آنتروپی در مدیریت :
همه ما از دوران مدرسه خاطراتی را به همراه داریم. کلاسی را تصور کنید که معلم برای دقایقی آن را ترک می‌کند. آیا دانش آموزان بلافاصله به سمت هرج و مرج و آشفتگی حرکت نمی‌کنند؟
این همان آنتروپی است که همه گروه‌ها، مجموعه‌ها و سازمان‌ها در خطر آن قرار دارند. آنتروپی مثبت زمانی اتفاق می‌افتد که مجموعه به سمت بی‌نظمی، اتفاقی بودن و عدم قطعیت حرکت کند.
درست مثل کلاسی که معلم خود را از دست می‌دهد. آنتروپی در مدیریت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و حفظ کردن آن در حالت منفی از وظایف اصلی مدیر به حساب می‌آید. چرا که آنتروپی منفی سازمان را تا مرز نابودی پیش خواهد برد. در این مقاله قصد داریم به تعریف آنتروپی و اهمیت آن در مدیریت کسب و کار بپردازیم.
تعریف آنتروپی
آنتروپی را می توان به عنوان معیار بی‌نظمی، عدم قطعیت و انرژی مصرف‌شده در یک سیستم یا جهان تعریف کرد. پایه‌های تعریف این مفهوم اولین بار در سال ۱۸۰۳ توسط یک ریاضی‌دان فرانسوی با نام Lazare Carnot گذاشته شد. در ادامه پسر او راه پدر را ادامه داد و تعریف آنتروپی را به مراحل تازه‌ای رساند. در نهایت در قالب قوانین ترمودینامیک مطرح شد.
این مفهوم که در ابتدا بیشتر در مطالعات ریاضی، فیزیک و شیمی مورد استفاده قرار می‌گرفت، به‌تدریج به علوم و زمینه‌های مختلفی تعمیم پیدا کرد. زمینه‌هایی مثل کیهان‌شناسی، اقتصاد، جامعه‌شناسی و سیستم‌های اطلاعاتی. در واقع هر جا بی‌نظمی، اتفاقی بودن و عدم اطمینان وجود داشته باشد، آنتروپی هم وجود خواهد داشت.
مدر این lمقاله مفهوم آنتروپی به عنوان استعاره استفاده می‌شود و هدف از آن ساخت اساس مفهومی یک مدل مدیریتی جدید است که می توان از آن برای مدیریت موثر همه سازمان‌ها، گروه‌ها و مجموعه‌ها استفاده کرد.
آنتروپی در مدیریت و کسب و کار
مفهوم آنتروپی در کسب و کار نقش مدیریت را پررنگ‌تر می‌کند. آنتروپی در مدیریت را می‌توان خیلی ساده تعریف کرد :«اگر مجموعه‌ای را شکل دهیم و آن را به حال خود رها کنیم، آنتروپی عملکرد آن را کند کرده و تا توقف کامل پیش خواهد برد». به عبارت دیگر آنتروپی همان آشفتگی، بی‌نظمی و اتفاقی بودن تمام رویدادهای دنیا است که می‌تواند کار و زندگی افراد را مختل کند.
اگر به مسئولان بخش فروش آموزش‌های لازم داده شود و تمام امکانات لازم در اختیار آن‌ها قرار بگیرد، آیا موفقیت آن‌ها بدون نظارت ممکن خواهد بود؟ بدون شک خیر!
آنتروپی در مدیریت یعنی نمی‌توان سازمان را به حال خود رها کرد و انتظار نتیجه خوبی داشت. در هر سازمان با هر شرایط و منابعی، وجود یک نیروی نظارتی و کنترلی برای پیش بردن عملیات لازم بوده و این نیاز همیشگی است.
آنتروپی در مدیریت به ما می‌گوید که برای رسیدن به موفقیت سازمانی، باید تمام اجزا با چسبی به نام مدیریت در کنار هم حفظ شوند. چرا که در صورت نبود چنین چسبی، آنتروپی آن‌ها را به تدریج از هم جدا خواهد کرد.
ارتباط بروکراسی سازمانی با آنتروپی در کسب و کار
هر چه ساختار سازمانی خشک‌تر و سلسله‌مراتب آن شدیدتر شود، میزان آنتروپی برای آن سازمان بیشتر خواهد شد. مینتزبرگ معتقد است تخصص‌گرایی در سازمان به افزایش آنتروپی منجر خواهد شد. چرا که هر فرد تنها به انجام کار خود تمرکز دارد و ساختار جلوی روابط غیررسمی را تا حدود زیادی می‌گیرد. این مرزهای سازمانی باعث تضعیف روحیه تیمی و فاصله گرفتن افراد از یکدیگر می‌شوند و در نتیجه آنتروپی افزایش می‌یابد.
ساختار مکانیکی و بروکراتیک در نهایت افراد را در جایگاه خود محکم و شاید حرفه‌ای کند، اما این دانش و توانایی تا زمانی که با چاشنی کار تیمی همراه نشده باشد، نمی‌تواند موفقیت تیمی را رقم بزند.
سازمان‌های بروکراتیک و تخصص‌گرا شاید افراد بهتری را در خود داشته باشند اما در گرفتن بیشترین بازدهی ممکن از این افراد ناموفقند. افراد زمانی که در یک محیط یکپارچه قرار گرفته و با کلیت تیم ارتباط برقرار می‌کنند، تحت تاثیر روحیه تیمی سطح بالایی از کیفیت را به نمایش خواهند گذاشت. روحیه تیمی در بعضی از موقعیت‌ها می‌تواند کمبود مهارت یا دانش را جبران کند و به مزیت رقابتی تبدیل شود.
راه های مقابله با آنتروپی
حالا که فهمیدیم آنتروپی چقدر برای سازمان مضر بوده و مبارزه با آن تا چه اندازه حیاتی است، نوبت به بیان راه‌های مقابله با آن می‌رسد. در ادامه راهکارهایی را بررسی می‌کنیم که به منفی کردن آنتروپی کمک می‌کنند.
-
گسترش تفکر ارگانیک
بروکراسی سازمانی یا ساختار سلسله‌مراتبی به‌راحتی قابل حذف نیست. در واقع هر سازمان برای نظم پیدا کردن به کمک گرفتن از این ساختارها نیاز پیدا می‌کند.
اما چگونه می‌توان با وجود این‌ها از مثبت شدن آنتروپی جلوگیری کرد؟ برای مثال در شرکتی بزرگ که ده هزار کارمند داشته و بدون سلسله مراتب سازمانی و بروکراسی قادر به برقراری نظم نیست چگونه باید با آنتروپی مقابله کنیم؟ جواب ساده اما سخت است «تفکر ارگانیک». گسترش تفکر ارگانیک یعنی کارکنان را به فکر کردن خارج از زمینه تخصصی خود تشویق کنیم (با تعیین پاداش) و تعامل را درون سازمان و با محیط گسترش دهیم.
یکی دیگر از راه‌های گسترش تفکر ارگانیک، اضافه کردن فرهنگ گفتگو به فرهنگ سازمانی است. وقتی در یک سازمان همه حق صحبت دارند و نگاه از بالا به پایین وجود ندارد، اعتماد و هم‌بستگی بیشتر شده و آنتروپی کاهش خواهد یافت.
-
درگیر کردن افراد در تصمیم گیری
دیر نباید اجازه دهد کارکنان بخش یا بخش‌هایی از سازمان احساس کنند اثری در تصمیم‌گیری‌ها ندارند. وقتی چنین شرایطی در سازمان به وجود بیاید، واحدهای تصمیم‌گیرنده از واحدهای دیگر جدا شده و اتحاد بین آن‌ها از بین خواهد رفت.
مدیر باید شرایطی را فراهم کند که در آن تیم بودن به معنای واقعی کلمه قابل مشاهده باشد و هر کدام از کارکنان احساس کند نقش خاص خود را در تصمیم‌سازی‌های سازمانی دارد. چنین فضایی برابر است با احساس هم‌بستگی و فداکاری برای تیم و در نتیجه آنتروپی مثبت.
نتیجه گیری:
آنتروپی به زبان ساده یعنی شلوغی، بی‌نظمی، آشفتگی و ریسک. تمام این‌ها در دنیا به صورت طبیعی وجود دارند و مدیران کسانی هستند که با انتخاب روش‌ها و استراتژی‌های درست از وقوعشان جلوگیری می‌کنند. برای همین است چهارراه به دوربین، شهر به پلیس و سازمان به مدیر نیاز دارد. آنتروپی در مدیریت یکی از مهم‌ترین مفاهیم است و هر مدیر باید برای منفی کردن آن باید تلاش کند.
چرا که آنتروپی مثبت باعث کند شدن حرکت سازمان شده و تا زمان توقف کامل سازمان از حرکت ادامه می‌دهد. شناخت دقیق عوامل مثبت شدن آنتروپی و راه‌های مقابله با آن به مدیران کمک می‌کند بهترین مقابله را با آنتروپی داشته باشند.
اگر ضمن رعایت اصول آنتروپی مثبت و منفی تفکر دلفینی حاکم باشد و از تکنیک طوفان مغزی درست استفاده شود درون داد وبرون دادخوبی خواهیم داشت.