احتمالاً برای شما هم پیش آمده باشد که بخواهید تمام اطلاعات و جزئیات حسابداری مجموعه خود را داخل یک سیستم کامپیوتری ثبت کنید. هر چقدر هم که مجموعه تجاری و کسب و کار شما کوچک باشد باز هم اطلاعات حسابداری پیچیدگی‌هایی دارد که بهترین انتخاب برای هر کارفرمایی استفاده از سیستم‌های اطلاعاتي و حسابرسی نرم‌افزاری است.
باید توجه داشته باشید که نرم افزارهاي حسابداری انواع مختلفی دارند. گاهی قصد اتوماسیون فرایند حسابداری یک شرکت بزرگ را داریم. گاهی هم یک سیستم حسابداری شبیه به انبارداری برای یک فروشگاه مواد غذایی می‌خواهیم. هر کدام ساختار و اجزای متفاوتی دارند. در این مطلب از مجله مکتب خونه به سؤال «سیستم حسابداری چیست» پاسخ داده و سعی می‌کنیم شما را راهنمایی کنیم که کدام سیستم برای مجموعه شما مفید خواهد بود.
سیستم حسابداری چیست؟
فعالیت‌هایی مانند ثبت و ذخیره اطلاعات مالی، انجام پردازش‌های محاسباتی روی این اطلاعات و در نهایت ارائه گزارش و تحلیل علمی در مورد داده‌های مالی را حسابداری می‌نامیم. در حسابداری سنتی این فرایند به صورت پراکنده توسط افراد مختلف و در پلتفرم‌ها و مکان‌ها مختلف انجام می‌شد که برای جمع‌آوری کل اطلاعات نیاز به زمان زیادی بود. اما امروزه به لطف پیشرفت تکنولوژی می‌توانیم تمام اعمال حسابداری را به صورت مجتمع در یک سیستم مرکزی داشته باشیم.
در ادامه در مورد انواع سیستم حسابداری صحبت می‌کنیم تا بحث بهتر جا بیفتد.
انواع سیستم حسابداری
در ادامه مقاله «سیستم حسابداری چیست» باید بدانید سیستم‌های حسابداری را می‌توان به ۴ گروه اصلی تقسیم کرد که در ادامه در مورد هر کدام صحبت کردیم.
سیستم حسابداری یک طرفه
در این سیستم تنها یک حساب درگیر می‌شود. یعنی بدهکار و بستانکار نیاز به تفکیک ندارد. به این صورت که تمام تراکنش‌های مالی را از هر نوعی در یک حساب وارد می‌کنیم. آخر هر ماه این دفتر مورد بررسی قرار گرفته و حساب بسته می‌شود.
پیشنهاد مطالعه: آموزش حسابداری ساختمان سازی – مفاهیم پایه
سیستم حسابداری دو طرفه
در سیستم حسابداری دو طرفه حساب‌های بدهکار و بستانکار را به عنوان حساب جداگانه در نظر می‌گیریم؛ بنابراین این نوع حسابداری را با نام سیستم حسابداری دو طرفه یا دوبل می‌شناسیم.
سیستم حسابداری سنتی
حسابداری به روش سنتی به سیستمی می‌گوییم که سیستم‌های معرفی شده «یک طرفه و دوطرفه» به صورت دستی مورد استفاده قرار می‌دهد. به دلیل پیچیدگی‌ها و طاقت فرسا بودن این روش حسابداری افراد حقیقی و حقوقی بسیار کمی همچنان از آن بهره می‌برند.
سیستم حسابداری کامپیوتری
هر دو سیستم معرفی شده در دو بخش قبلی به صورت دستی و کامپیوتری قابل پیاده سازی هستند. از آنجایی که هدف این مقاله معرفی سیستم‌های حسابداری کامپیوتری است در مورد روش سنتی صحبت زیادی نداریم. به برنامه حسابداری که فرایند حسابرسی را تسریع و آسان می‌کند سیستم حسابداری کامپیوتری می‌گوییم.
در سیستم حسابداری کامپیوتری چند سیستم سرویس گیرنده «کلاینت» داریم که اطلاعات را از بخش‌های مختلف یک مجموعه ثبت می‌کنند. این اطلاعات در یک سیستم مرکزی «سرور» جمع‌آوری شده و مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد. کلاینت‌های این مجموعه زیرسیستم یا به زبانی ساده‌تر اجزای سیستم حسابداری ما به شمار می‌روند.
سیستم حسابداری رایگان
نرم افزارهاي حسابداري زیادی در بازار وجود دارند که برخی از آن‌ها رایگان هستند. البته نمی‌توان از سیستم‌های رایگان انتظار انجام فعالیت‌های حسابرسی پیچیده را داشت. اما می‌توانید از این پلتفرم‌ها برای انجام امور حسابداري فروشگاهي در اندازه کوچک استفاده کنید. با این حال پیشنهاد می‌شود اگر قیمت سیستم‌های حسابداری معتبر برایتان سنگین نیست خرید آن‌ها را در برنامه کاری خود قرار دهید.
پیشنهاد مطالعه: آموزش حسابداری خرید خارجی – راهنمای ساده
معرفی سیستم‌های حسابداری کامپیوتر معتبر
توضیح دادیم که سیستم حسابداری چیست و چه کاربردی دارد. یک تعریف کوچک هم از خود حسابداری ارائه دادیم. اما کسی که در حال مطالعه این نوشته است قطعاً می‌خواهد سیستم‌های حسابداری کامپیوتری معتبر را پیدا و مورد استفاده قرار دهد. در این بخش چند نمونه از بهترین سیستم‌های حسابداری داخلی و خارجی را معرفی خواهیم کرد.
سیستم حسابداری کامپیوتری ایرانی
از آنجایی که طبق قوانین جدید کشوری تمام سیستم‌های حسابداری باید به سامانه یکپارچه مالیاتی کشور متصل باشند توصیه ما استفاده از نرم‌افزارهای داخلی است.
فهرست زیر بهترین سیستم‌های نرم‌افزاری ایرانی را معرفی می‌کند.
- نرم‌افزار حسابداری معین
- نرم‌افزار حسابداری هلو
- نرم‌افزار حسابداری سپیدار
- نرم‌افزار حسابداری پارمیس
- نرم‌افزار حسابداری حسابفا
- نرم‌افزار حسابداری آرپا
- نرم‌افزار حسابداری پارسیان
- نرم‌افزار حسابداری کاوش
- نرم‌افزار حسابداری کاسپین
- نرم‌افزار حسابداری تدبیر
- نرم‌افزار حسابداری آرین
- نرم‌افزار حسابداری پیوست
- نرم‌افزار حسابداری قیاس
سیستم حسابداری کامپیوتری خارجی
این که توصیه می‌کنیم از نرم‌افزارهای حسابداری داخلی استفاده شود به این معنی نیست که نمونه‌های خارجی امکان اتصال به سامانه مالیاتی ایران را ندارند. هر نرم‌افزاری که سازمان‌های ذی‌ربط تأیید می‌کنند امکان فعالیت در ایران را خواهد داشت. با این که اطلاع دقیقی از مورد قبول بودن موارد زیر در ایران نداریم گزینه‌های معرفی شده از بهترین نرم‌افزارهای موجود در بازار جهانی محسوب می‌شوند.
- FreshBooks
- Bonsai
- QuickBooks Online
- Zoho Books
- Xero
- Synder
- Sage
- Patriot Accounting
- FreeAgent
- Wave Accounting
- AlignBooks
- Deskera Books
فرار از مالیات در هیچ کشوری توصیه نمی‌شود؛ زیرا مالیات بهترین منبع مالی برای توسعه یک کشور است. اما اگر موردی را از لیست بالا پسندید که امکان اتصال به سیستم مالیاتی ایران را ندارد تنها در حالتی از آن استفاده کنید که فعالیت شما ارتباطی به پرداخت مالیات نداشته باشد.
پیشنهاد مطالعه: آموزش حسابداری داروخانه + وظایف، مسیر آموزشی و نرم افزارها
سیستم حسابداری فروشگاه
شاید بر این باور باشید که یک فروشگاه ساده نیاز به استفاده از سیستم حسابداری ندارد. اما به یاد داشته باشید هر حساب و کتابی باید به صورت منظم مورد تحلیل و پیگیری قرار گیرد. اگر یک بار یکپارچگی سیستم حسابداری کامپیوتری را تجربه کنید تا زمانی که فعالیت مالی و تجاری دارید این سیستم را بهترین رفیق خود خواهید دانست. تا اینجا سعی کردیم کامل‌ترین پاسخ را به سؤال «سیستم حسابداری چیست» دهیم. در ادامه در مورد فاکتورهای انتخاب یک سیستم مناسب صحبت خواهیم کرد.
ویژگی‌های سیستم حسابداری
در تکمیل مقاله خود با موضوع سیستم حسابداری چیست به اینجا رسیدیم که یک سیستم حسابداری کامپیوتری استاندارد باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا بتواند تمام نیاز‌های مجموعه ما را برطرف کند.
این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:
- امکان معرفی اشخاص به سیستم به تفکیک حقیقی و حقوقی
- امکان تعریف موقعیت جغرافیایی شرکت‌ها
- پشتیبانی از معرفی پروژه‌ها به صورت نامحدود
- پشتیبانی از معرفی مراکز هزینه به صورت نامحدود نامحدود
- قابلیت ثبت درآمدها و هزینه‌ها به تفکیک پروژه
- قابلیت درآمدها و هزینه‌ها به تفکیک مراکز هزینه
- امکان تعریف سطوح مختلف حسابداری
- امکان آنالیز حساب مشتریان به صورت دستی و اتوماتیک
- امکان تفکیک حساب تفصیل در تعداد سطوح بالا
- امکان پیگیری اسناد حسابداری بر اساس نیاز مشتری
- امکان تفکیک سطوح حسابداری در استفاده از حساب تفصیل
- امکان ایجاد و طبقه‌بندی درخت‌واره تفصیل طبق نیاز مجموعه
- امکان محدود نمودن کاربران بر اساس سطوح حسابداری تعریف شده
- امکان تفکیک اسناد بر اساس نوع سند
- شماره گذاری خودکار اسناد حسابداری برای مدیریت بهتر بایگانی
- امکان مرتب‌سازی اسناد به صورت خودکار طبق تاریخ ثبت در هر سال مالی
- امکان بستن حساب‌های سود و زیانی به صورت دستی و اتوماتیک
- امکان ثبت حساب اختتامیه و افتتاحیه به صورت اتوماتیک
- امکان ثبت بانک‌ها به تفکیک شعبه
- امکان ایجاد صندوق‌های ریالی و ارزی
- امکان استخراج و دریافت اسناد با فرمت ثابت
- قابلیت دریافت اطلاعات به صورت فایل اکسل
- پشتیبانی از تاریخ میلادی و شمسی
- امکان تهیه انواع گزارش مالی
- پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات از داخل نرم افزار
شاید برخی از اصطلاحات استفاده شده در این راهنما تخصصی بوده و برای برخی صاحبان کسب و کار قابل فهم نباشند. اما به هر حال شما وارد یک فرایند حسابرسی می‌شوید و لازم است در مورد موضوعات مختلفی مطالعه کنید تا دانش کافی برای کار کردن با این نرم‌افزارها را به دست آورید. حتی گر حسابدار استخدام کردید باز هم باید بدانید که او چه کاری انجام می‌دهد.
خبر خوش این که بسیاری از سازندگان این نرم‌افزارها دوره‌های آموزشی لازم برای کار کردن با نرم‌افزار خود را ارائه می‌دهند. در این دوره‌ها با علم حسابداری نیز تا حد زیادی آشنا خواهید شد.
پیشنهاد مطالعه: آموزش حسابداری قصابی + اهمیت، وظایف و منابع آموزشی
حرف آخر
حسابداری به روش سنتی فرایندی پیچیده و طاقت فرسا است. از این رو بسیاری از صاحبان بنگاه‌های تجاری به استفاده از سیستم‌های حسابداری نرم‌افزاری روی آورده‌اند. در این نوشته از مجله مکتب خونه در مورد چیستی سیستم‌های حسابداری صبحت کرده و سیستم‌های رایج سنتی و مدرن را معرفی کردیم. در صورتی که کسب و کار خود را دارید و می‌خواهید مدیریت مالی آن را به روش بهینه‌تری انجام دهید این مقاله مطالب مناسبی برای شما دارد.
آموزش سیستم‌های حسابداری در مکتب خونه
برای یادگیری سیستم‌های حسابداری از هر نوعی می‌توانید از منابع علمی مکتب خونه استفاده کنید. در این مجموعه برای هر سطح دانشی دوره متناسب وجود دارد. همچنین با شرکت در دوره‌های ما خدمات ویژ‌ه‌ای مانند تسهیل استخدام دریافت خواهید کرد. برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد سری به آکادمی آموزش مجازی مکتب خونه و صفحه آموزش حسابداری بزنید.
