آموزش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه با نرم‌افزار MSP نسخه 2016

آموزش نرم افزار MSP :

آموزش نرم افزار MSP  چه کاربردی دارد ؟ MSP  یک نرم افزار مدیریتی و مخفف Microsoft project  است و همانطور که از اسم آن معلوم است جز نرم افزارهای آفیس می‌­­باشد. قبل از آن که ویدئوهای آموزشی این بخش را مشاهده کنیم بهتر است درباره کلیت نرم افزارMSP  و کاربرد آن کمی بیشتر بدانیم.

برای موفقیت در بازار امروزی، استفاده درست از فناوری اطلاعات حیاتی به‌نظر می‌رسد. کار با داده‌های مشتریان و ایجاد اتوماسیون‌های مختلف برای پاسخگویی به آن‌ها در حال حاضر به بخش جدایی ناپذیر رقابت در حوزه دیجیتال تبدیل شده است. نفوذ آی‌تی در این رقابت به‌گونه‌ای است که دیگر نمی‌توان روی توانایی نیروی انسانی به‌طور کامل حساب باز کرد. Managed Service Provider که به اختصار MSP نامیده می‌شود، نام دسته‌ای از نرم‌افزار ها است که به‌عنوان یک پلتفرم آی‌تی، تعدادی سرویس از پیش تعریف شده را مدیریت می‌کند. 

قابلیت‌های نرم‌افزار MSP چیست؟

با استفاده از نرم‌افزارMSP می‌توانید به ساده‌ترین شيوه ممکن  زمان اجرا و تکميل  کليه فعالیت‌های  پروژه را تخمين بزنيد و از اجراي و تحويل به موقع پروژه اطمينان حاصل نمائيد  ، درزمان  آغاز عمليات اجرايي  پروژه نیز می‌توانید با ثبت  تاریخ‌های واقعي آغاز و پايان هر فعاليت اطلاعات را به‌روزرسانی کنيد  در اين زمان نرم‌افزار MSP سرعت و روند پيشرفت برنامه‌ها  را با توجه به زمان‌بندی واقعي ثبت‌شده مجدداً محاسبه خواهد کرد  و مشخص خواهد کرد  با توجه به زمان‌بندی جديد پروژه چقدر زودتر و يا ديرتر از برنامه پیش‌بینی‌شده به اتمام خواهد رسيد.  يکي ديگر از مزاياي استفاده از اين نرم‌افزار ارائه گزارش‌های دوره‌ای باقابلیت چاپ است . بنابراين می‌توان ادعا کرد اين نرم‌افزار به افزايش قابلیت‌های مديريتي افراد درزمینه هاي زمان‌بندی ، برنامه‌ریزی منابع ، گزارش‌گیری و گزارش دهي و غيره کمک می‌کند.  نرم‌افزارMSP علی‌رغم برخي کم و کاستی‌هایی که در مقايسه با ساير نرم‌افزارهای شبيه به خود  دارد اما کماکان در ميان کاربران دنيا و ايران جايگاه ويژه خود را حفظ کرده .دليل  محبوبيت نرم‌افزار MSP  را می‌توان با توجه به قابلیت‌های زياد و کاربردي آن توجيه کرد . 

در ادامه به برخي از اين قابلیت‌ها اشاره خواهيم کرد:

• تعريف ساختار شکست کار ( WBS ) 
• تعريف شبکه فعالیت‌ها (Network)  
• تعريف محدودیت‌های زماني (Constraint)  
• تعريف  منابع  (Resource) 
• تعريف اضافه‌کاری براي منابع (Overtime Work)  
• تخصيص منحنی‌های مصرف منابع (Resource Curve)  
• تعريف و تخصيص تقویم‌های کاري (Calendar)  
• امکان فرمول نويسي امکان لينک شدن با کليه نرم‌افزارهای خانواده Office 
• امکان ايجاد فرم‌های جديد فيلتر کردن (Filtering)  و گروه‌بندی کردن (Grouping) اطلاعات 
• امکان بروز رساني اطلاعات  (Updating)  
• تعيين شاخص‌های ارزش حاصله (Earned Value)  
• شبکه‌های پرت (PERT)  
• ماکرو نويسي (Macro)  
• امکان گزارش‌گیری (Reporting) 

مزاياي استفاده از MSP نرم‌افزار MSP با ارائه  ابزار‌‌هاي مديريتي مناسب و کاربردي به مديريت هر چه مؤثرتر و دقیق‌تر  پروژه‌‌‌‌ها در سازمان‌ها کمک می‌کند . مديران پروژه‌ها و به‌خصوص پروژه‌های عظيم با استفاده از اين ابزار مي‌توانند به‌موقع  از تغييرات پروژه مطلع شده و تغييرات موردنیاز به‌منظور جبران انحرافات احتمالي از برنامه پیش‌بینی‌شده را اعمال نمايند . 

در اين قسمت به برخي از مزاياي استفاده از نرم‌افزار MSP  اشاره خواهيم کرد : 

• مديريت کارا و مؤثر  و زمان‌بندی قابل‌اجرا در پروژه  
• با استفاده از اين برنامه می‌توان انتظارات اوليه از پروژه‌ها را تعديل و به حالت منطقي و معقول و قابل‌اجرا رسانيد. 
• استفاده از اين نرم‌افزار مراحل اجرايي پروژه را براي کارفرمايان و مشتريان ملموس می‌نماید . 
• امکان برنامه‌ریزی گام‌به‌گام پروژه  با استفاده از اين نرم‌افزار می‌توان برنامه‌ریزی گام‌به‌گام انجام داد که به کمک شاياني در مديرت پروژه محسوب می‌شود . 
• قدرت به‌کارگیری اطلاعات موجود ازآنجاکه نرم‌افزار MSP از زیرمجموعه‌های مايکروسافت آفيس است به‌آسانی با ساير نرم‌افزار‌‌‌هاي اين مجموعه مرتبط می‌شود  بنابراين  امکان استفاده  اطلاعات موجود در ساير برنامه  ، در اين نرم‌افزار به‌سادگی  وجود دارد . 
• امکان ايجاد نمودار‌‌‌ها و جدول‌هاي حرفه‌اي و کارا امکان تحليل و ارائه گزارش‌های دقيق و حرفه‌ای و ايجاد الگوهای مناسب براي ساير کاربران ، همچنين امکان سفارشي کردن الگوهاي موجود . 
• امکان برقراري ارتباط اثربخش اطلاعات نرم‌افزار MSP  قابليت ارائه اطلاعات در فرمت‌های مختلف  را دارا می‌باشد . با استفاده از اين قابليت می‌توان اطلاعات را مطابق با نياز کاربران در فرمت‌های قبل درک چاپ و  ارائه کرد . 

چه کسانی از نرم افزار MSP استفاده می کنند؟

سوالی که در ابتدا باید مطرح کنیم این است که چه کسانی از نرم افزار MSP استفاده می کنند؟ اغلب مدیران پروژه و مهندسان صنایع با این نرم افزار سر وکار دارند.اما چرا؟

نرم افزار microsoft project   یکی از نرم افزارهای مدیریت پروژه است که این امکان را به مدیران و مهندسان می‌­دهد تا روند اجرا و پیاده سازی کار خود را با جزئیات و زمان دقیق شروع و پایان کار و همچنین برآورد هزینه ببینند و بتوانند استراتژی‌های مناسبی را پیاده سازی کنند. از جمله قابلیت‌­های این نرم افزار ارائه گزارش چاپی است که با استفاده از آن می‌توان در جلسات مدیران، طرح کاری را به نمایش گذاشت. 

آیا نرم افزار MSP فقط برای مدیران و مهندسان کاربرد دارد؟

سوال اساسی این است که هر فردی برای کسب و کار، برنامه شخصی زندگی، حتی درس و ورزش و سایر موارد می­‌تواند از این نرم افزار استفاده کند و فقط کافی است که اطلاعات خود را وارد کرده زمان و هزینه را به همراه رابطه بین اطلاعات ورودی به نرم افزار دهد تا نقشه راه خود را با جزئیات و دقت بالا ببیند.

نرم افزار ام اس پروجکت چگونه کار می­‌کند؟

قبل از شروع کار با نرم افزار ام اس پروجکت ابتدا باید شرح مختصری از پروژه تهیه کنیم برای مثال: نام کارفرما، نام مشاور، نام پیمانکار، تاریخ شروع پروژه، زمان احتمالی پایان پروژه، مبلغ قرار داد و... این اطلاعات را در قالب یک فایل word یا excel تهیه کنیم.

بعد از این مرحله وارد مرحلهWSB یا ساختار شکست کار می­‌شویم. همانطور که از اسمش پیداست در این مرحله باید کلیت پروژه را به کارها و فعالیت­‌های کوچک­تر تقسیم کنیم. تقسیم بندی فعالیت ها به ما کمک می­کند تا بتوانیم ارتباط بین دسته ها را پیدا کنیم و راحت تر اطلاعات را در نرم افزار وارد کنیم.

پس از تهیه WSB وارد فضای نرم افزار می شویم.در ابتدا به معرفی tab های این نرم افزار می پردازیم:

File: در این قسمت یک پروژه جدید باز می­‌کنیم و می‌­توانیم به سایر تنظیمات دسترسی پیدا کنیم.

Task: منوی اصلی نرم افزارMSP  منوی Task  می­‌باشد که عملیات مهمی از جمله تعریف WSB و نمودار گانت در این بخش قرار می‌­گیرد.

Resource: گزینه­‌های مربوط به منابع در این بخش قرار دارد.

Report: گزینه­‌های مربوط به گزارش وضع پروژه،منابع، هزینه ها و... در این بخش جای دارد.

Project: اطلاعات پروژه، تقویم پروژه، WSB و.... در این منو جای دارد.

View: تقویم، دیاگرام، منابع، فیلترها، تنظیم و مرتب سازی و.... در این منو جا می­‌گیرد.

نوار تایم لاین(timeline): این نوار زمان پروژه را در قالب یک نوار خطی نشان می‌­دهد. با زوم کردن روی این نوار می‌­توان زمان را، حتی در قالب ساعت مشاهده کرد.

هرکدام از نوارهای بالا گزینه­‌های زیادی را شامل می­‌شود که در ویدئوهای آموزشی زیر بطور مفصل به آن­‌ها پرداخته شده است.

همانطور که در بالا اشاره کردیم یکی از کاربردهای نرم افزار ام اس پی پروجکت محاسبه زمان انجام پروژه، شروع کار و پایان کار است. بطور خلاصه به محاسبه زمان درMSP  می­پردازیم.

فواید استفاده از نرم افزار MSP:

1.   استفاده مفید از نیروی انسانی: با استفاده از MSP دیگر لازم نیست افراد همه کارها را انجام دهند. در واقع کارهای اداری و روتین به کامپیوتر سپرده می‌شود و تمرکز منابع انسانی بر جذب نیروی متخصص (برنامه‌نویس، بازاریاب و...) قرار می‌گیرد. با MSP می‌توان تمرکز را از روی انجام کارهای تکراری برداشت و روی پروراندن ایده‌های جدید گذاشت.

2. کمک به تصمیم‌گیری:  با MSP اطلاعات و داده‌های لازم برای تصمیم‌گیری در هر زمان و مکانی در دسترس شما هستند. این دسترسی همیشگی به‌اطلاعات باعث می‌شود همواره تصمیمات درست و بر پایه منطق بگیرید.

3. شخصی‌سازی:‌ با جمع‌آوری تمام اطلاعات در یک مکان، این نرم‌افزارها قابلیت شخصی‌‌سازی خدمات متناسب با هر مشتری را به بیزنس‌ها می‌دهند.

4. رشد صنعت: استفاده از این نرم‌افزار و اتوماتیک کردن روندهای کاری باعث می‌شود ظرفیت‌های تمام شرکت‌ها افزایش پیدا کند. از طرفی وقتی یک شرکت نسبتا بزرگ در صنعتی از MSP استفاده کند دیگران هم (با توجه به رقابت) مجبور به استفاده خواهند شد. پس در کل ظرفیت صنعت رشد یافته و فرصت‌های جدیدی به‌وجود می‌آیند.

5.  برنامه‌ریزی بودجه: MSP باعث می‌شود بتوان روال‌های کاری کسب‌وکار را مشاهده کرد. با این قابلیت به‌راحتی می‌توان فهمید روند بالا رفتن قیمت‌ها به چه صورت است و چه تغییراتی در آینده نزدیک و دور مورد نیاز خواهد بود.

6.  پشتیبانی از کسب‌وکارهای کوچک: SMB یا Small to Medium Businesses بخش مهمی از بازار امروزی را خصوصا در حوزه دیجیتال تشکیل می‌دهند. استفاده از MSP برای این شرکت‌ها از لحاظ هزینه منطقی بوده و به آن‌ها توانایی رقابت با شرکت‌های بزرگ را می‌دهد.