آموزش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه با نرم‌افزار MSP نسخه 2016

آموزش نرم افزار MSP :

آموزش نرم افزار MSP  چه کاربردی دارد ؟ MSP  یک نرم افزار مدیریتی و مخفف Microsoft project  است و همانطور که از اسم آن معلوم است جز نرم افزارهای آفیس می‌­­باشد. قبل از آن که ویدئوهای آموزشی این بخش را مشاهده کنیم بهتر است درباره کلیت نرم افزارMSP  و کاربرد آن کمی بیشتر بدانیم.

برای موفقیت در بازار امروزی، استفاده درست از فناوری اطلاعات حیاتی به‌نظر می‌رسد. کار با داده‌های مشتریان و ایجاد اتوماسیون‌های مختلف برای پاسخگویی به آن‌ها در حال حاضر به بخش جدایی ناپذیر رقابت در حوزه دیجیتال تبدیل شده است. نفوذ آی‌تی در این رقابت به‌گونه‌ای است که دیگر نمی‌توان روی توانایی نیروی انسانی به‌طور کامل حساب باز کرد. Managed Service Provider که به اختصار MSP نامیده می‌شود، نام دسته‌ای از نرم‌افزار ها است که به‌عنوان یک پلتفرم آی‌تی، تعدادی سرویس از پیش تعریف شده را مدیریت می‌کند. 

تعریف MSP:

«ارائه‌دهنده سرویس مدیریت‌شده» که به‌‌اختصار MSP نامیده می‌شود، اشاره به نرم‌افزاری دارد که قادر است یک‌سری سرویس را به‌صورت اتوماتیک به‌انجام برساند. شرکت‌ها هرچه بزرگتر می‌شوند با پدیده‌های بیشتری در ارتباطند.

ارتباطات B2B، بازاریابی، ارتباط با مشتریان و... همه فعالیت‌هایی هستند که لازم است به‌صورت روتین به‌انجام برسند. در واقع رقابت در حوزه دیجیتال به حدی شدید است که دیگر نمی‌توان روی سرعت و توانایی انسان حساب کرد و باید با برنامه‌ریزی درست و هدفمند کامپیوترها، کارهای مختلف را با سرعت و دقت بالا به انجام رساند.

نرم افزار MSP راهی برای انجام این کار است. در واقع MSP مثل دستیار مجازی عمل کرده و بار تعدادی از مسئولیت‌ها را از روی دوش افراد برمی‌دارد. با استفاده از MSP می‌توان ساختار سازمانی را از عمودی بودن به سمت افقی بودن پیش برد و لایه میانی (کارهای اداری و دفتری) را حذف کرد. از این طریق سرعت تصمیم‌گیری و انعطاف‌پذیری سازمان بالا رفته و همین ویژگی می‌تواند به‌عنوان مزیت رقابتی خصوصا در حوزه دیجیتال محسوب شود.

قابلیت‌های عمومی نرم افزار MSP:

در حال حاضر ده‌ها نرم افزار MSP در بازار وجود دارند که همه‌ی آن‌ها در ویژگی‌های اساسی مشترک هستند. در ادامه ویژگی‌های اساسی یا قابلیت‌های عمومی نرم‌افزار MSP را بیان می‌کنیم:

•  اتوماسیون: در این نرم افزارها می‌توان اتوماسیون‌های مختلفی جهت اجرا طراحی کرد. مثلا تهیه نسخه پشتیبان یا صدور بلیط برای مشتری در یک موقعیت خاص. مشتری اطلاعات را وارد کرده و اطلاعات او توسط MSP در بخش مشتریان ذخیره می‌شود. سپس MSP بلیط برای او صادر کرده و اطلاعات پرداخت را نیز در جای لازم ثبت می‌کند. 
•  کنترل از راه دور: این نرم افزارها بر پایه ابر (cloud-based) بنا شده‌اند. این ابری بودن باعث می‌شود بتوان از طریق آن‌ها تعدادی مشتری را به‌ صورت از راه دور مدیریت کرد.
•  ظرفیت های موبایلی: وجود یک نرم‌افزار موبایل برای داشتن امکان واکنش سریع به اتفاقات ضروری است. این امکان هم از طریق MSP برای مدیران IT و دیگر مدیران فراهم خواهد شد.
•   Help Desk: اشاره به میزهایی دارد که برای مثال در یک نمایشگاه، افراد پشت آن بازدیدکنندگان را راهنمایی می‌کنند. این قابلیت نیز برای زمانی طراحی شده است که مشتری یک اشکال در سیستم را گزارش دهد یا درخواست کمک کند. MSP از طریق اختصاص تیکت به کارشناس مربوطه و اطلاع‌رسانی سریع (از طریق موبایل، ایمیل و...) به او، در سریعترین زمان مشتری و کارشناس را به هم وصل می‌کند.
•  مدیریت حساب: با نرم افزار MSP می‌توان حساب‌های مختلف مربوط به مشتریان یا تامین‌کنندگان شرکت را مدیریت کرد. این مدیریت عبارت است از: ذخیره اطلاعات لازم از هر حساب در پوشه مشخص و شخصی‌سازی فعالیت‌های مربوط به هر حساب با توجه به نیازهای صاحب آن.
•  گزارش‌دهی پیشرفته: دیگر لازم نیست برای ثبت داده‌ها و کار با آن‌ها از نرم‌افزارهایی مثل اکسل استفاده کنید. MSP ها قابلیت گزارش‌دهی را به‌صورت درونی در پلتفرم خود قرار داده‌اند تا به کاربردهای IT در کسب‌وکار یکپارچگی ببخشند. وجود تمام داده‌ها و امکانات در یک پلتفرم باعث افزایش دقت و سرعت عملیات می‌شود. 

چه کسانی از نرم افزار MSP استفاده می کنند؟

سوالی که در ابتدا باید مطرح کنیم این است که چه کسانی از نرم افزار MSP استفاده می کنند؟ اغلب مدیران پروژه و مهندسان صنایع با این نرم افزار سر وکار دارند.اما چرا؟

نرم افزار microsoft project   یکی از نرم افزارهای مدیریت پروژه است که این امکان را به مدیران و مهندسان می‌­دهد تا روند اجرا و پیاده سازی کار خود را با جزئیات و زمان دقیق شروع و پایان کار و همچنین برآورد هزینه ببینند و بتوانند استراتژی‌های مناسبی را پیاده سازی کنند. از جمله قابلیت‌­های این نرم افزار ارائه گزارش چاپی است که با استفاده از آن می‌توان در جلسات مدیران، طرح کاری را به نمایش گذاشت. 

آیا نرم افزار MSP فقط برای مدیران و مهندسان کاربرد دارد؟

سوال اساسی این است که هر فردی برای کسب و کار، برنامه شخصی زندگی، حتی درس و ورزش و سایر موارد می­‌تواند از این نرم افزار استفاده کند و فقط کافی است که اطلاعات خود را وارد کرده زمان و هزینه را به همراه رابطه بین اطلاعات ورودی به نرم افزار دهد تا نقشه راه خود را با جزئیات و دقت بالا ببیند.

نرم افزار ام اس پروجکت چگونه کار می­‌کند؟

قبل از شروع کار با نرم افزار ام اس پروجکت ابتدا باید شرح مختصری از پروژه تهیه کنیم برای مثال: نام کارفرما، نام مشاور، نام پیمانکار، تاریخ شروع پروژه، زمان احتمالی پایان پروژه، مبلغ قرار داد و... این اطلاعات را در قالب یک فایل word یا excel تهیه کنیم.

بعد از این مرحله وارد مرحلهWSB یا ساختار شکست کار می­‌شویم. همانطور که از اسمش پیداست در این مرحله باید کلیت پروژه را به کارها و فعالیت­‌های کوچک­تر تقسیم کنیم. تقسیم بندی فعالیت ها به ما کمک می­کند تا بتوانیم ارتباط بین دسته ها را پیدا کنیم و راحت تر اطلاعات را در نرم افزار وارد کنیم.

پس از تهیه WSB وارد فضای نرم افزار می شویم.در ابتدا به معرفی tab های این نرم افزار می پردازیم:

File: در این قسمت یک پروژه جدید باز می­‌کنیم و می‌­توانیم به سایر تنظیمات دسترسی پیدا کنیم.

Task: منوی اصلی نرم افزارMSP  منوی Task  می­‌باشد که عملیات مهمی از جمله تعریف WSB و نمودار گانت در این بخش قرار می‌­گیرد.

Resource: گزینه­‌های مربوط به منابع در این بخش قرار دارد.

Report: گزینه­‌های مربوط به گزارش وضع پروژه،منابع، هزینه ها و... در این بخش جای دارد.

Project: اطلاعات پروژه، تقویم پروژه، WSB و.... در این منو جای دارد.

View: تقویم، دیاگرام، منابع، فیلترها، تنظیم و مرتب سازی و.... در این منو جا می­‌گیرد.

نوار تایم لاین(timeline): این نوار زمان پروژه را در قالب یک نوار خطی نشان می‌­دهد. با زوم کردن روی این نوار می‌­توان زمان را، حتی در قالب ساعت مشاهده کرد.

هرکدام از نوارهای بالا گزینه­‌های زیادی را شامل می­‌شود که در ویدئوهای آموزشی زیر بطور مفصل به آن­‌ها پرداخته شده است.

همانطور که در بالا اشاره کردیم یکی از کاربردهای نرم افزار ام اس پی پروجکت محاسبه زمان انجام پروژه، شروع کار و پایان کار است. بطور خلاصه به محاسبه زمان درMSP  می­پردازیم.

فواید استفاده از نرم افزار MSP:

1.   استفاده مفید از نیروی انسانی: با استفاده از MSP دیگر لازم نیست افراد همه کارها را انجام دهند. در واقع کارهای اداری و روتین به کامپیوتر سپرده می‌شود و تمرکز منابع انسانی بر جذب نیروی متخصص (برنامه‌نویس، بازاریاب و...) قرار می‌گیرد. با MSP می‌توان تمرکز را از روی انجام کارهای تکراری برداشت و روی پروراندن ایده‌های جدید گذاشت.

2. کمک به تصمیم‌گیری:  با MSP اطلاعات و داده‌های لازم برای تصمیم‌گیری در هر زمان و مکانی در دسترس شما هستند. این دسترسی همیشگی به‌اطلاعات باعث می‌شود همواره تصمیمات درست و بر پایه منطق بگیرید.

3. شخصی‌سازی:‌ با جمع‌آوری تمام اطلاعات در یک مکان، این نرم‌افزارها قابلیت شخصی‌‌سازی خدمات متناسب با هر مشتری را به بیزنس‌ها می‌دهند.

4. رشد صنعت: استفاده از این نرم‌افزار و اتوماتیک کردن روندهای کاری باعث می‌شود ظرفیت‌های تمام شرکت‌ها افزایش پیدا کند. از طرفی وقتی یک شرکت نسبتا بزرگ در صنعتی از MSP استفاده کند دیگران هم (با توجه به رقابت) مجبور به استفاده خواهند شد. پس در کل ظرفیت صنعت رشد یافته و فرصت‌های جدیدی به‌وجود می‌آیند.

5.  برنامه‌ریزی بودجه: MSP باعث می‌شود بتوان روال‌های کاری کسب‌وکار را مشاهده کرد. با این قابلیت به‌راحتی می‌توان فهمید روند بالا رفتن قیمت‌ها به چه صورت است و چه تغییراتی در آینده نزدیک و دور مورد نیاز خواهد بود.

6.  پشتیبانی از کسب‌وکارهای کوچک: SMB یا Small to Medium Businesses بخش مهمی از بازار امروزی را خصوصا در حوزه دیجیتال تشکیل می‌دهند. استفاده از MSP برای این شرکت‌ها از لحاظ هزینه منطقی بوده و به آن‌ها توانایی رقابت با شرکت‌های بزرگ را می‌دهد.