مثلث مدیریت پروژه یک الگوی مدیریت پروژه است که نشان می‌دهد برای تولید یک محصول با کیفیتِ بالا، باید بین سه عامل محدوه (دامنه یا گستره) پروژه، هزینه و زمان تعادل ایجاد کرد. تغییر هر یک از این عوامل، تأثیری بر دو عامل دیگر خواهد داشت. مدیر پروژه باید بین این سه عامل تعادل برقرار کند تا پروژه خود را در چارچوب بودجه و زمان و محدوده مورد نظر، انجام دهد. در این مطلب از مجله مکتوب به مفهوم این مثلث و ابعاد آن خواهیم پرداخت.

مثلث مدیریت پروژه چیست؟

مثلث مدیریت پروژه یا محدودیت سه‌گانه، الگویی است که توسط PMI (انجمن مدیریت پروژه) برای توصیف تعاملات بین محدوده پروژه (scope)، هزینه (cost) و زمان (time) یک پروژه ارائه شده است. این مثلث در مدیریت پروژه (Project management) سه عامل کلیدی کیفیت را نشان می‌دهد و بیان می‌کند که چگونه این سه عامل به هم وابسته‌ هستند.

آموزش مدیریت پروژه کاربردی

کلیک کنید

اگر یکی از این عامل‌ها تغییر کند، دو عامل دیگر باید تنظیم شوند تا مثلث همچنان پابرجا بماند. اگر مثلث شکسته شود، یعنی اگر یک نقطه از مثلث تغییر کند بدون اینکه یک یا دو نقطه دیگر، همراه با آن تغییر کنند کیفیتِ پروژه کاهش می‌یابد. یکی از وظایف اصلی مدیر پروژه هماهنگ کردنِ این سه عامل است تا کیفیت بالایی را با رعایت بودجه، زمان‌بندی و گستره پروژه ایجاد کند.

ارتباطِ محدوده، هزینه و زمان

دو نوع رابطه در مثلث مدیریت برای انواع پروژه وجود دارد:

1. محدوده پروژ با هزینه و زمان رابطه مستقیم دارد. اگر محدوده بیشتر شود، مخارج و زمان هم بیشتر می‌شوند.
2. زمان و هزینه با هم رابطه برعکس دارند. اگر مخارج کمتر شود، زمان بیشتر می‌شود و برعکس.

آشنایی بیشتر با سه متغیر مثلث طلایی مدیریت پروژه

همانطور که گفته شد، مدیر پروژه باید دامنه، هزینه و زمان را کنترل کند. برای این کار، باید درک عمیقی از هر سه عامل مثلث مدیریت پروژه داشته باشید و بداند که در کجا می‌توان انعطاف‌پذیر بود و می‌توان با تغییرات سازگار شود.

پیشنهاد مطالعه: مدیریت منابع انسانی پروژه

محدوده یا دامنه کار (Scope)

محدوده پروژه در مثلث نام برده به «اندازه پروژه» از نظر کیفیت، جزئیات و بزرگی نتایجِ قابل تحویلِ پروژه اشاره دارد. هر چه اندازه پروژه بیشتر باشد، به‌طور طبیعی به زمان و هزینه بیشتری برای اتمام کار نیاز دارد.

عناصری که می‌توانند محدوده پروژه را تحت‌تأثیر قرار دهند عبارتند از:

• پیچیدگی پروژه
• مقدار محصول (های) نهایی
• کیفیت خروجی
• قدرت (مثلاً پشتیبانی برنامه و تعداد کاربرانی که همزمان می‌توانند از آن استفاده کنند.)
• میزانِ جزئیات
• تعداد و پیچیدگی ویژگی‌ها

باید مواظب باشید که از «افزایش محدوده» جلوگیری کنید. این اتفاق زمانی می‌افتد که محدوده پروژه بدون توجه به زمان و هزینه افزایش یابد. برای این کار باید قبل از شروعِ کار، برنامه‌های پروژه را نهایی کنید و از ذینفعان پروژه بخواهید که همه چیز را تأیید کنند.

هزینه (cost)

هزینه (مخارج) پروژه در مثلث مدیریت پروژه فقط به معنای مقدار پولی نیست که برای انجام پروژه صرف می‌شود. به این عامل اغلب «منابع» هم گفته می‌شود و شامل تمام ابزارها، تجهیزات و پشتیبانی‌هایی است که برای تکمیل پروژه لازم هستند.

عناصری که می‌توانند مخارجِ‌ پروژه را تشکیل دهند عبارتند از:

• بودجه مالی
• تعداد اعضای تیم
• تجهیزات و امکانات
• فرصت‌های کلیدی

هزینه/منابع شامل چیزهایی بیشتر از پول است؛ اما معمولاً همه چیز در این عامل می‌تواند به یک هزینه مالی مرتبط شود. به‌عنوان مثال، استخدام کارمندانِ جدید نیاز به بودجه اضافی برای حقوق دارد.

زمان (time)

زمان پروژه در مثلث مدیریت پروژه به مقدار و نوعِ زمانی اشاره دارد که برای انجام پروژه صرف می‌شود. تغییرات در پروژه ممکن است نیازمند تمدید موعدِ نهایی، تغییر تقویم تیم، حذف مراحل برنامه‌ریزی و غیره باشند.

زمان پروژه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• زمان‌بندی کلی پروژه
• ساعاتِ کار شده روی پروژه
• تقویم‌ها و نقاط عطف داخلی
• زمان اختصاص یافته برای برنامه‌ریزی و استراتژی
• تعداد مراحل پروژه

از رایج‌ترین محدودیت های مدیریت پروژه می‌توان به زمان و هزینه اشاره کرد و مدیر باید با مهارت‌ بتواند مشکلاتِ پیش‌آمده را برطرف کند و مدیریت پروژه را تمام‌وکمال ‌دست بگیرد. اگر بودجه کاهش یابد یا محدوده پروژه افزایش یابد، باید راه‌های هوشمندانه‌ای برای جبران پیدا کرد؛ مثل: تمدید موعد تحویل پروژه، افزودن ساعات یا انجام تغییرات دیگر در برنامه.

عامل نوآوری در مدیریت پروژه

نوآوری به معنای یافتن راه‌های جدید و بهتر برای انجام کارها است. نوآوری می‌تواند باعث افزایش کارایی هزینه یا سرعت شود، بدون اینکه نیازی به تغییر در دو عامل دیگر مثلث مدیریت  (محدوده و زمان) باشد.

آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه با MSP

کلیک کنید

مثلاً اگر یکی از اعضای تیم شما راهی برای بهبود عملکردِ پروژه پیدا کند. این تغییر در روش تولید شما ممکن است به شما امکان بدهد که با زمان کمتر یا تیم کوچک‌تر، پروژه‌ به اتمام برسانید.

همچنین اگر فرآیند تولید را به‌روز کرده و جریان‌ها و تصمیم‌گیری‌ها را استاندارد کنید، تیم شما با حفظ کیفیت، کارآمدتر می‌شود. سرمایه‌گذاری در ابزارهای مدیریتی مانند قالب‌های استاندارد فروش یا نرم‌افزار مدیریت پروژه (از جمله نرم‌افزار Msp)، زمان و هزینه‌های اضافی را کاهش می‌دهد بدون اینکه بر کیفیت پروژه تأثیر بگذارد.

5 استراتژی‌ مدیریت مثلث پروژه

اکنون که مفهوم مثلث مدیریت پروژه را متوجه شدید، اینجا چند نکته برای استفاده بهینه از آن در کارهایِ روزمره‌تان آورده‌ایم. بهتر است با پنج مرحله مدیریت پروژه هم آشنا شوید تا نقاط مشترک را درک کنید.

1. اولویت‌بندی کنید.

مثلث طلایی مدیریت پروژه نشان می‌دهد که هیچ پروژه‌ای نمی‌تواند با سه نقطه ثابت، موفق باشد. حداقل یکی از آن‌ها باید منعطف باشد تا بتوانید تغییراتِ لازم را اعمال کنید.

مثلاً اگر بودجه برای شما مهم است، می‌توانید به جای استخدام کارکنانِ بیشتر، زمان نهایی تحویل کار را عقب بیندازید. اگر زمان‌ برای تحویل کار کم است، باید از قبل بودجه اضافه‌تری بگیرید تا بتوانید بدون تأخیر در کار، چالش‌ها را حل کنید.

پیشنهاد مطالعه: مدیریت یکپارچگی پروژه

2. انتظارات را به‌طور شفاف تعیین کنید.

وقتی محدودیت‌ها و اولویت‌های پروژه‌تان را می‌دانید، باید آن‌ها را به صورت شفاف به مشتری و سایر ذینفعان پروژه بگویید تا از عدم‌رضایت و ناراحتی آن‌ها جلوگیری کنید.

در صنایعی که اغلب با عوامل غیرمنتظره روبرو می‌شوند، مانند ساخت‌و‌ساز و مهندسی، قراردادها عناصر ویژه‌ای دارند که به مدیر پروژه کمک می‌کنند تا قبل از شروع پروژه، همه ذینفعان را مطلع سازد. این عناصر شامل موارد زیر هستند:

• بودجه‌های احتیاطی/اضطراری که از قبل توسط مشتری تأیید شده‌اند.
• فهرستی از عوامل متداول تأخیرزا (آب‌و‌هوا، فاجعه‌های طبیعی، رویدادهای محلی و غیره)
• فهرستی از برنامه‌های عملی که برای هر تأخیر مورد استفاده قرار می‌گیرند و هزینه و زمان لازم برای هر حالت اضطراری را تخمین می‌زنند.

به ذینفعان بگویید که چه رویدادهایی ممکن است اتفاق بیفتند و چه تأثیری بر هزینه‌ها و زمان‌بندی‌ها دارند و ترجیحات مشتری را ثبت کنید تا بعداً بتوانید برای تغییر در مثلث پروژه از آن‌ها استفاده کنید. به این صورت وقتی پروژه به اتمام برسد، هیچ ابهامی درباره دلیل تغییرات،‌‌ وجود نخواهد داشت.

3. به‌روزرسانی مداوم

وقتی یک برنامه‌ مشخص و مورد توافق (که شامل تغییرات احتمالی بودجه، زمان‌بندی و محدوده است.) تعیین کردید، باید همه ذینفعان را از تغییرات و پیش‌بینی‌ها آگاه کنید.

اگر یک تأمین‌کننده کمبود منابع داشته باشد، مشتری و صاحب پروژه را مطلع کنید که ممکن است تأخیر پیش بیاید. اگر منابع شما تمام شود، ذینفعان از وضعیت پیش‌آمده خبردار و آماده تغییرات خواهند بود و اگر منابع تمام نشود، شما و مشتری خیال‌تان راحت خواهد بود که برای همه اتفاقات آماده بوده‌اید.

4. مثلث را با سبک مدیریت خود تنظیم کنید

روش‌های مختلفی برای مدیریت پروژه وجود دارند که به عوامل مختلفِ پروژه، اهمیت متفاوتی می‌دهند و در نتیجه مثلث‌های پروژه،‌ متفاوتی دارند. در زیر ما هفت روش رایج مدیریت پروژه را براساس اولویت‌بندی مثل هزینه‌های کم یا صرفه‌جویی در زمان، دسته‌بندی کرده‌ایم.

روش‌های صرفه‌جویی در پروژه

این روش‌ها برای پروژه‌هایی با بودجه کم و زمان‌بندی انعطاف‌پذیر، خوب هستند چون می‌توان منابع را بهینه‌تر مصرف کرد. برخی از روش‌ها:

• آبشار(waterfall): مراحل پروژه به صورت متوالی تکمیل می‌شود، بنابراین جدول زمانی باید انعطاف‌پذیر باشد؛ زیرا تأخیر در یک فاز مستلزم تغییر در تنظیمات تمام مراحل بعدی است.
• ناب (Lean) : حداقل مخارج و منابع را اولویت‌بندی می‌کند و اجازه می‌دهد تا در زمانی طولانی‌تر و با حذف برخی ویژگی‌ها و قابلیت‌های غیرضروری همچنان پرو‌ژ‌ه را با کیفیت تحویل دهید.
• بدنه دانش مدیریت پروژه (PMBOK® آبشاری): تغییری بر روش سنتی آبشاری که از استانداردهای تعریف شده توسط مؤسسه مدیریت پروژه برای بهبود کارایی فرآیند استفاده می‌کند.

روش‌های صرفه‌جویی در زمان پروژه

در شرایطی که زمان بسیار مهم است، این روش‌ مدیریت پروژه می‌توانند زمان‌های غیرضروری را حذف و فرآیندهای پروژه را تسریع کنند تا تیم‌ به‌سرعت کارها را پیش ببرد.

آموزش استاندارد PMBOK

کلیک کنید

• چابک (Agile): فرآیندهای انعطاف‌پذیر را در اولویت قرار می‌دهد. بنابراین تیم‌ها آماده هستند تا با تغییراتی که نیاز به افزایش زمان یا هزینه کمتری دارند، درخواست‌های تغییر را تنظیم کنند. تیم‌هایی که از این رویکرد استفاده می‌کنند اغلب از نرم‌افزار مدیریت چابک خاصی استفاده می‌کنند.
• اسکرام (Scrum): نوع خاصی از مدیریت پروژه چابک که اغلب در توسعه نرم‌افزار دیده می‌شود که از جنبه‌های متدولوژی اسکرام مانند اسپرینت‌ها و پایه‌های لمسی روزانه تیمی برای به حداقل رساندن زمان تلف‌شده برای مراحل در حال انجام استفاده می‌کند.
• کانبان (Kanban): از فرآیندهای مشارکتی مستمر و با دید بالا برای به حداقل رساندن زمان در حال انجام کار استفاده می‌کند. تیم‌هایی که از این رویکرد استفاده می‌کنند اغلب از نرم‌افزار Kanban خاصی استفاده می‌کنند.
• اسکرامبان (Scrumban): ماهیت مشارکتی و مستمر فرآیند کانبان را با بررسی‌های روزانه تیم اسکرام ترکیب می‌کند تا بهتر زمانِ در حال انجام کار را به حداقل برساند.

البته هدف هر روش این است که تعادل بهینه بین هزینه‌های کم، سرعت‌های بالا و کیفیت بالا را پیدا کند؛ اما چون مثلث مدیریتی نیازمند اولویت‌بندی حداقل یک عامل است، این روش‌ها به سمتِ عاملی که برای تیم مهم‌تر باشد، منحرف می‌شوند.

5. از محدودیت‌های سه‌گانه در مدیریت پروژه به نفع خود استفاده کنید!

مثلث مدیریت پروژه یا مثلث آهنین و سیستم محدودیت‌های سه‌گانه ممکن است در ابتدا محدود‌کننده به نظر برسند؛ اما وقتی یاد بگیرید چگونه آن‌ها را در فرآیند مدیریت پروژه سازمانی خود به کار ببرید، متوجه خواهید شد که این ابزارها در واقع باعث اجرای آسان‌تر پروژه‌های شما می‌شوند. با درک بهتر از محدودیت‌ها و انعطاف‌پذیری‌های خود از قبل، می‌توانید از شکست‌های هزینه‌بر جلوگیری کنید.

علاوه‌بر این، مثلث مدیریت در پروژه‌ها کمک می‌کند تا نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب و فرآیندهای کاری و تنظیمات تولید را انتخاب کنید تا تیم شما بتواند سریع شروع به کار کند. بعد از آن، هیچ چیز شما را از دستاوردهای مشترک محدود نخواهد کرد.

پیشنهاد مطالعه: شرح وظایف یک مشاور مدیریت پروژه

سخن پایانی

آنچه در این مقاله در مورد مثلث پروژه گفته شده بر اساس تعریف موسسه مدیریت پروژه mpi و Pmi بود. مثلث مدیریت پروژه باعث می‌شود تیم پروژه به عوامل کلیدی که کیفیت نهایی را مشخص می‌کنند، توجه کند. این عوامل شامل زمان، هزینه و محدوده هستند که با هم رابطه‌ پیچیده‌ای دارند. پیشنهاد ما به مدیران این است که بدون ابزار مناسب این عوامل را مدیریت نکنند. حتماً از نرم‌افزارها و نمودارهای مدیریت پروژه برای تسهیلِ کار خود استفاده کنید.

آموزش مدیریت در مکتب خونه

گواهینامه PMP یک معیار طلایی برای مدیران پروژه حرفه‌ای و کسانی است که قصد دارند به این حرفه وارد شوند. دوره آموزشی گواهینامه PMP از مکتب خونه براساس بهترین روش‌های مدیریت پروژه که در راهنمای PMBOK معرفی شده‌اند، تدوین شده و با معیارهای جدید آزمون PMP هماهنگ است.

مجموعه آموزش مدیریت پروژه + اعطای گواهینامه دوره

کلیک کنید

همین امروز در دوره‌های آموزش مدیریت پروژه ثبت‌نام کنید و از مربیان مجرب این حوزه یاد بگیرید و در اولین تلاش خود، از آزمون PMP عبور کنید. این دوره‌‌ها شامل آخرین تحولات، رویکردهای جدید، اصول سفارشی‌سازی و مهارت‌های کلیدی یک مدیر پروژه است.