نحوه ی مدیریت هزینه ها در زندگی و سازمان

مدیریت هزینه های زندگی چه کمکی به ما می‌کند؟

حتما شما هم تا بحال متوجه شده‌اید که خیلی از اوقات دخل و خرج مان با هم جور در نمی‌آید و همیشه به آخر ماه نرسیده پول‌مان ته می‌کشد و حساب بانکی‌مان خالی می‌شود. تنها راه پیشگیری و این که بتوانیم خرج ها را کنترل کنیم و هیچ‌گاه با بی پولی مواجه نشویم این است که مدیریت هزینه داشته باشیم. در این مطلب  قصد داریم کمی از این هم بیشتر پیش برویم؛ تمام نشدن پول تا انتهای ماه دستاورد چندانی نیست. هدف ما آموزش مدیریت هزینه‌ها و جمع‌کردن سرمایه برای شروع سرمایه‌گذرای است.

مدیریت هزینه های زندگی با واقع‌بینی و صداقت

پولی که در مورد آن صحبت می‌کنیم پول شماست و شما برای آن زحمت کشیده‌اید. با خود صادق باشید. در هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی واقع‌بین و صادق باشید. اگر اینکار را به درستی انجام ندهید تنها کسی که ضرر خواهد کرد خود شما هستید.

اگر هدف‌گذاری کرده‌اید و تعیین کرده‌اید که در هر ماه ۵۰۰ هزار تومان سرمایه گذاری  کنید و می‌دانید که برای‌تان سخت است، آن را در بودجه ننویسید؛ رقمی را بنویسید که واقعا می‌توانید هر ماه از عهده‌ی سرمایه‌گذاری آن بربیایید. سپس در طی ماه به بودجه‌ی خود نگاه کنید و ببینید آیا می‌توانید کمی آن را منطعف‌تر کنید یا امکان اینکار وجود ندارد.

مدام بودجه و هزینه‌های خود را زیر ذره‌بین قرار دهید. قسمت دشوار بودجه این است که مخارج‌تان ماه به ماه تغییر می‌کند. بخش مهمی که در یک بودجه باید به آن توجه داشته باشید، همان تغییرات ماهانه است. بدین ترتیب تصور صحیحی از مخارج خود خواهید داشت.

تعیین بودجه به شما کمک می‌کند درک بهتری از مدیریت پول و خرج‌و‌مخارج‌تان داشته باشید. بسیاری از افراد پس از تعیین بودجه تازه می‌فهمند که برای خیلی چیزهای پیش‌پا‌ افتاده و غیرضروری پول خرج می‌کنند. و وقتی این نکته را فهمیدند عادات خرج‌کردن خود را به سمت کالاها و خدمات ضروری سوق می‌دهند.

برای اتفاقات و مخارج غیرمترقبه برنامه ریزی کنید. تعیین بودجه به شما می‌آموزد که همیشه مخارج غیرمترقبه‌ای در زندگی هستند که باید آنها را درنظر داشته باشید.

 

 

 

برای مدیریت هزینه های زندگی پول‌هایتان را به‌ درستی خرج کنید

وقتی می‌شود چیزی را قرض یا اجاره کرد، آن را نخرید. حتما برای شما پیش آمده که فیلمی را خریده‌اید، آن را یک‌بار تماشا کرده‌اید و حالا چند سال است که در کمدتان دارد خاک می‌خورد؟ کتاب، مجله، ابزارآلات و لوازم ورزشی هم به‌همین ترتیب. می‌توان آنها را با هزینه کمتری قرض گرفت، استفاده کرد و سپس پس داد. بدین‌تریب، هم فضای خانه‌تان بیهوده اشغال نمی‌شود و هم در پول صرفه‌جویی کرده‌اید.

اگر مطمئن هستید که چیزی را واقعا نیاز دارید حتما آن را بخرید. یا یک حساب سرانگشتی می‌توانید متوجه شوید که خرید وسایل مورد نیازتان منفعت بیشتری دارد یا قرض کردن آن‌ها.

خود را بدهکار نکنید. برای خریدهای بزرگی مثل خرید خودرو و یا خرید مسکن، سرمایه‌گذاری گزینه بهتری است. بجای گرفتن وام بانکی و انتخاب‌های محدود برای بازپرداخت وام، سرمایه‌گذاری کنید و بسته به توان مالی خود پرداخت‌های ماهیانه را تعیین کنید.

طبق آنچه که دارید و مطابق با درآمد واقعی‌تان خرج کنید، نه مطابق با درآمد خیالی‌تان. شاید فکر کنید درآمد بالایی دارید، اما واقعا مقدار پولی که سر ماه به حساب‌تان واریز می‌شود این تصور را تأیید نکند.

برای مدیریت هزینه های زندگی، هوشمندانه سرمایه‌گذاری کنید.

• تمام راه‌های سرمایه گذاری را بشناسید

وقتی کودکی و نوجوانی را به پایان می‌رسانید و وارد دنیای بزرگسالان می‌شوید، تمام تصوراتی که نسبت ‌به پول داشته‌اید رنگ می‌بازد و با دنیای جدیدی مواجه می‌شوید. در کودکی و نوجوانی تصورتان از درآمد فقط حقوق و دستمزد بود. حالا می‌بینید که درآمد خانوار، از راه‌های متنوعی تأمین می‌شود، که فقط یکی از آنها حقوق و دستمزدی است که سر ماه به حساب‌تان واریز می‌شود.

در این زمان است که می‌بینیم دنیای امور مالی و پول پیچیده‌تر از آن است که خیال می‌کردید. با دنیای سهام‌ها و بازار بورس بیشتر آشنا ‌می‌شوید. هرقدر که بیشتر با اسناد مالی و قابلیت‌های آن آشنا شوید، بهتر می‌توانید پول‌تان را مدیریت کنید. تنوع روش‌های سرمایه‌گذاری آنقدر زیاد است که نمی‌توان با جزئیات همه ‌آن‌ها آشنا شد. بهترین راه‌حل سپردن کار به یک مربی مالی است.

• برای بازنشستگی خود سرمایه‌گذاری کنید.

یکی از حساس‌ترین مقاطع زندگی دوران بازنشستگی است. سنی که در آن دیگر توان کار کردن وجود ندارد و باید از ثمره تلاش دوران جوانی استفاده کرد. اگر در جوانی به فکر بازنشستگی خود نباشید قطعا با چالش‌های فراوانی روبه‌رو خواهید شد. پیشنهاد من این است که حتما بخشی از پس‌‌انداز ماهیانه خود را برای بازنشستگی‌تان سرمایه‌گذاری کنید.

• جوانی بهترین سن برای پس انداز و سرمایه گذاری

حتی اگر دانشجو هستید هم باید به فکر پس‌انداز  و سرمایه‌گذاری باشید. اگر پس‌انداز خود را سرمایه‌گذاری کنید، خواهید دید که مبلغی که ابتدا مثل یک گلوله‌ی برفی بود، حالا به یک بهمن تبدیل شده است. آینده‌نگری همیشه به نفع شما خواهد بود.

استراتژی های کاهش هزینه سازمان:

به منظور کاهش هزینه ها در کسب و کارها، راهکارها و استراتژی هایی در نظر گرفته شده است که از جمله استراتژی های کاهش هزینه (ابزار و فنون مدیریت هزینه)، می توان به استراتژی های زیر اشاره داشت که هر سازمان می تواند متناسب با نوع کسب و کار خود، از آن ها استفاده نماید.

• استقرار سیستم های هزینه یابی بر فعالیت (ABC)،توجه به هزینه های طول چرخه عمر محصولات،مدیریت بر مبنای فعالیت (ABM)،الگو برداری از بهترین ها،استقرار سیستم های هزینه یابی استاندارد و تجزیه و تحلیل انحرافات،مدیریت هزینه انرژی و جلوگیری از اتلاف آن،مدیریت مواد اولیه،بهبود مستمر فرآیندهاريا،مدیریت موجودی ها،صرفه جویی در مقیاس بزرگ،کاهش ضایعات،آموزش کارکنان،استفاده از تکنولوژی های نوین متناسب با ظرفیت،استقرار درست، وظایف ماشین آلات و ساختمان ها،کمیته راهبری کاهش هزینه ها در سازمان ها به صورت میان وظیفه ای،اصلاح نگرش های مدیران و کارکنان،استفاده از رویکرد شش سیگما،ارتقا کیفیت تطابق محصول،استفاده بهینه از تمامی ظرفیت های موجود،آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره وری،اصلاح ساختار سازمانی (مهندسی مجدد در سازمان)،توجه به سیستم اطلاعاتی (سرعت و دقت بخشیدن به سازمان)،کاهش سهم نیروی انسانی بخش های ستادی به صف،فعال کردن نظام پیشنهادات و انتقادات،ترویج کار گروهی،تشکیل حلقه کیفیت (QCC)،ایجاد نظام ارزیابی اثر بخش،ایجاد سیستم انگزیشی مناسب در سازمان،توسعه خلاقیت، نوآوری و کار آفرینی در سازمان،تقویت دیدگاه های مدیریت مالی در بین همه مدیران سازمان.

 

 

 

تحولات نگرشی لازم برای اجرای مدیریت هزینه:

سازمان ها به منظور اجرای اثر بخش برنامه های کاهش هزینه و مدیریت بایستی زمینه سازی نگرشی در ذهن تمامی مدیران و کارکنان سازمان صورت گیرد که از جمله مهم ترین این نگرش ها می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• از تمرکز به تولید، به تمرکز بر مشتری
• از نظام تولید سنتی، به نظام نوین
• از اطلاعات بسته، به اطلاعات شفاف
• از رئیس، به مشتری
• از قسمت، به فرآیند
• از وضعیت، به نتیجه
• از نگرش برنده – بازنده، به نگرش برنده – برنده

مدیریت هزینه های سازمان

به دلیل نبود راهکارها و سیستم‌های مناسب جهت مدیریت هزینه‌های سازمان معمولا این حوزه از فعالیت‌های سازمان به صورت دستی و کاغذی ثبت، نگهداری و نظارت شده که علاوه بر تحمیل زمان و هزینه اضافی به سازمان، با دقت کم انجام پذیرفته و غیر قابل گزارش‌گیری خواهند بود.

راهکار مدیریت هزینه‌های سامانه‌های مدیریت با نگاه به ارائه راهکار استاندارد و قابل استفاده برای انواع سازمان‌ها در حوزه کسب‌وکارهای مختلف، چرخه هزینه از لحظه ثبت تا وضعیت پرداخت را مدیریت می‌نماید. در این راهکار با تمرکز بر دو بخش اصلی شامل تنظیمات چرخه مدیریت هزینه (Cost Management) سازمان شما که بر پایه تعاریف مختلف از انواع هزینه ها در سازمان شما بر حسب فواصل زمانی (به‌طور مثال ۶ ماهه اول سال ۹۸ یا فصل بهار ۹۸ یا …) و موقعیت جغرافیایی مختلفی که این هزینه ها در سازمان شما دارد قابل تعریف و ویرایش می‌باشد.

این ویژگی به سازمان شما کمک می‌کند تا بر حسب نوسانات شرایط اقتصادی کشور یا ملاحظات خاص مدیریتی خود، بتوانید به صورت پویا و داینامیک استانداردهای هزینه سازمان خود را ثبت، ویرایش و مدیریت نمایید.

در بخش دوم راهکار تمرکز اصلی بر روی فعالیت‌های مربوط به چرخه ثبت هزینه ها در طبقه‌بندی‌های مختلف با وضعیت‌های پرداختی مختلف و خودکارسازی روال‌ها و فرآیندهای تأیید این هزینه ها در سازمان شماست.

خروجی راهکار مدیریت هزینه های سامانه‌های مدیریت برای مدیران سازمان، داده‌های دقیق و شفاف از میزان، نوع و زمان هزینه‌های مختلف سازمان خود شامل هزینه‌های داخلی سازمان به تفکیک نوع و هزینه‌های مربوط به تک تک مشتریان بر حسب نوع و دسته‌بندی‌های مختلف خواهد بود تا مدیران سازمان با کمک این داده‌ها بتوانند با برنامه‌ریزی صحیح، اعمال کنترل مدیریت هزینه ها و تصمیم‌گیری عقلائی در جهت تحقق اهداف سازمان خود گام بردارند.

مدیریت هزینه شرکت

معمولا  کسب و کارهای کوچک در محاسبات هزینه های خود در سازمان دچار خطا و سردرگمی می شوند، و هنگامی که می خواهند تراز درآمد و مخارج را بگیرند، متوجه میزان عدم متناسب بودن هزینه ها بر در آمد می شوند.اما چه روشی برای مدیریت هزینه های شرکت موثر است که منجر به کاهش هزینه شود؟

در ادامه چند نکته حائز اهمیت  در خصوص مدیریت هزینه های شرکت را تشریح می کنیم.

• تامین کنندگان را  بازنگری کنید.

بازنگری در تامین کنندگان و یکپارچه کردن یا تغییر دادن آنها می تواند، در کاهش هزینه ها موثر باشد. بهتر است در پایان سال مجددا در لیست تامین‌کنندگان خود بازنگری کنید، گاهی می توان با سپردن تامین چند کالا به یک تامین‌کننده هزینه های خرید را کاهش داد.

همچنین باید در نظر داشت که بازنگری در تامین‌کننده اصلی می‌تواند باعث پیدا کردن فرصت های جدید برای خرید شود. با تامین‌کنندگان اصلی و قدیمی خود صحبت کنید و با تاکید بر سابقه زیاد خرید و خوش حسابی خود از آنها تخفیف بگیرید و یا برنامه های پرداختی بهتری به دست آورید. تامین‌کنندگان تازه کار و محلی نیز می توانند قیمت های مناسبی ارائه دهند، از آنها غافل نشوید.

• از آب گل آلود رقبا ماهی بگیرید.

ایجاد حس رقابت بین تامین‌کنندگان می تواند قیمت های جالبی برای شما به ارمغان آورد، مداوم به تامین‌کنندگان خود یادآوری کنید که رقبایی در این عرصه دارند. حتی اگر قصد تعویض تامین‌کننده خود را ندارید، مستمر مسئله وجود رقبا و دیگر تامین‌کنندگان را به او گوشزد کنید، تا او نیز پیشنهاد های جذابی به شما ارائه کند. تامین‌کنندگان را مجبور کنید برای به دست آوردن شما با هم رقابت کنند.

• نگهداری موجودی انبار برای مدت زمان طولانی

هر کالایی که برای مدت طولانی در انبار می ماند علاوه بر افت سرمایه، هزینه های قابل توجهی نیز برای نگهداری و خرابی کالا به سازمان تحمیل می کند. در اولین فرصت به داده های خرید و فروش خود توجه کنید و کالاهایی با قیمت بالا و زمان ماندن زیاد در انبار را شناسایی کنید.

کالاهایی که به علت شرایط خاص نگهداری هزینه حفظ موجودی زیادی دارند را بشناسید و با اصلاح فرآیند خرید میزان موجودی های خود را کاهش دهید. با این کار علاوه بر کاهش هزینه های اجرایی میزان سرمایه درگیر شرکت را نیز کاهش داده اید.

 

 

 

• برای کاهش هزینه ها در پرداخت هزینه ها خلاقیت و نوآوری داشته باشید.

به جای پرداخت هزینه های ثابت برای هر کار بهتر است، روش هایی را امتحان کنیدکه هزینه آنها متناسب با میزان کار است. اگر ساختار شرکت شما به گونه ای است که این امکان برای شما وجود دارد، که پرداخت حقوق به کارمندان را براساس عملکرد آنها برنامه ریزی کنید، در صورت امکان بخشی از فعالیت های شرکت را برون سپاری کنید و حتی الامکان اجاره کردن سرویس ها و مستغلات را به جای خرید آنها در نظر بیاورید. استفاده از روش های Cloud Based (رایانش ابری) می تواند در هزینه های نرم افزاری شما کاهش مهمی ایجاد کند.

زمانی که سازمان میل به خلاقیت و یادگیری داشته باشد، این موضوع در محیط داخلی و منابع انسانی نیز موثر واقع می شود، گاهی سازمان با اجرای نادرست استراتژی هایی برای کاهش هزینه نه تنها هزینه ها را کاهش نمی دهد، بلکه هزینه اضافی نیز متحمل می شود، در برخی از موارد کاهش هزینه ها با شکست رو به رو می شود، دلایل متعددی برای شکست مدیریت هزینه ها وجود دارد که در ادامه به آن می پردازیم:

عوامل موثر در شکست مدیریت هزینه ها

• عدم پایبندی افرادی که در راس هرم سازمان قرار دارند، مثل مدیران در سطوح ارشد و میانی سهل انگاری نسبت به پیاده سازی استراتژی کاهش هزینه ها از سوی افراد موثر در سازمان باعث شکست قطعی می شود، چرا که کارکنان سازمان از خط مشی رفتاری شما پیروی می کنند، درصورتي كه درقبال استراتژي كاهش هزينه، تعهدي از سوی شما وجود نداشته باشد، كاركنان به عنوان يك دغدغه زودگذر به آن نگاه مي كنند.
• شناخت نادرست از عواملی که منجر به کاهش هزینه می شود، چه هزینه هایی را باید کاهش داد؟ کاهش منابع انسانی بدون در نظر گرفتن سودآوری که برای سازمان دارند! خیر!بلکه،کاهش هزینه موفق شامل عواملی می شود که فاقد ارزش افزوده باشند.
• از دیگر موادی که در مبحث کاهش هزینه مورد توجه قرار می گیرد، فعالیت های پشتیبانی است (هزینه های غیر مستقیم) برای اینکه این هزینه های به طور موفق کاهش یابند، نياز به اتخاذ رويكردي دارند،تا اهميت خدماتي كه هربخش پشتيباني ارائه می دهد مشخص شود، این مسئله منجر می شود تا مدیریت در بخش های غیر حیاتی کاهش یابد و منابع به سوی زمینه های کلیدی هدایت شود.

متاسفانه در کشور ما زمانی که صحبت از کنترل هزینه ها در سازمان می شود، مدیران سنتی ابتدا به فکر تعدیل نیرو و در مرحله دوم در کیفیت محصولات و خدمات خود تغییراتی اعمال می کند، که شما بهتر از هرکس از عواقب آن آگاه هستید.

عدم ابزار مناسب برای اندازه گیری میزان موفقیت استراتژِی کاهش هزینه از عوامل دیگری است،که باعث شکست می شود. هنگامي كه معيارهاي اندازه گيري مناسب نباشند به نظر می رسد به اهداف كاهش هزينه دست يافته اید، اما دركنار آن هزينه هاي ديگري برشركت تحميل شده است.

عدم مقبولیت استراتژي كاهش هزينه دربين افراد سازمان نيز از عوامل ديگر شكست محسوب می شود، وقتي به صورت ناگهاني مزايايي قطع شود و يا منابع انسانی تعدیل شوند، مسئوليت پذيري افراد براي كاهش هزينه سازمان كم مي شود.

 

 

 

نتیجه گیری :

در این مطلب سعی کردیم بهترین روش‌های مدیریت هزینه های زندگی را به شما آموزش بدهیم.

مدیریت هزینه‌ها، کاهش هزینه‌ها و مخارج، برنامه‌ریزی و تمام تلاش‌های شما وقتی ارزش دارد که ارزش و سودی در آینده به شما برسد. برای داشتن آینده‌ای بهتر باید از هر فرصتی برای سرمایه‌گذاری استفاده کنید. مهم نیست که سرمایه اولیه شما چقدر است و ماهانه چه میزان می‌توانید سرمایه‌گذاری کنید، مهم این است که از کوچک‌ترین قدم‌ها برای سرمایه‌گذاری شروع کنید. ساختن آینده بهتر با همین گام‌های کوچک امکان‌پذیر است.