اکسل

اکسل

قطعا تا به امروز کلمه اکسل و ICDL را بسیار شنیده و دیده‌اید. مخصوصا در آگهی‌های استخدامی. اما اکسل چیست؟ چه کاربردی دارد؟ چگونه می‌توان از آن استفاده کرد؟ استفاده از آن چه کمکی به ما می‌کند و ... ؟ پاسخ تمام پرسش‌های خود در مورد اکسل را در این مقاله خواهید گرفت.

 5 

نتیجه برای "اکسل --- آفیس --- مدیریت و کسب و کار" با فیلترهای مشخص شده در مکتب‌خونه موجود است.
مرتب‌سازی نتایج بر اساس:

صفر تا صد آموزش اکسل

قطعا تا به امروز کلمه اکسل و ICDL را بسیار شنیده و دیده‌اید. مخصوصا در آگهی‌های استخدامی. اما اکسل چیست؟ چه کاربردی دارد؟ چگونه می‌توان از آن استفاده کرد؟ استفاده از آن چه کمکی به ما می‌کند و ... ؟ پاسخ تمام پرسش‌های خود در مورد اکسل را در این مقاله خواهید گرفت. 

اکسل چیست؟

اگر بخواهیم به زبان ساده بازگو کنیم، اکسل یک جدول خیلی بزرگ با سطرها و ستون‌های بسیار زیاد است که شما می‌توانید برای دسته بندی و برنامه ریزی هر چیزی از آن استفاده کنید. 

اکسل چه کاربردی دارد؟

مهم ترین کاربرد اکسل این است که شما می‌توانید هر اطلاعاتی را که بخواهید به صورت طبقه بندی شده در آن ذخیره کنید. هر شغلی که داشته باشید، اکسل برای شما کاربرد بسیار زیادی دارد. برای مثال : 

  •  اگر یک خانم خانه‌دار باشید می‌توانید از اکسل برای لیست کردن خرج و مخارج و قیمت خریدهای ماهیانه خود؛ به همراه درج تاریخ استفاده کنید. 
  • اگر یک فروشنده باشید، می‌توانید از این برنامه برای ثبت کردن تمامی اطلاعات مشتریان خود به همراه تاریخ استفاده کنید. 
  • اگر یک پزشک باشید هم این برنامه برای شما کاربرد فراوانی دارد. می‌توانید از آن برای ثبت اطلاعات، شماره پرونده و تاریخ مراجعه بیماران خود استفاده کنید. 
  •  اگر یک معلم یا استاد دانشگاه باشید، اکسل برای شما مخصوصا در دوران شیوع ویروس کرونا که کلاس‌ها به صورت مجازی برگزار می‌شوند و شما باید اطلاعات و شماره همراه دانش آموزان یا دانشجویان خود را داشته باشید؛ بسیار مفید است. 
  • اگر یک حسابدار باشید، می‌توانید با استفاده از این نرم افزار حرفه‌ای، علاوه بر ثبت اطلاعات و اعداد و ارقام مربوط به پروژه‌های خود، محاسبات مالی آن‌ها را نیز به صورت دقیق انجام داده و حتی از اطلاعات به دست آمده، جدول و نمودار تهیه کنید.

شما نه تنها می‌توانید از این برنامه برای ثبت اطلاعات استفاده کنید؛ بلکه می‌توانید لینک‌های مورد نظر خود را نیز در آن ذخیره کرده تا هر زمانی که نیاز داشتید، به راحتی به آن‌ها دسترسی پیدا کنید. از دیگر کاربردهای اکسل می‌توان به تحلیل داده‌ها اشاره کرد. یعنی شما می‌توانید پس از ذخیره اطلاعات، با استفاده از امکانات مختلف این برنامه؛ آن‌ها را به صورت حرفه‌ای تحلیل کنید. فوق العاده نیست؟

چطور باید با  نرم EXCEL افزار کار کرد؟ 

حال که متوجه شدیم اکسل چیست، به سراغ یادگیری اکسل می‌رویم. خب قدم اول در آموزش اکسل ، آشنایی با محیط و اصطلاحات این نرم افزار است. 

اصطلاحات اکسل

اصطلاحاتی که باید با آن‌ها آشنا شوید عبارتند از : 

  •  کاربرگ یا work sheet :

اولین اصطلاحی که در یادگیری اکسل با آن سر و کار داریم، کاربرگ یا sheet  است. sheet صفحات داخلی محیط اکسل است که نام آن را می‌توانید در قسمت پایین اکسل خود ببینید. 

  • سلول یا cell :

اگر بخواهیم به صورت خیلی ساده بیان کنیم، خانه‌های مستعطیل شکلی که در محیط اکسل می‌بینید، یک سلول نامیده می‌شوند؛ که کوچک ترین بخش هر صفحه نیز، است. 

  • ستون یا Columns :

حروف انگلیسی که به صورت بزرگ بالای صفحه نوشته شده است را می‌بینید؟ به هر یک از آن‌ها یک ستون گفته می‌شود.

  • سطر یا Rows :

به عددهایی که کنار صفحه نوشته شده است، یک سطر می‌گویند. 

  • ریبون اکسل یا Excel Ribbon :

قسمت بالای اکسل شما، پر از تب‌های مختلف است (File,Home و ...). به تمامی منوها و نوارهای موجود در این قسمت، ریبون اکسل گفته می‌شود.

  • نوار ابزار دسترسی سریع یا Quick Access Toolbar :

سمت چپ و بالا تر از ریبون اکسل، نوار ابزار دسترسی سریع قرار دارد که در آن به طور پیش فرض، دکمه‌هایی از جمله save, undo و ... قرار دارد، اما شما می‌توانید هر دکمه‌ای که می‌خواهید را به این لیست اضافه کنید. اما چگونه؟ بسیار ساده است. تنها کافیست روی هر دکمه‌ای که مدنظر دارید کلیک راست کرده و گزینه Add to Quick Access toolbar را بزنید. 

  • Name Box :

در این قسمت شما می‌توانید آدرس مربوط به سلولی که روی آن قرار دارید را مشاهده کنید. Name Box  کجا قرار دارد؟ دقیقا پایین تب File. 

  • نوار فرمول یا Formula Bar :

شما روی هر سلولی که باشید؛ محتویات داخل آن سلول را داخل نوار فرمول به شما نشان می‌دهد. در کجا قرار دارد؟ درست زیر ریبون اکسل. 

آشنایی با تب‌های موجود در اکسل و کاربردهای آن‌ها 

قدم بعدی در آموزش اکسل؛ آشنایی با تب‌ها و کاربردهای آن‌ها است. 

  • File : این تب دارای 11 قسمت مختلف با کاربردهای متفاوت است که در ادامه به آن ها خواهیم پرداخت. 

اگر اطلاعات خاصی از اکسل مدنظر دارید، می‌توانید از قسمت Info آن را به دست آورید. 

گزینه بعدی New است که از آن برای باز کردن یک اکسل جدید استفاده می‌کنند. 

از بخش Open می‌توانید برای بازکردن فایل مورد نظر خود استفاده کنید. 

با استفاده از گزینه Save می‌توانید فایل مدنظر خود را ذخیره کنید. 

گزینه بعدی Save as است که از آن می‌توان برای ذخیره کردن فایل مورد نظر در مکان دلخواه خود استفاده کرد. 

همانطور که از نام این گزینه نیز مشخص است (Print)، برای چاپ فایل موردنظر استفاده می شود. 

با استفاده از گزینه Share می‌توانیم فایل مورد نظر را با افراد دلخواه خود به اشتراک بگذاریم. 

از گزینه Export برای تبدیل فایل به صورت PDF یا XPS استفاده می‌شود. 

گزینه Close برای بستن فایل فعلی استفاده می‌شود. 

از Account برای وارد شدن به حساب کاربری استفاده می‌شود. 

گزینه OPttions  یک سری ویژگی‌های حرفه‌ای در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید بنا به صلاح دید خود، از آن‌ها استفاده کنید. 

  •  Home : یکی از پرکاربرد ترین تب های اکسل Home است. این تب نیز دارای بخش‌های مختلفی است که عبارتند از : 

Clipboard : داخل این قسمت گزینه‌هایی وجود دارد که به کمک آن‌ها می‌توان آیتم های درون اکسل را کپی یا cut کرد. 

Font : شما می‌توانید از این قسمت، تمامی تغییرات لازم در مورد نوشتن را اعمال کنید. برای مثال می‌توانید فونت قلم، رنگ قلم، اندازه قلم و ... را تغییر دهید. همچنین می‌توانید عبارات را به صورت Bold  یا Italic بنویسید. 

Alignment : این قسمت به شما کمک می‌کند که متن خود را در یک سلول تراز کنید. مثلا آن را بالا، پایین یا وسط سلول قرار دهید. 

Number : این قسمت اعمال تغییرات روی اعداد یا شماره‌ها را در اختیار ما قرار می‌دهد. برای مثال شما می‌توانید با کمک این بخش، فرمت شماره‌ها را تغییر دهید و یا قسمت اعشار اعداد را کم و زیاد کنید. 

Styles : این گزینه همانطور که از نام آن نیز مشخص است، در مورد تغییراتی است که می‌توانیم داخل سلول‌ها اعمال کنیم. برای مثال می‌توانیم با استفاده از بخش Cell styles استایل‌های مختلف سلول‌ها را ببینیم و بنا به نیاز خود، یکی از آن‌ها را برگزینیم. بخش Conditional formatting به ما کمک می‌کند تا سلولی که مدنظر داریم را هایلایت کنیم و  Format as table به ما قالب جداول آماده را نشان می‌دهد. 

Cells : این بخش کاربرد زیادی برای ما ندارد. اما با کمک آن می‌توانیم یک سلول ، سطر یا ستون را حذف یا اضافه کنیم. برای تنظیمات سلول مثل ارتفاع یا عرض هم می‌توان از گزینه‌ی format استفاده کرد. 

Editing : این بخش هم برای اعمال تغییرات کلی مثل جابه جا کردن متن، پاک کردن محتوا و ... استفاده می‌شود. 

  • Insert : شاید بتوان گفت که پرکاربردترین تب در اکسل، تب Insert  است. می‌پرسید چرا؟ در ادامه خواهیم گفت. 

قسمت‌های مختلف این تب عبارتند از : 

Tables : همانطور که گفتیم از اکسل می‌توان برای گزارش نویسی استفاده کرد. در این قسمت گزینه‌ای وجود دارد که می‌توان به وسیله آن گزارشات به همراه محسابات را نوشت و ذخیره کرد (Pivot table) 

بعضی از افراد می‌خواهند که داده‌هایی که در اختیار دارند مرتب شده و در یک قالب مشخص باشد؛ Table می‌تواند به شما در انجام این کار کمک کند. 

recommended table هم برای شما این امکان را فراهم می‌کند تا به اکسل اعتماد کرده و طبق پیشنهادات آن برای مرتب کردن داده ها پیش بروید. 

Illustration : اگر گزارشات شما نیاز به تصاویر داشته باشد، می‌توانید از این قسمت، تصاویر مورد نیاز خود را (که می‌تواند از داخل گالری یا به صورت آنلاین) باشد؛ به گزارشات خود اضافه کنید. 

Apps : این قسمت به شما کمک می‌کند تا هر نرم افزاری را که مدنظر دارید به اکسل اضافه کنید. 

Charts : در آموزش اکسل، این بخش بسیار محبوب و مورد علاقه کاربران است. اگر برای داده‌های خود نیاز به نمودار دارید و نمی‌دانید باید از کدام شکل برای آن‌ها استفاده کنید؛ این بخش به شما 8 شکل متفادت از نمودار‌ها را نشان می‌دهد که می‌توانید بنا به خواسته خود از آن‌ها استفاده کنید. 

Reports : برای تهیه گزارشات بهتر، می‌توانید از این بخش استفاده کنید. 

Filters : این بخش کاربرد بسیار جالبی دارد. اما چه کاربردی؟ هنگامی که اکسل شما بسیار شلوغ است و می‌خواهید تمرکز خود را از دست ندهید، می توانید سطر یا ستون‌هایی که به اطلاعات آن نیاز دارید را، فیلتر کرده و به این صورت اطلاعات دیگر از دید شما پنهان می‌شوند. چگونه می‌توان این کار را انجام داد؟ تنها کافیست که مسیر زیر را طی کنید. ابتدا داده‌هایی که می‌خواهید آن‌ها را فیلتر کنید را انتخاب کرده و سپس این مراحل را طی کنید : 

Data> Sort and Filter> Filter

اکنون باید روی فلش‌هایی که در صفحه مشاهده می‌کنید کلیک کرده و Text Filters و در صورت تمایل به فیلتر کردن عددها، Number Filters را برگزینید و سپس به قسمت Custom AutoFilter بروید و انتخاب کنید که بر چه اساسی می‌خواهید داده‌های شما فیلتر شوند و در نهایت OK را بزنید. به همین راحتی!

Links : اگر صفحه ای در وب مدنظر شماست که می‌خواهید دسترسی سریع به آن داشته باشد، می‌توانید آن را در این قسمت قرار بدهید. 

Test : این گزینه برای حرفه ای نوشتن مطالب مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مثال می‌توان از گزینه Text box برای اضافه کردن مطلب در کنار یک تصویر استفاده کرد. هنگامی که خواستید متنی را در بالا یا پایین اکسل بنویسید، می‌توانید از Header and Footer استفاده کنید و Add Signature Lines به شما کمک می‌کند تا امضا فرد مورد نظر را داشته باشید و اگر دوست داشتید به متن خود جلوه‌هایی برای زیباتر کردن اضافه کنید، Word art به شما کمک می‌کند. 

Symbols : نام این آیتم به طور کامل گویای کاربرد آن است. با استفاده از این گزینه می‌توان، نمادهایی را به صفحه اکسل اضافه کرد. معادله نویسی یکی از مهم ترین کاربردهای اکسل است و شما می‌توانید از Equation برای نوشتن معادلات و حل آن ها استفاده کنید. 

  • Page Layout : کاربرد اصلی این آیتم، تبدیل به فرمت PDF است. و اما برویم سراغ زیر برگ های این قسمت : 

Themes : به طور کلی این قسمت برای ایجاد یک تم جدید توسط خودمان و تغییر قسمت‌های مختلف تم‌های قبل (مثل رنگ، افکت و فونت)؛ کاربرد دارد. 

Page Setup : در این بخش ما قسمت‌های مختلفی از جمله: حاشیه، اندازه، پس زمینه و ... را تنظیم می‌کنیم تا به شکل دلخواه درآید و سپس صفحه مورد نظر را برای چاپ ارسال می‌کنیم. 

Scale to Fit : این آیتم نیز به ما کمک می‌کند تا صفحه را به اندازه دلخواه برای چاپ درآوریم. 

Sheet Options : حال که تمام تنظیمات را انجام دادیم، با کمک این بخش، سرفصل‌های مناسب برای سطر و ستون‌ها انتخاب می‌کنیم تا برای چاپ مهیا شوند. 

Arrange : و گزینه آخر این تب نیز در تنظیم موقعیت مکانی objects به ما کمک می‌کند. 

  • Formulas : این تب به طور کامل مربوط به فرمول‌ها و راه‌هایی برای ساده‌تر نوشتن و حل کردن فرمول‌ها و توابع است. 

Function Library : به طور کلی در این قسمت توابع ریاضی بسیاری وجود دارد که می‌توانیم از آن‌ها برای فرمول نویسی و حل معادلات استفاده کنیم. 

Formula Auditing : کاربرد اصلی این بخش، تسریع روند به دست آمدن خروجی از معادت و ساده تر کردن این پروسه است. 

Trace Precedents : ممکن است شما از اکسل برای نوشتن و حل یک فرمول چند تابعی استفاده کرده باشید و اکنون ندانید که آن فرمول در چند سلول نوشته شده است.

در این حالت شما باید یکی از سلول‌هایی که در آن فرمول مورد نظر را نوشته اید، انتخاب کرده و و روی این گزینه کلیک کنید. این آیتم با استفاده از فلش به شما کمک می‌کند تا تمام سلول‌هایی که در آن‌ها از فرمول مورد نظر شما استفاده شده است، نمایان شوند. 

Trace Dependents : برعکس حالت بالا، اگر به دنبال فرمول‌هایی باشیم که در آن‌ها از سلول مورد نظر استفاده شده است، باید از این گزینه استفاده کنیم. 

Remove Arrows : اگر تمام معادلات را حل کردیم و دیگر به فلش‌های راهنما نیازی نداشتیم، با کمک این گزینه می‌توانیم آن‌ها را حذف کنیم. 

Show Formulas : و با استفاده از این آیتم می‌توانیم فرمول‌ها را به طور کامل در سلول‌ها، مشاهده کنیم. 

Evaluate formula : تعداد بسیار زیادی از فرمول‌ها در اکسل وجود دارند که ممکن است شما متوجه چگونگی نوشتن آن‌ها، نشده باشید. با کمک این گزینه می‌توانید گام به گام ببینید که یک فرمول چگونه نوشته شده است. 

Error Checking : ممکن است سلولی در اکسل شما دارای خطا باشد، برای بررسی خطای رخ داده شده در اکسل، می‌توان از این گزینه استفاده کرد. 

 

چگونه می‌توان در اکسل فرمول نوشت؟ 

معمولا برای فرمول نویسی در آموزش EXCEL ، ابتدا از ساده ترین فرمول‌ها شروع می‌کنند و ما نیز قصد انجام همین کار را داریم. 

برای شروع فرمول نویسی در اکسل باید ابتدا علامت «=» را داخل خانه‌ای که می‌خواهید نتیجه در آن نشان داده شود، تایپ کنید و بعد فرمول موردنظر را بنویسید و کلید اینتر را بزنید. به همین سادگی فرمول به اکسل اضافه می‌شود.

هنگام ساخت چنین فرمول‌هایی می‌توانید مستقیماً شماره خانه را بنویسید و یا بعد از نوشتن فرمول (واردکردن =) روی آن خانه کلیک کنید تا اکسل خودش شماره آن را به فرمول شما اضافه کند. همچنین می‌توانید از رنج و گروه چندین سلول هم استفاده کنید که فقط کافی است همه آن‌ها را با نگه‌داشتن کلیک و کشیدن موس، انتخاب کنید تا اکسل خودش همه خانه‌ها را به فرمول شما اضافه کند.

همان‌طور که اشاره کردیم، مزیت این روش این است که در صورت تغییر مقدار خانه‌ای که در فرمول به آن ذکر شده است، فرمول جمع و.. اکسل از نو بدون نیاز به کاری محاسبه می‌شود و نتیجه جدید به صورت خودکار نشان داده می‌شود. همچنین قابل ذکر است که اکسل به طور پیش‌فرض، منابع را به صورت نسبی اضافه می‌کند. برای تغییر نوع مرجع یا رفرنس، F4  را بزنید.

توابع در اکسل : 

تسلط بر فرمول‌های پایه‌ای اکسل برای مهارت‌آموزی در تجزیه و تحلیل مالی بسیار مهم است. مایکروسافت اکسل یک نرم‌افزار استاندارد صنعت در تجزیه و تحلیل داده‌ها محسوب می‌شود. برنامه صفحه گسترده مایکروسافت همچنین یکی از نرم‌افزارهای موردعلاقه بانکداران سرمایه‌گذاری و تحلیلگران مالی در پردازش داده‌ها در پردازش داده، مدل‌سازی مالی و ارائه است.

فرمول‌ها و توابع دو روش اساسی برای انجام محاسبات در اکسل هستند.

یک فرمول در اکسل عبارتی است که با مقادیر در محدوده یک یا چند سلول کار می‌کند. به عنوان مثال، «A1+A2+A3=» فرمولی است که مجموع مقادیر را از سلول‌های A1 تا A3 پیدا می‌کند.

توابع در اکسل فرمول‌های از پیش تعریف‌شده هستند. این دسته از فرمول‌ها نام‌های خاصی دارند و عمل مشخصی را در ریاضی انجام می‌دهند. به‌عنوان مثال، «SUM(A1:A3)=» تابعی است که مقادیر سلول‌های A1 تا A3 را با هم جمع می‌کند.

با مشاهده فیلم آموزش فرمول‌ها در اکسل مکتب‌خونه می‌توانید مهم‌ترین فرمول‌های اکسل را به سرعت بیاموزید.

فرمول‌های اساسی اکسل که معمولاً برای انجام تمام‌کارها باید به آن‌ها مسلط باشید، عبارت‌اند از:

 تابع جمع در اکسل (SUM)

اولین فرمولی که باید در اکسل یاد بگیرید، تابع جمع است. با کمک این تابع می‌توانید مقادیر انتخاب‌شده ستون‌ها یا ردیف‌های خاصی را با هم جمع کنید. این تابع بدین شکل نوشته می‌شود:

=SUM(number1, [number2], …)

برای یادگیری بهتر می‌توانید مثال‌های زیر را مشاهده کنید:

1.     =SUM(B2:G2):

این تابع یک انتخاب ساده است که مقادیر یک سطر را با هم جمع می‌کند.

2.     =SUM(A2:A8): 

این تابع هم مانند تابع بالا انتخاب ساده‌ای است که مقادیر یک ستون را با هم جمع می‌کند.

3.     =SUM(A2:A7,A9,A12:A15): 

این تابع کمی پیچیده‌تر از توابع بالاست. در این فرمول ستون‌های A1 تا A7 با هم جمع شده، خانه بعدی در نظر گرفته نمی‌شود، مقدار A9 به این مجموع اضافه شده و در نهایت خانه‌های A12 تا A15 به مجموع قبلی اضافه می‌شود.

4.     =SUM(A2:A8)/20 : 

با استفاده از این مدل می‌توانید مقدار یک تابع را بر یک عدد دلخواه تقسیم کنید و در واقع آن را به یک فرمول تبدیل کنید.

تابع میانگین در اکسل (AVERAGE) :

تابع AVERAGE می‌تواند میانگین‌های ساده داده‌ها مانند میانگین تعداد سهام‌داران در یک مجموعه سهام مشخص را به شما بدهد. این تابع بدین شکل نوشته می‌شود:

=AVERAGE(number1, [number2], …)

به عنوان مثال تابع «AVERAGE(B2:B11)=» میانگین داده‌های این سلول‌ها را نمایش می‌دهد. عملکرد این تابع دقیقاً مانند فرمول (SUM(B2:B11)/10) است.

 تابع شمارش در اکسل (COUNT)
تابع COUNT تمام سلول‌های محدوده داده شده را که فقط مقادیر عددی دارند، می‌شمارد. نحوه نوشتن این تابع بدین صورت است:

=COUNT(value1, [value2], …)

تابع COUNT(A:A) تمام مقادیر عددی ستون A را می‌شمارد. برای استفاده از این تابع باید محدوده داخل فرمول را برای شمارش سطرها تنظیم کنید.

تابع COUNTA در اکسل :

تابع COUNTA مشابه تابع COUNT عمل می‌کند. تنها تفاوت این دو تابع در این است که تابع COUNTA تمام سلول‌ها به جز سلول‌های خالی را می‌شمارد. نوشتن این تابع به شکل زیر است:

= COUNTA(value1, [value2], …)

 تابع IF در اکسل :

زمانی که بخواهید داده‌های خود را بر اساس منطق داده شده مرتب کنید، می‌توانید از تابع IF استفاده کنید. بهترین قسمت استفاده از IF اینجاست که شما می‌توانید فرمول‌هایی را داخل آن قرار دهید و با آن‌ها کار کنید. تابع IF را به شکل زیر می‌توانید بنویسید:

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

برای درک بهتر این تابع مثال زیر را در نظر بگیرید:

=IF(C2<D3,’TRUE’,’FALSE’): 

این تابع بررسی می‌کند که آیا مقدار C2 کمتر از D3 است یا خیر؛ اگر این مقایسه درست باشد، مقدار سلول را TRUE و اگر نادرست باشد،  FALSE قرار می‌دهد.

تابع TRIM در اکسل :

تابع TRIM یکی از توابع متنی اکسل است که اطمینان حاصل می‌کند توابع شما دارای فضای خالی نباشد؛ بنابراین این تابع تمام فضاهای خالی اضافی را پاک می‌کند.

TRIM برخلاف توابع دیگر که روی محدوده‌ای از سلول‌ها کار می‌کند، تنها روی یک سلول اعمال می‌شود. این تابع بدین شکل نوشته می‌شود:

=TRIM(text)

به عنوان مثال تابع «TRIM(A2)=» تمام فضاهای خالی اضافی موجود در مقدار سلول A2 را حذف می‌کند.

تابع MAX & MIN در اکسل :

توابع MAX & MIN در یافتن بیشترین و کمترین تعداد در محدوده‌ای از مقادیر استفاده می‌شود. این تابع به شکل زیر نوشته می‌شود:

=MIN(number1, [number2], …)

=MAX(number1, [number2], …)

تابع آرايه‌ای در اکسل :

یک فرمول آرایه به شما این امکان را می‌دهد که چندین محاسبه را هم‌زمان انجام دهید. همچنین با کمک این تابع می‌توانید یک یا چند محاسبه را چندین بار در یک محدوده سلول انتخاب‌شده انجام دهید.

مقادیر استفاده شده در این فرمول‌ها می‌توانند به‌صورت مقادیر موجود در یک ردیف، یک ستون یا یک ماتریس (تعدادی سطر و ستون) ظاهر شوند.

 توابع متنی در اکسل :

توابع متنی از پرکاربردترین توابع در اکسل هستند که انواع متفاوتی دارند. این توابع را می‌توان در پنج دسته کلی تقسیم‌بندی کرد.

توابع جداسازی و یکپارچه‌سازی متون، توابع ویرایش متن، توابع جستجو و جایگزینی، توابع تبدیل عدد و متن و سایر توابع متنی از جمله این دسته‌ها هستند.

کاربرد هر کدام از این توابع را از نام آن‌ها می‌توانید درک کنید. برای کار با آن‌ها می‌توانید از دوره  آموزش اکسل مکتب‌خونه کمک بگیرید.

 تابع زمان در اکسل :

تابع TIME یک تابع داخلی است که به شما این امکان را می‌دهد تا یک‌زمان را با اجزایی مانند ساعت، دقیقه و ثانیه ایجاد کنید. این تابع زمانی مفید است که بخواهید یک‌زمان مناسب را داخل فرمول دیگری قرار دهید.

برای ایجاد تابع زمان کافی است بدین شکل عمل کنید:

=TIME (hour, minute, second)

همان‌طور که می‌دانید hour به ساعت، minute  به دقیقه و second به ثانیه اشاره دارد.

تابع VLOOKUP در اکسل :

VLOOKUP یک تابع اکسل برای دریافت داده‌ها از یک پایگاه داده با استفاده از یک شناسه منحصربه‌فرد است؛ بنابراین برای کار با این تابع به یک پایگاه داده نیاز دارید که داده‌های آن با یک ID یا شناسه منحصر‌به‌فردی از هم متمایز شده باشند.

تابع VLOOKUP شامل چهاربخش زیر است:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

«lookup_value» مقدار موردنظر ما در ستون اول است. این مقدار در واقع همان شناسه منحصر به فردی است که ما آن را ملاک قرار داده‌ایم.

«table_array» همان جدولی است که در آن به دنبال داده یا مقدار موردنظر خود می‌گردیم.

«col_index_num» شماره ستونی است که می‌خواهیم مقدار آن را به دست آوریم.

«range_lookup» در داخل پنجره‌ای که نمایش داده می‌شود، مانند سایر آرگومان‌ها بولد نیست. این بدان معناست که پرکردن این قسمت اختیاری است. این قسمت به تابع می‌گوید چگونه می‌تواند مقدار موردنظر را بیابد.

چگونگی کار با این تابع مهم و به‌دست‌آوردن نتیجه آن را می‌توانید در دوره آموزش اکسل یاد بگیرید. علاوه بر توابعی که در این قسمت ذکر شد، توابع پرکاربرد و مهم دیگری هم در اکسل وجود دارد که می‌تواند کار شما را در تمام زمینه‌ها سبک‌تر و سریع‌تر کند.

ماکرونویسی در اکسل :

ماکرو در اکسل مجموعه‌ای از دستورالعمل‌هاست. بعد از ماکرونویسی، اکسل این دستورات را به‌صورت مرحله‌به‌مرحله روی هرکدام از داده‌هایی که به آن داده می‌شود، اجرا می‌کند.

به‌عنوان مثال شما می‌توانید یک ماکرو بنویسید که یک عدد را بگیرد، آن را با دو جمع کند، در پنج ضرب کند و قدر مطلق آن را برگرداند.

ماکروها در صرفه‌جویی در زمان بسیار مفید هستند. چرا که شما یک‌بار دستورات موردنظر خود را می‌نویسید. سپس اکسل تمام دستورات را به‌صورت اتوماتیک انجام می‌دهد.

ماکرو می‌تواند به‌صورت قالب‌بندی داده‌های خام، فیلترکردن و مرتب‌سازی اطلاعات یا اعمال سری‌های یکسانی از توابع و عملیات روی برگه‌های اکسل باشد.

کدنویسی با زبان VBA :

VBA  مخفف Visual Basic for Applications و یک زبان برنامه‌نویسی مایکروسافت برای اکسل و سایر برنامه‌های مجموعه آفیس مانند ورد و پاورپوینت است. تمام برنامه‌های آفیس دارای یک زبان برنامه‌نویسی مشترک هستند.

دو روش برای ماکرونویسی در اکسل وجود دارد: استفاده از Macro Recorder و دیگری Visual Basic Editor.

روش اول بسیار ساده است و نیازی به داشتن دانش کدنویسی VBA ندارد. در این روش بعد از فعال‌کردن ضبط کننده، اکسل تمام مراحل انجام‌شده توسط کاربر را ضبط کرده و آن را به‌عنوان یک «فرایند» ذخیره می‌کند. این فرایند همان ماکرو نام دارد.

دومین و قدرتمندترین روش ایجاد ماکرو اکسل استفاده از کدنویسی VBA است. برای دسترسی به پنجره VBA فقط کافی است دو دکمه Alt و F11 را در برنامه آفیس فشار دهید. در این زمان، پنجره‌ای متشکل از چندین بخش برای شما نمایش داده می‌شود.

در قسمت بالا سمت چپ این پنجره یک ساختار درخت مانند مشاهده می‌کنید. قسمت پایین سمت چپ به کادر ویژگی‌ها اختصاص داده شده و دو قسمت دیگر مربوط به بخش کدگذاری و اشکال‌زدایی هستند.

بخش کدگذاری جایی است که ایجاد ماکرو، کدگذاری و ذخیره‌سازی در آن انجام می‌شود. پس از نوشتن و ذخیره کد ماکرو، می‌توانید آن را به تریگر خاصی در مدل اکسل ضمیمه کنید. با فشار دادن یک دکمه خاص در worksheet می‌توانید ماکرو را فعال کنید. ساده‌ترین راه برای اجرای یک ماکرو ضمیمه کردن آن به یک دکمه است.

فیلتر کردن داده‌ها در اکسل :

اگر یک پایگاه داده با ورودی‌های متعددی دارید، می‌توانید داده‌ها را به نحوی فیلتر کنید که تنها اطلاعات مربوطه به شما نمایش داده شوند. سپس با حذف فیلتر می‌توانید دوباره تمام داده‌های خود را یک‌جا مشاهده کنید.

برای استفاده از ابزار فیلتر در اکسل ابتدا باید داده‌های موردنظرتان را انتخاب کنید. سپس مسیر زیر را طی کرده تا به فیلتر برسید:

  Data> Sort and Filter> Filter
اکنون در کنار عنوان ستون‌های خود یک فلش کوچک را مشاهده می‌کنید.
روی آن فلش کلیک کنید و سپس Text Filters یا Number Filters را انتخاب کنید.
یکی از عملگرهای مقایسه‌ای را انتخاب کنید.
در جعبه Custom AutoFilter معیارهایی را که می‌خواهید از آن‌ها برای فیلترکردن داده‌ها استفاده کنید، تایپ یا انتخاب کنید.
برای اعمال فیلتر روی OK کلیک کنید.
داده‌های فیلترشده شما نمایش داده می‌شود.
اگر می‌خواهید داده‌ها را با استفاده از پارامترهای خاص‌تری فیلتر کنید، باید به دیالوگ باکس Advanced Filter بروید. به‌عنوان مثال با استفاده از فیلتر پیشرفته می‌توانید بر اساس یک معیار خاص فیلتر کرده یا مقادیر تکراری را حذف کنید.

فرمول‌های پرکاربرد در اکسل :

در اکسل فرمول‌های زیادی وجود دارد. برخی از آن‌ها ممکن است برای شما بیشتر استفاده داشته باشند. به همین منظور لیستی از پرکاربردترین فرمول‌های اکسل را در ادامه می‌بینید.

  • فرمول محاسبه روزها:

برای محاسبه تعداد روزهای بین دو تاریخ استفاده می‌شود. مثال: (DAYS A30,A29)=
فرمول محاسبه روزهای کاری: تعداد روزهای کاری (۵ روز در هفته) را محاسبه می‌کند. مثال: (NETWORKDAYS A33,A34)=
در پایان اگر قصد رسم نمودار هم در اکسل داشتید، مطالعه مطلب آموزش کامل نحوه رسم نمودار خطی، ستونی و تابع در اکسل با فرمول و.. را فراموش نکنید.

  • پنج روش صرفه‌جویی در وقت برای درج داده‌ها در اکسل :

هنگام تجزیه و تحلیل داده‌ها، پنج روش معمول برای قراردادن فرمول‌های اساسی اکسل وجود دارد. هر استراتژی مزایای خاص خود را دارد؛ بنابراین، قبل از عمیق شدن بیشتر در فرمول‌های اصلی، خوب است که با این روش‌ها آشنایی داشته باشید.

  • درج ساده: تایپ فرمول در داخل سلول

تایپ فرمول در سلول یا نوار فرمول ساده‌ترین روش درج فرمول‌های اساسی در اکسل است. این فرایند معمولاً با تایپ یک علامت مساوی و به دنبال آن نام تابع اکسل آغاز می‌شود.

نرم‌افزار اکسل در این زمینه بسیار هوشمندانه عمل می‌کند؛ زیرا وقتی شروع به تایپ نام تابع می‌کنید، به‌صورت اتوماتیک تابع‌هایی که با آن حروف شروع می‌شوند، نمایش داده می‌شود.

با فشار دادن کلید tab می‌توانید سایر توابع را درج کنید. اگر به‌جای tab از enter استفاده کنید، معمولاً با یک خطای نام غیر معتبر با عنوان «?NAME#» آشنا می‌شوید. برای حل این خطا باید دوباره سلول موردنظر را انتخاب کرده و نام تابعتان را کامل کنید.

  • با استفاده از گزینه Insert Function از تب  Formulas

با استفاده از دیالوگ باکس اکسل می‌توانید کنترل کاملی روی درج توابع داشته باشید. بدین منظور باید به تب Formulas  بروید و اولین گزینه موجود در این تب یعنی Insert Function را انتخاب کنید.

با انتخاب این گزینه دیالوگ باکسی برایتان ظاهر می‌شود که تمام تابع‌هایی که برای تکمیل تحلیل مالی خود به آن‌ها نیاز دارید، در آن موجود است.

  • انتخاب فرمول موردنظر از یکی از گروه‌های موجود در تب Formula

این گزینه کار شما را در یافتن فرمول موردنظرتان سریع‌تر می‌کند. برای پیداکردن این قسمت به تب Formula رفته و گروه موردنظر خود را انتخاب کنید. با کلیک روی آن گروه می‌توانید لیستی از توابع را ببینید. اگر گروه موردنظر خود را در این تب مشاهده نکردید، روی گزینه More Functions کلیک کنید.

  •  استفاده از گزینه  AutoSum

برای انجام سریع‌تر کارهای روزمره تابع AutoSum می‌تواند اولین گزینه انتخابی شما باشد؛ بنابراین به تب Home رفته و در گوشه سمت راست گزینه AutoSum را کلیک کنید. با کلیک روی فلش کوچک آن قسمت، می‌توانید سایر فرمول‌های پنهان را ببینید.

AutoSum  در اولین گزینه Formula بعد از Insert Function موجود است.

  • درج سریع: استفاده از تب‌های اخیراً استفاده‌شده (Recently Used)

اگر می‌خواهید به طور مجدد در اکسل فرمول‌هایی را که اخیراً استفاده کرده‌اید تایپ کنید، باید به تب Formula بروید و سومین گزینه یعنی Recently Used را انتخاب کنید.

خطاهای اکسل : 

حال که به صورت کامل با فرمول نویسی در اکسل آشنا شدیم، به سراغ معرفی خطاهای موجود در اکسل می‌رویم. ممکن است برای شما هم پیش آمده باشد که بخواهید یک محاسبه را در اکسل انجام دهید و با خطاهای مختلفی رو به رو شوید، در این حالت باید چه کرد؟ 

خطاهای موجود در اکسل عبارتند از : 

  • خطای !Ref# :

تا به حال با این خطا رو به رو شده اید؟ معمولا هنگامی که شما در فرمول نویسی، آدرسی را به اکسل می‌دهید که اشتباه است یا کلا وجود ندارد، این خطا رخ می‌دهد. 

  •  خطای Circular# :

این خطا چه زمانی رخ می‌دهد؟ اجازه دهید با یک مثال برایتان توضیح دهم. فرض کنید که شما یک محسابه جمع در سلو‌ل‌های A2 و B2 انجام داده اید و جمع این محاسبات در سلول C2 نوشته شده است و حالا در سلول B2 (که یکی از عناصر جمع است) به سلول C2 که محاسبه جمع در آن انجام شده، اشاره شده است. در این حالت این خطا رخ می‌دهد.

  • خطای ?Name# :

این خطا برای موقعی است که اکسل نمی‌تواند نام استفاده شده را تشخیص دهد. 

  • خطای !Num# :

شما زمانی شاهد این خطا خواهید بود که عدد به دست آمده در اکسل عجیب و غریب و غیر قابل قبول باشد. (مثلا بسیار کوچک یا بسیار بزرگ باشد) 

  • خطای !Value# :

در حالت کلی این خطا زمانی رخ می‌دهد که عدد وجود نداشته باشد. یعنی چه؟ برای مثال هنگامی که شما در حال فرمول نویسی هستید اما روی سلولی کلیک کرده اید که در آن عددی وجود ندارد و یا هنگامی که در فرمول نویسی داده‌ای که وارد کرده اید غیر از عدد باشد؛ این خطا رخ می‌دهد. 

  • خطای ##### :

هنگامی که میزان ارقام نوشته شده در یک سلول از اندازه آن بزرگ تر باشد (از لحاظ عرض) این خطا رخ می‌دهد و تنها کاری که باید انجاد دهید این است که سلول مورد نظر را بزرگ تر کنید تا این خطا از بین برود. 

  • خطای !Null# :

وقتی که شما از سلولی استفاده کنید که سطر و ستون موجود در آن یکدیگر را قطع نکنند، این خطا رخ می‌دهد. 

  • خطای خطای !۰/Div # :

وقتی که شما یک عدد را تقسیم بر صفر کنید، این خطا رخ می‌دهد. 

  •   Data :

به طور کلی از این قسمت برای دریافت داده، انتقال داده، فیلتر داده‌ها و ... استفاده می‌شود. 

  • Get External Data :

این بخش به شما این امکان را می‌دهد تا از قسمت‌های مختلف برای انتقال دیتا به اکسل استفاده کنید. مثلا از وب، از منابع داخل سیستم خود و ... . 

  • Sort and Filter :

همانطور از نام آن نیز می‌توانید حدس بزنید، این بخش به شما کمک می‌کند تا داده‌های خود را مرتب کرده و در صورت نیاز آن‌ها را فیلتر کنید. (در قسمت‌های قبل نحوه فیلتر کردن داده‌ها آموزش داده شده است) 

  •  Data Tools :

خب در این قسمت یک سری ابزار در اختیار شما قرار داده می‌شود که می‌توانید با استفاده از آن‌ها دیتاهای خود را انتقال دهید (text to columns)، قسمت‌های خالی را با استفاده از آن‌ها پر کنید (Flash Fill) و یا دیتا‌های مد نظر خود را محدود کنید (Data Validation).

  • Review :

این قسمت به شما کمک می‌کند تا بتوانید اشتباهات موجود در داده‌های خود را اصلاح کنید (proofing)، اگر زبان مورد استفاده شما نیاز به تنظیم، تغییر و یا ترجمه دارد، بتوانید آن را انجام دهید (language) و یا داده‌های موجود را تفسیر کنید. 

  • View :

این بخش نیز دارای کاربردهای مختلفی است از جمله : تغییر حالت‌های workbook (workbook viewers)، زوم کردن و یا خارج شدن از زوم (Zoom) و انجام تنظیمات پنجره اکسل (Windows). 

جمع بندی: 

خب ما در این مقاله سعی کردیم که شما را به صورت کامل با آموزش اکسل آشنا کرده و همچنین بتوانیم قدم بزرگی در یادگیری اکسل شما برداریم، امیدواریم که برای شما مفید واقع شود. اما برای دریافت مطالب جزئی‌تر در اکسل می‌توانید به سراغ دوره‌های آموزشی اکسل (دوره‌ها به صورت ویدئویی هستند) در سایت مکتب خانه مراجعه فرمائید.