اهمیت مدیریت تولید و عملیات در موفقیت کسب و کارها

بنابر تعریف کلمه عملیات، با مجموعه ای از عملکردهای اجرایی سر و کار داریم منتها اهمیت مدیریت تولید و عملیات در کارآمدی و سودمندی تمامی عملیات رخ داده در سازمان یا کمپانی نهفته است که حتی ممکن است خروجی این عملیات یک محصول فیزیکی قابل مشاهده نباشد. همانطور که عملیات مجموعه فرایندهایی در سازمان است که طی آن‌ها ورودی‌های خام به خروجی‌های مورد تقاضا و با کیفیت لازم تبدیل می‌شوند، از سوی دیگر مدیریت بر ترکیب صحیح منابع مختلف مطابق با اهداف و خط مشی‌های سازمانی تاکید دارد که طی آن محصولات یا خدمات با ارزش افزوده در اختیار افراد سازمانی و مشتریان قرار می‌گیرد.

شاید برای بسیاری از افراد تفاوت بین مدیریت تولید با مدیریت عملیات قابل فهم نباشد. در مدیریت تولید روندهای مدیریتی بر تولید محصولات فیزیکی خاص حاکم بوده و در نهایت محصولاتی قابل لمس دارای اجزای فیزیکی به بازار عرضه می‌شود در حالی که اگر فعالیت‌های مدیریتی را گسترش داده و به تمامی روندهای خدماتی انتقال کنیم، مدیریت عملیات ظاهر می‌گردد.

بنابراین اهمیت مدیریت تولید و عملیات در این امر نهفته است که هر دو این روندهای مدیریتی در جهت تلاش برای تولید محصول یا خدمتی کاملا مطابق خواسته بازار هدف است. اهمیت مدیریت تولید و عملیات در رسیدگی به مجموعه اقدامات برنامه ریزی و طراحی، سازماندهی و تنظیم، کنترل و نظارت همه جانبه نهفته است که مهم‌ترین مدیریت برای ارتقای شرکت در بهره وری و کارایی محسوب می‌شود. بدون وجود مدیریت موثر عملیات و تولید شرکت با شکست بزرگی روبرو خواهد بود.

شرکت‌های بزرگ برای هر کدام از بخش‌ها نیاز به مدیر دارند تا ساختار و نظم سازمانی حفظ شود. مدیریت تولید (Product Management) که در بعضی جاها مدیریت محصول هم نامیده می‌شود، یک پست مدیریتی مهم در سازمان‌های امروزی به حساب می‌آید که روی برنامه‌ریزی فرآیند تولید یک یا چند محصول و نظارت اجرای فرآیند تمرکز دارد.  در این مقاله قصد داریم به بررسی ویژگی‌ها، مراحل و اهداف مدیریت تولید بپردازیم. با ما همراه باشید.

تعریف مدیریت تولید:

مدیریت تولید روندی درون سازمانی است. مدیر تولید مسئول کامل ویژگیها و خصوصیات محصول تولید شده و تحلیل بازار است. او ایجاد نظم داخل سازمان و بیرون آن را بر عهده داشته و ناظر کامل استراتژی تشکیل یافته برای عرضه محصول به بازار می‌باشد.

مدیر تولید بایستی تمامی تلاش خود را برای کاهش هزینه‌های تولید محصول و هزینه جانبی سازمان انجام دهد. اهمیت مدیریت تولید و عملیات در تشخیص به موقع تغییرات در بازار رقابتی نهفته است. مدیر تولید بایستی تغییرات موجود در بازار و استراتژی‌های فروش رقیبان خود را تشخیص داده و راهکارهای مقابله با این تهدیدات را یافته و به کار ببندد.

مدیریت تولید یک زیرشاخه از علم مدیریت و یکی از عملکردهای سازمانی است که به مواردی مثل توسعه محصول جدید، کشف فرصت و ایده برای تولید محصول، برنامه‌ریزی فرآیند تولید، پیش‌بینی شرایط بازار، اجرایی کردن پروسه تولید، قیمت‌گذاری، رونمایی و بازاریابی در تمام مراحل چرخه عمر محصول (Product Lifecycle) می‌پردازد.

گاهی هم اهداف مدیریت تولید از طریق مدیریت چرخه عمر محصول (PLM – Product Lifetime Management) انجام می‌شود. مدیریت چرخه عمر محصول یک عملکرد مشابه سازمانی است که اطلاعات مربوط به محصول را برای سازمان‌ها و ذی‌نفعان مربوط در زنجیره تامین آن فراهم می‌کند.

 

تعریف مدیریت عملیات:

در اوایل شکل‌گیری مدیریت عملیات، بسیاری از افراد آن را تنها به صنایع تولیدی نسبت می‌دادند که در این صنایع نیاز به تولید محصول فیزیکی و قابل لمس بود. بسیاری از مدیران تولید از فرایندهای عملیاتی برای بهبود روند تولید تا فروش، پشتیبانی فروش و خدمات پس از فروش کمک می‌گرفتند تا اینکه به اهمیت آن در صنایع خدماتی از قبیل شناخت‌های نیاز مشتری و دریافت بازخوردهای خدماتی پی بردند.

بنابراین اهمیت مدیریت تولید و عملیات در صنایع تولیدی و خدماتی یکسان بوده است و هر آنچه که به بازار عرضه می‌شود بایستی مطابق خواسته و نیاز مشتریان هدف باشد. بر اساس اصول مورد اهمیت مدیریت تولید و عملیات، تیم بازاریابی نقش ویژه‌ای در شناخت نیازهای مشتری دارد و بایستی کلیه جزئیات لازم را از دید مشتریان گردآوری کرده و در اختیار تیم طراحی و تولید قرار دهد. بنابراین جدا از کسب و کاری که درگیر آن هستید، اهمیت مدیریت تولید و عملیات در کلیه وظایف برنامه ریزی، کنترل و نظارت، هدایت و رهبری، مدیریت نیروی انسانی و انگیزه بخشی و سازمان‌دهی نهفته است.

 

 

اهمیت مدیریت تولید و عملیات در دو هدف کلیدی خدمات مشتری و بهره برداری از منابع نهفته است:

استراتژی اول مورد اهمیت مدیریت تولید و عملیات در هر شرکت تولیدی و خدماتی باید این باشد که خدمات و محصولات مورد قبول به مشتری عرضه کند. اگر مشتری از محصول نهایی شما راضی نباشد، کما اینکه استراتژی‌ها و بازاریابی‌های پرهزینه‌ای انجام داده باشید و حتی با کمک مدیریت عملیات محصولی بدون نقص به بازار عرضه کرده باشید؛ اگر آن محصول یا خدمت تنها با خواسته مشتری مطابق نباشد، شرکت با شکست روبرو خواهد شد.

اهمیت مدیریت تولید و عملیات در استفاده موثر از منابع حاکی از این است که هزینه تولید محصول به پایین‌ترین میزان ممکن برسد در حالی که از کیفیت لازم محصول کاسته نمی‌شود. با افزایش هزینه تولید، شرکت با کاهش سود روبرو شده و در طولانی مدت با کمبود منابع مالی مواجه خواهد شد.

در نهایت هر دو هدف مدیریت عملیات بایستی در کنار هم و به موازات هم محقق شوند و این کار تنها از عهده مدیران عملیاتی با تجربه بر می آید. در واقعیت تمامی مدیران عملیاتی مجموعه‌ای از فرایندهای منجر به تولید محصول یا ارائه خدمت را مدیریت می‌کنند و وظیفه تصمیم گیری استراتژیک فرایند عملیاتی را بر عهده دارند.

از مهم ترین ابزارهای مدیران عملیاتی در طی هدایت فرایندهای تولید شامل استفاده از آنالیزها و تحلیل‌های زنجیره ارزش می‌باشد. با این ابزار می‌توان از صحت اجرای فرایندهای شرکت و میزان پیوستگی آن‌ها با یکدیگر اطمینان حاصل نمود. اهمیت مدیریت تولید و عملیات در استفاده درست از زنجیره ارزش نهفته است. زیرا با تغییر جزئی در یکی از فرایندها شاهد تغییر در فرایندهای دیگر بوده و در نهایت در میزان سود نهائی تغییر قابل توجهی مشاهده خواهیم نمود.  

بهتر است بدانید که در زنجیره‌های ارزش تولید یک محصول یا خدمت، مجموعه‌ای  از فعالیت‌های اصلی، روندهای پشتیبان، زیرساخت‌های کلیدی و با ثبات و مدیریت زنجیره تامین نهفته است. هر کدام از این زنجیره‌ها دارای فرایندهای جزئی‌تری هستند که توسط افراد مختلفی هدایت می‌شوند.

اهمیت مدیریت تولید و عملیات و وظایف مدیر عملیاتی، هدایت کلیه روندهای شکل گرفته در داخل زنجیره است تا بتوان محصولی با کیفیت در اختیار مشتری قرار دارد. مهم‌ترین وظیفه مدیر عملیاتی نظارت و کنترل تک تک فرایندهای صورت گرفته است. وی مسئول تمامی انواع مدیریتی داخل سازمان را بر عهده دارد.

 

  

چرا به مدیریت تولید نیاز داریم؟

همانطور که گفتیم، در شرکت‌های بزرگ نیاز ویژه‌ای برای تقسیم عمکلردها به بخش‌های کوچک وجود دارد. چرا که این کار، برنامه‌ریزی و کنترل روی هر بخش را ساده‌تر می‌کند. برای همین معمولا در شرکت‌های بزرگ، هر کدام از عملکردهای سازمان یک مدیر ویژه دارند و مدیریت آن‌ها به‌صورت دقیق و حساب شده انجام می‌شود.

مدیریت تولید هم به یکی از مهم‌ترین اجزای سازمان یعنی محصول می‌پردازد و مراحل ساخت و گاهی عرضه آن را برنامه‌ریزی می‌کند.

اهداف مدیریت تولید به طور خلاصه عبارتند از: تولید به‌موقع، به‌صرفه و درست محصول در چارچوب اهداف و ارزش‌های سازمانی. در واقع مدیریت تولید بررسی می‌کند که با توجه به نیازهای سازمان، بهترین محصول ممکن تولید شود و تولید آن از زمان و هزینه پیش‌بینی شده بیشتر هزینه نخواهد.

وظایف کلیدی مدیر تولید کارآمد و اهمیت مدیریت تولید و عملیات:

پیش بینی دقیق نیاز بازار

پیش بینی میزان نیاز و خواسته مشتریان و میزان فروش محصول  

تخصیص منابع لازم برای تولید محصولات با کیفیت

آشنا به مدیریت ریسک و راهکارهای توسعه محصول

نظارت بر روند تولید و طراحی ایده‌های جدید

بررسی میزان امکان پذیری تبدیل ایده‌های نو به محصولات دلخواه مشتریان

ایجاد و سرپرستی تیم‌های بازاریابی جهت حضور قدرتمند در بازار

سازماندهی ارتباطات موثر با واحدهای کارگزینی، تدارکات، اداری، مالی و فروش

 

 

اهداف مدیریت تولید چیست؟

همانطور که کمی قبل‌تر گفتیم، اهداف مدیریت تولید به صورت کلی در موارد زیر خلاصه می‌شوند:

• کیفیت مطلوب:

مدیر تولید باید قبل از شروع فرآیند طراحی و توسعه محصول، کیفیت مورد نظر مدیران سطح بالا و ذی‌نفعان را از آن‌ها دریافت کرده و شرایط لازم برای رسیدن به آن کیفیت را در چارچوب بودجه و ظرفیت‌های شرکت فراهم کند.

 محصول باید در حدی تولید شود که با توجه به تعداد و نوع مشتریان فعلی، شرکت با کمبود در عرضه مواجه نشود و همچنین باید در حدی تولید شود که از ظرفیت انبار خارج نباشد. تشخیص اینکه کالا با چه نظمی و در چه مقیاسی تولید شود در نهایت با مدیر تولید خواهد بود.

• زمان مطلوب:

رقابت در دنیای امروزی کسب‌وکارها به شدت سنگین است. برای همین اگر محصولی درست به‌موقع عرضه نشود، دیگر مزیت رقابتی برای شرکت به همراه نخواهد داشت. برای همین مدیریت تولید روی تولید محصول در زمان مناسب تاکید دارد.

• هزینه مطلوب:

مدیر تولید باید بهترین حالت تولید را برای شرکت خود ممکن کند. حالتی که در آن کمترین هزینه و بیشترین بازدهی ممکن وجود داشته باشد.

این‌ها اهدافی هستند که در علم مدیریت تولید (یکی از زیرشاخه‌های مهم مدیریت) به علاقه‌مندان آموزش داده می‌شوند و حالت تئوریک دارند. اما اگر بخواهیم اهدافی جزئی‌تر برای مدیریت تولید تعریف کنیم که باعث بهینه شدن فرآیند تولید شود، پاسخ چیست؟ اهداف مدیریت تولید کدامند؟

• تعیین معیار کلیدی عملکرد:

KPI یا معیار کلیدی عملکرد یکی از مهم‌ترین ابزارها برای مدیریت سازمانی است. در واقع مدیریت هر بخش باید معیارهای عملکرد را به شیوه‌ای تعیین کند که عملکرد کارکنان زیردست او به منصفانه‌ترین شکل و در چارچوب ارزش‌ها و اهداف مشترک سازمانی سنجیده شود.

برای مثال اگر شرکت مورد نظر ما یک سایت یا اپلیکیشن را به‌عنوان محصول ارائه می‌کند، بازدید یا تعداد دانلود را می‌توان به‌عنوان ساده‌ترین KPI ها معرفی کرد. یکی از مهم‌ترین اهداف مدیریت تولید، تعیین معیار کلیدی عملکرد برای سنجش موفقیت محصول در بازار و همچنین سنجش واکنش مشتریان به آن است.

• برخورد جذب‌کننده با مشتریان:

مشتری کسی است که محصول را خریداری می‌کند اما تکرار این تصمیم خرید در اکثر مواقع به خدمات پس از فروش و برقراری ارتباط درست با مشتری بستگی دارد. یکی از اهداف مدیریت تولید، برنامه‌ریزی برای ارتباط با مشتری، پس از خرید محصول است.

برای مثال شرکت نوکیا برای مشتریان خود پس از انجام اولین خرید یک ایمیل خوشامدگویی ارسال می‌کند و در آن به نظرخواهی در مورد محصول می‌پردازد.

این کار هم به مشتری احساس خوبی منتقل می‌کند و هم اشکالات و ضعف‌های موجود در محصول را آشکار خواهد کرد. آگاهی از این اشکالات به توسعه نسخه‌های بعدی محصول مطابق با نیازهای مشتریان و افزایش فروش کمک می‌کند.

• اضافه کردن بخش‌های جدید به محصول:

پس از جمع‌آوری اطلاعات و نظرخواهی از مشتریان در قالب پرسشنامه‌ها، پیاده‌سازی این اطلاعات در توسعه نسخه‌های بعدی محصول مهم می‌شود.

مشتری امروز کسی است که نیازهایش همواره در حال تغییر است و تنها در صورتی می‌توان در این رقابت مدرن پیروز شد که با این نظرات و نیازهای در حال تغییر همگام شوید.

سرعت بالای مدیر تولید یا مدیر محصول در دریافت این نظرات و وارد کردن آن‌ها به فرآیند توسعه محصول بسیار مهم است. به این کار مدیریت چابک هم گفته می‌شود.

• برنامه‌ریزی برای شراکت استراتژیک:

گاهی اوقات با برون‌سپاری بخشی از فرآیند تولید یا توسعه محصول، هزینه‌ها به شکل چشم‌گیری کاهش یافته یا کیفیت به شکل چشم‌گیری افزایش می‌یابد. در چنین شرایطی مدیر محصول باید با کشف فرصت موجود و اعلام آن به مدیران سطح بالا یا ذی‌‌نفعان دیگر، بازدهی فرایند را بالاتر ببرد.

یک مدیر تولید باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

در بخش قبل اهداف مدیریت تولید را به صورت کلی و جزئی بررسی کردیم. یک مدیریت تولید خوب باید بتواند تمام این ابعاد را تحت نظر بگیرد و به تغییرات محیطی خیلی سریع‌تر از رقبا پاسخ دهد.

رقابت امروزی کسب‌وکارها، مدیران تولیدی را می‌طلبد که علاوه بر مدیریت چابک، تسلط خوبی به Soft Skill مثل مهارت‌های ارتباطی داشته باشند و تیم خود را مدام به‌روز کنند. علاوه بر این‌ها، مدیر تولید باید کاریزمای لازم برای رهبری تیم تولید (که یکی از مهم‌ترین تیم‌های هر شرکتی است) و ارتباط با سایر ذی‌نفعان داشته باشد.

چرا که برای مثال اگر مدیر تولید فرصتی را برای افزایش بازدهی تولید یا کاهش هزینه‌ها کشف کند اما قادر نباشد آن را به خوبی ارائه دهد، مدیران سطح بالا و سرمایه‌گذاران قانع نخواهند شد و در نتیجه فرصت از دست می‌رود.

نتیجه گیری

مدیریت تولید یعنی کنترل کردن بخش‌های مختلف توسعه و تولید محصول و استفاده از بازخورد مشتریان برای بهبود آن. اساسی‌ترین اهداف مدیریت تولید، تولید به‌اندازه، به‌موقع، با کیفیت مناسب و با بودجه تعیین شده است. اما یک مدیر تولید برای موفق شدن باید فراتر از این اهداف اولیه حرکت کند.

چرا که دنیای امروز دنیای رقابت سنگین کسب‌وکارها و تغییرات پرسرعت تکنولوژی بوده و برای هیچ‌کسی نمی‌ایستد. مدیر تولید باید توانایی کشف فرصت‌های موجود برای تولید محصول جدید، بهبود محصول فعلی یا برون‌سپاری بخشی از فرآیندهای لازم را داشته باشد.

او همچنین باید بتواند این فرصت‌ها را به اعضای تیم خود و ذی‌نفعان سطح بالا ارائه کرده و اعتماد آن‌ها را برای دادن بودجه یا همکاری جلب کند. در کل مدیر تولیدی که از دانش فنی کافی و مهارت‌های ارتباطی خوب برخوردار باشد خواهد توانست محصولاتی به‌روز و کاربردی را خلق کند.