نحوه زمان بندی در مدیریت پروژه

زمان‌بندی در مدیریت پروژه چیست؟ چگونه احتمال شکست در پروژه را کاهش دهیم؟ زمان‌بندی و برنامه زمانی در مدیریت پروژه، فهرستی از نقاط عطف پروژه و فعالیت‌ها است که در اغلب موارد تاریخ آغاز و پایان فعالیت‌ها در آن درج می‌شود. برای درک بهتر و آشنایی بیشتر با اهمیت مدیریت زمان پروژه، تا آخر این مطالب با ما همراه باشید.

 

 

مدیریت زمان بندی پروژه چیست؟

قبل از آنکه به طور کامل به صحبت در رابطه با مدیریت زمان‌بندی پروژه بپردازیم، لازم است با اصول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه آشنا شوید. قبل از هرچیزی لازم است چند سوال از خود بپرسید:

• چه زمانی باید از مدیریت زمان پروژه استفاده کنیم؟
• چه کسی اینکار را باید انجام دهد؟

یعد از پاسخ به این سوالات، می‌توانید شروع به یک برنامه‌ریزی زمانی درست و صحیح کنید.

زمان‌بندی پروژه، مکانیسمی است برای برقرار کردن ارتباط بین کارها و فعالیت‌هایی که باید انجام شود. همچنین، با تخصیص منابع، مشخص می‌کند که در چه بازه زمانی، منابع باید مورد استفاده قرار بگیرند.

برنامه زمان‌بندی پروژه، کلیه فعالیت‌های لازم را به موقع جمع‌آوری می‌کند. در حقیقت می‌توان گفت که از طریق برنامه زمان‌بندی، مدیریت پروژه آسانتر خواهد شد.

یک پروژه از چند فعالیت مرتبط به هم تشکیل شده است و هرکدام از این فعالیت‌ها دارای یک موعد مقرر برای شروع و پایان هستند. در نتیجه، زمان‌بندی پروژه به طور صحیح می‌تواند باعث اتمام پروژه در تاریخ سررسید شود.

به همین خاطر، افراد تیم برنامه‌های مختلفی دارند که باعث موفقیت در اجرای پروژه، مشخص کردن تاریخ شروع و پایان پروژه، مستندات و تخصیص منابع می‌شود. تعاریف زیادی در رابطه با کنترل پروژه وجود دارد که در صنایع، شرکت‌ها و سازمان‌ها و… مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مراحل و فرایندهای مدیریت زمان‌ پروژه:

مدیریت زمان‌بندی پروژه شامل فرآیندهایی می‌شود که برای اتمام پروژه از نظر زمانی، مورد نیاز است. مراحل و فرآیند‌های مدیریت زمان به شرح زیر می‌باشد:

1. برنامه‌ریزی مدیریت زمان‌بندی.
2. تعریف فعالیت‌ها.
3. تعیین توالی فعالیت‌ها.
4. تخمین مدت زمان فعالیت‌ها.
5. تهیه برنامه زمان‌بندی.
6. کنترل برنامه زمان‌بندی.

ضرورت مدیریت پروژه از آن جهت است که مدیریان و اعضاء تیم با استفاده از یک برنامه دقیق می‌توانند مشاهده کنند که در چه زمانی محصول و نتیجه نهایی باید تحویل داده شود.

همچنین، مدیریت زمان یک ابزار برای مدیریت انتظارات ذینفعان و پایه‌ای جهت گزارش عملکرد است. تیم اجرایی یک روش زمان‌بندی را انتخاب می‌کند. سپس، اطلاعات خاص پروژه مانند محدودیت‌ها، فعالیت‌ها، تاریخ‌های برنامه‌ریزی شده، مدت زمان انجام هر فعالیت، وابستگی‌ها و منابع وارد ابرازهای مدیریتی پروژه می‌شود و در نهایت، خروجی آن، یک برنامه زمان‌بندی خواهد بود.

هر پروژه با یک هدف خاص اجرا می‌شود. بنابراین پروژه‌ها منحصر به فرد هستند. بدین ترتیب، فرآیندهای برنامه‌ریزی متناسب با هر پروژه تغییر خواهد کرد.

۱٫برنامه‌ریزی مدیریت زمان‌بندی(Plan Schedule Management):

برنامه‌ریزی مدیریت زمان‌بندی در اصل فرآیند سازماندهی سیاست‌ها، روندها و مستندسازی برای برنامه‌ریزی، مدیریت، تهیه، اجرا و کنترل پروژه است.

ورودی‌ها:

• منشور پروژه.
• برنامه مدیریت پروژه.
• عوامل محیطی سازمانی.
• منابع و سرمایه‌های فرآیندی سازمان.

 

 

ابزارها و تکنیک‌ها:

• انتخاب کارشناسانی در زمینه تهیه برنامه زمان‌بندی، مدیریت و کنترل، برنامه‌ریزی متدولوژی‌ و …
• آنالیز داده‌ها.

خروجی‌:

• خروجی شامل یک برنامه مدیریت زمان که شامل معیارها و فعالیت‌های می‌شود.

۲٫تعریف فعالیت‌ها(Define Activities):

در این مرحله به شناسایی و مستندسازی فعالیت‌های مشخص در روند دستیابی به اقلام قابل تحویل پرداخته می‌شود. مهم‌ترین مزیت این مرحله این است که موقعیت‌های کاری را به فعالیت‌های زمانی تجزیه می‌کنند.

فعالیت‌های زمانی پایه‌ای برای زمان‌بندی، برآورد، اجرا، کنترل و نظارت هستند.

ورودی‌:

• ورودی‌های این مرحله شامل نسخه تصویب شده برنامه مدیریت پروژه که شامل برنامه‌ای برای مدیریت زمان، دلایل شکست پروژه، محدودیت‌ها و توضیحات WBS می‌شود.
• عوامل محیطی.
• منابع و سرمایه‌های سازمان.

ابزارها و تکنیک‌ها:

• انتخاب کارشناس.
• تجزیه کردن که یک تکنیک برنامه‌ریزی برای بررسی محدودیت‌های پروژه و تقسیم فعالیت‌ها به بخش‌های کوچیکتر است تا اعضاء تیم و مدیران با جزئیات پروژه بیشتر آشنا شوند و مدیر پروژ راحت‌تر بر پروژه نظارت و کنترل داشته باشد.
• تنظیم جلسات.
• نوعی از برنامه‌ریزی که باید به طور تدریجی اجرا شود و به آن، برنامه‌ریزی موجی غلتان می‌گویند.

خروجی:

• لیست فعالیت‌ها.
• ویژگی چندگانه مرتبط با هر یک از فعالیت‌ها را می‌توان در یک فهرست مرتب کرد. این ویژگی‌ها شامل فعالیت‌های پیش‌نیازی، کدهای فعالیت‌ها، روابط منطقی، تاخیرها، تاریخ‌های جبرانی، محدودیت‌ها و فرضیات است.
• درخواست‌های متغیر.
• برنامه مدیریت باید بروزرسانی شود و شامل هزینه و زمان سررسید باشد.

 

 

۳٫تعیین توالی فعالیت‌ها (Sequence Activities):

در این مرحله به شناسایی و مستندسازی روابط میان فعالیت‌های پروژه پرداخته می‌شود. مزیت اصلی این فرآیند، توالی منطقی کار جهت به دست آوردن بیشترین کارایی با توجه به تمام محدودیت‌های پروژه است.

هر فعالیتی، غیر از اولین‌ و آخرین فعالیت، باید یک رابطه با فعالیت ماقبل و مابعد از خود داشته باشد.

ورودی‌:

• برنامه مدیریت زمانی بر مبنای محدودیت‌ها.
• اسناد، فهرست‌ها، سوابق فرضیاتف ویژگی‌ فعالیت‌ها و …

ابزارها و تکنیک‌ها:

• رسم نموداری پیش‌نیاز که شامل شبکه زمانی می‌شود و فعالیت‌ها توسط گره و یا مستطیل مشخص می‌گردد. انواع فعالیت‌ها به صورت گرافیکی توسط یک یا چند رابطه منطقی با هدف نشان‌دادن توالی انجام فعالیت‌‌ها که با یکدیگر مرتبط هستند، نشان داده می‌شوند.
• وابستگی‌ها ممکن است اختیاری یا اجباری و داخلی یا خارجی باشند.

نکته:

1. وابستگی اجباری براساس ماهیت کار و قرارداد است.
2. وابستگی اختیاری، براثر یک تجربه موفق و یا براثر یک دلیل خاص ایجاد می‌شود.
3. وابستگی خارجی میان فعالیت‌های پروژه و سایر فعالیت‌های خارج از پروژه ایجاد می‌شود.
4. وابستگی داخلی، روابط بین فعالیت‌های داخلی پروژه است.

 

خروجی‌:

• نمایش شماتیکی روابط منطقی بین فعالیت‌های پروژه.
• اسناد بروزرسانی شده پروژه.

 

۴٫ تخمین مدت زمان فعالیت‌ها (Estimate Activity Durations):

به فرآیند برآورد تعداد دوره‌های کاری مورد نیاز که جهت تکمیل فعالیت‌های فردی با توجه به منابع و سرمایه برآورد شده، تخمین مدت زمان فعالیت می‌گویند. یکی از مهم‌ترین مزیت‌های این فرآیند این است که مدت زمان مقرر برای تکمیل هر فعالیت، معین می‌شود.

ورودی:

• عوامل محیطی سازمانی.
• سرمایه‌های فرآیندی سازمانی.

ابزارها و تکنیک‌ها:

• یکی از روش‌های تخمین در این مرحله، تخمین قیاسی است که در آن از مقادیر پارامترهای هزینه، بودجه، محدودیت و سنجش مقیاس‌ها استفاده می‌شود؛ مانند: اندازه،وزن، پیچیدگی فعالیت‌ها و….
• یکی دیگر از روش‌های تخمین، تخمین پارامتریک است که در آن، میان داده‌های گذشته و دیگر متغیرها با هدف تخمین پارامترهای میزان فعالیت، ارتباط برقرار می‌شود.
• استفاده از نوعی تحلیل فنی که به تحلیل سه نقطه‌ای معروف است. در این تحلیل از سه تخمین برای هزینه و حالت‌های بدبینانه، محتمل و خوشبینانه استفاده می‌شود. از این تحلیل، زمانی استفاده می‌شود که در اجزای هزینه و فعالیت قطعیتی وجود نداشته باشد. در نتیجه، برای افزایش دقت تخمین زمان و هزینه از این تخمین استفاده می‌شود.
• در آخر، آنالیز داده‌ها که شامل دو بخش است. بخش اول، تحلیل گزینه‌های روی میز است که به ارزیابی گزینه‌های شناسایی شده با هدف انتخاب بهترین راهکار و یا انتخاب گزینه مناسب برای اجرا پرداخته می‌شود. بخش دوم، تحلیل ذخیره است که یک تکنیک تحلیلی با هدف بررسی ارتباطات و ویژگی‌های ضروری پروژه می‎باشد.
• تصمیم‌گیری.

خروجی:

• ارزیابی کمی از دوره‌های زمانی که برای تکمیل فازهای مختلف پروژه که احتمال دارد بر سر راه مسیر اجرایی قرار بگیرد.
• تهیه مستنداتی که از فرضیات و محدودیت‌ها پشتیبانی می‌کند.
• اسناد به روزرسانی شده پروژه.

 

۵٫تهیه برنامه زمان‌بندی (Develop Schedule):

این مرحله شامل فرآیند تجزیه و تحلیل فعالیت‌ها، مدت زمان، منابع و سرمایه مورد نیاز با هدف تهیه برنامه زمان‌بندی اجرایی، نظارت و کنترل می‌شود.

مزیت این مرحله این است که یک برنامه زمان‌بندی با تاریخ‌ سررسید تهیه می‌گردد.

ورودی:

• تهیه توافق‌نامه‌ها.
• بررسی سرمایه‌های فرآیندی سازمانی.

ابزارها و تکنیک‌ها:

• با استفاده از تحلیل شبکه زمانی باید زودترین و دیرترین تاریخ‌های شروع و سررسید بخش‌های تکمیل نشده فعالیت‌های پروژه را بررسی و شناسایی گردد.
• با استفاده از یک تکنیک مدیریتی و بررسی موانع و بحران‌ها باید میزان انعطاف‌پذیری زمانی را بررسی کرد. همچنین، این تکنیک برای تعیین حداقل زمان لازم برای کل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• فشرده‌سازی مدت زمان کل پروژه، یکی دیگر از تکنیک‌ها در این مرحله است که بدون کاهش یافتن محدودیت‌ها که با تکنیک‌های فشرده کردن و تجزیه‌وتحلیل انجام می‌شود.
• سیستم اطلاعات مدیریت پروژه.
• انتشار برنامه به سبک چابک.

خروجی:

• تهیه نسخه‌ای خاص از مدل برنامه زمانی که به وسیله آن مقایسه نتایج نهایی با برنامه آسان‌تر می‌شود.
• برنامه زمانی پروژه.
• داده‌های برنامه زمانی.
• تقویم پروژه.
• درخواست‌های تغییر.
• برنامه مدیریت پروژه به روزرسانی شده.

۶٫کنترل برنامه زمانبندی (Control Schedule):

فرآیند کنترل و مدیریت وضعیت پروژه ، جهت بروزرسانی برنامه زمان‌بندی پروژه و کنترل تغییرات در زمان‌بندی اولیه پروژه است.

ورودی:

• مشاهده و سنجش‌های پردازش نشده داده‌ها که هنگام انجام فعالیت‌های پروژه به دست می‌آید.
• سرمایه و منابع فرآیندی سازمانی.

ابزارها و تکنیک‌ها:

• آنالیز داده، آنالیز واریانس، آنالیز سناریو و …
• روش مسیر بحرانی.
• بهینه سازی منابع.
• تعجیل و تاخیر.
• فشرده‌سازی زمانی.

خروجی:

• اطلاعات در رابطه با نحوه عملکرد کار.
• پیش‌بینی‌های زمانی.
• درخواست‌های تغییر.

روش های برآوردن زمان در مدیریت پروژه:

زمان در مدیریت پروژه، یکی از محدودیت‌های پروژه است و برای مدیر مهم است که نتیجه نهایی را در زمان مشخص تحویل دهد. زمان، یکی از باارزش‌ترین و نایاب‌ترین منابع هرپروژه می‌باشد و برا تحویل هر پروژه، یک زمان محدود در اختیار تیم اجرایی قرار می‌گیرد.

به همین دلیل است که مدیریت زمان بندی پروژه، اهمیت بسیار زیادی دارد. مدیر پروژه جهت تحویل محصول و یا خدمت، زمان محدودی در اختیار دارد و بدون مدیریت درست زمان، احتمال دارد که پروژه به یک فاجعه ختم شود.

کنترل و برنامه زمان‌بندی پروژه جزء فرآیندهای اصلی در مدیریت زمان‌بندی پروژه هستند. مدیر پروژه در فرآیند مدیریت زمان پروژه به تعریف فعالیت‌ها، برآورد زمان فعالیت اشخاص و توسعه زمان‌بندی انجام می‌پردازد.

دو رویکرد در برآورد زمان در مدیریت پروژه وجود دارد که در زیر به معرفی و مقایسه آن‌ها با یکدیگر پرداخته‌ایم.

• انسان محور:

رویکرد انسان محور به دو بخش زیر تقسیم می‌شود:

۱- نظر کارشناسی(Expert Judgment) :

کارشناسان و مدیران پروژه می‌توانند با بهره گرفتن از سوابق گذشته، اطلاعات مورد نیاز را با هدف برآورد زمان در مدیریت پروژه و مدت زمان فعالیت‌ها ارائه دهند.

۲-تکنیک تصمیم گیری گروهی (Group Decision-Making Techniques) :

استفاده از روش‌های گروهی (Team Based) مانند طوفان فکری، دلفی و … با هدف همکاری اعضاء تیم با یکدیگر به منظور برآورد زمان در مدیریت پروژه بسیار مفید است.

با افزایش همکاری افراد تیم که هریک به یکی از تکنیک‌های اجرایی آشناییت دارد، باعث می‌شود که اطلاعات دقیق‌تری برای برآورد زمان فعالیت‌ها جمع‌آوری گردد و تعهد افراد نسبت به فعالیت‌های پروژه افزایش یابد.

• پروژه محور:

براساس این رویکرد، مدت زمان فعالیت‌ها به سه دسته تقسیم می‌‌شود که به شرح زیر می‌باشد:

۱– برآورد قیاسی(Analog Estimating) :

در این برآورد، مدت زمان به طور کلان و براساس تجربه‌های قبلی و مقایسه با سایر پروژه‌های مشابه به دست می‌آید. این تکنیک، زمانی کاربرد دارد که اطلاعاتی جزئی از پروژه‌های گذشته و سابقه کارشناسان در دسترس باشد و پروژه گذشته به پروژه جدید، شباهت زیادی داشته باشد.

لازم به ذکر است که این روش از دقت بالایی برخوردار نیست. شاخص‌های تکنیک قیاسی به شرح زیر می‌باشند:

• برآورد سری های توانی:
  

در این برآورد فرض بر آن است که ضریب مدت‌ زمان دو پروژه به افزایش هزینه‌ها به یک نسبت خاص وابسته است. این برآورد با یک خط مستقیم که شیب آن وابسته به نوع سازمان و صنعت متفاوت است، بر روی مقیاس شبه لگاریتمی نمایش داده می‌شود.

• برآوردهای سه نقطه ای: (Three Point Stimate):

گاهی عدم قطعیت بیشتر از آن است که بتوان با خیال راحت و آسوده یک عدد را به عنوان مدت زمان فعالیت برآورد کرد. در چنین حالتی توصیه می‌شود که از برآوردهای سه نقطه‌ای استفاده شود. در برآورد سه نقطه‌ای  میزان بدبینانه(pessimistic estimate)، خوش‌بینانه(optimistic estimate) و محتمل(most-likely estimate) برآورد می‌شود.

با میانگین‌گیری وزنی سه مقدار بالا، مقدار برآوردی که به PERT معروف است، به دست می‌آید. در این محاسبات، با هدف تاکید بر اهمیت مقدار محتمل، این مقدار را در عدد ۴ ضرب می‌کنیم.

۲– برآورد پارامتری (Parametric Estimating) :

در برآوردهای پارامتری، با ضرب کردن مدت زمان فعالیت در مقدار کار مورد نیاز، مدت زمان تخمینی کار در پروژه به دست می‌آید. تخمین مدت زمان در مدیریت پروژه، برآورد زمانی را راحت‌تر می‌کند.

این برآورد معمولا زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که دسترسی کاملی به اطلاعات پروژه داشته باشیم و با استفاده از آن‌ها متوجه بخشی از جزئیات کار و دلایل شکست پروژه‌های گذشته شویم.

۳- برآورد پایین به بالا: (Bottom-Up Estimate):

یکی از دقیق‌ترین سیستم‌های برآورد، برآورد پایین به بالا به حساب می‌آید و زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که نمی‌توان مدت زمان کار را با دقت بالایی پیش‌بینی کرد.

به این منظور، طبق ساختار شکست پروژه (WBS)، فعالیت‌های بزرگ را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنیم. سپس، زمان لازم برای هر بخش از فعالیت را می‌توان به آسانی تخمین زد. و در پایان، با توجه به سایر مفروضات، زمان کل پروژه را محاسبه کرد.

نکته‌ای که در این برآورد حائر اهمیت است، این است که برای استفاده از آن باید اطلاعات تفضیلی از پروژه در دسترس باشد. هرچه جزئیات  بیشتری از پروژه در دسترس باشد، برآورد دقیق‌تر خواهد بود.

خلاصه مقاله نحوه زمان‌بندی در مدیریت پروژه :

مراحل زمان‌بندی در مدیریت پروژه به شرح زیر می‌باشد:

• برنامه‌ی مدیریت زمان‌بندی:

اولین مرحله در فرآیند زمان‌بندی در مدیریت پروژه، برنامه مدیریت زمان است که تمام سیاست‌ها و اسناد مورد نیاز مدیریت از طرح اولیه پروژه گرفته می‌شود. این مرحله، بسته به نیازهای پروژه، احتمال دارد بسیار تفصیلی باشد. مهم‌ترین مزیت این مرحله این است که سمت‌وسوی مدیریت زمان‌بندی به طور واضح روشن می‌شود.

• تعریف فعالیت‌ها:

کلیه اقداماتی که در راستای تولید محصول انجام می‌شود، در این مرحله ثبت و شناسایی می‌گردد. هدف اصلی از انجام این مرحله، این است که یک مبنای مشخص برای برآورد، زمان‌بندی اجرا، نظارت و کنترل کار است.

برای موفقیت و کاهش احتمال شکست، فعالیت‌ها را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و هر بخش از کار را به یکی از اعضاء تیم بسپارید.

• ترتیب فعالیت‌ها:

در این مرحله، لیست فعالیت‌های شناسایی شده را به دقت بررسی نمایید. همچنین، همه محدودیت‌ها و موانع را مورد بررسی قرار دهید.

• تخمین منابع فعالیت‌ها:

در این مرحله از فرآیند، منابع مورنیاز برای هربخش از فعالیت، برآورد کنید. مهم‌ترین مزیت این فرآیند این است که به شما امکان می‌دهد تا تخمین درست‌تری از هزینه و زمان داشته باشد.

• برآورد مدت زمان فعالیت‌ها:

یکی از سخت‌ترین و مهم‌ترین فرآیندهای مدیریت زمان‌بندی پروژه، برآورد مدت زمان و تخمین آن است. مدیر پروژه باید بررسی نماید که با توجه به منابع و سرمایه‌ای که در اختیار دارد، چقدر زمان می‌برد تا وظیفه هر بخش تکمیل شود.

برخی از مدیران ترجیح می‌دهند که در برنامه‌ریزی زمانی، ۸۰درصد از منابع را در نظر بگیرند تا در صورت رخ دادن رویدادی غیرمنتظره، تیم با مشکل و کمبود زمان یا منابع روبرو نشود.

• توسعه‌ی برنامه‌ی زمان‌بندی:

برای توسعه یک برنامه دقیق به تعدادی پارامتر نیاز دارید. تاریخ آغاز و تاریخ تحویل پروژه، در این مرحله از فرآیند، برنامه‌ریزی می‌شود. برای نظارت و کنترل بیشتر فعالیت‌ها می‌توانید از نمودار گانت استفاده نمایید.

• کنترل برنامه:

در آخر، وضعیت فعالیت‌های پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرد تا میزان پیشرفت و تعدیلات بر مبنای برنامه‌ی زمانی اولیه مشخص شود. این فرآیند به مدیر کمک می‌کند تا انحرافات برنامه مدیریت زمان‌بندی پروژه شناسایی کند و میزان ریسک را کاهش دهد.