یک مدیر نمی‌تواند هر کدام از بخش‌های سازمان خود را با سبکی جداگانه مدیریت کند. چرا که تمام این بخش‌ها با هم ارتباط داشته و مهم‌تر از آن، از هم اثر می‌پذیرند. تفکر سیستمی در مدیریت نگاهی را پیشنهاد می‌دهد که در آن سازمان یک کل واحد است و تمام اجزا با توجه به نقش و هدف خود در این کل واحد تعریف می‌شوند.
رسیدن به تفکر سیستمی و پیاده‌سازی آن در سازمان باعث منفی شدن آنتروپی و حفظ بهتر اتحاد تیم خواهد شد. اما باید توجه داشت که در این راه موانعی هم وجود دارد. موانعی مثل نگاه جزئی و تکیه بر تحلیل. در این مقاله قصد داریم به تفکر سیستمی در مدیریت ، مزایا و موانع رسیدن به آن بپردازیم.
تفکر سیستمی چیست؟
برای رسیدن به تعریف تفکر سیستمی در مدیریت ابتدا باید مفهوم سیستم را بررسی کنیم. سیستم طبق تعریف ویکی پدیا «مجموعه‌ای از اجزای مرتبط است که در کلیت خویش برای ایفای وظیفه‌ای مشخص در کنش متقابل و هماهنگ با محیط است». به زبان ساده‌تر می‌توان گفت که سیستم را اجزایی تشکیل می‌دهد که به هم وابسته بوده و در راه رسیدن به یک هدف مشخص با یکدیگر تعامل دارند.
اجزای سیستم از هم جدا بوده اما با تعامل و ارتباطی که در راه رسیدن به هدف دارند، در کل یک واحد را تشکیل خواهند داد. واحدی که با محیط خود ارتباط داشته و از آن تاثیر می‌پذیرد. اجزای اصلی و همیشگی سیستم عبارتند از: ورودی، خروجی، پردازش و بازخورد.
اگر سازمان را یک سیستم در نظر بگیریم، منابع سازمانی در جایگاه ورودی، نتایج در جایگاه خروجی، برنامه‌ریزی و عملیات انجام شده در جایگاه پردازش و واکنش مشتریان یا دیگر ذی‌نفعان در جایگاه بازخورد قرار می‌گیرد.
تفکر سیستمی در مدیریت به این معنا است که مدیر، سازمان تحت رهبری خود را مثل یک سیستم ببیند. یعنی آگاه باشد که تمام اجزای سازمان به هم وابسته‌اند و از هم تاثیر می‌پذیرند. تفکر سیستمی در مدیریت بر اساس نظریه عمومی سیستم‌ها شکل گرفته است. در این نظریه ویژگی‌های عمومی سیستم به شکل زیر بیان می‌شود:
ویژگی‌های تفکر سیتمی در مدیریت :
- تمام اجزا به هم پیوسته و با هم مرتبطند. عناصر مستقل و ناپیوسته قادر به تشکیل یک سیستم نخواهند بود.
- ما با یک کل طرف هستیم و اجزا به خودی خود معنایی ندارند.
- سیستم با وجود یک هدف تعریف می‌شود.
- هر سیستم دارای ورودی و خروجی و محل تبدیل آن‌ها به یکدیگر است.
- بقای سیستم همواره در گرو مبارزه با آنتروپی است و آنتروپی مثبت آن را به سمت نابودی می‌کشاند.
- اجزای سیستم باید با در نظر داشتن هدف نهایی تنظیم شوند.
- هر سیستم برای سیستم دیگری محیط به حساب می‌آید.
- گاهی ایجاد مرز در سازمان مورد نیاز است. مثل ایجاد واحدهای تخصصی برای انجام وظایف.
- در یک سیستم باز می‌توان از ورودی‌های متفاوت به خروجی‌های یکسان رسید.
تفکر سیستمی در مدیریت بارها امتحان خود را پس داده است. این تفکر به مدیران کمک می‌کند تمام سازمان خود را به صورت یک کل دیده و به بازخورد یا فیدبک اهمیت ویژه‌ای بدهند. نگاه سیستمی به سازمان آنتروپی را منفی کرده و حفظ کردن آنتروپی در این حالت را به یک الزام همیشگی برای مدیر تبدیل می‌کند.
برای همین است که می‌گوییم تفکر سیستمی در مدیریت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. به عبارت دیگر تفکر سیستمی یک شیوه جدید برای اندیشیدن است که در آن به جای جستجو برای علت اتفاقات، سریال اتفاقاتی که به این اتفاق مشخص ختم شده را بررسی می‌کنیم و به جای پیدا کردن مقصر به ریشه‌یابی مشکل اهمیت می‌دهیم.
اشتباهات رایج در تفکر سیستمی در مدیریت
تفکر سیستمی برای سازمان‌ها مفید است اما هر مدیری در رسیدن به آن موفق عمل نمی‌کند. باید توجه داشت که در راه پیاده‌سازی تفکر سیستمی در مدیریت سازمانی، موانع و دام‌هایی وجود دارد که شناخت آن‌ها به پشت سر گذاشتنشان کمک خواهد کرد.
-
نگاه میکروسکوپیک:
همانطور که گفتیم، تفکر سیستمی در مدیریت تاکید ویژه‌ای روی کل‌نگری دارد. در این تفکر هر جزء باید با نقشی که در تیم دارد و هدفی که برای تیم دنبال می‌کند تعریف شود و به خودی خود بی‌معنا است.
جزء نگری اگر از کنترل خارج شود سازمان را به مجمع‌الجزایری تبدیل می‌شود و هر بخش مثل یک جزیره، مستقل از دیگر بخش‌ها فکر و عمل می‌کند.
این یعنی آنتروپی مثبت و زوال سیستم. توجه داشته باشید که جزء‌نگری به طور کامل رد نمی‌شود و استفاده از آن در کنار کل‌نگری لازم است. شناختن درختان و ویژگی‌های آن‌ها اگر با یک نگاه ماهواره‌ای به کل جنگل همراه شود، برنامه‌ریزی برای توسعه و اصلاح جنگل را ساده‌تر و اثربخش‌تر می‌کند.
-
تمرکز بیش از حد روی رخدادها:
همه ما تحت تاثیر رخدادهای محیطمان قرار می‌گیریم. رویکرد پیشنهادی تفکر سیستمی در مدیریت، نگاه کلی و درک الگو یا Pattern رخداد ها است. تمرکز بیش از حد روی رخدادها یعنی برای مثال آمار فروش شرکت با افت روبرو شود و خیلی سریع به‌دنبال پیدا کردن مقصر بگردیم. در حالی که رویکرد درست، پیدا کردن ریشه مشکل و سلسله اتفاقاتی که به این افت منجر شده را شامل می‌شود.
-
فرافکنی:
تفکر سیستمی در مدیریت بیان می‌کند که همیشه اشکال جایی در خود سیستم است. فرافکنی یعنی یک عامل بیرونی را برای مشکلات درونی مقصر کنیم و مسئولیت را از گردن خود برداریم.
-
نگاه صفر و یکی:
کمتر کسی است که نداند دنیای امروز دنیای صفر و یکی دیدن نیست. حقایق دنیا هیچکدام سیاه یا سفید نیستند و هر پدیده‌ای جنبه‌های مثبت و منفی مخصوص به خود را دارد. نگاه صفر و یکی یعنی مسائل را به شیوه‌ای اغراق آمیز دیده و از حقیقت دور شویم.
-
تفکر قالبی:
تفکر سیستمی در مدیریت به مدیری با فکر باز مهر تایید می‌زند. مدیری که به جای استفاده از چارچوب‌های از پیش تعیین شده، چارچوب‌های تازه‌ای متناسب با کسب‌وکار تحت مدیریت خود تعریف می‌کند.
-
نگاه سطحی:
هر اتفاقی که در سازمان می‌افتد، ریشه‌ای عمیق در ساختار سازمان دارد و نتیجه چندین اتفاق است. یکی از اشتباهات رایجی که روی تفکر سیستمی اثر منفی می‌گذارد، نگاه سطحی و توجه نکردن به علت‌ها است. تفکر سیستمی در مدیریت از مدیران می‌خواهد با دیدن نشانه‌های یک مسئله در سازمان، روی آن وقت گذاشته و آن را ریشه‌یابی کنند تا علت اصلی مشکل پیدا و حل شود.
-
تکیه بر تحلیل:
تحلیل مسائل تنها یک راه برای شناخت آن‌ها بوده و کامل‌ترین راه ممکن نیست. بعضی از مدیران فکر می‌کنند برای تمام مسائل یک راه حل درست وجود دارد و آن راه از طریق تحلیل به دست خواهد آمد. تفکر سیستمی در مدیریت به جای استفاده از تحلیل، ترکیب را پیشنهاد می‌دهد.
در ترکیب، برای بررسی یک جزء از سیستم، به جای تجزیه کل سیستم، آن جزء را به‌عنوان بخشی از کل بررسی می‌کنیم.
-
توجه به کمیت:
جهان اطراف را نمی‌توان تنها با تکیه بر اعداد و ارقام شناخت. بالا رفتن این اعداد و ارقام (مثل ارقام فروش) به معنای رشد است. اما اگر به‌دنبال توسعه هستیم نیاز به تفکر سیستمی و نگاهی چندبعدی خواهیم داشت.
کلام آخر :
تفکر سیستمی در مدیریت نگرش تازه‌ای را نسبت به ساختار سازمان پیشنهاد می‌دهد. در این نگاه تمام مجموعه بر اساس نظریه عمومی سیستم‌ها، یک کل واحد در نظر گرفته می‌شود که هدف مشخصی دارد.
در تفکر سیستمی، هر کدام از اعضای مجموعه با توجه به نقشی که در کلیت آن و تحقق هدف دارند تعریف می‌شوند. به عبارت دیگر، در تفکر سیستمی، نگاه جزئی فقط در کنار نگاه کلی معنا پیدا می‌کند و کاربرد دارد.
اگر مدیران بتوانند از موانع و محدودیت‌های تفکر سیستمی در مدیریت عبور کرده و آن را با موفقیت پیاده‌سازی کنند، یکپارچگی و آنتروپی منفی را در سازمان تحت هدایت خود مشاهده خواهند کرد.
