استاندارد مدیریت پروژه PMBOK چیست؟ یک راهنمای جامع با بیان ساده
دستورالعملها و استانداردها همیشه با این هدف وارد یک حوزه تخصصی میشوند که به کار متخصصان، نظم و سامان ببخشند. در واقع وقتی متخصصان یک حوزه، متوجه نوعی سردرگمی، ابهام و نبود نگاه واحد در بین فعالان آن حوزه کاری میشوند، تصمیم میگیرند که استاندارد و دستورالعملی برای از بین بردن ابهامها و رسیدن به اتفاق نظر در بین فعالان، تدوین کنند. حوزه مدیریت پروژه نیز از این قاعده مستثنا نیست و به همین دلیل، متخصصان موسسه مدیریت پروژه (PMI)، استاندارد مدیریت پروژه PMBOK را تدوین کردند و در اختیاران فعالان عرصه مدیریت پروژه قرار دادند. سوالی که اغلب علاقهمندان به رشته مدیریت پروژه مطرح میکنند این است که استاندارد PMBOK چیست؟
در این مقاله تصمیم داریم در مورد چیستی استاندارد مدیریت پروژه PMBOK حرف بزنیم و درونمایه و کاربرد این استاندارد مشهور را توضیح دهیم. در صورتی که شما هم به عرصه مدیریت پروژه علاقهمندید و میخواهید اطلاعات بیشتری در مورد استاندارد PMBOK کسب کنید، مقاله پیش رو، برای شما نوشته شده است و کلیه اطلاعات مورد نظر را در اختیارتان قرار خواهد داد.
استاندارد مدیریت پروژه PMBOK چیست؟
سرواژه PMBOK در واقع مخفف « Project Management Body Of Knowledge» به معنای «پیکره دانش مدیریت پروژه» یا «مجموعه دانش مدیریت پروژه» است. PMBOK در حال حاضر معتبرترین استاندارد و مرجع مدیریت پروژه در صنایع گوناگون محسوب میشود. این استاندارد را موسسه مدیریت پروژه (به اختصار PMI) منتشر کرد تا مرجعی برای مدیریت کارآمد و موثر پروژه در صنایع گوناگون باشد و متخصصان بتوانند از آن به عنوان چارچوبی حرفهای و اصولی برای پیشبرد پروژههای خود استفاده کنند.
در استاندارد PMBOK در مورد مسائل گوناگونی از جمله گروههای فرایندی، حوزههای دانش، رویکردهای توسعه، ابزارها، تکنیکها و خروجیها در مدیریت پروژه صحبت میشود. این استاندارد به دلیل جامع و حرفهای بودن، از سوی عموم متخصصان حوزه مدیریت پروژه پذیرفته شده است.
در استاندارد پمباک (PMBOK)، مجموعه کاملی از دانش مدیریت پروژه (روشهای سنتی و مدرن و نوظهور) آمده است. ارزش و سودمندی روشهای مندرج در این استاندارد، از سوی بسیاری از متخصصان تأیید شده است.
نگاهی اجمالی به تاریخچه PMBOK
در زیر نگاهی اجمالی به تاریخچه PMBOK انداختهایم:
- در سال 1969 میلادی، موسسه مدیریت پروژه (PMI) تأسیس میشود.
- سال 1984، نخستین آزمون PMP از سوی موسسه مدیریت پروژه برگزار میشود.
- ماه مارس سال 1987 مجموعه « Project Management Body of Knowledge » منتشر شد.
- ماه آگوست سال 1994 پیشنویس جدید راهنمای PMBOK منتشر شد.
- در سال 1996، نخستین نسخه PMBOK Guide در اختیار علاقهمندان و مخاطبان قرار گرفت.
- در سال 2000، ویرایش دوم نسخه PMBOK Guide منتشر شد.
- دسامبر 2004، ویرایش سوم PMBOK Guide منتشر شد.
- دسامبر سال 2008 بود که نسخه چهارم راهنمای PMBOK در اختیار مخاطبان قرار میگیرد.
- دسامبر سال 2012، نسخه جدید (پنجم) راهنمای PMBOK منتشر شد و علاقهمندان توانستند از آن استفاده کنند.
- ویرایش ششم این راهنما در سپتامبر سال 2017 در اختیار مخاطبان قرار گرفت.
- در سال 2021 نسخه هفتم راهنمای پمباک منتشر شد.
بسیاری از افراد این پرسش را مطرح میکنند که جدیدترین ویرایش استاندارد PMBOK در چه سالی مطرح شد؟ در پاسخ باید بگوییم که آخرین ویرایش استاندارد PMBOK در سال 2021 روانه بازار شد. در واقع آخرین نسخه این استاندارد، همان نسخه هفتم آن است. در حال حاضر این ویرایش به صورت فایل PDF در سایتهای مختلفی قرار گرفته و امکان دانلود آن وجود دارد. کافی است عبارت دانلود استاندارد PMBOK را در گوگل جستجو کنید. همچنین در صورت تمایل میتوانید نسخه چاپی این استاندارد را از کتابفروشیهای آنلاین و حضوری سراسر کشور خریداری کنید.
چرا استفاده از استاندارد مدیریت پروژه PMBOK مهم است؟
استفاده از استاندارد مدیریت پروژه پمباک، مزایای مختلفی به همراه دارد و همین مزایاست که اهمیت استفاده از این استاندارد را چند برابر میکند. در ادامه به چند مورد از دلایل اهمیت این استاندارد اشاره خواهیم کرد:
- استاندارد PMBOK، منبع اصلی برای دریافت گواهینامه PMP (Project Management Professional به معنای متخصص مدیریت پروژه) است. این گواهینامه به کسانی اعطا میشود که در آزمون حرفهای مدیریت پروژه (PMP) شرکت کنند و در این آزمون، پذیرفته شوند. این گواهینامه ثابت میکند که فرد، تجربه کامل رهبری و دانش کافی برای مدیریت پروژه را دارد. افرادی که این گواهینامه را دارد، بهسرعت از سوی سازمانهای مختلف جذب میشوند و عموماً درآمدهای بالایی هم برای مدیریت و رهبری پروژهها دریافت میکنند. کسانی که میخواهند در آزمون PMP شرکت کنند، باید استاندارد پمباک را به صورت کامل و اساسی مطالعه کنند.
- استاندارد پمباک به شرکتهای مختلف این امکان را میدهد که روشهای مدیریت پروژه را در بخشهای مختلف به صورت استاندارد و یکپارچه تنظیم کنند. وقی شرکتها بتوانند چنین مواردی را تنظیم کنند، میتوانند در پروژههای مختلف به فراخور شرایط و نیازها، بهترین راهبرد را انتخاب کنند.
- استفاده از استاندارد پمباک باعث میشود که مدیران پروژه بتوانند در شرایط مختلف، بهترین تصمیمها را بگیرند و برای اتخاذ تصمیم، دچار ابهام و سردرگمی نشوند.
- کاهش ریسک پروژه، یکی دیگر از مهمترین مزایای استاندارد مذکور است. استاندارد پمباک، ابزارها و تکنیکهای مختلفی در اختیار افراد میگذارد و به آنها کمک میکند که ریسکهای پروژه را به بهترین شکل مدیریت کنند.
- استاندارد مدیریت پروژه PMBOK با بهینهسازی فرایندها و فعالیتهایی که در پروژه انجام میشود، هزینهها را کاهش و بهرهوری پروژه را تا حد امکان افزایش میدهد.
- با توجه به اینکه استاندارد PMBOK میتواند ریسک و هزینههای پروژه را کاهش و کارایی و بهرهوری پروژه را افزایش دهد، میتوانیم نتیجه بگیریم که با این استاندارد، شانس موفقیت پروژه به میزان قابل توجهی افزایش مییابد.
ساختار استاندارد مدیریت پروژه PMBOK به چه صورت است؟
راهنمای پمباک که در سال 2021 در اختیار مخاطبان قرار گرفت، از سه بخش تشکیل شده است. در ادامه این سه بخش را معرفی و به صورت اجمالی بررسی خواهیم کرد:
- راهنمای پمباک، 10 حوزه دانش مدیریت پروژه را دربرمیگیرد. در هر کدام از این حوزههای دانش به معرفی فرایندها، ابزارها و تکنیکهای مرتبط با آن حوزه پرداخته میشود.
- یکی دیگر از بخشهای راهنمای پمباک به توضیح و تفسیر 5 گروه فرایندی دانش مدیریت پروژه میپردازد. این پنج گروه، «شروع، برنامهریزی، اجرا، نظارت و کنترل و خاتمه» است.
- یکی از بخشهای مهم و اساسی استاندارد مورد بحث، فرایندهای مدیریت پروژه است. استاندارد پمباک از 47 فرایند مدیریت پروژه تشکیل شده است که در راهنمای پمباک، به تکتک آنها پرداخته میشود.
- در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK، 12 اصل به عنوان اصول کلیدی مدیریت حرفهای و موثر پروژه مطرح شده است. در واقع برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق، باید این 12 اصل را سرلوحه کار خود قرار دهیم.
اکنون که با ساختار استاندارد پمباک آشنا شدیم، میتوانیم هر کدام از بخشهای این استاندارد را به صورت مختصر و مفید بررسی کنیم.
معرفی 5 گروه فرایندی در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK
یکی از سوالاتی که در مورد استاندارد پمباک مطرح میشود، این است که مفهوم PMBOK در فرآیند مدیریت پروژه چیست؟ در ادامه این بخش از مقاله به صورت مختصر و مفید به معرفی 5 گروه فرایندی در استاندارد PMBOK میپردازیم و مفهوم پمباک در فرایند مدیریت پروژه را توضیح میدهیم. توجه داشته باشید که هر کدام از این گروههای فرایندی، فرمهای مشخص خودشان را دارند.
این فرمها را با یک جستجوی ساده در گوگل میتوان پیدا کرد. همچنین با جستجوی کلمه «نمونه پروژه PMBOK» میتوانید نمونه فرمهای تکمیلشده پمباک را مشاهده کنید.
1. گروه فرایندی آغازین پروژه
در این گروه فرایند PMBOK، برای پروژه هدفگذاری میشود و ذینفعان در این مرحله شناسایی میشوند. کلیه فعالیتها، فرایندها و مهارتهای لازم برای آغاز کردن یک پروژه در این گروه فرایندی توضیح داده شده است. تعریف درست پروژه، ذینفعان و دریافت مجوز رسمی برای آغاز پروژه، جرو مهمترین مسائلی است که در این گروه فرایندی قرار میگیرد.
2. گروه فرایندی برنامهریزی پروژه
در گروه فرایندی دوم استاندارد pmbok، باید برنامهریزی انجام دهیم. در مرحله برنامهریزی، باید محدوده پروژه به صورت دقیق تعریف شود. در هنگام برنامهریزی و سازماندهی پروژه باید به اصول دوازدهگانه مدیریت پروژه توجه ویژه داشته باشیم تا بتوانیم برنامهریزی را به بهترین شکل انجام دهیم.
مدیریت زمان پروژه در pmbok بیشتر در مرحله برنامهریزی انجام میشود؛ چون مدیران در مرحله برنامهریزی تصمیم میگیرند که هر کار را در چه بازه زمانی به انجام برسانند. از طرفی تیم اجرایی هم در مرحله اجرا باید به زمانبندی پروژه پایبند باشند تا بتوانند پروژه را در زمان مقرر به پایان برسانند. توجه داشته باشید که این برنامه، باید به تأیید حامیان مالی پروژه هم برسد. در صورتی که حامیان، آن را تأیید نکنند، مدیران پروژه ناگزیر از اصلاح و ویرایش آن خواهند بود.
3. گروه فرایندی اجرای پروژه
در این گروه فرایندی، فرایندهای مربوط به اجرای کارهای پروژه قرار میگیرد. در واقع در این بخش، برنامهها و کارهایی که در بخش برنامهریزی تعیین شده بود، اجرا میشود. در گروه فرایندی اجرا، مدیر پروژه باید تیم و افراد دستاندرکار پروژه را انتخاب کند و تمرینهای تیمسازی را به صورت موثر انجام دهد. توجه داشته باشید که مدیریت پروژه، فقط به مدیریت ارتباطات محدود نمیشود و مدیریت مشارکت ذینفعان و تضمین کیفیت محصولات پروژه را نیز دربرمیگیرد.
4. گروه فرایندی نظارت و کنترل
گروه فرایندی نظارت و کنترل، فرایندهایی را دربرمیگیرد که باید بر شیوه اجرای کل پروژه، نظارت کامل داشته باشند. اجرای فرایندهای این بخش را کسانی بر عهده دارند که برای عملکرد بهتر پروژه، ارزیابی و تنظیم پیشرفت پروژه به آنها نیاز داست. در ادامه فعالیتهایی که باید در گروه فرایندی مورد بحث انجام شود، اشاره شده است:
- شناسایی نقاط، موارد و بخشهایی که نیاز به تغییر دارند
- شروع فرایند تغییر دادن این موارد
- مقایسه برنامههای اجرایی با برنامههای واقعی و اندازهگیری و اصلاح اختلافها
5. گروه فرایندی پایان کار (خاتمه یا بستن پروژه)
بزرگترین چالشی که در این گروه فرایندی به چشم میخورد، به پایان رساندن موفقیتآمیز پروژه است. پایان موفقیتآمیز پروژه به این معناست که پروژه در زمان معین و با بودجهای که برای آن در نظر گرفته شده بود، به پایان برسد. در این گروه فرایندی چند کار مهم به چشم میخورد که انجام آنها باعث رضایت کارفرما میشود:
- خاتمه یافتن رسمی پروژه و دریافت پذیرش از سوی مشتری
- به اتمام رساندن آرشیو سوابق، برگزاری جلسات آموزشی، پرداخت نهایی و پایان قراردادها
- ذخیره درسهای آموختهشده در طول پروژه همراه با سایر اطلاعات تاریخی برای استفاده از این درسها و آموزهها در پروژههای دیگر
47 فرایند مدیریت پروژه در PMBOK
اکنون که 5 گروه فرایندی استاندارد پمباک را معرفی کردیم، زمان آن است رسیده است که 47 فرایند مدیریت پروژه که در این استاندارد مطرح شده است را معرفی کنیم. هر کدام از این فرایندها مربوط به یکی از 5 گروه فرایندی است:
آغازین | برنامه ریزی | برنامه ریزی | اجرا | نظارت و کنترل | خاتمه |
منشور پروژه | توسعه برنامه مدیریت پروژه | تعیین بودجه | هدایت و مدیریت کارهای پروژه | نظارت و کنترل کارهای پروژه | اختتام تدارکات |
ثبت نام ذینفعان | برنامه ریزی مدیریت محدوده | برنامه ریزی مدیریت ارتباطات | اجرای تضمین کیفیت | اجرای کنترل تغییرات یکپارچه | اختتام پروژه یا فاز |
جمع آوری الزامات | برنامه ریزی مدیریت تدارکات | جذب تیم پروژه | اعتبارسنجی محدوده | ||
تعریف محدوده | برنامه ریزی مدیریت منابع انسانی | توسعه تیم پروژه | کنترل محدوده | ||
ایجاد ساختار شکست کار | تعیین توالی فعالیت ها | مدیریت تیم پروژه | کنترل زمانبندی | ||
برنامه ریزی مدیریت زمانبندی | توسعه زمانبندی | مدیریت ارتباطات | کنترل هزینه ها | ||
تعریف کردن فعالیت ها | تخمین مدت فعالیت ها | هدایت تدارکات | کنترل کیفیت | ||
برنامه ریزی مدیریت کیفیت | تخمین منابع فعالیت ها | مدیریت مشارکت ذینفعان | کنترل ارتباطات | ||
برنامه ریزی مدیریت ریسک | شناسایی ریسک ها | کنترل ریسک ها | |||
برنامه ریزی مدیریت ذینفعان | اجرای تحلیل کیفی ریسک ها | کنترل تدارکات | |||
برنامه ریزی مدیریت هزینه | اجرای تحلیل کمی ریسک ها | کنترل مشارکت ذینفعان | |||
تخمین هزینه ها | برنامه ریزی پاسخ به ریسک ها |
معرفی 10 حوزه دانش مدیریت پروژه بر اساس استاندارد مدیریت پروژه PMBOK
یکی از بخشهای اصلی استاندارد مدیریت پروژه PMBOK، معرفی 10 حوزه دانش مدیریت پروژه است. در این بخش از مقاله تصمیم داریم این 10 بخش را به صورت مختصر و مفید معرفی و اندکی در مورد هر بخش صحبت کنیم:
1. مدیریت یکپارچگی (Integration Management)
منظور از مدیریت یکپارچگی پروژه، جمعآوری و ادغام همه جزئیات و موارد مرتبط با پروژه به منظور مدیریت جامع و کلنگرانه پروژه است. با مدیریت یکپارچگی جلوی بررسی تکهتکه فرایندها را میگیرید و میتوانید پروژه را به صورت یکپارچه مدیریت کنید و پیش ببرید.
2. مدیریت محدوده (Scope Management)
تعیین محدوده، همان روشی است که برای تعریف یک پروژه در پیش میگیریم و مدیریت محدوده پروژه، به این معناست که همه افرادی که نقشی در پروژه دارند، میدانند که پروژه مورد نظر، برای چه راهاندازی شده، چه هدفی دارد و شامل چه مواردی میشود. مدیریت محدوده، جمعآوری الزامات و تهیه ساختار شکست کار را در برمیگیرد.
3. مدیریت زمانبندی (Schedule Management)
این حوزه از دانش مدیریت پروژه به مدیریت مدتزمان پروژه اختصاص دارد. همچنین در این حوزه دانش، سعی میکنیم به مدیریت زمانی بپردازیم که افراد برای انجام وظایف خود میگذرانند. مدیریت زمانبندی به ما کمک میکند که فعالیتهای پروژه، توالی آن فعالیتها و مدتی زمانی که قرار است این فعالیتها طول بکشند را بهتر و دقیقتر درک کنیم.
4. مدیریت هزینه (Cost Management)
مدیریت هزینه پروژه، کلیه مسائل و موارد مربوط به مدیریت امور مالی پروژه را شامل میشود. در این حوزه از دانش مدیریت پروژه، بودجه پروژه آماده میشود که شامل بررسی هزینه هر کار و پیشبینی بودجه کلی پروژه است.
5. مدیریت کیفیت (Quality Management)
فعالیتهای مربوط به کنترل کیفیت و مدیریت کیفیت پروژه در حوزه مدیریت کیفیت بررسی میشوند. هدف از این حوزه دانش، آن است که مطمئن شوید نتایج پروژه، مشتریان را راضی و انتظارات آنها را برآورده میکند.
6. مدیریت منابع (Resource Management)
در این حوزه دانش مدیریت پروژه، باید بررسی شود که انجام پروژه به چه منابعی نیاز دارد. وقتی منابع مورد نیاز شناسایی شد، لازم است مدیران برای جذب منابع لازم اقدام کنند. در حوزه مدیریت منابع، همه جوانب در مورد مدیریت افراد تیم، مورد توجه قرار میگیرد. به عنوان مثال اگر افراد لازم است مهارتی را فرابگیرند، در این بخش به آن پرداخته میشود.
7. مدیریت ارتباطات (Communication Management)
مطالعات نشان میدهد که 80 درصد از فعالیتهای مدیریت پروژه به ارتباطات مربوط میشود. در این حوزه از مدیریت پروژه، باید برنامه مشخص و مدونی برای مدیریت ارتباطات پروژه در نظر گرفته شود تا نظارت درستی بر ارتباطات ورودی و خروجی پروژه وجود داشته باشد.
8. مدیریت ریسک (Risk Management)
در حوزه مدیریت ریسک، باید برنامه مشخصی برای شناسایی و ارزیابی کمی و کیفی ریسکهای پروژه صورت گیرد. مدیریت ریسک پروژه، فعالیتی نیست که فقط یکبار صورت گیرد؛ بلکه باید در طول چرخه عمر پروژه و به صورت پیوسته انجام شود.
9. مدیریت تدارکات یا تامین/خرید (Procurement Management)
تکلیف کلیه کارهای تدارکاتی مثل تأمین، خرید، عقد قرارداد، فرایند مناقصه و بستن قراردادها پس از اتمام پروژه در این حوزه مدیریت تدارکات پروژه روشن میشود.
10. مدیریت ذینفعان (Stakeholder Management)
یکی از مهمترین حوزههای دانش مدیریت پروژه، مدیریت کلیه امور ذینفعان است. کارهایی مثل شناسایی ذینفعان، درک نقش و نیازهای آنها در پروژه و حصول اطمینان از برآورده شدن نیازها و جلب رضایت ذینفعان، در این حوزه از مدیریت پروژه صورت میگیرد.
آلت: حوزههای دهگانه دانش مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK
12 اصل مدیریت موثر و کارآمد پروژه بر اساس استاندارد PMBOK
بر اساس ویرایش هفتم استاندارد PMBOK، 12 اصل برای مدیریت پروژههای مختلف وجود دارد که پایههای رشته مدیریت پروژه هستند و افراد باید آنها را خیلی دقیق بیاموزند.
در ادامه به این اصلهای دوازدهگانه میپردازیم:
- سرپرستی کوشا، با احترام و مراقب باشید.
- محیطی برای همکاری مشترک تیم پروژه ایجاد کنید.
- ذینفعان را به طور موثر مشارکت دهید و با آنها همکاری کنید.
- تمرکز خود را بر ارزشها بگذارید.
- تعاملات سیستم را بشناسید، آنها را ارزشگذاری کنید و به آنها پاسخ دهید.
- رفتارهای رهبرانه از خودتان نشان دهید.
- بر اساس شرایط، سفارشیسازی (متناسبسازی) انجام دهید.
- کیفیت را در فرایندها و محصولات قابل تحویل فراموش نکنید.
- پیچیدگیها را در مسیر درست هدایت و رهبری کنید.
- پاسخهای ریسک را بهینهسازی کنید
- سازگاری و انعطافپذیری را با آغوش باز بپذیرید.
- فضای تغییر را برای رویارویی با موقعیتی موفقیتآمیز در آینده آماده کنید.
یادگیری تخصصی استانداردها، روشها و تکنیکهای مدیریت پروژه با مکتبخونه
در این مقاله تلاش کردیم با استاندارد مدیریت پروژه PMBOK آشنا شویم و اطلاعات کاملی در مورد این استاندارد معروف و شناختهشده کسب کنیم. امیدواریم نکاتی که در این مقاله بیان کردیم کلیه پرسشها و ابهامهای شما در مورد استاندارد PMBOK را برطرف کرده باشد.
از دوران باستان تاکنون، بشر برای انجام پروژههای گوناگون خود نیاز به دانش مدیریت پروژه داشته است و کسانی که از این دانش، به شکل بهینه استفاده کردهاند، عموماً در پیشبرد کارها و دستیابی به اهداف مورد نظرشان موفقتر و کامیابتر بودهاند. خوشبختانه امروزه مدیریت پروژه از ساختار تجربی خود خارج و به یک مهارت آکادمیک و آموختنی تبدیل شده است؛ در نتیجه کسانی که به این حوزه علاقه دارند میتوانند در دورههای آموزشی شرکت کنند، این تخصص را فرابگیرند و با استفاده از این دانش، پروژههای کوچک و بزرگ را با موفقیت پیش ببرند و به پایان برسانند.
در صورتی که تمایل دارید راه و رسم مدیریت پروژه را به صورت حرفهای و تخصصی فرابگیرید، پیشنهاد میشود که در دورههای آموزشی مدیریت پروژه شرکت کنید. پلتفرم آموزشی مکتبخونه، یکی از مراکزی است که دورههای تخصصی مختلفی در زمینه مدیریت پروژه در سایت خود عرضه کرده است. در صورت تمایل به کسب اطلاعات بیشتر در مورد این دورههای آنلاین و ثبت نام در آنها، کافی است به صفحه آموزش مدیریت پروژه مراجعه کنید.
از نظر شما یادگیری دانش مدیریت پروژه چه مزایا و فوایدی دارد؟ عمل به توصیههای استاندارد مدیریت پروژه PMBOK چه فوایدی به همراه دارد؟ لطفاً نظرها و پیشنهادهای خود را با ما و سایر همراهان مجموعه مکتبخونه در بخش دیدگاهها (زیر همین مقاله) به اشتراک بگذارید.