مدیر داخلی کیست و چه وظایفی دارد؟

معرفی حرفه (شغل) مدیریت داخلی

تمامی شرکت ها یا سازمان ها برای یک سری از امور خود نیازمند مدیر داخلی می باشند. که برای انتخاب مدیر داخلی باید سعی کنند یک فرد مطمئن و جدی را برگزینند.

یک مدیر داخلی باید ارتباط مستقیمی با مدیریت کل باید داشته باشد تا هر جریانی که رخ میدهد سریعا به او گزارش دهد.به بیان ساده این سمت زیر نظر مدیر عامل کار میکند اما ارتباط کاری مستقیم با مدیران و هماهنگ کننده های بخش های انجمن سازمان نیز دارد.

مدیر داخلی در فضای مجموعه و در کنار کارمندان است و نحوه کار آنان را ارزیابی می کند و اگر اشتباهی رخ دهد به فرد مقابل تذکر می هد. اینگونه باید بگوییم که کنترل عمومی مجموعه چه در سازمان و چه در شرکت ها به عهده مدیر داخلی می باشد.

بسیاری از افرادی که درگیر سمت های سازمانی و مؤسسه ای هستند با عناوین متفاوتی در حوزه مدیریت روبرو می شوند. یکی از این عناوین مورد بحث و حیاتی در درجه های سازمانی آشنایی با وظایف مدیر داخلی است.
افراد بسیاری در تلاش هستند که به این سؤال که کار مدیر داخلی چیست ؟ پاسخ دهند. به جرأت  گفته می شود سمت سازمانی مدیر داخلی از حیاتی ترین رده های سازمانی برای رشد و پیشرفت است. چرا که مدیر داخلی هماهنگ کننده مقامات بالاتر (ارشد) با کارکنان بوده و باید از کوچکترین مسائل موجود در محیط کاری و مرتبط با کارکنان آگاهی داشته باشد و از طرف دیگر وظیفه گزارش رسانی بدون هیچ قید وشرط و هیچگونه کم و کاستی را بطور کامل دارد.

مدیر داخلی کیست؟

لازم است بدانید که مدیر داخلی در فضای مجموعه و در کنار کارکنان دیگر حضور مستمر دارد و فعالیت می‌کند و هم چنین بر همه ی کارها و مسئولیت اعضای تیم نظارت می کند.  این فرد باید به طور تمام وقت در شرکت حاضر باشد و در صورت رخ دادن هر اشتباهی به کارکنان تذکر دهند، در واقع می‌توان گفت که کنترل عمومی کل مجموعه به عهده مدیر داخلی است.

باید گفت که مدیر داخلی یکی از مهم‌ترین سمت‌های یک مجموعه است زیرا می‌تواند باعث رشد و پیشرفت یک مجموعه باشد. درست است که وجود هر فرد در یک مجموعه هم می‌تواند باعث پیشرفت و رشد و هم باعث پسرفت و ضرر باشد. اما مدیر داخلی به دلیل گستره مسولیتی که دارد و تسلطی که بر همه افراد مجموعه دارد، تأثیر بیشتری را خواهد داشت.

به دلیل اهمیت سمت مدیر داخلی اغلب مدیر عاملان افرادی را انتخاب می‌کنند که در این سمت تجربه کافی داشته باشند و دارای دانش و اطلاعات زیادی در این زمینه باشند. ضروری است  بدانید که مدیر داخلی زیر نظر مدیر عامل است و همچنین کارکنان تحت‌نظر مدیر داخلی هستند. البته مدیرعامل با همه ی مدیران در رده‌های دیگر ارتباط دارد و مداوما جلساتی را در جهت بهبود خدمات ‌دهی مجموعه برگزار می‌کند.

مدیر داخلی بعد از مدیرعامل از بزرگترین وظایف و مسئولیت‌ها برخوردار است. مدیر داخلی دارای وظایف متنوعی از جمله هماهنگی همه ی امور برون سازمانی و درون سازمانی است. قطعاً انتخاب یک مدیر داخلی بدون تجربه می‌تواند مشکلات و زیان‌های مختلفی را به مجموعه وارد کند.به همین دلیل تأکید می‌کنیم که افرادی را در مجموعه خود استخدام کنید که دارای تجربه و مهارت کافی در این زمینه باشند و نیز از برخی ویژگی‌های اخلاقی و شخصیتی مانند اشتیاق نسبت به یادگیری، خوش‌اخلاق بودن،انرژی زیاد داشتن، سازگار بودن با محیط و… برخوردار باشد.

مقاله پیشنهادی :  بازار کار در رشته های مدیریت

شروط سازمانی در شغل مدیر داخلی چیست ؟

همانطور که گفتیم شغل مدیر داخلی از جمله رده های تحت نظر مدیر عامل است و در عین حال بصورت مستقیم با مدیران رده های دیگر ارتباط کاری داشته و کارمندان هم زیر نظر او فعالیت می کنند. مدیر داخلی باید همواره محیط کاری را تحت نظارت قرار داده و در صورت وجود کوچکترین مشکلی، آن را با مقامات ارشد در میان گذاشته و در برای حل و رفع مشکل و هماهنگی بهتر تلاش کند.

حوزه ارتباطی در کار مدیر داخلی چیست ؟

مدیر داخلی شرایط کاری وسیعی دارد که بخشی از آن مربوط به امور درون سازمانی و برخی دیگر برون‌سازمانی محسوب می‌شود. اولین بخش در حیطه ارتباطات درون سازمانی است و بدین شرح است که مدیر داخلی نقطه مرکزی یک سازمان محسوب می شود و اغلب هماهنگی ها، پیام ها و امور اجرایی و اداری و پیگیری ها زیر نظر او صورت می گیرد.

شرایط کاری وسیع یک مدیر داخلی در دو بخش قابل بررسی است:

 اولین بخش در حیطه ارتباطات درون سازمانی است و بدین شرح است که مدیر داخلی هسته ی مرکزی یک سازمان یا اداره محسوب می شود و اکثریت هماهنگی ها، پیام ها و امور اجرایی و اداری و پیگیری ها زیر نظر او انجام می گیرد. بعد از سمت مدیرعامل، مدیر داخلی گسترده ترین حوزه ارتباطی را در اختیار دارد و بنابراین باید از پایین ترین تا بالاترین رده های سازمانی، وظایف های مرتبط با آن ها، نوع درخواست ها، حوزه های شغلی و استخدامی و بسیاری موارد دیگر آگاهی داشته باشد.

بخش دوم کاری مدیر داخلی سازمان مربوط به ارتباطات بیرون از سازمان است: همه ی این وظایف در گرو آداب معاشرت و برقراری ارتباط صحیح و تأثیر گذار مدیر داخلی با سازمان ها و خدمات دیگر در ارتباط است. او بایدتوانایی برقراری ارتباطات صحیح و امور سازمانی را در هر زمان و در هر مؤسسه ی دیگری داشته باشد و مسائلی از این قبیل را به خوبی پیگیری کند و از گره و مسائل موجود در روند انجام کار در سازمان های بیرونی آگاه باشد و در کمترین زمان ممکن در جهت رفع و حل آنها بکوشد.

ناگفته نباشد افرادی که در این حوزه تسلط و تجربه کافی را نداشته باشند به‌  درستی نمی‌توانند انجام وظیفه کنند.

مدیر داخلی در کنار ارتباط داشتن با کارکنان مجموعه می‌بایست با مدیرعامل در ارتباط باشد و گزارش‌ها را به طور مرتب به مدیرعامل تحویل دهد.

مقاله پیشنهادی :  نحوه ی مدیریت هزینه

ویژگی های شخصیتی مطلوب در شغل مدیر داخلی چیست ؟

مدیر داخلی باید مشتاق برای یادگیری به روز ترین مباحث در حیطه ی کاری اش باشد و به یادگیری نرم افزارهای مرتبط و یا زبان های مختلف مشتاق باشد تا بتواند ارتباط تأثیر گذاری با درون و بیرون سازمان برقرار کند.

از مهمترین ویژگی شخصیتی وی می توان به شکیبایی،سازگاری و انعطاف پذیری اش اشاره نمود. ممکن است در ساعات غیر ارادی یا روزهای تعطیل لازم باشد که از سازمان نظارت کند و به مسائل موجود رسیدگی کند.

به عبارتی مدیر داخلی مانند یک پزشک باید همیشه برای خدمت رسانی به سازمان حاضر باشد. بدلیل ارتباطات پیچیده و مختلف در هم، نیاز به برقراری نظم و انضباط بسیار دقیق است تا کارها در سمت و سوی خود دنبال شوند و یک مدیر داخلی بایستی حتما بتواند این نظم را برقرار کند.

خصوصیات شخصیتی مدیر داخلی چیست؟

همان‌طور که در صحبت های قبلی به آن اشاره کردیم، دارا بودن از برخی ویژگی‌ها می‌تواند برای مدیر داخلی مؤثر باشد. در اصل اگر مدیر داخلی از یکسری ویژگی‌ها برخوردار باشد، می‌تواند در کار خود موفق‌تر و بهترعمل کند؛ بنابراین در زمان استخدام مدیرداخلی باید به این نکات توجه شود و هر شخصی که از چنین ویژگی‌هایی برخوردار است، برایشان امتیازی مثبت در نظر بگیرید.

همنطور که گفتیم مهم‌ترین ویژگی‌های شخصیتی مدیر داخلی عبارتند از:

• مشتاق به یادگیری مطالب و تجربیات جدید بودن
•  دارای روحیه انعطاف پذیری و سازگاری با محیط
• لازم و دقیق بودن در تمامی کارهای خود
• قدرت تشخیص به موقع مسائل و تصمیم گیری درست و رسیدگی مناسب به موضوع
• دارای مهارت روابط‌عمومی بالا
• شناخت افراد مختلف و انتخاب بهترین برخورد با آنها
• توانایی هماهنگی همه کار ها و مسئولیت‌پذیر بودن
• خوش‌رو و خوش اخلاق بودن
• دلسوز و متعهد بودن به مسئولیت‌ها و وظایفش
• دارای ظاهر مناسب و مناسب با شناخت رسمی
• دارای ذهن منطقی و هوشیار

مدیر داخلی برای اینکه بتواند در حوزه ارتباطی خود موفق باشد باید دارای ویژگی‌های خاصی باشد. البته داشتن آنها ضروری نیست اما می‌تواند در حیطه کاری او بسیار مؤثر واقع شود.

توانایی های فنی؛مهارتی مطلوب برای احراز سمت مدیر داخلی

•  حداقل دارای مدرک تحصیلی کارشناسی؛ ترجیحا در یکی از رشته های روابط عمومی و یا مدیریت
•  حداقل ۵ سال سابقه کار مرتبط در این زمینه
•  روابط عمومی قوی و خوب
•  آشنا با اصول مکاتبات اداری (مفاهیم دبیرخانه)
•  مسلط به نرم افزارهای کابردی (Office) و به روز
• تایپ سریع
• آشنا به ویندوز (اشکالات متداول ویندوز)
•  آشنا با زبان انگلیسی
• همچنین سابقه کار در انجمن یوزپلنگ ایرانی، یک مزیت به حساب خواهد آمد.

وظایف نسبت به مدیرعامل:

• چک کردن همه ی ایمیل های ارسالی از طرف مدیرعامل و پاسخ به آنها
• اشراف کامل به ارتباطات (Contact ) انجمن و مدیرعامل و تسلط در پیدا کردن شماره ها و به روزرسانی آنها
•  دقت در راهنمایی و احترام به دوستان و میهمانان مدیرعامل
• دقت در انجام اموری که باید به مدیرعامل یادآوری شود
•  اطلاع رسانی به مدیرعامل نسبت به همه ی امور
•  ایمیل هایی که برای مدیرعامل ارسال شده حتما تا حصول نتیجه نهایی پیگیری گردد.
• اقدامات لازم جهت اخذ ویزا و بلیط و امور مربوط به آن
•  آماده کردن چک لیست سفرهای داخلی و خارجی مدیرعامل و اطمینان از آماده بودن ملزومات سفر

شرح وظایف در قبال مدیران دیگر:

•  برقراری تماس های درخواستی مدیر و ارائه بازخورد در رابطه با تماس (در صورت عدم موفقیت یا موکول آن به زمان بعد)
•  حساسیت فراوان در خصوص برگزاری به موقع جلسات داشته باشد

قرارداد و میزان حقوق و مزایای سمت مدیرداخلی

قرارداد یک مدیرداخلی تمام وقت است. میزان حقوق وی در آن ذکر شده است. عقد قرارداد استخدامی با مدیر داخلی منوط به ارائه سفته به مقدار ۵۱ برابر حقوق ماهیانه ی وی میباشد.

پاداش و جریمه های احتمالی به تشخیص مدیر مربوطه و نسبت به معیارهای زیر تعیین می شود:

• .نظم و ضابطه مندی میزان کارکرد، ورود وخروج دقیق، پیروی از قوانین و آموزشها و…
• تسلط به ابزار کار تایپ، نرم افزار، استفاده بی اشتباه از دستگاه ها و آماده سازی بی نقص فایلها و نامه ها و …
•  میزان رضایت مدیران مخصوصا مدیرعامل
•  انعطاف پذیری وانجام وظایف فرا تر از مسوؤلیتش،کارهای پیش بینی نشده و به اقتضای شرایط به وی سپرده میشود.
• اخلاق حرفه ای و قدرت روابط عمومی بالا

اختیارات و امکانات موجود برای این سمت (مدیر داخلی)

•  رایانه، تلفکس، پرینتر، اسنکر، دستگاه پوز بانکی،دسترسی به قسمت های مهمی که دیگر اعضا توانایی دسترسی به آنها را ندارند.
• با هماهنگی مدیر مربوطه عامل برای انجام امور برنامه ریزی کرده
• خلاقیت شخصی داشته باشد.
• اختیارات بر حسب موارد کاری به تشخیص مدیرعامل به مدیر داخلی داده میشود.