اکسل در مدیریت پروژه چه کاربردی دارد؟

مدیریت پروژه در اکسل : اکسل از جمله نرم‌افزارهای پر کاربرد و محبوب شرکت مایکروسافت است. دزر  در اکسل هم یکی دیگر از چند ده کاربرد این نرم افزار قدرتمند است که امکانات بسیار زیادی در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد.

بدین ترتیب می‌توان گفت یکی از نرم افزارهای منحصر به فرد در مدیریت مراحل مختلف پروژه، مایکروسافت اکسل است که به خوبی قابلیت نگهداری داده‌ها و اطلاعات را فراهم می‌کند. امکان هرگونه تحلیل و آنالیز داده در نرم افزار اکسل موجود است.

ویژگی‌ خاص و کاربردی این نرم افزار امکان طراحی نمودارها و اشکال گرافیکی و حتی داشبوردهای مدیریت پروژه بوده و ارائه گزارش‌های مختلف برای رفع مشکلات و چالش‌های موجود در مسیر مدیریت پروژه توسط اکسل فراهم است.

به طور کلی امروزه مدیریت پروژه بدون کمک ابزارهای نرم افزاری کاری تقریبا غیر ممکن است. در این راستا، نرم افزار اکسل مهم‌ترین مکمل برای نرم افزارهای MSP و Primavera است.

محبوبیت روزافزون اکسل و کاربرد آن در مدیریت، برنامه ریزی و کنترل پروژه یادگیری این نرم افزار را ضروری می‌کند.

توابع مهم مدیریت پروژه در اکسل

اکسل یکی از چند نرم افزار مجموعه آفیس است که با امکانات و ویژگی‌های منحصر به فرد خودش مکان خاصی در قلب مدیریت پروژه و  پیشبرد اهداف کسب و کارها دارد.

سرعت جز فاکتورهای مهم در کار با اکسل بوده  و وجود توابع در اکسل برای سریع پیش رفتن محاسبات و بررسی‌ها بسیار مفید است.

از جمله توابع مهم مدیریت پروژه در اکسل می‌توان به تابع‌های INDEX ، MATCH  و LOOKUP اشاره کرد. ترکیب و استفاده مناسب از این توابع می‌تواند به نوشتن فرمول‌های بهتر و مدیریت پروژه آسان‌تر کمک زیادی بکند.

• تابع INDEX

ساختار تابع INDEX به صورت زیر است:

INDEX(array, row_num, [column_num])

با استفاده از این تابع و حتی ترکیب درست آن با دیگر توابع می‌توان به جستجوهای پیشرفته، آنالیز و تحلیل اطلاعات و انجام محاسبات پیچیده پرداخت.

• تابع MATCH

تابع  MATCH اکسل یکی از توابع مهم در مدیریت پروژه در اکسل است. این تابع یک مقدار را در یک محدوده خاص جستجو کرده و در صورت یافتن آن مقدار در محدوده موردنظر، مقدار را به عنوان خروجی تابع برمی‌گرداند.

ساختار تابع MATCH  به این صورت است:

Match(lookup_value,lookup_array,[match_type])

• تابع LOOKUP

تابع LOOKUP یکی دیگر از مجموعه توابع مدیریت پروژه در اکسل ست که برای بازگرداندن مقداری از یک محدوده( یک ردیف یا یک ستون) از یک آرایه استفاده می‌شود.

ساختار تابع LOOKUP به صورت زیر است :

LOOKUP( value, lookup_range, [result_range])

در برخی از موارد ترکیب توابع MATCH و INDEX  جایگزین تابع VLOOKUP می‌شود. تابع VLOOKUP به عنوان کاربردی‌ترین تابع جستجو در اکسل معرفی شده و در شرایط خاص دیتابیس بی استفاده می‌شود.

نمودار گانت برای مدیریت پروژه در اکسل

نمودار گانت مراحل انجام و زمان بندی یک پروژه را به خوبی نشان می‌دهد. در این نمودار، از محور عمودی برای نمایش مراحل یا تسک‌ها استفاده شده و محور افقی هم زمان را نشان می‌دهد. خوبی وجود نمودار گانت این است که شروع و پایان هر مرحله از کار در نمودار به آسانی قابل رویت بوده و در یک نگاه می‌توان پیشروی پروژه را بررسی کرد.

برای فهم نمودار گانت نیاز نیست جز مدیران ارشد پروژه باشید، هر کدام از تیم‌ها و هر عضو می‌تواند با نگاهی گذرا به گانت چارت در مورد پیشروی پروژه به اطلاعات خوبی برسد و حتی متوجه شود که چقدر از برنامه زمانی فاصله گرفته است.

از نمودار گانت برای مدیریت پروژه در اکسل می‌توان استفاده کرد. برای این‌کار باید یک فایل اکسل ایجاد کنید و در صفحه‌ای از آن جدول زمان بندی مراحل اجرای یک پروژه را ایجاد کنید.

در اولین ستون، مراحل و تسک‌ها به ترتیب زمانی یادداشت شده و در ستون دوم هم مدت زمان بر حسب روز، هفته یا ماه و به تناسب نیازمندی‌های پروژه درج می‌شود. همچنین در ستون سوم  و چهارم روز شروع و پایان تایپ می‌شود.

برای رسم نمودار روی تب insert کلیک کرده و سپس بر روی آیکون نمودار ستونی (Bar chart) کلیک نماید. سپس در منوی بازشده بر روی Stacked Bar مطابق شکل زیر کلیک کنید.

بدین ترتیب یک نمودار خالی و بدون داده ایجاد می شود. بنابراین بر روی ناحیه خالی نمودار راست کلیک کرده و Select Data را انتخاب نمایید.

با انتخاب Add پنجره Edit Series باز می‌شود و می‌توان نام سری را در فیلد Series name تایپ کرد.

برای انتخاب تاریخ‌ها بر روی آیکون انتخاب در سمت راست فیلد بعدی یعنی Series Value کلیک کرده و با کمک موس روی اولین تاریخ شروع کلیک نمایید و با نگه داشتن کلید چپ موس، تاریخ‌های بعدی هم انتخاب می‌شود. به این ترتیب تاریخ‌های شروع به عنوان داده‌های نمودار گانت انتخاب می‌شوند. با کلیک بر روی OK  اولیت سری داده تعریف می‌شود.

برای اضافه کردن دومین سری داده مدت زمان است، از روش اشاره شده استفاده می‌شود. بدین ترتیب بعد از طی کردن مراحل و کلیک بر روی OKدو سری داده وجود خواهد داشت:

اضافه کردن توضیحات پروژه به گانت چارت

تا به این‌جای مسیر، دو سری داده تعریف شده و می‌خواهیم ترسیم نمودار گانت را برای مدیریت پروژه در اکسل بررسی کنیم.

برای اضافه کردن توضیحات هم می‌شود نمودار را ویرایش کرد و در سری تاریخ شروع یک سری تغییرات کوچک اعمال کرد، هم می‌توان با راست کلیک کردن روی ستون‌های آبی نمودار، گزینه Select Data را انتخاب کنید. بدین ترتیب پنجره مدیریت سری داده‌های نمودار باز شده و بر روی دکمه Editدر بخش Horizontal (Category) Axis Labels کلیک کنید.

سپس روی آیکون جدول در کنار فیلد Axis label range کلیک کنید و در ادامه اولین داده از ستون توضیحات را انتخاب کرده و با نگه داشتن کلید چپ موس و حرکت موس، موارد بعدی را انتخاب کرده و در نهایت کلید چپ موس را رها کنید. و در نهایت با کلیک بر روی دکمه OK تغییرات را نهایی نمایید.

تغییرات ظاهری نمودار گانت در اکسل

در راستای پیشبرد اهداف مدیریت پروژه در اکسل و برای بهینه شدن ظاهر نمودار باید بخش آبی رنگ نمودار ستونی به رنگ سفید که هم رنگ پس زمینه است، تغییر داده شود و همچنین نمایش Borderستون‌ها غیرفعال گردد. بنابراین بر روی بخش آبی راست کلیک کرده و گزینه Format Data Series  را انتخاب نمایید.

 

 

برای بی رنگ شدن، بر روی no fillکلیک کنید.

در بخش Border نیز حالت بدون خط دور یا No Line را انتخاب کنید.برای تغییر دادن ترتیب داده‌ها می‌بایست ترتیب معکوس یا Reverse را فعال نمایید.بدین ترتیب ابتدا روی یکی از مراحل پروژه در کنار ستون عمودی کلیک کنید تا پنلی در کنار صفحه برای ویرایش تنظیمات محورها نمایان شود. در این پنل روی آیکون ستون‌ها کلیک کنید و تیک گزینه‌ی Categories in the reverse order در بخش Axis options را بزنید.

 

 

پس از طی کردن تمامی مراحل بالا، نمودار گانت شما برای مدیریت پروژه در اکسل آماده رهگیری و بررسی است:

شبیه سازی مونت کارلو برای مدیریت پروژه در اکسل

تکنیک مونت کارلو بر تکرار و تصادف تکیه کرده و این فرصت را فراهم می‌کند که تکرارهای متعددی برای موقعیت‌های شبیه سازی شده و برآورد دقیق‌تر و مطمئن‌تر نسبت به پروژه  انجام شود.

تکنیک مونت کارلو مناسب فعالیت‌های دارای زمان احتمالی مناسب بوده و با توجه به شرایط فعلی، برآوردهای واقع بینانه‌تری به همراه دارد.

نرم افزار اکسل امکان ایجاد و تکرار تولید اعداد تصادفی را فراهم کرده و در این راستا امکان شبیه سازی زمان‌بندی پروژه در تکرارهای فراوان و دستیابی به برآورد‌های دقیق‌تر را ممکن می‌کند.

اجرا و شبیه سازی تکنیک مونت کارلو برای مدیریت پروژه در اکسل بسیار کاربردی بوده و شناخت کامل‌تری در خصوص زمان بندی و مدیریت پروژه هم فراهم می‌نماید. نکته قابل توجه این است که این رویکرد قابلیت به کارگیری در حوزه‌های مختلف مدیریت پروژه مانند مدیریت ریسک هم دارد.

از آن‌جایی که این روزها با پیشرفت فناوری اطلاعات عرصه کسب و کارها تغییرات بنیادی کرده‌اند، رویکرد مدیریت پروژه هم دست خوش تغییراتی شده است. انجام پروژه در محدوده زمانی خاص و همچنین با بودجه مشخص، همواره یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران سازمان‌ها است.

یکی از پرکاربردترین روش‌ها در مدیریت زمان بندی پروژه روش PERT است که امکان زمان بندی و برآورد زمان اتمام پروژه‌ها با فعالیت‌های قطعی و زمان‌های احتمالی را میسر می‌سازد.

اما مشکل این‌جاست که اغلب زمان بندی‌های ارائه شده توسط این روش از دقت کافی برخوردار نیست. این‌جاست که تکنیک مونت کارلو فرصت برآورد دقیق‌تر و مطمئن‌تر نسبت به پروژه را فراهم می‌کند.

برنامه ریزی و مدیریت پروژه در اکسل

شرکت مایکروسافت چندین فایل نمونه و تمپلیت از کارهای انجام شده مربوط به برنامه ریزی و مدیریت پروژه در اکسل منشتر کرده که مشاهده این نمونه‌ها ایده‌های خوبی به مدیران پروژه در جهت تهیه فایل‌های مربوط به پروژه‌ها در اکسل ارائه می‌کند. از جمله نمونه فایل‌های اکسل قرارداده شده می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• نمودار گانت اجایل Agile Gantt chart
• پروپوزال ساخت و ساز Construction proposal
• پیگیری پیشرفت برنامه‌ریزی رویداد Event planning tracker
• نمودار گانت پروژه Gantt project chart
• برنامه‌ریزی ماهیانه بودجه Household monthly budget
• برنامه پروژه بازاریابی Marketing project plan
• برنامه‌ریز پروژه بازاریابی Marketing project planner
• برنامه‌ریزی بودجه شخصی ماهیانه Personal monthly budget spreadsheet
• گزارش عملکرد پروژه Project performance report
• تایم لاین پروژه Project timeline
• لیست کارهای پروژه Project to do list
• طرح‌ریزی جریان نقدی کسب و کارهای کوچک Small business cash flow projection

معرفی کتاب مدیریت پروژه با اکسل

کتاب کاربرد اکسل در مدیریت پروژه توسط کیم هلدمن به رشته تقریر درآمده و توسط غزاله کاظمی‌نژاد به زبان فارسی ترجمه شده است تا راهنمای خوبی برای مسیر مدیریت پروژه در اکسل برای فارسی‌ زبانان باشد.

این کتاب برای کسانی که تا حدودی درکی از مدیریت پروژه دارند اما در جستجوی درک بالاتری هستند و می‌خواهند اصول محکم‌تری را در پروژه‌های بعدی‌شان پیاده سازی کنند، مناسب است. 

کتاب در ده فصل بخش بندی شده و در فصل اول به ثبیت بنیان‌های مدیریت پروژه می‌پردازد و در فصل بعدی به پایه گذاری مبانی اکسل در آفیس ۲۰۰۷ پرداخته و در چند فصل به آغاز و تعیین الزامات پروژه رسیدگی می‌کند.

در فصل پنجم کتاب برنامه ریزی و کسب منابع بیشتر مورد بررسی قرار گرفته و تشکیل تیم پروژه جز ارکان کلیدی این فصل است.

در فصل بعدی به شناسایی، ارزیابی و پیگیری ریسک‌ها پرداخته و در مورد پاسخگویی به وقوع ریسک‌ها بررسی‌های لازمه انجام می‌شود. در فصل آخر هم کنترل خروجی‌های پروژه و بایگانی اسناد مورد بحث قرار می‌گیرد.