می‌دانیم که اکسل (excel) یکی از نرم افزارهای محبوب و پرکاربرد در زمینه‌ی حسابداری است. این نرم افزار امکان ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌های حسابداری و مالی را به کاربر ارائه می‌دهد. در این مطلب قصد داریم تا شیوه‌ی آموزش ساخت سند حسابداری در اکسل را به شما نشان دهیم. مطالعه‌ی این مطلب برای تمام افرادی که در حوزه‌ی حسابداری فعالیت می‌کنند، الزامی و کاربردی خواهد بود.
آموزش اکسل برای حسابداری
حسابداری در اکسل شامل استفاده از نرم‌افزار Microsoft Excel برای ثبت معاملات و داده‌های مالی کسب‌وکار شما است. با سیستم حسابداری اکسل، می‌توانید انواع مختلف معاملات مربوط به حساب‌های بانکی کسب‌وکارتان را ثبت کنید. هم‌چنین شما می‌توانید موجودی حساب، کارکنان، تامین‌کنندگان و غیره را از این نرم افزار، پیگیری کنید.
اگرچه بسیاری از افراد، اکسل را به عنوان نرم‌افزار حسابداری نمی‌شناسند، اما باید بدانید که این برنامه می‌تواند برای حسابداری کسب‌وکارهای کوچک بسیار ارزشمند باشد. ایجاد قالب‌های حسابداری در اکسل می‌تواند به شما کمک کند وظایف روزمره را خودکار کرده، در زمان صرفه‌جویی و احتمال اشتباهات محاسباتی را کاهش دهید.
باید توجه داشته باشید که حسابداری در اکسل، بر اساس ایجاد یک قالب جداگانه برای هر مجموعه از داده‌های مالی است. برای مثال، می‌توانید یک سند حسابداری را در نرم افزار صفحه گسترده اکسل، برای حساب‌های پرداختی، حساب‌های دریافتی، حقوق کارکنان، معاملات درآمد و هزینه‌ها و غیره ایجاد کنید.
چرا آموزش ساخت برنامه حسابداری با اکسل اهمیت دارد؟
شاید برای شما نیز این پرسش مطرح شده باشد که چرا باید ایجاد سند حسابداری در اکسل را یاد بگیریم. در فهرست زیر، مهم‌ترین مزایای این برنامه برای ایجاد اسناد حسابداری را ذکر کرده‌ایم.
- انجام وظایف حسابداری پایه در اکسل به مهارت خاصی نیاز ندارد.
- آموزش ثبت حسابداری در اکسل، کاربری و استفاده‌ی آسانی دارد.
- اکسل در حسابداری در قیاس با نرم افزارهای دیگر، هزینه‌ی کم‌تری را به‌دنبال خواهد داشت.
- عملکردهای ارزشمند متعددی در اکسل وجود دارد که به شما امکان می‌دهد تا معاملات را به راحتی ثبت کنید.
- امکان ایجاد نمودارها و ارائه‌های گرافیکی در اکسل وجود دارد.
- امکان پیگیری درآمد و هزینه‌های واریز یا برداشت شده از حساب بانکی در اکسل وجود دارد.
- امکان انجام محاسبات پایه و ایجاد صورت‌های مالی در اکسل ایجاد شده است.
- امکان پیگیری فاکتورها از طریق برنامه‌ی اکسل مقدور است.
* نکته: توجه داشته باشید که علی‌رغم مزایای زیاد برنامه حسابداری با اکسل، این نرم افزار برای کسب و کارهای بزرگ و حسابداری پیچیده، کارایی ندارد.
پیشنهاد مطالعه: آموزش حسابداری نمایشگاه اتومبیل – بررسی اصول و ابزارها
آموزش ساخت سند حسابداری در اکسل
در این بخش، گام به گام آموزش ساخت سند حسابداری در اکسل را آورده‌ایم. پس برای طراحی حسابداری با اکسل، کافی است تا مراحل زیر را انجام دهید.
مرحله ۱. آماده‌سازی قالب حسابداری اکسل
اگر قبلاً از اکسل استفاده کرده و با آن آشنا هستید، می‌توانید قالب حسابداری خود را از ابتدا بسازید. کسانی که قبلاً از اکسل استفاده نکرده و یا با ویژگی‌های آن آشنا نیستند، می‌توانند قالب‌های حسابداری اکسل را از اینترنت دانلود کنند.
صرف‌نظر از اینکه قالب را از کجا دریافت می‌کنید؛ قالب مورد نظر می‌بایست شامل سه صفحه کلیدی باشد. صفحات کلیدی قالب عبارتند از: صفحه نمودار حساب‌ها، صفحه صورت درآمد و صفحه معاملات. در ادامه، توضیحات بیش‌تری را در رابطه با هر صفحه ارائه داده‌ایم.
- صفحه نمودار حساب‌ها شامل فهرستی از حساب‌هایی است که اسناد شما را تشکیل می‌دهند. هر حساب نماینده یک دسته در صفحه است و هر معامله باید در یکی از این دسته‌ها قرار گیرد.
- صفحه صورت درآمد حاوی اطلاعاتی درباره هزینه‌ها و درآمدهای شما بوده و درآمد خالص شما را نمایش می‌دهد. بدون این صفحه، نمی‌توانید به وضوح از وضعیت مالی شرکت خود مطلع شوید.
- صفحه معاملات حاوی جزئیات هر معامله مرتبط با کسب‌وکار شما است. در اینجا باید جزئیاتی مانند تاریخ، مبلغ، توضیحات، حساب و غیره را ثبت کنید.
مرحله ۲. شخصی‌سازی نمودار حساب‌ها در آموزش ساخت سند حسابداری در اکسل
گام بعدی شخصی‌سازی نمودار حساب‌ها است. به‌گونه‌ای که این صفحه با کسب‌وکار شما همخوانی داشته باشد. شما باید نقاط مرجعی ایجاد کنید که به شما یادآوری کنند چه معاملاتی را در دسته‌های خاص قرار دهید. این دسته‌بندی، به شما کمک می‌کند تا بعد از ورود اطلاعات به کاربرگ، بتوانید برحسب پارامترهای مختلف از آن گزارش تهیه کنید.
برای این منظور، در ابتدا باید فهرستی از انواع هزینه‌ها یا درآمدهای شرکت خود تهیه کنید. سپس، برای هرکدام یک حساب ایجاد کنید. آن را در نمودار حساب‌ها فهرست کرده و از آن به عنوان مرجع هنگام دسته‌بندی معاملات استفاده کنید.
تصویر زیر نمونه کار حسابداری با اکسل را نشان می‌دهد. در اینجا یک کاربرگ جدید در اکسل را برای لیست هزینه‌ها و درآمد شرکت تنظیم کرده‌ایم. به‌طور پیش فرض، این جدول را با شش سطر تکمیل نموده‌ایم. هر سطر بیان‌گر یک تراکنش مالی برای شرکت مفروض است. شما می‌توانید برحسب نیاز، اطلاعات هر ستون را اعتبارسنجی نیز بکنید. به عنوان مثال، می‌توانید مقادیر پیش فرض برای «دسته» تعریف نمایید.
مرحله ۳. شخصی‌سازی صفحه صورت درآمد
صفحه صورت درآمد شما شامل اطلاعاتی از نمودار حساب‌ها است. برای دقت بیشتر، صفحه صورت درآمد خود را طوری تنظیم کنید که نمودار حساب‌ها را منعکس کند. مطمئن شوید که هر حساب بر اساس اینکه درآمد، هزینه یا هزینه کالای فروخته شده (COGS) است جدا شده باشد.
مرحله ۴. ایجاد صفحه فاکتورها
این مرحله برای حسابداری پایه در اکسل ضروری نیست، اما می‌تواند به شما در سازماندهی کمک کند. هنگامی که درآمد حاصل از فاکتورها را وارد می‌کنید، شماره فاکتور را اضافه کنید. به این ترتیب می‌توانید داده‌ها را متقابل بررسی کرده، اشتباهات را کنترل و مطمئن شوید که پرداخت فاکتور را دوبار وارد نخواهید کرد (یا از قلم نمی‌اندازید).
مرحله ۵. ایجاد صفحه پیش‌بینی جریان نقدی
این مرحله نیز برای حسابداری اکسل ضروری نیست. با این حال، بسیاری از صاحبان کسب‌وکارهای کوچک تصمیم می‌گیرند یک صفحه برای پیش‌بینی جریان نقدی برای برنامه‌ریزی ماهانه ایجاد کنند.
پیشنهاد مطالعه: آموزش حسابداری فروش اقساطی – بررسی اصول و ابزارها
مرحله ۶. ذخیره فایل اکسل
پس از ایجاد قالب مناسب اکسل برای کسب‌وکارتان و افزودن صفحات لازم، زمان ذخیره فایل اکسل است. می‌توانید آن را در درایوی از رایانه خود نگه دارید.
* نکته مهم: از آنجا که این فایل حاوی اطلاعات ارزشمندی درباره حساب‌های بانکی و سوابق حسابداری شرکت شما است، حفظ امنیت آن بسیار مهم است.
جمع بندی
در این مطلب به آموزش ساخت سند حسابداری در اکسل در شش گام ساده پرداختیم. در اینجا بیان کردیم که برای حسابداری ساده با اکسل، چه صفحات و کاربرگ‌هایی را باید طراحی کنید. آن‌چه که در این آموزش مطرح شد، نمونه‌ی ساده‌ای از سند حسابداری در این برنامه را نشان می‌دهد. شما می‌توانید با استفاده از مراحل ارائه شده در این مطلب، به ساخت حسابداری با اکسل بپردازید. مشابه با همین کاربرگ، شما می‌توانید آموزش حسابداری فروشگاه با اکسل را نیز انجام دهید.
مجدد تأکید می‌کنیم که آموزش ساخت برنامه حسابداری در اکسل، برای حسابداری شرکت‌های کوچک کاربرد دارد. هم‌چنین شما می‌توانید از این آموزش حسابداری شخصی با اکسل را انجام دهید. برای شرکت‌های بزرگ که معاملات زیاد و پیچیده‌تری دارند، بهتر است تا از نرم افزارهای تخصصی حسابداری استفاده شود.
آموزش حسابداری در مکتب خونه
برای آموزش حسابداری، می‌توانید از دوره‌های آموزش حسابداری مکتب خونه استفاده کنید. این دوره‌های آموزشی با هدف ارتقای مهارت‌ها و معلومات شما در زمینه‌ی حسابداری و ایجاد تمرینات عملی برای ورود به بازار کار آماده شده است. زبان آموزش در دوره‌های مکتب خونه بسیار ساده بوده و افراد مبتدی نیز به‌راحتی می‌توانند در سطوح مقدماتی آموزش شرکت نمایند.
