طراحی لیست قیمت یا فاکتور فروش در شرح شغلی بسیاری از مشاغل از جمله حسابداری، انبارداری و حتی کسب‌وکارهای کوچک محلی ضروری است. لیست قیمت و فاکتورهای فروش، علاوه بر تسهیل مدیریت محصولات و کالاها، ارتباط با مشتری و پروسه ارتباط با واحد فروش و تامین را راحت‌تر می‌کند. علاوه بر این، اغلب سازمان‌ها یا شرکت‌ها این لیست را مبنای خریدهای بزرگ خود قرار می‌دهند. نرم‌افزارهای حسابداری امکان طراحی این نوع از لیست‌ها را به شما می‌دهند اما بهترین برنامه برای ساخت لیست قیمت از لحاظ دسترسی و سادگی نرم افزار اکسل است. ساخت لیست قیمت در اکسل نسبتا راحت است و تنها به آموزشی چند دقیقه‌ای و قدم به قدم نیازمند است. پس اگر در جستجوی یک اپلیکیشن ساخت لیست قیمت هستید یا قصد ساخت لیست قیمت رایگان با اکسل را دارید، تا اتنهای این مطلب همراه ما باشید.
آموزش ساخت جدول پیشرفته در اکسل
برای ساخت یک لیست قیمت در اکسل قبل از هر چیز به رسم جدول نیاز دارید. اکسل نرم افزاری صفحه گسترده و متشکل از سلول‌های متعدد است و همین رسم جدول را بسیار ساده می‌کند. اما طراحی جدول اکسل برای لیست قیمت نکات مخصوص به خود را دارد. برای کشیدن جدول در اکسل طبق مراحل زیر پیش می‌‌رویم:
ابتدا از تب یا سربرگ Page Layout، شیت اکسل را به صورت راست چین و مطابق زبان فارسی تنظیم می‌کنیم. در این سربرگ به قسمت Sheet Options نگاه کنید، روی گزینه Sheet right-to-left کلیک کنید. به این ترتیب اولین سلول شما در سمت راست بالای صغحه قرار می‌گیرد و اکسل به طور کلی راست چین می‌شود.
سپس با در نظر گرفتن تعداد ردیف و ستون و با روش کشیدن و رها کردن سلول‌های مد نظر خود را انتخاب کنید. حال راست کلیک کرده و روی گزینه Format Cells کلیک کنید. یک پنجره برای شما باز می‌شود، اکنون روی برگه Border کلیک کنید. در این قسمت می‌توانید حالت خطوط، رنگ و محل قرار گرفتن حاشیه‌ها را مشخص کنید. این روش ساخت یک لیست قیمت در اکسل بسیار ساده است.
برای حاشیه‌بندی سلول‌ها یک روش دیگر هم وجود دارد. در این روش میانبر، پس از انتخاب کردن سلول‌ها، روی سربرگ Home کلیک کنید. سپس مطابق شکل زیر روی آیکون مرتبط با جدول و حاشیه‌ها کلیک کنید. تغییراتی که هر گزینه اعمال می‌کند به شکل بصری نشان داده شده است. تنظیمات دلخواه را انتخاب کنید. حال یک Table دارید که از دیگر سل‌های اکسل جداست. این تظیمات بیشتر در هنگام پرینت گرفتن کاربرد دارد.
ساخت لیست قیمت در اکسل؛ ساده و با فرمول نویسی
برای ساخت لیست قیمت در اکسل می‌توانید از فاکتورها یا لیست‌های ساده یا فرمول نویسی شده استفاده کنید. شکل فرمول‌نویسی شده ورود داده‌ها را در دفعات بعدی ساده‌تر می‌کند. به این ترتیب لازم نیست داده‌ها هر ستون را به صورت دستی وارد کنید. اطلاعات در هر سلول طبق فرمول‌ها و توابع تعریف شده به صورت خودکار پر می‌شوند. اما شکل ساده فاکتورها هم برای محصولات با تعداد پایین‌تر پاسخگوی شما خواهد بود. در ادامه طراحی یک فاکتور ساده را با یکدیگر بررسی می‌کنیم.
دوره پیشنهادی: آموزش فرمول‌ها و توابع کاربردی اکسل
راهنمای قدم به قدم ساخت فاکتور در اکسل
ابتدایی‌ترین و اولین مرحله برای طراحی فاکتور، رسید یا لیست قیمت، ورود اطلاعات کلی جدول است. اطلاعاتی که باید در جدول ضمن کنید عبارتند از:
- عنوان فاکتور در بالای جدول: فاکتور فروش کالا / خدمات عنوان مناسبی است.
- تاریخ آماده‌سازی فاکتور و همچنین شماره فاکتور؛ برای بایگانی، سندیت و قابل استناد بودن فاکتور
- اطلاعات کامل دو طرف معامله اعم از: فروشنده و خریدار (نام شخص حقیقی یا حقوقی، تلفن یا راه ارتباطی سریع و آدرس)
می‌توانید دو بخش مجزا برای هر یک اختصاص دهید. اطلاعات فروشنده شامل: نام شخص / شرکت، تلفن / موبایل و آدرس است. همین اطلاعات را برای شخص خریدار هم ذکر کنید.
- جدول محصولات یا خدمات که تعداد ردیف‌های آن وابسته به انواع محصولات است. ستون‌های آن معمولا در هر فاکتوری مشابه است و شامل موارد زیر می‌شود:
ردیف، شرح کالا، تعداد، سنجش، قیمت واحد و قیمت کل. - بخش مالی یا حساب‌ها: در این بخش نحوه پرداخت، مبلغ و توضیحات اضافه ذکر می‌شود. همچنین جمع کل حساب، جمع مالیات، جمع تخفیف و مبلغ قابل پرداخت هم باید عنوان شوند. ذکر کردن اطلاعات مالی در هنگام ساخت یک لیست قیمت در اکسل ضروری است.
- هر فاکتور یک بخش مختص به توضیحات و شرایط هم دارد که طبق نظر طرفین معامله قابل مذاکره و قید در فاکتور است.
- بخش انتهایی فاکتور اکسل هم به مهر و امضای فروشنده و خریدار تعلق دارد.
یک نمونه فایل اکسل لیست قیمت را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید. این فایل به راحتی قابل استفاده، پرینت و گسترده‌شدن است. حالا یک فاکتور آماده پرینت و یا قابل استفاده در تمامی سیستم‌ها دارید.
کلام پایانی
در مقاله ساخت یک لیست قیمت در اکسل به طراحی یک فاکتور فروش ساده پرداختیم. پس از خواندن و استفاده از اطلاعات داده‌شده در این مطلب، اولین فاکتور خود را در چند دقیقه طراحی کرده، پرینت بگیرید و با استفاده از نیازهای خود آن را شخصی‌سازی کنید. این فاکتورهای آماده سرعت و نظم کارهای شما را افزایش می‌دهند. طراحی فاکتور فروش و یا ساخت لیست قیمت در اکسل تنها یکی از کاربردهای این نرم‌افزار بی‌نهایت کاربردی است.
دوره جامع آموزش اکسل در مکتب خونه
آموزش های اکسل و تسلط به این نرم افزار در بسیاری از مشاغل از جمله حسابداری، انبارداری، مدیریت پروژه‌ها، مدیریت محصولات و حتی در حوزه مدیریت منابع انسانی ضروری است. ساخت یک لیست قیمت در اکسل یکی از مهارت‌هایی است که با یادگیری اکسل می‌توانید به راحتی از پس انجام آن برآیید. با طراحی همچین فاکتوری در روند قیمت‌گذاری، قیمت‌دهی و رسیدگی به موجودی کالاها، موارد مالی مرتبط با آن و همچنین تحلیل و شناسایی کالاهای پرفروش کم فروش به یک دید کلی می‌رسید.
مزایای اکسل نه تنها شامل سهولت در روند کارهای مدیرتی می‌شود بلکه در ابعاد گسترده روی سبک مدیریت، سیستم کاری شما و پیشرفت سازمان و کارکنان آن در طولانی مدت هم تاثیرگذار است. پس اگر در حوزه‌ای هستید که اکسل می‌تواند به قدم‌های شما در مسیر پیشرفت سرعت ببخشد، حتما آموزش اکسل را در اولویت قرار دهید. برای یادگیری اصول مقدماتی و تسلط کامل به این نرم افزار نگاهی به دوره های آموزش اکسل در مکتب خونه بیندازید. راه پیشرفت برای شما باز است، جلوی خود را نگیرید.
