مدیریت پروژه چیست؟ آیا از اهمیت مدیریت پروژه آگاهی دارید؟ شاید جالب باشد که بدانید ۵۸درصد از سازمان‌ها از معنای صحیح ضرورت مدیریت پروژه مطلع هستند اما تنها ۲۳ درصد از آن‌ها از شیوه صحیح و استاندارد مدیریت پروژه بهره می‌برند.
بنابراین قصد دارم در این مقاله در رابطه با اهمیت مدیریت پروژه به طور واضح و شفاف صحبت کنم؛ زیرا، آشنایی با مهارت‌های مدیریتی و اهمیت آن باعث رشد و توسعه فردی و افزایش بهره‌وری سازمانی می‌شود.
اهمیت مدیریت پروژه:
یکی شاخه‌های جدید از علم مدیریت، مدیریت پروژه است. اما اغلب مدیران طراز اول در برخی سازمان‌ها، سعی می‌کنند تا راهی برای پرهیز از مبانی و مفاهیم مدیریت به صورت منسجم پیدا کنند.
برای مثال، برخی از مهم‌ترین نشانه‌های مدیریت ضعیف پروژه را در زیر مرتب کرده‌ایم:
- تاخیر در برنامه زمانی پیش بینی شده برای پروژه.
- افزایش بی‌دلیل هزینه‌های واقعی اجرایی نسبت به بودجه تعیین شده.
- استفاده اشتباه ار کارشناسان واحدهای اجرایی و اداری پروژه که منجر به دوباره‌کاری می‌شود.
- تحمل خسارت‌های معنوی و مادی که ناشی از عدم تحقق اهداف پروژه است.
شدت بروز این عوامل به میزان ضعف و دوری سازمان‌ها از مبانی و مفاهیم پروژه بستگی دارد. عواملی که موجب توسعه پیدا نکردن مدیریت پروژه و عوارض آن در سازمان‌ها می‌شود، عبارت است از:
- شرکت چند پروژه را به طور همزمان و بدون هماهنگی اجرا می‌کند.
- هیچ‌کس مسئولیت تعهدات زمانی و هزینه پروژه را بر عهده نمی‌گیرد.
- حرفه مدیریت پروژه برای افراد سازمان به خوبی درک نشده است.
- فردی که به عنوان مدیر پروژه انتخاب شده است، فاقد شایستگی و صلاحیت می‌باشد.
- مدیر پروژه با مدیران واحدهای اداری به مشکل بر می‌خورد.
- برنامه‌ریزی به صورت یکپارچه اتفاق نیوفتاده است.
- تعهد سازمان بیش از توان منابع سازمان است.
- برنامه زمانی و بودجه پروژه به طور درست پیش‌بینی نشده است.
- اولویت‌های پروژه به طور ناگهانی تغییر می‌کند.
این نشانه‌ها، همگی به عدم توسعه مفاهیم مدیریت در سازمان‌های تخصصی مرتبط می‌شود. برای درک بهتر اهمیت مدیریت پروژه لازم است با متغیرهای اصلی مدیریت پروژه آشنا شوید.
۵متغیر اصلی مدیریت پروژه:
- زمان: میزان زمان مورد نیاز برای اجرا پروژه.
- هزینه:هزینه‌های متغییر مانند دستمزد نیروی کار، هزینه سخت‌افزار، نرم‌افزار و …
- محدوده:تعیین و بررسی بایدها و نبایدهایی که در طول پروژه باید انجام شود.
- کیفیت: یک شاخص برای تعیین موفقیت، دستیابی به اهداف و موفقیت در نتیجه نهایی می‌باشد.
- خطر: بررسی مشکلات و موانع بالقوه که موفقیت در پروژه را تهدید می‌کند.
چرا به مدیر پروژه نیاز داریم؟
برای دستیابی به موفقیت و افزایش بهره‌وری در پروژه نیاز به مدیر پروژه است تا با کنترل و نظارت کار سایر اعضاء، مانع از هدر رفتن منابع و هزینه‌ها شود. در زیر، مواردی از اهمیت مدیریت پروژه و وجود مدیری مدبر در انواع پروژه معرفی شده است.
۱) ارتباطات مداوم:
ارتباطات از اهمیت بسزایی در مدیریت پروژه برخوردار هستند که می‌تواند تاثیرات موثری در کارگروهی ایجاد کند. طی یک تحقیق شده در انگلیس نشان داد که شکست در برقرار کردن ارتباطات، دلیل اصلی عدم موفقیت در ۵۷درصد از پروژه‌های اجرایی است.
مدیران پروژه با برقراری ارتباطات موثر باید اطمینان کسب کنند که کل تیم یک هدف مشترک دارند و برای نیل به آن، با یکدیگر همکاری می‌کنند. بدین ترتیب، کارآرایی و بهره‌وری تیم بهبود می‌یابد.
۲) تخصیص موثر منابع:
بزرگترین ثروت مدیر پروژه، اعضاء تیم هستند. تیم‌های اجرایی و اداری پروژه باید از افراد متخصص با پیشینه متفاوت تشکیل شود. مدیر پروژه با برنامه‌ریزی مناسب پروژه باید به تعهدات سازمان را عملی کند.
با برنامه‌ریزی مناسب می‌توانید در موقع نیاز از مهارت و تخصص اعضاء تیم بهره ببرید.
بنابراین، با انتخاب اعضاء از بخش‌های مختلف سازمان می‌توانید از موانع احتمالی در مسیر اجرای پروژه پیشگیری کنید. از سوی دیگر، تخصیص منایعی مانند بودجه، ابزار، ماشین‌آلات و… می‌توان از تاخیر و یا هدر رفتن منابع جلوگیری کرد.
۳) افزایش بهره‌وری:
مولد بودن یک ضرورت پروژه مدیریت است و این دو ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند. بنابراین، با استفاده درست از منابع و ایجاد یک سیستم کارآمد، تیم اجرایی می‌تواند در کوتاهترین زمان ممکن به بیشترین بهره‌وری دست یابد.
۴) جلب رضایت مشتری:
یکی از اصول پایه‌ای در کسب‌وکار، حفظ مشتری‌های قدیمی و جذب افراد جدید است. در نتیجه، ارائه خدمات موثر یک راه مطمئن و تضمین شده برای جلب رضایت مشتری و افزایش رضایت مشتری‌های قدیمی است.
در حقیقت، مدیریت پروژه یک مجموعه موثر از عملیاتی است که بر روی کارآیی و کیفیت متمرکز می‌شود. بدین ترتیب، مشتریان با پروژه‌های جدید در آینده به شرکت بازخواهند گشت.
همچنین، مشتری‌ها می‌توانند با تبلیغات مثبت و پیشنهاد دادن شما به دیگران، موجب افزایش مراجعه کنندگان و پروژه‌های اجرایی جدید شوند.
۵) مدیریت کردن ریسک:
یک نکته مهم در فرآیند توسعه پروژه، مدیریت ریسک است. این موضوع برای موفقیت در پروژه بسیار حیاتی می‌باشد. اغلب افراد تمایل دارند که به گونه‌ای رفتار کنند که انگار ریسک و مشکلی وجود ندارد. غافل از اینکه این موضوع بزرگترین اشتباه در پروژه اجرایی می‌باشد.
یک مدیر پروژه موفق، خطرها را نادیده نمی‌گیرد و برای هر ریسکی خود را آماده می‌کند تا در اسرع وقت، راه حلی درست و موثر برای کاهش ریسک پیدا کند.
۶) افزایش روحیه فردی و تیمی:
همانطور که با اهمیت مدیریت پروژه آگاه شدید، لازم است که بدانید روحیه فردی و تیمی نقش بسزایی در موفقیت مستمر خواهد داشت. در نتیجه، مدیران پروژه با افزایش اعتماد به نفس افراد تیم و الهام بخشی به آن‌ها باید موجب بهبود عملکرد موثر تیم شود.
۷) برنامه‌ریزی موثر:
برنامه‌ریزی موثر برای یک پروژه از همان ابتدا، مسیر را برای رسیدن به موفقیت هموار می‌کند. مدیریت پروژه از چند مرحله تشکیل می‌شود که برای تعیین مرز این مراحل لازم است که بودجه و زمان‌بندی پروژه را در همان ابتدا بررسی نماییم.
برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند تا از تاخیر در اجرای پروژه پیشگیری کنید و مانع از تشریفات اداری و غیرضروری می‌شود. در حقیقت با یک برنامه مستحکم و دقیق می‌توانید مطمئن شوید که از نیازهای مشتری آگاهی کامل دارید و می‌توانید بهترین راهکار را در هنگام مواجه با موانع ارائه دهید.
۸) کنترل کیفیت:
اکثر مدیران تحت فشار و استرس هستند؛ زیرا، باید در زمان تعیین شده پروژه را تحویل دهند و همین موضوع موجب افزایش استرس فرد می‌شود. هرچه زمان به تاریخ سررسید پروژه نزدیک می‌شود، استرس مدیران افزایش می‌یابد و کارها با عجله انجام می‌شود. در نتیجه کیفیت کار کاهش می‌یابد.
۹) عبرت گرفتن از گذشته:
عبرت گرفتن از اشتباهات گذشته و تکرار نکردن اشتباهات از اهمیت بسزایی برخوردار است. یکی از مراحل مهم در مدیریت پروژه، نگاه به گذشته و عبرت گرفتن از آن است.
در نتیجه، استفاده از مستندات و دانش‌های گذشته باعث می‌شود که کیفیت کار گروهی ارتقاء پیدا کند و احتمال شکست کاهش پیدا کند.
۱۰) نظارت مستمر:
اهمیت مدیریت پروژه برای اکثر سازمان‌ها روشن است؛ زیرا، با مدیریت پروژه، تک تک کارهای مرتبط به پروژه قابل ردیابی خواهد بود. این موضوع به نوبه خود بر کار گروهی و تیمی اثر می‌گذارد و باعث رفع مشکلات و موانع می‌شود.
تأثیر ابزارهای جدید مدیریت پروژه:
امروزه به ضرورت مدیریت پروژه پی برده‌اند. به همین خاطر، مدیریت پروژه امروزه متفاوت با دهه‌های گذشته است. با آشنایی با ابزارهای جدید، تیم‌های اجرایی پروژه دیگر محدود به مقررات و موقعیت جغرافیایی نخواهند بود.
با استفاده از ابزارهای نوین، تمامی داده‌ها متمرکز شده و کاربران، موفق به پیشرفت در پروژه، پیگیری وظایف و مشاهده نتیجه و بازخورد خواهند شد. بنابراین، هز سازمان و شرکتی که می‌خواهد در رفابت با سایر شرکت‌ها پیروز شود، از ابزارهای مدرن و مناسب استفاده می‌کند.
نکاتی در مورد استفاده از یک ابزار نوین مدیریت پروژه:
-
از یک ابزار اصلی استفاده کنید:
به جای آنکه هر یک از اعضاء تیم به طور مستقل از ابزاری متفاوت استفاده کنند، بهتر است یک ابزار اصلی را انتخاب کرده و با سایر اعضاء به اشتراک بگذارید. با این روش، سردرگمی اعضاء کاهش می‌یابد و تمامی افراد به همکاری با یکدیگر ترغیب می‌شوند.
-
تعدادی قرارداد در رابطه با نحوه استفاده از ابزارهای نوین مدیریتی تنظیم نمایید.
مدیر پروژه می‌تواند با ارائه دستورالعمل‌های ساده برای استفاده از ابزارهای نوین به کاربران کمک کند؛ برای مثال، برای انجام وظایف تک تک اعضاء، تاریخ سررسید تعیین کنید. همچنین، در صورتی که درخواستی از کسی دارید، استفاده از ابزار مدیریت پروژه را جایگزین ایمیل دادن کنید.
-
بروزرسانی کنید و با سایر اعضاء گروه به اشتراک بگذارید.
سریع‌ترین راه برای درک بهتر و مشاهده ارزش یک ابزار توسط سایر اعضاء، مشاهده نتیجه و بازخورد وضعیت پروژه و پیشرفت در آن است. در نتیجه، مدیر پروژه با بروزرسانی وضعیت پروژه و به اشتراک گذاشتن آن با سایر کاربران موجب ترغیب سایر اعضاء به استفاده از ابزار مدیریتی می‌شود.
معرفی یک ابزار جهت کنترل رسمی:
همانطور که متوجه شدید ابزارهای نوین و رسمی برای جمع‌آوری مستندات و نظارت بر برنامه‌های پروژه از اهمیت بسزایی برخوردار است. برای مثال، نمودار گانت یک ابزار کنترل رسمی برای مستندسازی است.
با استفاده از نمودار گانت، فعالیت‌های پروژه و تاریخ شروع فعالیت و تاریخ سررسید نمایش داده خواهد شد.
این نمودار به شکل بصری نشان‌دهنده مدت زمان وظایف اعضاء تیم در پروژه و منابع انسانی مورد نیاز است.
در حقیقت، نمودار گانت وظایف تک تک اعضاء را به صورت یک پاره‌خط افقی نمایش می‌دهد که طول آن‌ها براساس مدت زمان مورد نیاز برای به اتمام رساندن وظایف است.
همچنین، این نمودار وابستگی بین وظایف و نحوه تاثیرگذاری تاخیر یک فرد بر سایر افراد را نشان نمی‌دهد.
سخن پایانی:
اغلب شرکت‌ها برای حل مسائل و یا بهبود کارآرایی خود با پروژه‌های متفاوت ومتعددی روبرو می‌شوند. این سازمان‌ها باید از میان چند پیشنهاد و پروژه، پروژه‌ای را انتخاب کنند که بیشترین منفعت را برای شرکت دارد.
بنابراین، مدیر پروژه با به کارگیری مهارت، دانش و ابزاری متفاوت، بهترین پروژه را برای دستیابی به یک هدف تجاری مشخص انتخاب می‌کند. به همین ترتیب باعث کسب موفقیت برای شرکت و برآورد انتظارات مشتری می‌شود.
از دیگر دلایل اهمیت مدیریت پروژه می‌توان به ارزیابی خطر و برنامه‌ریزی کارها اشاره کرد. مدیر پروژه موظف است که منابع مورد نیاز را قبل از شروع فعالیت، برآورد کند و تلاش خود را در راستای هدایت فعالیت‌ها و کنترل اجرایی پروژه انجام دهد.
