مدیریت پروژه چه کاربردی دارد؟

 کاربرد مدیریت پروژه در کسب و کارها:

کاربرد مدیریت پروژه در کسب و کارهای کوچک و بزرگ چیست؟ در همه کسب و کارهایی که در میان افراد وجود دارد، معمولا اغلب اوقات برای ادامه روند این حرفه نیاز است تا کاربران پروژه‌هایی را راه‌اندازی کنند.

اما نکته مهمی که در ایجاد این پروژه‌ها حائز اهمیت است، این است که اگر شخصی بدون تخصص خاص وجود نداشته باشد که این پروژه را هدایت و کنترل کند، قطعا هرج و مرج ایجاد شده و این پروژه نمی‌تواند نتیجه مطلوبی داشته باشد.

به همین دلیل برای سوق پیدا کردن پروژه به سمت موفقیت، باید فردی شخصا مدیریت آن را به عهده بگیرد.

حال این فرد که مدیریت پروژه را به عهده گرفته است، باید بداند که کاربرد مدیریت پروژه چیست و چه نتایجی به دنبال دارد؟ این فرد از زمان قبول مدیریت پروژه، تا لحظه‌ای که پروژه را برای کارفرما آماده کند و در اختیار او قرار دهد، به صورت دائم مشغول فعالیت و بررسی پارامترهای مختلف اعم از زمان، هزینه، کنترل روند کار و کنترل استانداردهای حاکم بر فعالیت آن حوزه می‌باشد.

به این ترتیب کاربرد مدیریت پروژه این است که باعث می‌شود تا همه این کارها انجام شود و کار به درستی و بدون بروز هیچ مشکلی ادامه پیدا کند و از مسیر اصلی خودش غافل نشود.

 

 

پروژه و مدیریت پروژه به چه معناست؟

وقتی می‌گوییم پروژه‌ای در حال انجام است، این به معنی انجام یک کار خاص است که محدود به زمان شروع و پایان، منابع مالی، تجهیزات و پرسنل و از همه مهم‌تر هدفی که برای آن این پروژه راه‌اندازی شده است، می‌شود. 

و در ادامه این فعالیت باید مدیریت پروژه شکل بگیرد، که مدیریت پروژه به معنای استفاده از منابع، دانش و ابزارها به منظور رسیدن به هدفی است که برای آن برنامه‌ریزی شده است. در اصل مدیریت پروژه فعالیتی است که مستلزم دانش و آینده‌نگری می‌باشد و باید به درستی انجام شود.

 یک مدیر پروژه برای اینکه بتواند به نتیجه درستی در کاربرد مدیریت پروژه برسد، باید ابتدا مراحلی را به صورت درست و عالی پشت سر بگذارد.

ولی ابتدا مهم‌تر از همه این مدیر، باید در یکسری موارد، واجدالشرایط باشد تا بتواند صلاحیت خود را در ایجاد بهترین کاربرد مدیریت پروژه نشان دهد.

این فرد باید شرایط مهمی اعم از زمان کافی، منابع مالی کافی، منابع انسانی، دانش مدیریت ریسک، ارتباطات و دانش کنترل کیفیت را داشته باشد تا بتواند آغازگر یک پروژه باشد.

مراحل گام به گام در مدیریت پروژه:

1. آغاز پروژه به نحو عالی
2. برنامه‌ریزی دقیق و صحیح برای ادامه دادن روند پروژه
3. تولید محصول یا انجام کار محوله
4. نظارت و کنترل مستمر بر روند انجام پروژه
5. تکمیل پروژه و پایان کار

اگر این فرد تمام مراحل بالا را با وجود شرایط الزامی که ذکر شد، به صورت کامل پشت سر بگذارد، قطعا می‌تواند به کاربرد مدیریت پروژه پی ببرد و ببینید که این مدیریت تا چه میزان در اداره کردن یک فعالیت برای آینده تاثیرگذار است.

یک مدیر پروژه برای آغاز کردن فعالیت این پروژه، باید آن را فازبندی کرده و مورد بررسی قرار دهد. مدیر پروژه باید وقت و شرایطی را که کارفرما برای تحویل پروژه او مدنظر قرار داده است، تحلیل کنید تا ببیند اصلا می‌تواند از پس این شرایط برآید و پروژه را در وقتی که برای آن تعین شده است، تحویل دهد؟

آیا می‌تواند پروژه را به اهداف خودش برساند؟ زیرا اغلب قبول این پیشنهاد کاری بدون درنظر گرفتن شرایط آن، ممکن است یکسری مشکلات را برای کارفرما و یا پرسنل و حتی خود مدیر پروژه ایجاد کند.

به همین دلیل است که موضوع داشتن زمان کافی اهمیت دارد و ممکن است با اهمیت ندادن به آن کاربرد مدیریت پروژه زیر سوال برود.

 

 

یکی دیگر از مهم‌ترین مواردی که بخش جدانشدنی از پروژه است، هزینه است. اگر در ابتدا هزینه‌ی مورد نیازی که برای انجام پروژه لازم است، به درستی محاسبه نشود، مشکلات زیادی مانند دیرکرد پرداخت حقوق، تمام نشدن پروژه در زمان تعیین شده و همچنین از بین رفتن سرمایه می‌شود.

به همین دلیل برای آنکه کاربرد مدیریت پروژه با مشکل مواجه نشود، کارفرما باید وقت زیادی را برای محاسبه دقیق هزینه در نظر بگیرد.

یکی دیگر از مهم‌ترین کاربردهای مدیریت پروژه این است که مدیر می‌تواند با شرکت‌های داخلی و خارجی ارتباط داشته باشد که این مزیت در ادامه روند عالی پروژه تاثیرگذار می‌باشد و بسیار حیاتی است. زیرا اغلب مدیر پروژه به این ارتباط برای رسیدن به هدف خود نیازمند است.

دانش و ویژگی‌های مهمی که برای مدیریت پروژه حائز اهمیت است

شرایط مطلوب دیگری است که مدیر پروژه باید آن شرایط را داشته باشد تا بتواند این راه را آغاز کند.

• توانایی و قدرت حل‌مسئله

فردی که مدیریت پروژه را قبول می‌کند، باید قدرت رویارویی و حل مسائل پیچیده و مهم را داشته باشد و قادر باشد به خوبی آن‌ها را حل و از پس آن‌ها برآید. حتی باید اغلب مدیر از شرایط به نفع پروژه استفاده کند و شرایط را برعکس کند.

• مدیریت بحران

مدیر پروژه‌ای که دانا و عاقل باشد، باید بتواند زمانی که با بحران‌ها روبه‌رو می‌شود، بدون استرس و نگرانی به راحتی برای آن‌ها فکر کند و برای ‌آن‌ها تصمیم‌گیری درست و اساسی بکند.

و نکته مهم این است که این فرد باید بتواند براساس اولویت پروژه تصمیم بگیرد و از ایجاد کمترین ضرر برای پروژه جلوگیری کند.

 

 

 مهم‌ترین کاربرد مدیریت پروژه

• گرفتن تصمیم درست و صحیح
• مقابله برای حل مشکلات
• تغییر دادن شرایط سخت به نفع پروژه
• ایجاد برنامه‌ریزی درست
• تحلیل و بررسی قرار دادن شرایط پروژه
• ایجاد شرایط ارتباط با شرکت‌های خارجی و داخلی
• ایجاد نظم و هماهنگی در پروژه
• بهره‌مندی از دانش، مهارت و تکنیک‌های لازم برای رسیدن به نتیجه مطلوب

اگر بخواهیم راجب به کاربرد مدیریت پروژه صحبت کنیم، باید گفت که ایجاد این مدیریت کاربردهای زیادی دارد که همه آن‌ها مهم و منحصر به فرد هستند که نمی‌شود اهمیت هیچ یک از آن‌ها را انکار کرد.

کاربرد مدیریت پروژه این است که با استفاده از فرآیندها و تکنیک‌هایی مراحل آغازین، برنامه‌ریزی، اجرایی، پایشی و اختتامی را در یک پروژه انجام می‌دهد. از مهم‌ترین آن این است که می‌تواند با یکپارچه سازی تمام فرآیندهای مدیریت و کنترل پروژه به بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش بهره‌وری کمک کند.

مدیران پروژه برای اینکه بتوانند در این کار موفق شوند، باید مهارت‌های خاصی را به دست آورند و بتوانند با توجه به صلاحیتی که در این عرصه دارند، مجوزهای خاص و مهمی را در انجام این حرفه سخت دریافت کنند.

مدیران پروژه باید بتوانند ذهنی تحلیل‌گر داشته باشند و به خوبی با دیگران ارتباط برقرار نمایند.  در اصل مدیریت پروژه، وظیفه‌ای پیچیده است که باید تمام جنبه‌های آن مورد بررسی قرار داده شود و از اجرای درست و عالی و به موقع پروژه با وجود محدودیت‌هایی که برایشان در نظر گرفته شده است، اعتماد و اطمینان لازم را به دست آورند.

در حقیقت باید بدانید که اجرای پروژه بدون داشتن هیچ‌گونه مدیریتی در آن هرگز به درد نمی‌خورد و این یک روش بسیار غلط می‌باشد. اما آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده‌اید که اگر کاربرد مدیریت پروژه در این فعالیت وجود نداشت، چگونه می‌توانستید تیم و سایر فعالیت‌ها را با یکدیگر کنترل کنید تا همه به یک سمت حرکت کنند؟

برای شروع هر کاری ابتدا مدیری لازم است تا بتواند رسیدن به هدف را تضمین کند. کاربردی که در اثر مدیریت پروژه به همراه می‌آید، باعث می‌شود تا فعالیت با مشکلات روبه‌رو نشود و در نهایت به اهدافش برسد.

اگر برای اهدافی که دارید، قصد بر شروع و انجام یک پروژه مهم را در سر می‌پرورانید، بهتر است که در این راه هرگز از کاربرد مدیریت پروژه که برای شما نتایج عالی را به همراه دارد، غافل نشوید.

در واقع مدیریت پروژه وظیفه مهم کنترل اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده را به عهده دارد و کنترل پروژه باید از سه عامل مهم اعم از تعیین وضعیت واقعی پروژه، مقایسه وضعیت واقعی با برنامه و در نظر گرفتن اقدام اصلاحی بهره‌مند باشد.

 

 

برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در مدیریت

1. برنامه‌ریزی و کنترل کردن پروژه به روش بحرانی CPM
2. برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به روش PERT
3. بودجه‌بندی پروژه‌ و زمانبندی منابع مورد کاربرد
4. تهیه گزارش کارگاهی و مدیریتی
5. تهیه گزارش از روند و پیشرفت پروژه
6. مشارکت در تحلیل پروژه و تهیه طرح‌های بهبود
7. خدمات هزینه‌یابی پروژه تهیه صورت وضعیت

تمام موارد ذکر شده از مواردی که در دسته کاربرد مدیریت پروژه به حساب می‌آید و باید مورد توجه قرار داده شود. این موارد باعث یکپارچه کردن و ایجاد نظم در پروژه می‌شود.

اهمیت در موارد مهم در پروژه از چیزی که فکر می‌کنید مهم‌تر است و به همین دلیل است که بارها کارفرما آن‌ها را تکرار کرده و تقاضا می‌کند مورد بررسی قرار دهید.

با به کارگیری مدیریت پروژه فعالیت خود را به سمت پیشرفت حرکت دهید و به خود برای رسیدن به نتیجه عالی افتخار کنید.

درست است که بارها گفته شده است مدیریت پروژه کاری پیچیده و دشوار است ولی این کار علاوه بر پیچیده بودن، از جذابیت زیادی برخوردار است و هرگز از این کار خسته نخواهید شد و می‌توانید در این مسیر از کاری که انجام می‌دهید تمام لذت کافی را ببرید.

مدیریت پروژه شغلی شیرین و دلچسب است که می‌توانید در این راه به موفقیت‌های زیادی دست پیدا کنید.