگاه اطلاعاتی سازمانی با توانایی مدیریت اسناد، مدیریت و سفارش‌سازی داده‌ها و قابلیت تعریف و مدیریت سایت‌های نامحدود به وجود آمده است.
امکان ذخیره، بازیابی، جستجو، بایگانی کردن، مدیریت و گزارش‌گیری روی اسناد الکترونیکی از ویژگی‌های شیرپوینت است.
شیرپوینت دارای دو نسخه با توانایی‌های متفاوت است:
شیرپوینت آنلاین که دارای قابلیت‌هایی از قبیل همکاری تیمی، میزبانی فایل‌ها، مدیریت اسناد و محتوا می‌باشد. به‌روز شدن این نسخه به صورت دوره‌ای است.
شیرپوینت سرور که دارای سه نسخه Foundation ، Standard و Enterprise می‌باشد. این نسخه با توجه به دریافت به‌روز‌رسانی‌های کمتر، امکانات بیشتری را برای کاربر فراهم می‌کند.
- اسکایپ برای کسب و کار Skype for Business
این نرم‌افزار در اصل پیام‌رسانی فوری است که توسط مایکروسافت به عنوان بخشی از مجموعه آفیس ساخته‌شده است. اسکایپ برای کسب و کار با هدف استفاده از نرمافزارهای داخلی و نسخه خدمات ایجاد‌شده است. از ویژگی‌های این برنامه پشتیبانی کردن از گفت‌و‌گوی متنی، صوتی و تصویری می‌باشد.
- مایکروسافت وان‌درایو Microsoft Onedrive
این محصول، یک سرویس میزبانی فایل است که در ابتدا به عنوان اسکای‌درایو شناخته‌شده بود. کاربران امکان آپلود کردن و همگام‌سازی فایل‌های خود را به صورت خصوصی، اشتراک با برخی افراد یا به شکل عمومی را از طریق این نرم‌افزار دارند.
- مایکروسافت پراجکت Microsoft Project
این نرم‌افزار توانایی تدوین برنامه، تعیین منابع به وظایف، پیگیری پیشرفت، مدیریت بودجه و تجزیه و تحلیل را دارد. در واقع از طریق مایکروسافت پراجکت شما قادر به ثبت و به اجرا در‌آوردن ایده و طرح مورد نظرتان با روشی سازماندهی شده، خواهید بود. توانایی تهیه‌ی گزارش‌های بیانگر برنامه و میزان پیشرفت کار در طول مدت برنامه‌ریزی و انجام پروژه از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار پراجکت می‌باشد.
نرم افزارهای‌های شبکه مایکروسافت
مایکروسافت SQL و یا MSSQL یکی از پرقدرت‌ترین نرم افزارهای مدیریت و ساخت پایگاه داده است. از این برنامه در جهت حفظ اطلاعات و داده‌های سایر نرمافزارهای موجود بر روی شبکه استفاده می‌شود.
- Microsoft SharePoint server
مایکروسافت شیرپوینت پلتفرمی تعاملی و تحت وب است که می‌تواند در مایکروسافت آفیس گنجانده شود. سازمان‌ها از این نرم افزار برای ذخیره سازی، به اشتراک گذاری و مدیریت اسناد و فایل‌ها استفاده می‌کنند.
- Microsoft Exchange server
این نرم افزار یک میل سرور یا سرویس پست الکترونیک داخلی است. از این نرم افزار برای ارتباطات داخلی درون سازمان‌ها استفاده می‌شود.
مایکروسافت پراجکت نرم افزار مدیریت پروژه است که توسط شرکت مایکروسافت تولید شده است. این نرم افزار از مایکروسافت شیرپوینت به عنوان زیرساخت استفاده می‌کند. مدیران پروژه از این نرم افزار به منظور توسعه طرح‌ها، مراحل پیشرفت هر پروژه، مواد و منابع مورد نیاز، بودجه و هزینه‌های مصرفی و بازدهی پروژه‌ها استفاده می‌کنند.
نرم افزارهای ارائه دهنده سرویس مایکروسافت:
مایکروسافت اج، جدیدترین مرورگر شرکت مایکروسافت و جایگزین اینترنت اکسپلورر است که در سال 2015 برای ویندوز 10 به بازار معرفی شد. این مرورگر از نسل قبلی مرورگرهای مایکروسافت یعنی اینترنت اکسپلورر بسیار سبک‌تر و پیشرفته‌تر است و تجربه کاربری بهتری را به استفاده کنندگان ارائه می‌کند.
- Microsoft internet explorer
اینترنت اکسپلورر از قدیمی‌ترین مرورگرهای اینترنت است که توسط شرکت مایکروسافت ساخته شده است. اولین نسخه از این مرورگر در سال 1995 منتشر شد و تا مدت‌های زیادی تنها مرورگر اکثر کامپیوترهای دنیا بود. امروزه مرورگر اینترنت اکسپلور توسط مایکروسافت پشتیبانی نمی‌شود و مایکروسافت اج جایگزین آن شده است.
سیلور لایت بستر برنامه سازی تحت وب است که عملکردی مشابه ادوبی فلش دارد. با استفاده از این برنامه می‌توان ویژگی‌های چندرسانه‌ای مانند عکس و فیلم و غیره را در محیط وب پیاده سازی و اجرا کرد. همچنین با استفاده از سیلورلایت می‌توان پخش زنده فیلم و عکس را هم در محیط وب پیاده‌سازی کرد.
چرا آموزش آفیس؟
- افزایش همکاری تیمی با مایکروسافت آفیس
کارکنان یک شرکت می‌توانند از طریق ابزارهای مایکروسافت آفیس با یکدیگر تعامل و ارتباط موثرتری داشته باشند، این تعامل منجر به کاهش خطا و ارائه خدمات با کیفیت‌تر به مشتری می‌شود. به جای استفاده از کاغذ و انتقال دستی نامه‌های اداری، به راحتی می‌توان فایل ورد نامه را از طریق سیستم ایمیل داخلی مایکروسافت آفیس بین بخش‌های مختلف سازمان منتقل کرد.
استفاده از ابزارهای مایکروسافت آفیس باعث بهبود عملکرد کارکنان و در نتیجه افزایش بهره‌وری آنها می‌شود. به طور مثال استفاده از نرم افزار اکسل تنها به وارد کردن و محاسبه داده محدود نمی‌شود، بلکه با استفاده از ابزارهای تحلیلی پیشرفته آن می‌توان تصمیم‌های مالی بهتری گرفت. وظایف پرزحمتی که در گذشته تنها توسط حسابداران حرفه‌ای انجام می‌شد، امروزه تنها توسط ابزارهایی مناسب مثل اکسل به سرعت قابل انجام است.
- کاربر پسند بودن نرم افزارهای این مجموعه
تمامی اجزای مایکروسافت آفیس کاربر پسند (User Friendly) بوده و شامل فایل‌های کمکی قابل دسترس است. در زمان بروز اشکال تنها کافیست به تب راهنما رفته و مشکل را جستجو کرد. همچنین امکان دسترسی به پشتیبانی آنلاین نیز یکی دیگر از امتیازات آفیس است.
از نرم افزار آفیس می‌توان برای پروژه‌های آسان تا پیچیده استفاده کرد. از بزرگ‌ترین ویژگی‌های مایکروسافت آفیس این است که افراد در هر سن و با هر میزان دانش رایانه می‌توانند از آن برای انجام پروژه‌ها و افزایش بهره‌وری که اصلی‌ترین هدف این مجموعه نرم افزاریست، استفاده کنند.
چه هدف شما تحلیل داده و انجام کارهای حسابداری باشد، چه قصد نوشتن نامه اداری یا مقاله‌ای علمی را داشته باشید، یا هدف شما ارائه یک پروپوزال کاری باشد، مایکروسافت آفیس تمامی این کارها را به بهترین و ساده‌ترین نحو برای شما انجام می‌دهد. این مجوعه نرم افزاری بهترین ابزار برای رسیدن به اهداف شخصی یا شغلی‌تان است.
بیش از میلیون‌ها شرکت و کاربر خانگی از مایکروسافت آفیس برای انجام پروژه‌هایشان استفاده می‌کنند. مایکروسافت آفیس در ابتدا تنها برای سیستم عامل مک و ویندوز معرفی شده بود اما اخیرا نسخه رایگان آن برای تلفن‌های همراه نیز ارائه شده است. همچنین نسخه تحت وب آفیس تحت عنوان "آفیس آنلاین" عرضه شده است که دسترسی به آن از طریق حساب کاربری مایکروسافت امکان پذیر است.
- دانش استفاده از مایکروسافت آفیس در خدمت پیشرفت شغلی
امرزوه دانستن چگونگی استفاده از مجموعه نرم افزارهای آفیس، مهارتی لازم و ضروری برای هر فرد به حساب می‌آید. آشنایی با نرم افزارهایی مثل: ورد، اکسل و مایکروسافت پراجکت، پیشرفت شغلی را به همراه دارد. آموزش این نرم افزار یکی از مهم‌ترین آموزش‌های علوم رایانه است.
آموزش مجموعه نرم افزار آفیس Microsoft Office
همیشه با آمدن محصولات جدید مایکروسافت آفیس، نیاز به یادگیری ویژگی‌های جدید این برنامه‌ها احساس می‌شود ولی مدتی به طول می‌انجامد تا کتاب‌های فارسی انتشار یابند.
ازطرفی خیلی از کاربران به دنبال منابع جامع، کامل، استاندارد و به‌روز برای یادگیری برنامه‌های آفیس هستند. اما منابع انگلیسی معتبر می‌تواند این مشکل را برطرف نماید وب سایت آموزش مایکروسافت آفیس پیشنهاد می‌کند کتاب‌های step by step که توسط Microsaft press انتشار می‌یابد را مطالعه نمایید.
این کتاب‌ها تمام نیازهای شما را در کوتاه‌ترین زمان ممکن برآورده می‌کنند از ویژگی‌های این کتاب‌های یادگیری آفیس می‌توان به استاندارد و جامع بودن و همراه با تصویرهای رنگی برای آموزش برنامه آفیس اشاره کرد
در دنیای امروز سواد صرفا مهارت خواندن و نوشتن نیست، نداشتن دانش کامپیوتری نشانی از بی‌سوادی است. آموزش آفیس نیز به منظور استخدام، پیشرفت شغلی و حفظ جایگاه کاری در دنیای مدرن امری ضروری است. یادگیری نرم افزار آفیس راحت‌تر از چیزی است که فکرش را بکنید. با یادگیری مجموعه نرم افزارهای آفیس، تقریبا اولین قدم برای رسیدن به یک موقعیت شغلی مناسب را برداشته‌اید.
