سند حسابداری
منظور از برگه حسابداری چیست؟ از این سند چه استفاده‌هایی می‌شود؟ در چه سازمان‌هایی از سند حسابداری استفاده می‌کنند؟ در حقیقت سازمان‌ها تمامی اطلاعات مالی خود را در این برگه ثبت می‌کنند البته بیشتر ارگان‌ها و سازمان‌های اقتصادی از این سند استفاده می‌کنند و تمامی اتفاقات مالی خود را وارد آن می‌کنند تا با استفاده از این کار مانع به وجود آمدن اشتباهات مختلف شوند. ما در این قسمت به توضیح کامل این برگه می‌پردازیم.
برای این که با این سند آشنا شوید باید ابتدا بدانید که این برگه در چه سازمان‌هایی و برای انجام چه کارهایی استفاده می‌شود؟ همان طور که گفته شد در سازمان‌های اقتصادی بیشتر از این سند استفاده می‌شود تا با استفاده از آن تمامی رویدادهای مالی ثبت شود.
این کار باعث می‌شود تمامی کارهای مالی با دقت زیادی انجام شود و اشتباهات در آن‌ها بسیار کاهش پیدا می‌کند. همچنین از آنجا که اطلاعات مالی در هر سازمانی اهمیت زیادی دارد باید به شیوه صحیح از آن‌ها نگهداری شود تا از بین نروند از این رو سند حسابداری بهترین روش برای ثبت این اطلاعات است.
منظور از سند حسابداری چیست؟
همان طور که از نام این سند پیداست در حسابداری کاربرد دارد و برای ثبت تمامی اطلاعاتی که مربوط به حسابداری و موارد مالی می‌شود مورد استفاده قرار می‌گیرد.
اطلاعات مالی سازمان‌ها شامل تمامی فاکتورها و رسید، قبوض مختلف از جمله قبض برق و تلفن و … می‌شود که در این سند ذخیره می‌شود بعد از ثبت تمامی این اطلاعات، برگه به امضا مقام مسئول می‌رسد در حقیقت اطلاعات موجود در سند را باید رئیس مربوطه تائید کند سپس تمامی اطلاعات در دفتر روزنامه ثبت می‌شود.
اگر با مباحث حسابداری آشنا باشید نام این نام اکثراً به گوشتان خواهد خورد زیرا یکی از اجزای مهم حسابداری است که مانع به وجود آمدن اشتباهات مختلف در آن می‌شود.
سند حسابداری چه کاربردهایی دارد؟
حسابداری جز مهم‌ترین قسمت‌های هر سازمانی است که کوچک‌ترین خطا و اشتباه در آن باعث به وجود آمدن مشکلات بزرگی می‌شود. اگر به تازگی با حسابداری آشنا شده‌اید و نمی‌دانید این سند در چه قسمت‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرد بهتر است بدانید در برگه حسابداری تمامی اطلاعات مالی سازمان نوشته می‌شود این کار باعث می‌شود درصد خطا در حسابداری کاهش پیدا کند.
اطلاعاتی مالی سازمان‌ها شامل رسیدهای خرید و فروش، قبوض مختلف و هر اطلاعاتی که مربوط به قسمت مالی شود، می‌شود. زمانی که این اطلاعات در سند ثبت شوند خطا در دفتر روزنامه به حداقل می‌رسد.
با چه هدفی رویدادهای مالی در سند حسابداری ثبت می‌شوند؟
برای پاسخ به این سؤال ابتدا باید به این سؤال پاسخ دهید که منظور از رویدادهای مالی چیست؟ به هر کاری که بر عناصر اصلی معادله تأثیر بگذارد رویداد مالی گفته می‌شود همچنین معادله اصلی حسابداری نیز از جمع بدهی و سرمایه سازمان به دست می‌آید.
هدف از ثبت تمامی رویدادها جلوگیری از اشتباه و دستکاری و فراموش شدن آن‌ها است همچنین زمانی که تمامی اطلاعات مالی در یکجا دسته بندی شده باشند تهیه گزارش‌های حسابداری بسیار راحت خواهد بود و تمامی عملیات مالی با دقت کافی انجام می‌شوند.
بهتر است بدانید مالیات سازمان‌های مختلف بر اساس برگه حسابداری آن تعیین می‌شود و در صورت وجود هرگونه اشتباه جریمه‌های زیادی شامل آن‌ها می‌شود.
سند حسابداری از چه قسمت‌هایی تشکیل شده است؟
همه سندها از قسمت‌های مختلفی تشکیل شده اند این سند نیز مانند آن‌ها بخش‌های مختلفی دارد که هر کدام ویژگی‌هایی دارند. در ادامه توضیح اجزای آن می‌پردازیم.
شماره سندها: برای سندها شماره‌هایی در نظر گرفته می‌شود که نحوه قرارگیری آن‌ها را مشخص می‌کند. این کار باعث راحت‌تر شدن جست و جوی اطلاعات مالی مختلف می‌شود.
تاریخ سندها: تمامی اطلاعات مالی و رویدادها دارای تاریخ است ازاین‌رو سندها هم نیز باید براساس تاریخ قرار بگیرند. اگر در ثبت اطلاعات از تاریخ استفاده نکنید سند حسابداری ثبت نمی‌شود زیرا تمامی برگه‌ها براساس تاریخ باید قرار بگیرند.
حساب‌ها: سندهای حسابداری شامل حساب‌های مختلفی می‌شوند که از جمله آن‌ها می‌توان به حساب بدهکار و حساب بستانکار اشاره کرد که حتماً باید در هر سندی موجود باشند.
جمع سند: جمع تمامی بدهی‌ها و بستانکار در زیر ستون آن‌ها نوشته می‌شود که به آن جمع سند گفته می‌شود.
پیوست: در رویداد مالی که در سند ثبت می‌شود باید مدارک آن نیز در سند قرار بگیرد. برای مثال اگر میزان فاکتور خرید را در سند ذخیره کرده‌اید باید فاکتور آن نیز در پیوست سند قرار بگیرد.
آرتیکل: در سندهای حسابداری به کدهایی که در سند بدهکار و بستانکار قرار می‌گیرند آرتیکل گفته می‌شود.
شرح آرتیکل: برای کدهای بدهکار و بستانکار توضیحاتی باید لحاظ شود که به آن‌ها شرح آرتیکل گفته می‌شود.
مبلغ: برای ستون‌های بدهکار و بستانکار مبلغی نوشته می‌شود که باید اعدادی بزرگ‌تر از صفر و مثبت باشند.
کد حساب: با توجه به تعریف کدینگ حسابدار کد معین حساب و چند کد تفضیلی اختیاری تعریف می‌شود که به آن‌ها کد حساب گفته می‌شود.
نکته‌هایی در رابطه با خصوصیات سند حسابداری
- هر سند حداقل باید دو حساب داشته باشد.
- هر سند حداقل باید دو آرتیکل داشته باشد.
- برای این که سند تراز باشد باید جمع ستون‌های بدهکار و بستانکار برابر باشند.
- باید جمع تمام آرتیکل‌ها باهم برابر باشند تا سند تراز باشد.
- اگر سند تراز نباشد ذخیره نخواهد شد.
- مبلغی که در ستون‌ها درج می‌شود باید مثبت و بزرگ‌تر از صفر باشند.
- آرتیکل حتما باید دارای مبلغ باشد.
سند حسابداری چند نوع دارد؟
سندهای حسابداری انواع مختلفی دارند که هر کدام در دوره‌های مختلفی ثبت و ذخیره می‌شوند. به طور مثال سندهایی که در دوره جدید ثبت می‌شوند به سندهای افتتاحیه و یا سندهایی که در دوره آخر هر دوره مالی ثبت می‌شوند به سندهای اختتامیه معروف هستند. این سندها را براساس عوامل مختلفی در قسمت‌های مختلفی تقسیم می‌کنند که ما در ادامه به طور کامل به توضیح هر کدام از آن‌ها می‌پردازیم.
- سندها براساس نوع رویداد
- سند افتتاحیه
- سند عمومی
- سند سیستمی
- سند اختتامیه
- سند بستن حساب‌ها
- سندها براساس تعداد آرتیکل
- سند حسابداری ساده
- سند حسابداری مرکب
شرح انواع سندها براساس نوع رویداد
-
سند حسابداری افتتاحیه
در اول شروع هر دوره‌ی جدیدی سندهای جدیدی ثبت می‌شود که مانده‌های دوره قبل را نیز به آن سند انتقال می‌دهند که به آن‌ها سندهای افتتاحیه گفته می‌شود. شما می‌توانید در ابتدای دوره اول سندهای افتتاحیه را ویرایش کنید ولی در دوره دوم دیگر این امکان را ندارید و نمی‌توانید دوره‌های قبل را ویرایش کنید.
-
سند عمومی
این سندها توسط کاربر ثبت می‌شوند همچنین کاربر این قابلیت را دارد که ماهیت بدهکار و بستانکار را تعیین و شناسایی کند. به این سندهایی که توسط کاربر ثبت و ذخیره می‌شوند سند عمومی می‌گویند.
-
سند سیستمی
این سندها اتوماتیک صادر می‌شوند به این شکل که در زیر سیستم‌های نرم‌افزارهای حسابداری صادر می‌شوند که نمی‌توان هیچ یک از قسمت‌های آن را تغییر داد به این نوع سندها سند سیستمی گفته می‌شود.
-
سند حسابداری اختتامیه
همان طور که از نام این سند پیداست در آخر هر دوره مالی سندی ثبت می‌کنند که امکان ویرایش اطلاعات وجود ندارد به این نوع سندها سند اختتامیه گفته می‌شود. این سند به منظور بستن حساب‌های دائم و یا حساب‌های ترازنامه ثبت می‌شوند.
-
سند بستن حساب‌ها
یک نوع دیگر سند وجود دارد که به طور اتوماتیک به منظور بستن حساب‌های موقت سود و زیان استفاده می‌شود که نمی‌توان آن‌ها را تغییر داد به این نوع سندها سند بستن حساب‌ها گفته می‌شود.
شرح انواع سندها براساس تعداد آرتیکل
سند ساده حسابداری: در قسمت‌های قبل اشاره کردیم که هر سند حداقل باید دو آرتیکل داشته باشد از این رو سندهایی که کمترین آرتیکل را دارند یعنی دو آرتیکل دارند به سندهای ساده معروف هستند.
سند مرکب حسابداری: با توجه به توضیح سند ساده حسابداریم ی توان این نتیجه را گرفت که سندهایی که بیشتر از دو آرتیکل دارند به سند مرکب معروف هستند. در این نوع سند می‌توان برای یک ردیف بستانکار به جای یک ردیف بدهکار چندین ردیف بدهکار تعریف کرد همچنین برای یک ردیف بدهکار چند ردیف بستانکار تعریف کرد. این نوع سندها از سندهای ساده کمی پیچیده‌تر می‌باشند همچنین دارای تعداد زیادی ستون هستند.
سند حسابداری شامل چند نوع وضعیت می‌شود؟
سندهای حسابداری در نوع وضعیت دائم و موقت است که به شرح زیر است:
وضعیت موقت: این نوع سندها را می‌توان بعد از ثبت کردن تغییر داد و همچنین قابل حذف هستند.
وضعیت دائم: همان طور که از نام این نوع مشخص است به طور دائمی می‌باشند و قابل تغییر و حذف نیستند.
ثبت سند حسابداری چگونه انجام می‌شود؟
ثبت این نوع سند نیاز به طی مراحلی دارد که هر کدام باید بسیار با دقت انجام شوند. یک حسابدار خوب حتماً باید به طور کامل با این مراحل آشنایی داشته باشد ما در ادامه به طور کامل نحوه ثبت این سند را بیان کرده‌ایم.
- تعریف تمامی رویدادهای مالی و پیوست مستندات آن‌ها
اولین مرحله رخ دادن رویدادهای مالی در سازمان است. بعد از این کار حسابدار باید تمامی رویدادها را بررسی کرده و همه مدارک و مستندات آن‌ها را در سند پیوست کنید. توجه کنید که تمامی موارد مربوط به رویدادهای مالی باید دارای مدارک قابل اثبات و مستند باشند تا در سند پیوست شوند در غیر این صورت امکان شرح رویداد وجود ندارد.
- تمامی جزئیات ریز و درست رویدادهای مالی بررسی شوند
در مرحله دوم باید جزئیات رویدادها با دقت زیاد بررسی شوند. این کار به منظور جلوگیری از به وجود آمدن هرگونه اشتباه و خطا انجام می‌شود. بهتر است بدانید دفاتر حسابداری سر فصل‌های گوناگونی دارند که با بررسی جزئیات رویدادهای مالی مشخص می‌شود که رویداد در کدام سرفصل باید ذخیره شود.
- سند تائید شده چاپ گردد
در این مرحله سندی که توسط رئیس و یا مسئول مربوطه تائید شده‌است چاپ می‌شود و اسناد مربوطه به آن پیوست زده می‌شود سپس سند به طور رسمی قابل استفاده می‌شود.
انجام بررسی‌های لازم و تائید سند حسابداری در مرحله آخر سند چاپ شده به همراه سایر مدارک به مراجع بالاتر ارسال می‌گردد تا آن‌ها با انجام بررسی‌های لازم سند را تائید کنند. در صورت تائید سند توسط افراد مشخص شده امضا می‌شود و مبالغی که در آن ثبت شده‌اند تائید می‌شود.
تعریف برخی از اصطلاحات مورد استفاده در سند حسابداری
علم حسابداری امروزه جایگاه ویژه‌ای در بین سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف پیدا کرده است به همین دلیل افراد زیادی در تلاش هستند تا با این مهارت آشنا شوند از این رو ابتدا باید با معنی و مفهوم برخی از تعارف آشنا شوید. برای این که به طور کامل با مفهوم برگه حسابداری آشنا شویم باید معنی و مفهوم برخی از اصطلاحات را بدانیم که در ادامه به توضیح برخی از آن‌ها می‌پردازیم.
مفهوم بدهکار و بستانکار: بهتر است بدانید در جامعه و بین عموم مردم منظور از بدهکار کسی است که مبلغی را از کسی قرض گرفته است و باید آن را پس بدهد همچنین بستانکار کسی است که مبلغی به کسی قرض داده است و باید آن را دریافت کند. این مفاهیم کاملاً در علم حسابداری متفاوت است به این صورت که هر وسیله و اقدامی که باعث خروج پول از سازمان می‌شود بدهکار محسوب می‌شود و هر کار و وسیله‌ای که باعث ورود پول و مبلغی به سازمان می‌شود بستانکار به حساب می‌آید.
رویداد مالی: به صورت بسیار ساده‌ای می‌توان رویداد مالی را به این شکل تعریف کرد که هر کار و اقدامی که باعث جابه جایی پول شود یک رویداد مالی محسوب می‌شود که انواع قبوض و خرید و فروش هر وسیله‌ای جز رویدادهای مالی یک سازمان می‌شود.
اسناد مثبته: به هر مدرکی که رویدادهای مالی را اثبات کند اسناد مثبته گفته می‌شود. این اسناد شامل تمامی مدارکی می‌شوند که در هر معامله‌ای دریافت می‌شوند همچنین فاکتورهای خرید و فروش و قبوض مختلف جز این اسناد به حساب می‌آیند.
سخن آخر
تمامی اطلاعات مالی در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف باید به صورت ثبت شوند. این سند شامل تمامی رویدادهای مالی سازمان است که اهمیت بسیار زیادی دارند و از به وجود آمدن خطاها و اشتباهات گوناگون در حساب رسی جلوگیری می‌کند.
اطلاعاتی که در این سند ذخیره می‌شود شامل مبالغ و تاریخ‌های تمامی خرید و فروش سازمان و در حالت کلی اطلاعات تمامی پول‌های ورودی و خروجی می‌شود. ما در این قسمت به طور کامل به توضیح سند حسابداری پرداختیم امیدواریم با خواندن این قسمت بتوانید بهتر از قبل کارهای حسابداری را انجام دهید.
