آشنایی با اشتباهات رایج در مدیریت زمان
در این مقاله با برخی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان آشنا می‌شویم تا با شناخت آن‌ها میزان بهره‌وری از زمان و انرژی خود را افزایش دهیم. خطاهایی که در مدیریت زمان خود مرتکب می‌شوید، گاهی در عین ساده بودن بسیار هزینه‌بر خواهند بود.
علاوه بر هدر رفتن زمان ارزشمندتان، در نحوه مدیریت استرس، زمان و ارتباطاتتان نیز خلل ایجاد می‌کند. برای مدیریت هرچه بهتر زمان و افزایش بهره‌وری و توسعه فردی، نیاز به تحلیل درستی از نحوه مدیریت خود دارید تا بهتر بتوانید خطاها و اشتباهات خود را اصلاح کنید.
گرچه بعضی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان بسیار ساده هستند اما با رعایت اصول و شناخت آن‌ها در روند فعالیت شما تاثیر چشم‌گیری ایفا خواهند کرد.
نداشتن تصوری از فردا
یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان این‌است که تصور و دیدی از آینده خود در ذهشان ندارند. یکی از دلایل اصلی است که اکثر مردم با مدیریت زمان مشکل دارند.
افراد موفق و بزرگ و کسانی که تاثیرات فوق‌العاده‌ای در زندگی ایجاد کرده‌اند، معمولا به جای بسنده کردن به شرایط حال، چیزهای بیشتری را در آینده می‌بینند. وقتی به این فکر می‌کنید که قرار است چگونه فردای خود را بگذرانید، بهتر می‌توانید خود را برای اتفاقات جدید و آینده نه چندان دور آماده کنید.
به همین دلیل متوجه می‌شوید که چه کارهایی باید انجام بشوند و چه کارهایی باید تحت نظارت شما اتفاق بیافتند.داز همه مهم‌تر، وقتی که شما در مورد روزهای آینده فکر می‌کنید، انگیزه بیشتری پیدا خواهید کرد. زیرا این تجسم و تصور به شما کمک می‌کند که آینده خود را بسازید و یک قدم به سمت رویاهای خود حرکت کنید.
نداشتن برنامه روزانه
بسیاری از افراد شاید برای روزهای کاری خود برنامه‌ریزی داشته باشند، اما روزهای تعطیل یا آخر هفته‌ها خود را بدون برنامه‌ای سپری می‌کنند. در حالیکه بعضی معتقد هستند که روزهای تعطیل باید به هر نحوی تعطیل سپری شود اما باز هم در گذراندن آن فقط به این فکر می‌کنند که چه کار کنند تا سرگرم شوند.
بسیاری از مردم اواخر هفته، دیر از خواب بیدار می‌شوند و بیشتر وقت خود را صرف فکر درباره اینکه چه کاری باید انجام دهند یا چه غذایی بخورند و کجا بروند، می‌گذارنند.
این به این معنا نیست که هر دقیقه یا هر ساعت خود را برنامه‌ریزی کنید. در واقعع اصل مطلب این است که شما می‌توانید بر ۳ تا ۵ کاری را که می‌خواهید در طول تعطیلات آخر هفته انجام دهید، برنامه‌ریزی داشته باشید.
داشتن وقت آزاد بیش از حد
گاهی اوقات شاید احساس کنید که بیش از اندازه زمان آزاد دارید و یا زمان زیادی را صرف فعالیت‌های غیر ضروری کرده‌اید و نمی‌توانید به جلو حرکت کنید. این زمانی است که شما باید در مورد اهداف خود و کارهایی که باید انجام شوند، فکر کنید. به همین دلیل است که شما به یک لیست نیز نیاز دارید.
لزومی ندارد که نگران انجام دادن کارهای بسیار زیاد یا بسیار کم باشید. تنها چیزی که نیاز است، اینست که یاد بگیرید به انجام رساندن کارهای خود را به یک عادت تبدیل کنید تا بدانید چقدر کار می‌توانید هر روز انجام دهید.
سعی کنید از زمان‌های آزاد خود استفاده کنید و اگر فکر می‌کنید به سمت جلو حرکت نمی‌کنید، وقت آن است که بررسی کنید که آیا روندی که در پیش گرفتید درست است یا بازدهی کافی را دارد. اگر پاسخ این سوال را منفی دیدید، روند خود را تغییر دهید یا میزان تلاشتان را بیشتر کنید.
نداشتن اولویت‌بندی درست
شناسایی کارهایی که باید اولویت قرار بگیرند شاید یکم سخت باشد. فرض کنید بر یک پروژه بسیار مهمی کار می‌کنید و در یکی از جلسات ایده‌پردازی، همکارتان به یک پروژه‌ای اشاره می‌کند که باید شما تمرکز اصلی خود را بر آن متمرکز کنید.
این یکی از موقعیت‌هایی است که نمی‌توان آن را نادیده گرفت و همیشه باید این احتمال را بدهید که مسائل متفاوتی ممکن است ترتیب اولویت‌بندی پیشین شما را دچار تغییرات کند.
یادگیری طراحی اولویت‌بندی کارهایتان در واقع یک فرآیند طولانی و پیچیده اما آسان است.کسب مهارت و تجربه و استفاده از ابزارهای کمک‌کننده، می‌تواند در مدیریت زمان به شما یاری برساند.
تعویق انداختن
تعویق در واقع می‌تواند بدترین دشمن شما باشد. هیچ‌چیزی نمی‌تواند مثل تعویق انداختن به فردا و پس فردا، تمرکز و انگیزه شما را مورد حمله قرار دهد. نه تنها در مسیر دستیابی به اهدافتان مشکل ایجاد می‌کند بلکه به مرور زمان شما را به این روند عادت داده و جز ایجاد حس پشیمانی و بازداشتن از انجام دادن کارهای ضروری، چیزی به دنبال نخواهد داشت.
بهترین راه برای جلوگیری از این اتفاق اینست که زمان کوتاهی از وقت خود را برای انجام دادن کار یا پروژه موردنظر خود اختصاص دهید. وقتی شما این کار را شروع کنید، حتی اگر مدت کوتاهی هم باشد، تمرکز و توجه شما را جلب می‌کند و ذهن شما را به نوعی گول می‌زند تا باعث شود دوباره برگردید و کارتان را به اتمام برسانید.
شلوغ بودن نه! موثر یودن بله!
به همان اندازه که ترجیح می‌دهیم تا بر یک پروژه حائز اهمیت متمرکز باشیم، گاهی زمان از دستمان خارج می‌شود و خودمان را وقتی پیدا می‌کنیم که زمان و انرژی زیادی را صرف کارهایی کرده‌ایم که هیچ‌وقت در لیست اولویت‌های ما نبودند و طبیعتا در خروجی موردنظر ما کاملا بی‌تاثیر هستند.
برای حل این مسئله باید در ابتدا به این دو سوال پاسخ دهیم:
- آیا این‌کار موثر است؟
- چگونه می‌تواند به هدف و خروجی مورنظر شما مرتبط باشد؟
اگر چند کار با حجم و اولویت کم دارید اما باید آن‌ها را انجام دهید، سعی کنید به جای این که هرروز یک کار را انجام دهید با تعادل سازی، میزان آن‌ها را بیشتر کنید. مثلا اگر ۶ تا پروژه کم حجم هستند، در سه روز متوالی، روزی ۲ تا از آن‌ها را انجام دهید.
جدی نگرفتن حواشی و حواس‌پرتی‌ها
اگرچه کانال‌های ارتباطی و شبکه‌های اجتماعی در عصر حاضر بهترین نوع تکنولوژی برای ایجاد ارتباط آسان و موثر است، اما می‌تواند به نوعی بزرگ‌ترین حواس‌پرتی ما در زندگی شخصی و کاری ما هم باشد.
حال این حواس‌پرتی چه تماس‌ها و پیام‌های مداوم گوشی شما یا گروه‌های مجازی و شبکه‌های اجتماعی باشد، می‌تواند در زمان فعالیت‌های کاری شما خلل ایجاد کند.
بهترین کار اینست که وقتی تصمیم گرفتید بر فرض مثال از ساعت ۱۲ تا ۱۵ به یکی از کارها و پروژه‌های خود برسید، در این فاصله زمانی اعلانات گوشی خود را خاموش کنید.
و برای مدتی اگر کار ضروری ندارید تلفن خود را از دسترسی خود دور کنید تا در این زمان تحریک نشوید که مدام شبکه‌های اجتماعی خود را چک کنید.
منعطف نبودن
مهم نیست که چقدر فرد بانظم و برنامه‌ریزی باشید، گاهی ممکن است در برنامه شما تداخلی صورت بگیرد. این مهم است که تقویم کاری شما کمی منعطف‌تر باشد. ممکن است در روزی که از قبل برنامه‌ریزی مشخصی برای آن دارید، درست زمانی که فکرش را هم نمی‌کنید اتفاقی غیرقابل پیش‌بینی بیافتد.
این به این معنا نیست که دست از برنامه‌ریزی بردارید؛ بلکه بهترین راه این‌است که در هر روز ساعتی حتی کوتاه برای رویدادهای غیرمنتظره اختصاص دهید. این می‌تواند یک ساعت بعد از صرف ناهار یا زمان عصرگاهی شما باشد.
داشتن فضای خالی در زمان‌بندی خود باعث می‌شود که تداخل‌ها و تصرف‌های ساعات کاری خود را به حداقل برسانید و میزان حواس‌پرتی خود را کاهش دهید.
بی‌نقص بودن
همه افراد تمایل دارند که کاری که به آن‌ها محول شده‌است به بهترین نحو ممکن انجام دهند. اما اینکه برای دستیابی به اهداف خود بیش از حد ایده‌آل‌گرانه عمل کنید، واقع‌بینانه نیست.
بر فرض مثال، ایده‌آل‌گرایی استیو جابز او را تشویق کرد تا محصولات دیجیتال خارق‌العاده‌ای در دنیا به عرضه بگذارد. اما از طرفی هم زمان طولانی را هم برای توسعه و رفع اشکال و اختلالات محصولاتش صرف کرد تا واقع‌بینانه‌تر مسیر دستیابی به اهدافش را طی کند.
برای مدیریت زمان خود سعی کنید افراطی عمل نکنید. اگر پروژه یا کاری را از لحاظ زمانی برآورد کردید و متوجه شدید ۵ روز طول می‌کشد، سعی نکنید با تحت فشار قرار دادن خود در ۲ روز آن را به اتمام برسانید.
چرا که این روش باعث می‌شود انگیزه و انرژی شما کاهش پیدا کند و در نهایت خروجی موردنظر را کسب نخواهید کرد. واقع‌بینانه شرایط خود را بررسی کنید تا بهتر بتوانید زمان خود را مدیریت کنید.
