همه ما در کودکی، نقشه‌های زیادی برای آیند خود کشیدیم. برخی دوست دارند که پزشک شوند؛ برخی دیگر آتش‌نشان، دسته‌ای هم مدیر یا هنرپیشه. اما هنگامی که بزرگ می‌شویم و شروع به تحصیل می‌کنیم، انتظارمان از آینده تغییر می‌کند. حتی گاهی اوقات از رسیدن به این خواسته‌ها دست بر می‌داریم.
شما چه انتظاراتی از آینده شغلی خود دارید؟ برنامه شما برای موفقیت در مسیر شغلی‌تان چیست؟ افرادی که در حال فعالیت در صنعت ساخت و ساز هستند، چه انتظاراتی از کار خود دارند؟ امروزه، مشاغل مرتبط با صنعت ساختمانی محبوبیت زیادی کسب کرده‌اند. بسیاری از فارغ‌التحصیلان رشته مهندسی عمران، رؤیای مدیریت پروژههای بزرگ ساختمانی و عمرانی را در سر خود می‌پرورانند. در این صنعت هموار کردن مسیر و موفقیت در به سرانجام رساندن پروژه بسیار چالش برانگیز است. به خصوص مدیریت پروژههای عمرانی که وسعت بیشتری دارند.
اجرا و موفقیت در پروژههای عمرانی بدون برنامه‌ریزی دقیق، بعید به نظر می‌رسد؛ بنابراین در ادامه این نوشته از مجله مکتب خونه به معرفی عوامل مؤثری که موجب کسب موفقیت‌های بزرگ در مدیریت پروژه عمرانی می‌شوند، خواهیم پرداخت.
مدیریت پروژه عمرانی برای چه کسانی مناسب است؟
مدیریت پروژه عمرانی یعنی رهبری یک تیم اجرایی در جهت مدیریت منابع یک پروژه عمرانی و دستیابی به یک هدف از قبل تعیین شده. فردی که برای مدیریت پروژههای عمرانی انتخاب می‌شود، باید بتواند برنامه‌ریزی درستی در تخصیص زمان، منابع و هزینه‌ها انجام دهد.
مدیران پروژه باید کارگاه‌های اجرایی خود را روزانه بررسی نمایند تا از رعایت شدن الزامات ایمنی و سلامت کارگران اطمینان حاصل شود. از سوی دیگر، باید با مشتریان و ذی‌نفعان به طور مستقیم در تماس باشند و اطلاعات پیشرفت کار و نیازمند‌ی‌های ادامه پروژه تا اتمام کار را در اختیار آن‌ها قرار دهند.
به طور کلی، مدیریت پروژه عمرانی با فشار و مسئولیت زیادی همراه است. اشتغال در این رسته کاری به مهارت‌های زیادی نیاز دارد. از جمله این مهارت‌ها می‌توان رهبری تیم، برقراری ارتباط مؤثر، اصول مدیریت زمان، حل مسئله و حسابداری اشاره کرد.
اگر اشتباهی در حین اجرای پروژه پیش بیاید، مالکان به پیمانکار «مدیر پروژه» مراجعه کرده و او را بازخواست می‌کنند. به این دلیل که او را مقصر می‌دانند؛ بنابراین فردی که مدیریت یک پروژه ساخت و ساز را برعهده می‌گیرد باید قادر به تحمل فشار‌های روانی ناشی از این کار باشد. این موضوع نشان دهند این است که یک مدیر پروژه نیاز به انتخاب سبک زندگی خاصی دارد تا از نظر روانی به ثبات بالایی رسیده باشد.
شرکت‌های عمرانی ترجیح می‌دهند فردی را برای مدیریت پروژههای خود انتخاب کنند که از مهارت‌های مطرح شده برخوردار بوده و بتواند به خوبی از آن‌ها در جهت تحقق اهداف پروژه استفاده کند. همچنین، مدیر انتخابی باید قادر به ارائه استراتژی‌های دقیق و تمرکز بر آن‌ها باشد تا بتواند پروژه را در زمان سررسید تحویل دهد.
چگونه در مدیریت پروژههای عمرانی موفق عمل کنیم؟
موفقیت در هر حوزه شغلی نیاز به مهارت‌ها و انگیزه بالا برای رشد دارد. در واقع باید بتوانید پس از انتصاب در یک رسته شغلی، خود را در آن نقطه تثبیت کرده و برای پیشرفت‌های بعدی آمادگی‌های لازم را کسب کنید. آنچه در ادامه می‌خوانید چنین کاربردهایی در مدیریت پروژه عمرانی خواهد داشت.
پیش‌بینی آینده پروژه اجرایی:
یکی از مشکلات بزرگ امروزی در دنیای حرفه‌ای و کاری این است که اغلب مدیران از اشتباه کردن می‌ترسند. در این میان ترس یک مدیر یا مهندس عمران، شکل مضطرب کننده‌تری دارد؛ زیرا یک اشتباه کوچک محاسباتی باعث خسارات جبران نا‌پذیری می‌شود. به همین دلیل، فعالان صنعت ساختمانی از تخمین عددی و پیش بینی فراری هستند.
تیم اجرایی پروژههای عمرانی، از همان ابتدا کار و هدفشان را مشخص می‌کنند. اما گاهی بر اثر اتفاقات غیر منتظره و پیش‌بینی‌نشده، چالش‌هایی بر سر راه پروژه قرار می‌گیرند که برنامه از پیش تعیین شده را با تغییرات اساسی مواجه می‌سازند.
از سوی دیگر، اگر یک مدیر، کنترل پروژه را از دست بدهد نمی‌تواند به موفقیت دست یابد؛ بنابراین لازم است برای دستیابی به موفقیت در مدیریت پروژه عمرانی، ریسک‌ها و موانع احتمالی را پیش‌بینی کرده و منابع مورد نیاز را به گونه‌ای تخمین بزند که در صورت رخ دادن اشتباه، اجرای پروژه با مشکل جدی مواجه نشود. یک پیش بینی غیر مطمئن بهتر از مواجهه با مشکلات ناخواسته در نظارت و کنترل پروژه است.
آگاهی از جزئیات پروژه:
برخی از افراد عادت دارند که برای تمام فعالیت‌های کوچک و بزرگ پروژه برنامه‌ریزی دقیق و با جزئیات کامل داشته باشند. چنین کاری اغلب مواقع باعث شکست پروژه می‌شود؛ زیرا اضافه کردن جزئیات ریز به برنامه باعث افزایش سردرگمی می‌شود. از سوی دیگر، وارد کردن جزئیات مانع از آن می‌شود که مدیر و ذی‌نفعان یک دید کلی نسبت به پروژه داشته باشند.
هدف از برنامه‌ریزی در مدیریت پروژه عمرانی، داشتن یک دید کلی نسبت به روند فعالیت‌های پروژه است. بهترین کار این است که کارها را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید و هرکدام را به یک گروه بسپارید.
شاید این سؤال برایتان ایجاد شود که به چه میزان جزئیات نیاز داریم؟ این سؤال پاسخ قطعی ندارد؛ چون میزان نیاز به جزئیات در هر پروژه با پروژه دیگر متفاوت است. چیزی که می‌توان به صورت قطعی مطرح کرد این است که مدیر باید از موانع و جزئیات پروژه آگاهی کامل داشته باشد. اما نباید بیش از حد بر روی جزئیات تمرکز کند و برای آن برنامه‌ریزی نماید.
اگر مسئولیتی به فردی سپرده شده است، بررسی و رسیدگی به جزئیات را هم به او بسپارید. در این شرایط به جای کنترل جزئیات، فرد مسئول را مدیریت خواهید کرد.
پروژه باید به طور مداوم به‌روزرسانی شود
برخی از مدیران معتقد هستند که بعد از شروع فعالیت‌های جرایی، دیگر نیازی به آپدیت کردن برنامه نخواهد بود. آیا چنین مدیری می‌تواند در پروژههای سنگین و گسترده به موفقیت‌های مورد انتظار خود و سازمان دست یابد؟ به طور قطع احتمال شکست این دسته از مدیران بیشتر از کسانی خواهد است که به طور مداوم برنامه‌ریزی خود را بازبینی، ارزیابی و به‌روزرسانی می‌کنند.
یک برنامه خوب مانند یک ابزار مهم و حیاتی در مراحل اولیه اجرایی است. اما در صورتی که این برنامه به موقع آپدیت نشود، احتمال شکست پروژه افزایش می‌یابد. به همین خاطر لازم است در هر مرحله از فعالیت، برنامه را آپدیت و اقدامات اصلاحی را روی آن اعمال کنید.
از طرفی هرچه به زمان سررسید پروژه نزدیک‌تر می‌شویم، استرس کاری افزایش یافته، فشار‌های روانی شدت گرفته و از دقت تیم اجرایی کاسته می‌شود. در نتیجه توصیه می‌کنیم در بازه زمانی مشخص، برنامه‌ریزی خود را به‌روزرسانی کرده و تغییرات را به سایر افراد اطلاع دهید.
بهترین استاندارد مدیریت پروژه عمرانی
برای مدیریت پروژه در صنایع مختلف رویکرد‌های متفاوتی وجود دارد. مدیریت پروژه عمرانی نیز بر اساس متدولوژی‌های خاصی انجام می‌شود. یکی از استاندارد‌های رایج در این صنعت mpbok است. این تکنیک در سطح جهانی استفاده می‌شود. به همین دلیل قصد داریم این رویکرد را به طور کامل مورد بررسی قرار دهیم.
استاندارد pmbok در فرایند project management
مدیریت پروژه مهارتی است که از قرن‌های پیش مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما با این حال رسمیت پیدا کردن این عنوان شغلی در اواسط قرن بیستم اتفاق افتاده است. در دهه ۶۰ میلادی یک مؤسسه به نام PMI تأسیس شد که هدف آن انسجام بخشیدن به امور مدیریتی در پروژه‌ها بود. این مؤسسه در سال ۱۹۹۶ کتابچه راهنمای خود را با نام A Guide to the Project Management Body of Knowledge منتشر کرد که به اختصار pmbok نامیده شد.
چاپ این کتاب ادامه داشته و امروزه نسخه ۷ آن در دسترس عموم قرار دارد. از اصول مطرح شده در این کتابچه راهنما به عنوان یک متد پیشرفته در مدیریت پروژه‌ها عمرانی استفاده می‌شود. pmbok دارای ۱۰ بخش است که در ادامه هر کدام را به صورت مجزا، مورد بررسی قرار می‌دهیم.
مدیریت یکپارچگی (Integration Management)
منظور از مدیریت یکپارچگی پروژه عمرانی حفظ هماهنگی میان کلیه عناصر اجرایی در روند پروژه است. این عناصر را می‌توان طبق لیست زیر دسته‌بندی کرد.
- مدیریت وظایف و نحوه تفویض آن‌ها
- مدیریت و ارزیابی منابع انسانی، مالی و تجهیزاتی
- مدیریت منافع و خواسته‌های ذی‌نفعان
- مدیریت منافع و خواسته‌های مشتریان
- مدیریت تعارض میان جنبه‌های مختلف پروژه
- ایجاد معاملات بین درخواست‌های رقابتی
- حذف برنامه‌هایی که بیش از حد، از اهداف برنامه دور هستند
- برقراری ارتباط مؤثر میان همکاران
- کنترل و مدیریت هزینه‌ها
- مدیریت و کنترل کیفیت
- برقراری تعامل سازنده میان سهام‌داران و ذی‌نفعان
در پروژههای عمرانی مرسوم است که تیم‌های مختلف از بخش‌های مختلف طبق استاندارد‌های لازم در کنار هم جمع شده و برای رسیدن به اهداف پروژه تلاش کنند. در نتیجه باید یک رویکرد سازگار برای ایجاد این یکپارچگی انتخاب و پیش بگیرید.
مدیریت محدوده (Scope Management)
از کلمه محدوده مشخص است که چه اهدافی می‌توانید در این بخش داشته باشیم. در اجرای یک پروژه مرحله‌ای به نام کشف، ارزیابی و برنامه‌ریزی داریم. در این مرحله محدودیت‌های پروژه مشخص می‌شوند. در واقع چهارچوبی برای اجرای پروژه تعیین می‌کنیم که در صورت رعایت آن می‌توانیم بهترین بازدهی را داشته باشیم.
به مدیریت و کنترل عناصر و حفظ آن‌ها در این چهارچوب، مدیریت محدوده می‌گوییم. در یک پروژه عمرانی برای هر بخش می‌توانیم محدوده‌ای قائل شویم. به‌عنوان‌مثال محدوده اجرای پروژه از نظر وسعت زمین جهت پیاده‌سازی از مواردی است که باید مشخص شود.
یعنی در چه زمینی، با چه ابعادی و از کدام نقطه تا کدام نقطه محدوده انجام ساختمان سازی است. مدیریت محدوده را نمی‌توان با چنین مثالی به طور کامل توضیح داد. اما شاید راه خوبی برای توضیح این موضوع به ساده‌ترین زبان ممکن باشد.
مدیریت زمان‌بندی (Schedule Management)
بخش مهمی از اجرای یک پروژه وابسته به مدیریت درست زمان است. در واقع تمام برنامه‌ها و زمان‌بندی‌ها به صورت دقیق، قبل از شروع اجرای پروژه انجام می‌شوند. یک مدیر پروژه باید بتواند این زمان‌بندی را به شکلی رعایت کند که کمترین تأخیر ممکن را شاهد باشیم.
به جرئت می‌توان گفتم تمام فرایند مدیریت پروژه عمرانی به این دلیل طراحی شده‌اند که زمان اجرای یک پروژه به درستی مدیریت شود. به این دلیل که عمده مشکلات موجود در حوزه عمرانی در اثر مدیریت نادرست زمان صورت می‌گیرند. مدیریت زمان در پروژه عمرانی را می‌توان در بخش‌های زیر تقسیم کرد.
- برنامه‌ریزی زمان‌بندی پروژه
- تعریف فعالیت‌های مورد نیاز
- مشخص کردن توالی انجام فعالیت‌ها
- تخمین مدت زمان مورد نیاز برای هر فعالیت
- تهیه برنامه زمانی برای فعالیت‌ها طبق تخمین‌های صورت گرفته
- کنترل زمان‌بندی و فعالیت‌ها
مدیریت هزینه (Cost Management)
یکی از بخش‌های حیاتی در مدیریت پروژه عمران، مدیریت هزینه است. مدیریت هزینه نیز مانند مدیریت زمان‌بندی از اهداف اصلی مباحث مدیریت پروژه محسوب می‌شود. این بخش از فعالیت یک مدیر پروژه شامل برنامه‌ریزی، تخمین، تخصیص بودجه، مدیریت و کنترل هزینه‌ها می‌شود. در ادامه سعی می‌کنیم هر کدام از موارد مطرح شده را به صورت خلاصه و واضح توضیح دهیم.
- برنامه‌ریزی مدیریت پروژه عمرانی: در این مرحله رویه‌ها، سیاست‌ها و مستندسازی‌ها را انجام می‌دهیم. سیاست گذاری عاملی تعیین کننده برای انجام مراحل بعدی است. به این معنی که مثلاً تخمین هزینه‌های که مرحله بعدی ما را شامل می‌شود طبق چه سیاست و رویه‌ای انجام خواهد شد.
- تخمین هزینه‌های ضروری: در این مرحله طبق آنچه در مرحله اول مستندسازی کردیم عمل خواهیم کرد. یک تخمین مالی را در جهت پیش بینی نیاز‌های مالی در فرایند پروژه انجام می‌دهیم.
- تعیین و تخصیص بودجه برای هر بخش: پس از برآورد‌های انجام شده بودجه مورد نیاز برای هر بخش و فعالیت را تعیین و اختصاص می‌دهیم.
- مدیریت هزینه‌ها: حال باید هزینه‌ها را طبق بودجه بندی انجام شده مدیریت کنیم. شاید منابع مالی محدود نباشد اما فرض ما بر این خواهد بود تا پروژه را با کمترین هزینه ممکن به اتمام برسانیم.
- کنترل هزینه‌ها: درست است تخمین هزینه‌ها را انجام دادیم اما باید به این موضوع هم توجه داشته باشیم که گاهی اوقات نیاز به به‌روزرسانی برنامه‌ها داریم. پس باید هزینه‌ها را مجدداً کنترل و برنامه‌ریزی کنیم.
مدیریت کیفیت (Quality Management)
هدف اصلی و نهایی اجرای یک پروژه جلب رضایت مشتری و ذی‌نفعان است. در نتیجه باید از کیفیت هر بخش از پروژه اطمینان کامل داشته باشیم. بر همین اساس بخشی به نام مدیریت کیفیت در pmbok داریم که شامل مراحل زیر می‌شود.
- برنامه‌ریزی مدیریت کیفیت
- مدیریت کیفیت
- کنترل کیفیت
مدیریت منابع (Resource Management)
در این بخش مدیریت منابع مالی، انسانی و تجهیزات را داریم. شاید نتوانیم توضیحات دقیقی در این زمینه ارائه دهیم، اما مهم‌ترین و چالش‌برانگیزترین بخش مدیریت پروژه عمرانی همین سرفصل است.
مدیریت ارتباطات (Communication Management)
یک مدیر پروژه عمرانی باید بتواند ارتباطات مؤثر و قدرتمندی با تمام اجزای پروژه برقرار سازد؛ زیرا از یک کارگر ساده تا بالاترین سطح مدیریتی یک پروژه با پیمانکار اصلی در ارتباط هستند.
مدیریت ریسک (Risk Management)
یک مدیر پروژه در فعالیت‌های مربوط به عمران و ساخت و ساز نیاز به مهارت بالایی در تحلیل و حل مسائل دارد؛ چرا که بخش اعظمی از این مهارت را در مدیریت ریسک به کار خواهد گرفت. شناسایی ریسک، تحلیل و ارزیابی آن و ارائه راهکار مناسب برای مدیریت آن نیاز به یک مدیر با خصوصیات شخصیتی قدرتمند دارد.
مدیریت تأمین/خرید (Procurement Management)
شاید فکر کنید مدیریت خرید بخشی از مدیریت هزینه است. در صورت داشتن چنین باوری دچار اشتباه هستید. خرید و تأمین یک مرحله بعد از مدیریت هزینه قرار دارد. در این مرحله محل هزینه مشخص بوده و هدف مدیریت نحوه تأمین و خرید منابع مورد نیاز است. به طوری که در حد امکان در هزینه‌ها صرفه‌جویی شود.
مدیریت ذی‌نفعان (Stakeholder Management)
ذی‌نفعان یک پروژه در گروههای مختلفی دسته‌بندی می‌شوند. باید بدانید ذی‌نفعان کلیدی و غیر کلیدی چه کسانی هستند و چگونه می‌توان آن‌ها را مدیریت کرد که به تضاد برخورد نکنند. به این معنی که باید گروههای تأثیرپذیر و تأثیرگذار را شناسایی کنید تا میزان نفوذ هر کدام مشخص شود. با این کار هر کدام را طبق شرایط حاکم و جایگاهی که دارد مدیریت خواهید کرد.
معرفی یک کتاب در زمینه مدیریت پروژه عمرانی
اگر دوست دارید در این حوزه شغلی به موفقیت‌های بزرگی برسید بهتر است هیچ وقت دست از مطالعه بر ندارید. مهم نیست منبع مورد نظر چقدر مهم و ارزشمند باشد. اگر بتواند یک کلمه به شما اضافه کند، کافی است. در این مطلب قصد داریم یکی از کتاب‌های پر طرف‌دار در این زمینه را به شما معرفی کنیم. نام این کتاب «دستنامه مدیریت دانش» است. شاید برایتان سؤال باشد مدیریت دانش چه ارتباطی با ساختمان و پروژه ساختمانی دارد.
باید بگوییم که بخش مهمی از مدیریت پروژه به این موضوع وابسته است. این کتاب سعی دارد مدیریت در یک سازمان را به صورت علمی و بر اساس استاندارد‌های روز جهان آموزش دهد. کتاب فوق را می‌توانید در دو جلد تهیه کنید.
نویسندگان این کتاب‌ها نیک میلتون و پاتریک لمب هستند که توسط دکتر روح‌الله نوری و غلامرضا صفاری ترجمه و منتشر شده است. در این کتاب‌ها نکات بسیار ارزشمندی در مورد برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه یاد خواهید گرفت.
جمع‌بندی
برای دستیابی به موفقیت در مدیریت پروژه عمرانی باید به مسائل مختلفی توجه شود. داشتن یک برنامه اصولی و زمان‌بندی درست در ابتدای پروژه و استفاده از ابزارهای مدیریتی تأثیر زیادی بر موفقیت مدیر در پروژه در دست اجرا دارد. یکی از مزایای برنامه‌ریزی اصولی در این است که اطلاعات پروژه را در قالبی مناسب در اختیار ذی‌نفعان قرار می‌دهد.
فردی که مسئولیت مدیریت یک پروژه عمرانی را برعهده می‌گیرد، لازم است که به شغل خود علاقه داشته باشد. علاقه او باعث افزایش ایجاد انگیزه در جهت رشد شغلی می‌شود. همچنین یک مدیر موفق باید از فناوری‌های جدید آگاه باشد. برای مثال، استفاده از مزیت نرم‌افزارهای مدیریتی باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود.
هرچه ارتباطات مدیر قوی‌تر و مؤثرتر باشد، تضمین موفقیت او بیشتر خواهد بود. از سوی دیگر، مدیر موفق، فردی منظم است که با گروه خود ارتباط خوبی دارد. به این معنی که ایده و انتقادات سازنده تیم اجرایی را گوش می‌دهد، به تیم اجرایی اعتماد دارد و در مسائل مهم با آن‌ها مشورت می‌کند. در نهایت اگر می‌خواهید یک مدیر موفق باشید فعالیت‌ها را به صورت روزانه بررسی و در صورت نیاز، به‌روزرسانی‌های ضروری را روی آن اعمال نمایید. همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر و یادگیری اصول مدیریت پروژه عمرانی می‌توانید از دوره‌های آموزش مدیریت پروژه مکتب خونه استفاده کنید.
