هر آنچه که باید از اسناد تجاری بدانید

اسناد تجاری:

اسناد تجاری سوابق کتبی معاملات تجاری است که جنبه‌های مختلف آن معاملات را توصیف می‌کند. این اسناد ممکن است شامل جزئیات سفارشات، فاکتورها، اسناد حمل و نقل، اوراق حمل و نقل و گواهی‌های مبدا باشد. تجارت بین الملل مستندات زیادی مانند اسناد تجاری، اسناد مالی، اسناد حمل و نقل، اسناد بیمه و سایر اسناد مربوط به تجارت بین المللی را می‌طلبد. در حالی که تعداد اسناد درگیر در تجارت بین المللی زیاد است، اما اکثر آن‌ها مفاد متداولی دارند.

مقاله پییشنهادی : تعهد سازمانی

انواع اسناد تجاری وارداتی و صادراتی مشترک و کاربرد اسناد تجاری

• مظنه:

پیشنهادی برای فروش کالاها که به وضوح قیمت، جزئیات کیفی، مقادیر، شرایط تجارت، تحویل و شرایط پرداخت را مشخص می‌کند. صادرکننده باید این سند را تهیه کند.

• قرارداد فروش: 

توافق بین صادر کننده و وارد کننده. این سند باید تمام جزئیات معامله را تصریح کند. هر دو طرف باید این سند را تهیه کنند. توجه به این نکته ضروری است که قرارداد فروش یک سند الزام آور قانونی است. بنابراین عاقلانه است که قبل از امضای هر چیزی، به دنبال مشاوره حقوقی باشید.

• لیست بسته بندی:

 لیستی که حاوی اطلاعات دقیق بسته بندی در مورد کالاهای حمل شده است. صادرکننده باید این اسناد تجاری را تهیه کند.

• گواهی بازرسی: 

گزارشی که توسط یک نقشه بردار مستقل، شرکت بازرسی یا صادرکننده در مورد مشخصات حمل و نقل ایجاد شده است. این سند شامل مواردی مانند کمیت، کیفیت و قیمت است. کشورها و خریداران خاصی به این گواهینامه احتیاج دارند. صادر کننده یا یک شرکت بازرسی باید این سند را تهیه کند.

• بیمه نامه:

 سندی برای بیمه که جزئیات آن را پوشش می‌دهد و تایید می‌کند که بیمه برای کالای مورد نظر صادر شده است. یا بیمه گذار یا نماینده بیمه باید این اسناد تجاری را تهیه کند.

• گواهی بیمه:

سندی که تأیید می‌کند که حمل و نقل تحت بیمه نامه‌ای بیمه شده است و هرگونه خسارت در مورد کالای در حال ترانزیت را پوشش می‌دهد. یا بیمه گذار یا نماینده بیمه باید این سند را تهیه کند.

• گواهی تست محصولات:

 سندی که محصولات را تأیید می کند و مطابق با استانداردهای فنی بین المللی و ملی از جمله کیفیت و ایمنی است. آزمایشگاه معتبری باید این اسناد تجاری را تهیه کند.

• گواهی بهداشت:

 سندی که گواهی پیروی از قوانین کشور صادر کننده را دارد. این اسناد تجاری مربوط به محصولات کشاورزی یا مواد غذایی است. این سند تجاری گواهی می‌دهد که محصولات در زمان بازرسی در شرایط خوبی هستند و می‌توانند توسط انسان‌ها مصرف شوند. صادر‌کننده یا مرجع بازرسی باید این سند را تهیه کنند.

• گواهی گیاهی:

سندی که می‌گوید هر گیاه یا مواد کاشتنی عاری از آفات و بیماری است. این اسناد تجاری اغلب برای تجارت بین المللی مورد نیاز است.

• گواهینامه احتراق:

گواهینامه‌ای که تضمین می‌کند محصولات قبل از حمل و نقل، تحت فشار و قرنطینه قرار گرفته‌اند. به طور معمول، ایالات متحده، کانادا، انگلستان، استرالیا و نیوزیلند این ماده را برای هر نوع مواد بسته بندی چوب که از سرزمین چین یا هنگ کنگ صادر می‌شود، می‌طلبند. صادر کننده یا یک شرکت بازرسی باید این اسناد تجاری را تهیه کند.

• فاکتور کنسولی:

سندی که اطلاعات حمل و نقل را شرح می‌دهد، از جمله گیرنده، فرستنده و توضیحات راجب به ارزش کالا. این امر باید توسط کنسولگری کشور وارد کننده مستقر در خاک بیگانه تأیید شود.

مقامات گمرکی از این اسناد تجاری برای تأیید ماهیت حمل و نقل، از جمله ارزش و کمیت استفاده می‌کنند. صادرکننده باید این سند را تهیه کند.

ویژگی‌های دو مورد از متداول‌ترین اسناد تجاری:

صورتحساب Pro-forma – فاکتور ایجاد شده توسط تأمین کننده قبل از ارسال کالا. این اسناد تجاری برای آگاهی خریداران از انواع و مقادیر کالاهای خریداری شده به همراه ارزش و مشخصات آن‌ها یعنی اندازه، وزن و ابعاد آن‌ها صادر می‌شود. صادرکننده باید این سند را تهیه کند.

در یک مبادله صادراتی معمولی، همه چیز هنگامی شروع می شود که استعلام یک یا چند محصول از شما دریافت می‌شود. این استعلام ممکن است شامل یک درخواست برای مظنه(نقل قول) باشد.

اگر استعلام از یک ارگان داخلی ناشی شود، احتمالاً به صورت یک فرم قیمت گذاری استاندارد برای استفاده خواهد بود. با این حال، در یک معامله بین المللی، نقل قول شما به عنوان فاکتور proforma ارائه می‌شود.

به این دلیل که ارگان بین المللی ممکن است برای تهیه بودجه، باز کردن نامه اعتباری، درخواست مجوزهای وارداتی مناسب و موارد دیگر به یک فاکتور برجسته نیاز داشته باشد.

فاکتور proforma بسیار شبیه به یک فاکتور تجاری است و اگر به درستی تکمیل شود، هر دو این فاکتورها بسیار مشابه خواهند بود. در فاکتور proforma موارد زیر مشخص می‌شود:

1.خریدار و فروشنده در این معامله.

2.توضیحات مفصل در مورد کالا.

3.طبقه‌بندی سیستم هماهنگ شده این کالاها.

4.قیمت.

5.مدت زمان پرداخت

6.جزئیات تحویل شامل چگونگی و مکان تحویل کالا و هزینه آن

7.ارز مورد استفاده در نقل قول(مظنه)

بایستی حتما در فاکتور proforma تاریخ انقضا درج شود. در فرایند صادرات می‌تواند نوسانات زیادی وجود داشته باشد، بنابراین با تعیین یک بازه زمانی مشخص برای نقل و انتقال، ریسک خود را به حداقل برسانید.

• فاکتور تجاری:

  یک تقاضای رسمی است که درخواست پرداخت از سمت صادرکننده به وارد کننده را برای همه موارد فروخته شده تحت قرارداد فروش، نشان می‌دهد.

این اسناد تجاری باید جزئیات مربوط به کالا و شرایط پرداخت / تجارت را ارائه دهد. فاکتور تجاری اغلب برای ترخیص از گمرک مورد استفاده قرار می‌گیرد و گاهی اوقات برای واردات به ارز مورد نیاز واردکننده ثبت می‌گردد.

فاکتور تجاری شامل بسیاری از جزئیات کل معامله صادراتی، از ابتدا تا انتها است.

به خاطر داشته باشید که فاکتورهایی که از سیستم حسابداری یا ERP شرکت خود دریافت می‌کنید فاکتورهای حسابداری هستند که برای پرداخت استفاده می شوند و با فاکتور صادراتی تجاری فرق بسیاری دارند.

ممکن است فاکتور تجاری شبیه فاکتور proforma باشد که در ابتدا برای ارائه به مشتری خود ارسال کرده اید. به عنوان مثال، هنگامی که فاکتور تجاری را تهیه کردید، احتمالاً بایستی شماره سفارش خرید یا برخی از شماره‌های مرجع مشتری را در آن ثبت کنید. همچنین ممکن است اطلاعات بانکی و پرداخت دیگری نیز در آن ثبت کنید.

اطمینان حاصل کنید که هرگونه اطلاعات مربوط به بیمه دریایی و سایر جزئیات مربوط به تحویل سریع کالا و پرداخت کامل مشتری در این اسناد تجاری درج شود.