PMO چیست؟
دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟ هر سازمانی به منظور و هدفی خاص تاسیس میشود و در تلاش است تا با ایجاد بخشهای مختلف و مناسب با اهداف خود به آنها برسد.
گاهی سازمانها برای رسیدن به اهداف خود باید پروژههایی را تعریف کند تا با انجام آنها بتواند به اهداف مدنظر خود دست یابد. به همین منظور لزوم ایجاد بخشی در سازمان تحت عنوان PMO یا دفتر مدیریت پروژه نشان میدهد.
هر سازمانی که نیازمند استقرار، ارتقا و بهبود نظام مدیریت پروژه خود است حتما باید در راستای تاسیس دفتر مدیریت پروژه اقدام کند. البته در مواردی نیازی به تشکیل یک واحد مجزا برای مدیریت پروژه نبوده و میتوان قسمتی از سازمان را که بیشترین شباهت کاری را با PMO دارد انتخاب کرده و وظایف مربوطه را به آن سپرد.
انواع نقش PMO در سازمان چیست؟
PMO به عنوان اصلی ترین بخش در سازمان که وظیفه مدیریت کردن پروژه های سازمان را برعهده دارد، دارای نقش های مختلف بوده که عموما این نقش ها بر اساس سطح کنترل و حیطه یا گستره پروژه مربوطه تعریف میشود.
در اینجا قصد داریم ۳ نقش عمده برای دفتر مدیریت پروژه را برای شما بازگو کنیم:
- پشتیبان (Supportive PMO)
این نقش که میزان کنترل پایینی بر پروژه ها دارد، وظیفه فراهم کردن انواع الگوها، راهکارها و آموزش های لازم برای انجام درست یک پروژه را برعهده دارد. همچنین این نقش وظیفه ایجاد دسترسی به اطلاعات و موارد آموزشی را دارد.
- کنترلی (Controlling PMO)
این نقش با استفاه از چارچوب ها، متدولوژی مدیریت پروژه و ابزارهای خاص مطابق با حاکمیت سازمان، درصدد فراهم کردن پشتیبانی های لازم برای انجام یک پروژه را برعهده دارد.
لازم به ذکر است، میزان کنترل در این نقش متوسط است.
- حاکمیتی یا مستقیم (Directive PMO)
این نقش بالاترین میزان کنترل را خواهد داشت و به وسیله کنترل مستقیم سعی در انجام بهینه پروژه ها توسط سازمان را خواهد داشت.
وظایف اصلی PMO چیست؟
طبیعی است که هر بخش در سازمان مجموعه ای وظایف مشخص را داشته باشد یا بتواند راحتتر و سریعتر سازمان را به اهدافش برساند. همچنین از این قاعده مستثنا نبوده و دارای وظایف مشخصی است که قصد داریم به صورت مختصر به آنها بپردازیم.
به طورکلی وظایف واحد مدیریت پروژه به دو بخش کارکردهای پروژه محور و کارکردهای سازمان محور تقسیم میشوند.
- کارکردهای پروژه محور: در این کارکرد عمده تمرکز بر پروژه بوده و بیشتر در راستای انجام پروژه خواهد بود. این کارکردها شامل موارد زیر است:
- مشارکت در مدیریت و اجرای پروژه
- پشتیبانی پروژه
- توسعه متدولوژی مدیریت پروژه
- طرحریزی و انجام ممیزی پروژه
- مشاوره و تربیت
- کارکرد سازمانمحور: این وظایف معطوف به سازمان بوده و اولویت آن تاکید بر سازمان است. این کارکردها شامل این موارد است:
- مدیریت سبد پروژه
- مدیریت ارتباط با مشتریان و تامینکنندگان
- مدیریت منابع
- مدیریت دانش پروژه ها
- حکمرانی در پروژه ها
- تعیین سازمان و ساختار پروژه ها
این کارکردها و وظایف نقش مهمی در همبستگی دفتر مدیریت پروژه با دیگر واحدها داشته و در ادامه همین همبستگی باعث رسیدن سازمان به اهداف تعیین شده خود خواهد بود.
دفتر مدیریت پروژه میتواند با انجام درست این وظایف، در کنار دیگر واحدهای سازمان، نقش پررنگی را در حصول اهداف سازمان ایفا کند.
سطوح PMO چیست؟
حال که با کلیاتی در خصوص PMO آشنا شدید و وظایف PMO را بررسی کردید، قصد داریم تا سطوح مختلف دفتر مدیریت پروژه را بررسی کنیم و نکاتی را در این خصوص بازگو کنیم.
بلوغ در مدیریت پروژه به معنی پیاده‌سازی یک متدولوژی استاندارد و فرایندهای مربوطه بوده، به نحوی که احتمال تکرار موفقیت را افزایش دهد.
به طورکلی سطوح PMO در ۵ سطح تقسیم میشود:
- سطح کنترل پروژه: نقش آن در سطح ۱ بلوغ، مجری (Implementer) یعنی اعمال‌کننده اکثر کارکردهای مدیریت پروژه است. یعنی سیاست‌ها، اقدامات و راهنمایی‌های معین شده به وسیله مراجع بالاتر را در محیط مدیریت پروژه برای پیاده‌سازی تیم پروژه وارد می‌کند.
- سطح کنترل فرآیندها: PMO در سطح ۲ بلوغ، دارای مسئولیت توانمندسازی در تمامی حیطه‌های کاری آن است.
- سطح توسعه و پشتیبانی فرآیندها: محدوده اجرایی این دفتر از مدیریت پروژه‌های چندگانه و مدیران چندین پروژه گرفته تا نظارت یا همسان‌سازی یک یا چند مدیر طرح را در بر می‌گیرد.
- سطح امور تجاری: در این سطح اقتدار و اختیارات مدیر به منظور نظارت بر منافع سازمانی و تجاری در محیط مدیریت پروژه افزایش می‌یابد. همچنین در این سطح، فعالیت‌های جامع و متمرکز نظارت، کنترل و پشتیبانی مدیریت پروژه را با کارایی بالا که نشان‌دهنده یک سازمان پروژه محور با سطح بالای بلوغ مدیریت پروژه می‌باشد، به انجام می‌رساند.
- سطح استراتژی: PMO در سطح ۵ بلوغ، یک نقش راهبردی تطبیقی را در سازمان بر عهده دارد و محیط مدیریت پروژه را در جهت دستیابی به بهبود مستمر هدایت می‌کند. معمولاً یکی از معاونین سازمان، مسئول PMO در این سطح است و وی باید به مدیر عامل سازمان به طور مستقیم دسترسی داشته و گزارش دهد.
در انتها قصد داریم گام هایی که برای پیاده سازی و راه اندازی یک PMO مورد نیاز است را بررسی کنیم تا مطلب فوق بتواند به صورت کاربردی مورد استفاده سازمانها و افرادی که نیازمند ایجاد این دفتر هستند قرار گیرد.
گام های پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه
- مشخص کردن چشم انداز پروژه در سازمان
- شناسایی یک حامی قوی برای پشتیبانی از احداث دفتر در سازمان
- تشکیل تیم‌های کاری
- برگزاری جلسه آغازین پروژه پیاده‌سازی
- توجه به ارزیابی بلوغ سازمان در مدیریت پروژه
- جمع‌آوری اطلاعات اولیه
- تهیه منشور
- تشکیل کمیته راهبری طرح‌ها و پروژه‌های سازمان
- تعیین نقش‌‌ها و مسئولیت‌ها در سازمان
- تعیین مدیر
- مشخص کردن حیطه فعالیت
- تهیه ساختار شکست کار پروژه “ایجاد دفتر مدیریت پروژه”
- تعیین اهداف
- مشخص کردن مولفههای کلیدی پروژه “ایجاد دفتر مدیریت پروژه”
- زمان‌بندی تفصیلی پروژه “ایجاد دفتر مدیریت پروژه”
- تخمین هزینه‌های پروژه “ایجاد دفتر مدیریت پروژه”
- شناسایی ذینفعان کلیدی و تعیین نقش آنها
- انجام تحلیل لازم در مورد ذینفعان
- برنامه ریزی مدیریت ذینفعان
- تهیه ماتریس مدیریت ارتباطات با ذینفعان
- ثبت و تحلیل دروس آموخته شده
- ارزیابی از حصول اهداف
نتیجه گیری :
در این مقاله سعی شد تا علاوه بر توضیح در خصوص دفتر مدیریت پروژه، وظایف اصلی آن در سازمان را تشریح کنیم. در ادامه سطوح مختلف آن را در سازمان مورد بررسی قرار گرفت و در انتها چارچوبی را به منظور پیاده سازی ارائه دادیم.
هرچند بحث دفتر مدیریت پروژه بسیار گسترده بوده و در قسمت پیاده سازی می توانستیم هرکدام از مراحل را به صورت تفصیلی توضیح دهیم، اما در این مقاله به کلیات بسنده میکنیم و در مقالات دیگر با این موضوع به جزییات خواهیم پرداخت.
