شاید بسیاری از افراد در طول تاریخ ایده‌هایی درخشان داشته‌اند اما هرگز نتوانسته‌اند چنان که باید ایده خود را به صورت پروژه‌ای مدون تنظیم کنند و اگر هم این کار را انجام داده باشند؛ در قدم بعدی یعنی اجرای پروژه با مشکل روبرو شده‌اند.
حقیقت این است که نحوه اجرا پروژه و برنامه ریزی برای انجام آن، به اندازه ایده اولیه ارزشمند و مهم است و گاهی حتی حیاتی‌تر از آن است. برای نمونه تسلا را در نظر بگیرید؛ چند نفر باهوش‌تر از او را می‌شناسید؟ اما تسلا هرگز نتوانست به اندازه ایده‌هایش در عمل هم درخشان باشد. نمونه بعدی را می‌توان در طرح‌های جشنواره‌هایی مثل خوارزمی دید. این جشنواره هر ساله شاهد ایده‌هایی نبودغ آمیز در حوزه‌های مختلف است؛ اما چند تا از این ایده‌های درخشان به مرحله اجرا می‌رسند؟
مدیریت محدوده پروژه می‌کوشد تمام آنچه برای اجرای یک پروژه لازم است را پیش بینی کند و برای آن برنامه ریزی کند اما همه می‌دانیم که این اتفاق نخواهد افتاد. در واقع فرایند اجرایی شدن پروژه همواره با مشکلاتی همراه خواهد بود و عملی شدن، همواره شگفتی‌ها و مسائل پیش بینی نشده را مقابل ما قرار خواهد داد.
اما این موضوع نباید باعث شود که دست از برنامه ریزی برداریم. در واقع مدیریت محدوده پروژه می‌کوشد کاری کند که این شگفتی‌های غیر قابل پیش بینی به حداقل میزان ممکن کاهش پیدا کنند. قبل از ادامه بحث، بهتر است مفهوم مدیریت محدوده پروژه را کمی موشکافانه‌تر بررسی کنیم. پس با مکتب کلاس همراه باشید.
مدیریت محدوده پروژه چیست؟
در این بخش قصد داریم به این سوال پاسخ دهیم که مدیریت محدوده پروژه چیست؟ در ابتدای مطلب تعریفی نسبی از آن ارائه دادیم اما بهتر است کمی علمی‌تر و حتی با مثال سراغ آن برویم. همه ما آرزو داریم که پروژه خود را با کمترین دردسر و در سریع‌ترین زمان ممکن اجرا کنیم اما برآورده شدن این هدف، نیازمند سنجش‌های دقیق و تنظیم اصولی مدون و فکر شده است.
محدوده پروژه هر چیزی است که برای انجام پروژه لازم است. به عبارت دیگر تمام ابزارها، فعالیت‌ها، مجوزها و به بیان کلی‌تر هر چیزی که برای اجرای پروژه لازم است، محدوده پروژه را تعریف می‌کند. برای مثال یک پروژه عمرانی را در نظر بگیرید. ما برای ساختن ساختمانی سه طبقه به چه چیزهایی نیاز داریم؟ طبیعتا پاسخ به این سوال می‌تواند بسیار پیچیده باشد هرچند ممکن است در نگاه اول ساده به نظر بیاید.
مواردی که شاید در ابتدای کار به ذهن هر کس برسد مواردی مثل: زمین، مصالح، نیروی انسانی، ماشین آلات و سرمایه است اما ما در تعریف محدوده پروژه گفتیم که باید همه چیز را در نظر گرفت. طبیعتا همه چیز شامل مواردی مثل ساختن کارگاه ساختمانی، نصب تجهیزات محافظ برای جلوگیری از سقوط اشیا روی سر عابران، تجهیزات ایمنی کارگران، مجوزهای لازم برای ساخت ساختمان، مهندسین نقشه کشی، مهندسین عمران، آمایش زمین، بررسی سازگاری طرح داده شده با فضای شهری، ریسک‌های مربوط به افزایش قیمت مصالح، خدمات بیمه ساختمان، خدمات بیمه کارگران و… خواهد بود.
می‌بینید که می‌توانیم محدوده پروژه را تا بی‌نهایت گسترش دهیم. در حقیقت همه بی‌انتها بودن محدوده پروژه است که باعث می‌شود همواره در عمل مسائلی پیش بینی نشدن وجود داشته باشد. این تنها نمونه محدوده پروژه بود که ما در آن سعی کردیم یک محدوده پروژه ساختمانی را تعیین کنیم و از قضا گستردگی زیادی هم نداشت. برای مقایسه ساختن یک برج ۲۰ طبقه با پنت هاوس را در نظر بگیرید.
اما مدیریت محدوده پروژه چیست؟ پس از تعریف محدوده در مدیریت پروژه راحت‌تر می‌توانیم به این سوال پاسخ دهیم.
مدیریت محدوده پروژه بخشی از مدیریت پروژه project management در حالت کلی است که سعی می‌کند اهداف و ابزار لازم برای اجرای پروژه را فهرست بندی کند و وظایف و اعمالی که باید در طی پروژه انجام شود را به افراد مرتبط نسبت دهد و بودجه و زمان‌بندی انجام پروژه را مشخص کند. می‌بینیم که این تعریف دامنه گسترده‌ای دارد به نحوی که حتی مدیریت زمان پروژه هم به عنوان زیر مجموعه آن مطرح می‌گردد.
شما در مدیریت محدوده پروژه یا project scope management باید تمام فرآیندهای مالی، حقوقی، انسانی، فنی و غیرە را پیش بینی و برای آن‌ها برنامه ریزی کنید. حتی آورده‌های احتمالی اجرای پروژه و منافع ذینفعان و صاحبان سرمایه و حقوق پیمانکار و … هم در این مفهوم جای می‌گیرد.
پیشنهاد مطالعه: راهنمای مدیریت هزینه پروژه
مدیریت محدوده پروژه چه سودی دارد؟
بعد از مطالب بخش قبل و تعریف محدوده پروژه شاید از خود بپرسید که انجام دادن کاری که نزدیک به غیرممکن است چه فایده‌ای دارد؟ پاسخ ساده است. چرا کسی فیزیک می‌خواند؛ بالاخره همه می‌دانیم که دنیای فیزیک انتهایی ندارد و اتفاقا هر روز مسائل حل نشده بیشتری به آن اضافه می‌شود.
علت خواندن فیزیک یا تلاش برای مدیریت محدوده پروژه این است که اگرچه انتهایی برای این موضوعات وجود ندارد اما این به این معنا نیست که نمی‌توان در آن گامی رو به جلو برداشت و پیشرفت کرد.
به عبارت دیگر، هرچقدر شما وسواس بیشتری در مدیریت محدوده پروژه داشته باشید و مهارت بیشتری در آن کسب کنید؛ با مسائل پیش بینی نشده کمتری روبرو خواهید شد اما این مسائل غیر منتظره هرگز به پایان نخواهند رسید.بتعریفی که از محدوده پروژه بر اساس pmbok ارائه دادیم، بیانگر حالت آرمانی است اما انجام مدیریت محدوده پروژه در حد توان باعث خواهد شد که :
- تاخیر زمانی کمتری در اجرای پروژه داشته باشیم.
- برای بسیاری از مشکلاتی که در طی پروژه ایجاد می‌شوند برنامه داشته باشیم.
- از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری کنیم.
- دید مناسبی از سختی های اجرای پروژه در اختیار ذینفعان قرار دهیم.
- بتوانیم عملکرد خود را با آنچه قرار بوده باشد مقایسه کنیم.
- میزان بودجه خود را بدانیم و بیش از آن مصرف نکنیم.
- تجربه بیشتری در حوزه ظرافت‌ها و ریزه‌کاری‌های مربوط به پروژه کسب کنیم
- و غیره
همه این موارد اهمیت مدیریت محدوده پروژه را مشخص می‌کند.
چگونه محدوده پروژه را تعریف کنیم؟
شاید اگر همین الان عبارت پاورپوینت مدیریت محدوده پروژه را سرو کنید با نمونه‌های بی‌شماری روبرو شوید. اما راه تعریف کردن محدوده پروژه بر یک اصل ساده و اساسی استوار است؛ ببینید چه انتظاری از محصول نهایی پروژه خود دارید!
حقیقت این است که گام اساسی برای تعیین دامنه پروژه این است که ببینیم محصول نهایی ما باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد و در چه زمانی آماده شود. آنگاه باید بررسی کنیم که برای محقق شدن هر یک از این ویژگی‌ها چه کاری باید انجام دهیم و به این ترتیب محدوده پروژه خود را مشخص نماییم.
برای ساده‌تر شدن بحث می‌توان مراحل زیر را برای تعریف محدوده پروژه در نظر گرفت:
- تعیین اهداف
- تعیین محدودیت‌ها
- نوشتن طرح کلی
- نوشتن طرح زمانی
- خرد کردن اهداف به اهداف کوچک‌تر (برنامه شکست کار)
- تخصیص وظایف
- تعیین سیستم کنترلی
- برآورد نتایج
پیشنهاد مطالعه: آشنایی با مدیریت تدارکات پروژه
منشور پروژه چیست؟
منشور پروژه را در واقع می‌توان نتیجه اعمالی دانست که به آن مدیریت محدوده پروژه می‌گوییم؛ منشور پروژه یا بیانیه محدوده سندی است که در آن اعمال و فعالیت‌هایی که باید برای اجرای پروژه انجام دهیم مشخص شده است؛ هدف‌ها لیست شده و وظایف هرکس هم تعیین گردیده است.
با جستجویی کوتاه می‌توانید نمونه بیانیه محدوده پروژه زیادی در اینترنت پیدا کنید اما مهارت شما در این زمینه با تلاش برای نوشتن چنین سندی افزایش پیدا می‌کند.
یک بیانیه پروژه باید موارد زیر را در برمی‌گیرد:
- نتایج
- حالت‌های استثنایی
- محدودیت‌ها
- فرضیات
- اهداف
- عاملین اجرا
جمع بندی
در این مطلب از مجله مکتب خونه سعی کردیم مدیریت محدوده پروژه را با مثال و به شکل شهودی تعریف کنیم و مراحل آن را مشخص نماییم. تلاش و مهارت افزایی در این حیطه می‌تواند از هدر رفتن ایده‌های شما جلوگیری کند و شما را در اجرایی کردن آن‌ها یاری نماید. اگر دوست دارید به صورت عمیق‌تر مفاهیم و مهارت‌های مربوط به مدیریت پروژه را بیاموزید می‌توانید از دوره‌های آموزش مدیریت پروژه مکتب خونه که توسط افرادی مجرب دو با کیفیتی مثال زدنی ارائه شده‌اند استفاده نمایید.
