آموزش نرم افزار MSP چه کاربردی دارد ؟ MSP یک نرم افزار مدیریتی و مخفف Microsoft project است و همانطور که از اسم آن معلوم است جز نرم افزارهای آفیس میباشد. قبل از آن که ویدئوهای آموزشی این بخش را مشاهده کنیم بهتر است درباره کلیت نرم افزارMSP و کاربرد آن کمی بیشتر بدانیم.
برای موفقیت در بازار امروزی، استفاده درست از فناوری اطلاعات حیاتی بهنظر میرسد. کار با دادههای مشتریان و ایجاد اتوماسیونهای مختلف برای پاسخگویی به آنها در حال حاضر به بخش جدایی ناپذیر رقابت در حوزه دیجیتال تبدیل شده است. نفوذ آیتی در این رقابت بهگونهای است که دیگر نمیتوان روی توانایی نیروی انسانی بهطور کامل حساب باز کرد. Managed Service Provider که به اختصار MSP نامیده میشود، نام دستهای از نرمافزار ها است که بهعنوان یک پلتفرم آیتی، تعدادی سرویس از پیش تعریف شده را مدیریت میکند.
قابلیتهای نرمافزار MSP چیست؟
با استفاده از نرمافزارMSP میتوانید به سادهترین شيوه ممکن زمان اجرا و تکميل کليه فعالیتهای پروژه را تخمين بزنيد و از اجراي و تحويل به موقع پروژه اطمينان حاصل نمائيد ، درزمان آغاز عمليات اجرايي پروژه نیز میتوانید با ثبت تاریخهای واقعي آغاز و پايان هر فعاليت اطلاعات را بهروزرسانی کنيد در اين زمان نرمافزار MSP سرعت و روند پيشرفت برنامهها را با توجه به زمانبندی واقعي ثبتشده مجدداً محاسبه خواهد کرد و مشخص خواهد کرد با توجه به زمانبندی جديد پروژه چقدر زودتر و يا ديرتر از برنامه پیشبینیشده به اتمام خواهد رسيد. يکي ديگر از مزاياي استفاده از اين نرمافزار ارائه گزارشهای دورهای باقابلیت چاپ است . بنابراين میتوان ادعا کرد اين نرمافزار به افزايش قابلیتهای مديريتي افراد درزمینه هاي زمانبندی ، برنامهریزی منابع ، گزارشگیری و گزارش دهي و غيره کمک میکند. نرمافزارMSP علیرغم برخي کم و کاستیهایی که در مقايسه با ساير نرمافزارهای شبيه به خود دارد اما کماکان در ميان کاربران دنيا و ايران جايگاه ويژه خود را حفظ کرده .دليل محبوبيت نرمافزار MSP را میتوان با توجه به قابلیتهای زياد و کاربردي آن توجيه کرد .
در ادامه به برخي از اين قابلیتها اشاره خواهيم کرد:
مزاياي استفاده از MSP نرمافزار MSP با ارائه ابزارهاي مديريتي مناسب و کاربردي به مديريت هر چه مؤثرتر و دقیقتر پروژهها در سازمانها کمک میکند . مديران پروژهها و بهخصوص پروژههای عظيم با استفاده از اين ابزار ميتوانند بهموقع از تغييرات پروژه مطلع شده و تغييرات موردنیاز بهمنظور جبران انحرافات احتمالي از برنامه پیشبینیشده را اعمال نمايند .
در اين قسمت به برخي از مزاياي استفاده از نرمافزار MSP اشاره خواهيم کرد :
سوالی که در ابتدا باید مطرح کنیم این است که چه کسانی از نرم افزار MSP استفاده می کنند؟ اغلب مدیران پروژه و مهندسان صنایع با این نرم افزار سر وکار دارند.اما چرا؟
نرم افزار microsoft project یکی از نرم افزارهای مدیریت پروژه است که این امکان را به مدیران و مهندسان میدهد تا روند اجرا و پیاده سازی کار خود را با جزئیات و زمان دقیق شروع و پایان کار و همچنین برآورد هزینه ببینند و بتوانند استراتژیهای مناسبی را پیاده سازی کنند. از جمله قابلیتهای این نرم افزار ارائه گزارش چاپی است که با استفاده از آن میتوان در جلسات مدیران، طرح کاری را به نمایش گذاشت.
سوال اساسی این است که هر فردی برای کسب و کار، برنامه شخصی زندگی، حتی درس و ورزش و سایر موارد میتواند از این نرم افزار استفاده کند و فقط کافی است که اطلاعات خود را وارد کرده زمان و هزینه را به همراه رابطه بین اطلاعات ورودی به نرم افزار دهد تا نقشه راه خود را با جزئیات و دقت بالا ببیند.
قبل از شروع کار با نرم افزار ام اس پروجکت ابتدا باید شرح مختصری از پروژه تهیه کنیم برای مثال: نام کارفرما، نام مشاور، نام پیمانکار، تاریخ شروع پروژه، زمان احتمالی پایان پروژه، مبلغ قرار داد و... این اطلاعات را در قالب یک فایل word یا excel تهیه کنیم.
بعد از این مرحله وارد مرحلهWSB یا ساختار شکست کار میشویم. همانطور که از اسمش پیداست در این مرحله باید کلیت پروژه را به کارها و فعالیتهای کوچکتر تقسیم کنیم. تقسیم بندی فعالیت ها به ما کمک میکند تا بتوانیم ارتباط بین دسته ها را پیدا کنیم و راحت تر اطلاعات را در نرم افزار وارد کنیم.
پس از تهیه WSB وارد فضای نرم افزار می شویم.در ابتدا به معرفی tab های این نرم افزار می پردازیم:
File: در این قسمت یک پروژه جدید باز میکنیم و میتوانیم به سایر تنظیمات دسترسی پیدا کنیم.
Task: منوی اصلی نرم افزارMSP منوی Task میباشد که عملیات مهمی از جمله تعریف WSB و نمودار گانت در این بخش قرار میگیرد.
Resource: گزینههای مربوط به منابع در این بخش قرار دارد.
Report: گزینههای مربوط به گزارش وضع پروژه،منابع، هزینه ها و... در این بخش جای دارد.
Project: اطلاعات پروژه، تقویم پروژه، WSB و.... در این منو جای دارد.
View: تقویم، دیاگرام، منابع، فیلترها، تنظیم و مرتب سازی و.... در این منو جا میگیرد.
نوار تایم لاین(timeline): این نوار زمان پروژه را در قالب یک نوار خطی نشان میدهد. با زوم کردن روی این نوار میتوان زمان را، حتی در قالب ساعت مشاهده کرد.
هرکدام از نوارهای بالا گزینههای زیادی را شامل میشود که در ویدئوهای آموزشی زیر بطور مفصل به آنها پرداخته شده است.
همانطور که در بالا اشاره کردیم یکی از کاربردهای نرم افزار ام اس پی پروجکت محاسبه زمان انجام پروژه، شروع کار و پایان کار است. بطور خلاصه به محاسبه زمان درMSP میپردازیم.
1. استفاده مفید از نیروی انسانی: با استفاده از MSP دیگر لازم نیست افراد همه کارها را انجام دهند. در واقع کارهای اداری و روتین به کامپیوتر سپرده میشود و تمرکز منابع انسانی بر جذب نیروی متخصص (برنامهنویس، بازاریاب و...) قرار میگیرد. با MSP میتوان تمرکز را از روی انجام کارهای تکراری برداشت و روی پروراندن ایدههای جدید گذاشت.
2. کمک به تصمیمگیری: با MSP اطلاعات و دادههای لازم برای تصمیمگیری در هر زمان و مکانی در دسترس شما هستند. این دسترسی همیشگی بهاطلاعات باعث میشود همواره تصمیمات درست و بر پایه منطق بگیرید.
3. شخصیسازی: با جمعآوری تمام اطلاعات در یک مکان، این نرمافزارها قابلیت شخصیسازی خدمات متناسب با هر مشتری را به بیزنسها میدهند.
4. رشد صنعت: استفاده از این نرمافزار و اتوماتیک کردن روندهای کاری باعث میشود ظرفیتهای تمام شرکتها افزایش پیدا کند. از طرفی وقتی یک شرکت نسبتا بزرگ در صنعتی از MSP استفاده کند دیگران هم (با توجه به رقابت) مجبور به استفاده خواهند شد. پس در کل ظرفیت صنعت رشد یافته و فرصتهای جدیدی بهوجود میآیند.
5. برنامهریزی بودجه: MSP باعث میشود بتوان روالهای کاری کسبوکار را مشاهده کرد. با این قابلیت بهراحتی میتوان فهمید روند بالا رفتن قیمتها به چه صورت است و چه تغییراتی در آینده نزدیک و دور مورد نیاز خواهد بود.
6. پشتیبانی از کسبوکارهای کوچک: SMB یا Small to Medium Businesses بخش مهمی از بازار امروزی را خصوصا در حوزه دیجیتال تشکیل میدهند. استفاده از MSP برای این شرکتها از لحاظ هزینه منطقی بوده و به آنها توانایی رقابت با شرکتهای بزرگ را میدهد.
رامان رضایی، دانشآموخته کارشناسی ارشد مهندسی صنایع و دارای مدرک PMP
ایشان بیش از 12 سال تجربه فعالیت در برنامهریزی و کنترل پروژه در پروژههای نفت و گاز و ساختمانی و IT و 7 سال سابقه تدریس در حوزه مدیریت پروژه شامل آمادگی آزمون PMP، اصول برنامهریزی و کنترل پروژه و نرمافزارهای مدیریت پروژه را در کارنامه خود دارند.
آشنایی ابتدایی با مفهوم برنامهریزی و کنترل پروژه
آشنایی مقدماتی با اکسل
در صورت قبولی در دوره، گواهی نامه معتبر دانشگاه صنعتی شریف(مشاهده نمونه گواهی دانشگاه صنعتی شریف) به اسم شما توسط دانشگاه صادر می شود و در اختیار شما قرار می گیرد.
خدمات منتورینگ به معنای برخورداری دانشجو از راهنما یا پشتیبان علمی در طول گذراندن دوره میباشد. این خدمات شامل پاسخگویی به سوالات آموزشی(در قالب تیکتینگ)، تصحیح آزمون یا پروژه های دوره و ارائه باز خورد موثر به دانشجو میباشد.
این دوره طوری طراحی شده است که محتوای آموزشی دوره حول چند پروژه واقعی و کاربردی هستند تا یادگیری دانشجو در طول دوره به کاربردهای عملی تبدیل شود و به این ترتیب بالاترین سطح یادگیری را فراهم نمایند.
با قرار گرفتن تمرین ها و آزمون های مختلف در طول دوره، محیطی تعاملی فراهم شده است تا بهره گیری از محتوا و یادگیری بهتر و عمیق تر شود.
شما می توانید از طریق تالار گفتگو با دیگر دانشجویان دوره در ارتباط باشید، شبکه روابط حرفه ای خود را تقویت کنید یا سوالات مرتبط با دوره خود را از دیگر دانشجویان بپرسید.
در صورت قبولی در دوره، شما میتوانید با وارد کردن اطلاعات آن در بخش دورههای آموزشی رزومهساز «جاب ویژن»، تایید مهارت خود را در قالب اضافه شدن «مدال مهارت» به روزمه آنلاین خود دریافت نمایید. این مدال علاوه بر ایجاد تمایز در نمایش رزومه شما، باعث بالاتر قرار گرفتن آن در لیست انبوه رزومههای ارسالی به کارفرما شده و بدین ترتیب شانس شما را برای استخدام در سازمانهای موفق و پر متقاضی افزایش میدهد.
فعالیت ها از نظر محاسبه زمان در نرم افزار مدیریت پروژه MSP به سه دسته تقسیم میشوند:
1-Fix Duration(دوره زمانی مشخص شده): در صورت درج زمان برای یک فعالیت اگر تغییری در منابع فعالیت ایجاد شود زمان فعالیت تغییر نخواهدکرد.
2-Fix Work(کار مشخص شده): در صورت تغییر در فعالیت زمان فعالیت هم تغییر میکند.
3-Fix Unite(واحد مشخص شده)
نحوه وارد کردن اطلاعات مربوط به زمان در MSP بطور مفصل در ویدئوها آموزش داده میشود.
همانطور که در بالا اشاره کردیم یکی از کارهای اصلی و ابتدایی در هنگام کار با نرم افزار ام اس پی پروجکت ارتباط بین اطلاعاتی است که به عنوان داده به نرم افزار دادهایم.
(FS(Finish to Start:شروع فعالیت به پایان فعالیت دیگر وابسته است.
(SS(Start to Start: شروع فعالیت به شروع فعالیت پیش نیاز وابسته است.
(FF(Finish to Finish: پایان فعالیت به پایان فعالیت پیش نیاز وابسته است.
(SF(Start to Finish: شروع فعالیت پیش نیاز پایان فعالیت بعدی است.
همهی سازمانها در تلاشند که پروژه و کار خود را در ایده آل ترین زمان ممکن انجام دهند برای این کار از روش مسیربحرانی یاCPM استفاده میکنیم.
مسیربحرانی یا CPM مانند هر مسیر دیگری در پروژه از اولین فعالیت شبکه شروع میشود و تا آخرین فعالیت بدون هیچ گستسگی ادامه پیدا میکند. مسیربحرانی طولانیترین مسیر و بزرگترین مسیر شبکه زمانبندیهاست. فعالیتهایی که در مسیر بحرانی قرار میگیرند همگی بحرانی هستند(شناوری صفر).هر پروژه حداقل یک مسیر بحرانی دارد ممکن است در طول پروژه به علت عقب افتادن و اضافه شدن زمان فعالیتها مسیر بحرانی تغییرکند. پس با اضافه شدن زمان مسیر بحرانی، زمان پروژه هم زیاد میشود و در صورت کاهش زمان فعالیتهای مسیر بحرانی، زمان پروژه هم کاهش پیدا میکند.
برای اجرا و پیاده سازی مسیر بحرانی در نرم افزار ام اس پی پروجکت از نمودار گانت یا Ganntt chart استفاده میکنیم که در ویدئوها آموزش نرم افزار MSP بطور کامل شرح دادهایم.
قرن 21 مصادف با عصر پسا دیجیتال شده است. جایی که بدون استفاده از سیستمهای اطلاعاتی و فناوری اطلاعات نمیتوان در بسیاری از بازارها رقابت کرد. شرکتهای رهبر بازار در دنیای امروز بر پایه استفاده درست و هدفمند از آیتی بنا شدهاند.
این نیاز به آیتی در تمام کسبوکارها (بهجز کسبوکارهای انحصاری) بهچشم میخورد. MSP یکی از ابزارهای آیتی برای مدیریت است که مانند یک دستیار مجازی عمل میکند. مدیران مختلف کسبوکار میتوانند روالهای روتین کسبوکار (مثل پاسخ به سوال مشتریان) را به این پلتفرم سپرده و تمرکز خود را بر موارد تخصصیتر قرار دهند.
با استفاده از MSP لایه اداری سازمان لاغر شده و بخش تخصصی تقویت میشود. سازمانی که بخش اداری لاغری دارد از مدیران و متخصصان تشکیل میشود و علاوه بر این بهخاطر کوچک بودن ساختار، سرعت بالایی در تصمیمگیری و اجرای تصمیمات دارد.
صفحه
1
از
2