سازمان‌های پروژه محور همواره با چالشی بزرگ روبرو هستند و آن چالش چیزی نیست جز این که باید نیروی انسانی و منابع مالی و زیرساخت‌های سازمان را برای انجام کدام پروژه به کار گرفت؟ این سوال با مفهوم هزینه فرصت که یکی از مفاهیم بنیادین اقتصادی است معنا می‌یابد. مثلا فرض کنید که ما زمینی در اختیار داریم که می‌توانیم در آن گندم یا جو بکاریم. درآمد ما از کاشت گندم ۱۵۰ و از کاشت جو ۱۰۰ خواهد بود؛ در این صورت اگر ما کاشت جو را انتخاب کنیم ۱۰۰ واحد سود نکرده‌ایم؛ بلکه ۵۰ واحد متضرر شده‌ایم.
در واقع مفهوم هزینه فرصت بر این فرض متکی است که باید بیشترین بهره‌وری از منابع را ایجاد کرد. مدیریت سبد پروژه یا مدیریت مدیریت پرتفولیو می کوشد پاسخ این سوال را پیدا کند که بهترین پروژه برای انجام دادن چیست. قبل از این که به طور عمیق سراغ مدیریت سبد پروژه برویم بهتر است با تعریفی کوتاه سازمان پروژه محور را بشناسیم.
سازمان پروژه محور چیست؟
هر قدر که از شکل‌گیری شرکت‌ها و تکامل آنها می‌گذرد؛ انواع جدیدی از این ساختارهای اقتصادی فرصت حیات می‌یابند و علت هم این است که در هر دوره و بر اساس پیشرفت‌های حاصل شده در علومی مثل مدیریت و منابع انسانی و سرمایه‌گذاری، ایده‌های جدید و نظریات نوینی مطرح می‌شود و بر حسب این ایده‌های نوین ساختار شرکت‌ها نیز دچار تغییرات می‌شود.
شرکت یا سازمان پروژه محور هم حاصل شکل‌گیری نظریات جدیدی است که بر کسب سود بیشتر تمرکز دارند و به دنبال راهی برای رسیدن به بیشترین بهره‌وری ممکن با استفاده از منابعی محدود هستند. تعاریف زیادی برای سازمان پروژه محور ارائه شده اما پذیرفته شده‌ترین تعریف ممکن را می‌توان تعریف زیر دانست:
سازمان پروژه محور سازمانی است که ساختارها و اسلوب‌های متفاوت را که شاید هر یک محصول نوع خاصی از فعالیت اقتصادی باشند؛ با هم ترکیب می‌کند تا زمینه لازم برای اجرای بهترین پروژه ممکن را فراهم کند.
سازمان‌های قدیمی‌تر همواره نوع خاصی از پروژه‌ها را پذیرفته و آنها را انجام می‌دادند و به عبارت دیگر زمینه کاری مشخصی داشتند و ساختارهای خود را نیز بر اساس همان اهداف و زمینه‌های کاری تعیین می‌کردند اما سازمان‌های پروژه محور می‌کوشند با تلفیق و ترکیب ابزارها و ساختارها، زمینه اجرای پروژه‌های خاص و سودمندتر را فراهم کنند و از امکانات موجود بیشترین بهره ممکن را ببرند.
این سازمان‌ها از استراتژی مدیریت بر اساس هدف، بهره می‌گیرند. به عبارت ساده‌تر سازمان‌های پروژه محور، ساختارها، رویه‌ها، اطلاع رسانی ها و کلیه فرآیندهای سازمانی خود را بر اساس هدفی که برای خود ترسیم کرده‌اند مشخص می‌کنند و یکی از ویژگی‌های اصلی چنین سازمانهایی انعطاف پذیری بالا و استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی سریع است.
پیشنهاد مطالعه: راهنمای مدیریت هزینه پروژه
اهمیت مدیریت سبد پروژه
تعریف سازمان پروژه محور به خوبی نشان می دهد که یافتن بهترین پروژه یا پروژه‌ها برای سرمایه‌گذاری در آن، تا چه اندازه اهمیت دارد. برای یافتن بهترین پروژه ایده ساده‌ای وجود دارد. ما تمام پروژه‌هایی که به صورت بالقوه قابلیت اجرا دارند را جمع‌آوری کرده و آن را سبد پورتفولیو می‌نامیم و در گام بعدی به بررسی هزینه‌ها و منابع لازم برای اجرای پروژه و منافع و آورده‌های ناشی از اجرای آن می‌پردازیم.
طبیعتا هر پروژه‌ای که با هزینه کمتر، میزان بیشتری آورده را برای ما ایجاد کند؛ پروژه برگزیده خواهد بود و منابع سازمان باید روی آن تمرکز پیدا کند. این رویکرد نوین باعث خواهد شد که سازمان همواره پروژه‌های مختلف را زیر نظر داشته و در بهترین زمان، برای اجرای آنها اقدام کند و این یعنی ریسک مربوط به از دست رفتن سرمایه با پخش شدن آن در پروژه‌های متعدد یا تمرکز آن در بهترین پروژه ممکن کاهش می‌یابد.
تفاوت مدیریت پروژه با مدیریت سبد پروژه
شاید تفاوت این دو مفهوم کمی گیج کننده باشد اما باید گفت که مدیریت سبد پروژه یا project portfolio در سطحی بالاتر از مدیریت پروژه اتفاق می‌افتد. مدیریت پروژ یعنی ما به بهترین شکل منابع خود را برای انجام یک پروژه خاص به کار بگیریم اما مدیریت سبد پروژه یا مدیریت پورتفولیو portfolio management تلاش می‌کند تا بهترین پروژه ممکن را بیابد.
در حقیقت مدیریت پروژه پس از مدیریت سبد پروژه و انتخاب شدن کاری خاص برای انجام شدن شروع می‌شود. ppt یا همان مدیریت سبد پروژه می‌کوشد که امور و پروژه‌های انتخاب شده، بیشترین منافع را داشته و البته در جهت برنامه بنیادین و استراتژیک سازمان باشد. در حقیقت این فرایند تلاش می‌کند تا انتخابی بهینه را پیدا کند.
احتمالا مفهوم ماکسیمم سازی را در دروس مربوط به ریاضیات مدیریت مشاهده کرده‌اید. مدیریت پروژه را می‌توان نمونه عینی این مبحث تئوری دانست که از میان سبد پروژه‌ها سراغ بهترین‌ها برای سازمان می‌رود.
طرح را با پروژه اشتباه نگیرید!
شاید گمان کنید که هر ایده‌ای که در ذهن ماست می‌تواند بخشی از سبد پروژه باشد و مدیریت سبد پروژه ppm وظیفه دارد که آن را بررسی و هزینه‌ها و نتایج مربوط به آن را برآورد کند. اما این یک اشتباه رایج است.
مدیریت سبد پروژه همان طور که از اسم آن پیداست برای انتخاب بهترین پروژه‌ها تلاش می‌کند نه بهترین طرح‌ها. طرح‌ها را می‌توان ایده‌های خامی دانست که هنوز قابلیت اجرایی شدن آنها مشخص نشده است. ممکن است ایده‌های فوق العاده‌ای برای اجرا شدن وجود داشته باشد؛ مثلا فرض کنید که یک شرکت مخابراتی کوچک، ایده به راه انداختن اینترنت ماهواره‌ای را سال‌ها پیش از تسلا داشته است اما آیا توان لازم برای اجرای آن هم در چنین شرکتی موجود بوده؟
در حقیقت تمایز پروژه و طرح در قابلیت اجرایی شدن آن بر اساس منابع و توانایی‌های سازمان است. پروژه‌ها را می‌توان طرح‌هایی دانست که امکان عملی شدن آنها بر اساس زیرساخت‌های شرکت، توسط متخصصین امر سنجیده شده و این افراد متخصص به این نتیجه رسیده‌اند که اجرای این طرح‌ها برای شرکت امکان پذیر است.
تفاوت دیگری که بد نیست همین جا به آن اشاره کنیم این است که پروژه با پورتفولیو هم تفاوت دارد. به تعریف پروژه پرداختیم اما باید دانست که پوتفلیو در واقع داشبورد مدیریت است. سبد یا پورتفولیو نه یک پروژه، بلکه مجموعه‌ای از پروژه‌ها است که همگی آنها با توجه ب منابع شرکت، امکان عملی شدن دارند و اینجاست که مدیریت سبد پروژه وارد ماجرا می‌شود و از بین این گزینه‌های روی میز، بهترین یا بهترین‌ها را برمی‌گزیند. حالا که با تفاوت پروژه و طرح و پورتفولیو آشنا شدیم وقت آن رسیده تا مراحل مدیریت سبد پروژه را با هم مرور کنیم.
مراحل مدیریت سبد پروژه
بر اساس دانش مدیریت پروژه یا به صورت مخفف pmbok و نظریات مطرح شده در آن باید مراحل زیر را برای مدیریت سبد پروژه در نظر داشت:
مشخص کردن اهداف H3
بهترین پروژه یا پروژه‌ها برای سازمان آنهایی هستند که در جهت استراتژی بنیادین سازمان باشند. برای درک بهتر این موضوع فرض کنید که استراتژی سازمان این است که تصویر اجتماعی خود را بهبود بخشد تا در سال آتی وارد بازار بورس شده و بتواند از این طریق سرمایه بیشتری جذب کند؛ طبیعتا در چنین شرایطی سودآورترین پروژه از نظر مآلی و جریان نقد، لزوما بهترین گزینه نیست.
پیشنهاد مطالعه: آشنایی با مدیریت تدارکات پروژه
مشخص کردن گزینه‌های موجود
برای ساختن پورتفولیو و اجرای مدیریت سبد پروژه باید ببینید که چه گزینه‌هایی برای شما وجود دارد و شما با منابع خود از پس اجرای آن بخواهید آمد؛ مثال شرکت مخابراتی کوچک و اینترنت ماهواره‌ای به خوبی اهمیت این گام در مدیریت سبد پروژه را نشان می‌دهد.
برآورد
با انجام بررسی های تخصصی در میان گزینه‌های ممکن، بهترین یا بهترین‌ها را مشخص کنید. معمولا توصیه می‌شود که چند پروژه برای پیگیری و سرمایه‌گذاری انتخاب شود تا ریسک زیان به حداقل میزان ممکن کاهش پیدا کند.
ساخت سبد
حالا که بهترین گزینه‌ها را در اختیار دارید باید سبد خود را بسازید.
بازبینی سبد انتخابی
امکان بروز اشتباه در همه جا و توسط هر کسی وجود دارد پس بهتر است قبل از اجرای سبد پروژه خود یک‌بار دیگر آن را بازبینی کنید.
اجرای پورتفولیو و نظارت بر آن
پس از بازبینی مجدد و اطمینان از صحت برآوردهای انجام شده و سازگاری پروژه‌های انتخابی با استراتژی کلی سازمان، اقدام به تخصیص منابع و اجرای سبد پروژه خود نمایید.
ارزیابی نتایج
گام نهایی در مدیریت سبد پروژه ارزیابی نتایج است. شما با این کار می‌توانید میزان درستی قضاوت‌ها و برآوردهای خود را مشخص کرده و از تجربیات آن برای سنجش بهتر و موثرتر در آینده بهره بگیرید.
پیشنهاد مطالعه: آشنایی کامل با مثلث مدیریت پروژه
آموزش مدیریت پروژه با مکتب خونه
اگر به آموختن مهارت‌های مدیریتی انجام پروژه و مدیریت سبد پروژه علاقه‌مند هستید و به دنبال دوره‌هایی مناسب برای آموزش آن می‌گردید؛ مکتب خونه با ارائه دوره‌های آموزش مدیریت پروژه حرفه‌ای و بروز می‌تواند پاسخ کاملی به این نیاز شما ارائه کند.
