مدیریت پروژه چیست؟ هر آنچه باید در مورد مدیریت پروژه بدانید

در مصر باستان، وقتی می‌خواستند اهرام را بنا کنند، نیاز بود که منابع مالی، انسانی، مصالح و تجهیزات به بهترین شکل مدیریت شود تا همه کارها با برنامه ریزی و نظم پیش رود و طبق برنامه زمانی معینی به پایان برسد. این موضوع در هنگام ساخت دیوار چین و تخت جمشید نیز وجود داشته و دغدغه مدیران و مجریان طرح‌ها بوده است. با پیشرفت بشر در مسائل مختلف، بحث مدیریت کارها و پروژه‌ها هم جدی‌تر و پیشرفته‌تر شد تا جایی که دانش مدیریت پروژه متولد شد تا بهتر از گذشته، در پیشبرد کارها به بشریت کمک کند. بسیاری از مدیران اجرایی و افرادی که کارهای پروژه‌محور دارند، نیاز به این تخصص را احساس می‌کنند و دوست دارند که بدانند مدیریت پروژه چیست و چه فواید و مزایایی به همراه دارد.

در این مقاله تصمیم داریم به این سوال پاسخ دهیم که مدیریت پروژه چیست و چه کاربردها، مزایا، فواید و اصولی دارد. همچنین اهداف، مراحل و ابزارها و تکنیک‌های مدیریت پروژه را بررسی خواهیم کرد. در صورتی که شما هم به یادگیری مدیریت پروژه علاقه‌مند هستید و می‌خواهید به آگاهی خوبی در مورد این تخصص برسید، تا انتهای این مقاله با ما همراه شوید.

مدیریت پروژه چیست؟ چند تعریف جامع و در عین حال ساده از این تخصص

منابع مختلف علمی، تعاریف گوناگونی برای مدیریت پروژه ارائه داده‌اند. در ادامه این بخش از مقاله می‌خواهیم چند مورد از این تعاریف را مرور و بررسی کنیم:

مرجع کامل انواع آموزش مدیریت پروژه + اعطای گواهینامه

کلیک کنید

• مدیریت پروژه (Project Management)، مجموعه برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و نظارت بر یک پروژه به منظور دستیابی به یک هدف یا دستاورد ازپیش‌تعیین‌شده است.
• مدیریت پروژه، در واقع استفاده از مهارت‌ها و تکنیک‌های مشخصی برای کامل کردن و به انجام رساندن یک سری پروژه ها، کارها و وظایف است.
• منظور از مدیریت پروژه، به‌کارگیری فرایندها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربیات برای دستیابی به اهداف یک پروژه مشخص است. مدیریت پروژه با یک سری معیارها و پارامترهای تعریف‌شده صورت می‌گیرد تا اهداف نهایی پروژه به بهترین شکل محقق شوند.

هدف از مدیریت پروژه چیست؟

یکی از سوالاتی که در مورد مدیریت پروژه مطرح می‌شود این است که اساساً رسالت و هدف اصلی مدیریت پروژه چیست؟ چرا ما باید اساساً در پروژه‌های خودمان از تکنیک‌ها، روش‌ها و اصول مدیریت پروژه استفاده کنیم؟ در پاسخ به این سوال می‌توان گفت که هدف از مدیریت پروژه این است که پروژه مورد نظر خود را از نظر زمان و بودجه به گونه‌ای هدایت و کنترل کنیم که بتوانیم به اهداف مشخصی که مد نظر داریم برسیم. در ادامه این بخش از مقاله می‌کوشیم به چند مورد دیگر از اهداف و رسالت‌های مدیریت پروژه اشاره کنیم:

• کامل کردن و بستن پروژه در زمان تعیین‌شده و با بودجه مشخص
• جلب رضایت مشتریان و ذی‌نفعان از طریق برآورده کردن انتظارات آن‌ها
• حصول اطمینان از اجرای پروژه بر اساس استانداردها و الزامات
• استفاده درست و هوشمندانه از منابع انسانی، مالی و تجهیزات

انواع مدیریت پروژه؛ آشنایی با 7 نوع محبوب و معروف مدیریت پروژه

روش‌های و مدل‌های گوناگونی برای مدیریت یک پروژه وجود دارد و هر کدام از این روش‌ها یا انواع، برای مدیریت پروژه‌های مشخصی مناسب هستند. در ادامه تصمیم داریم با 7 نوع محبوب و متداول مدیریت پروژه آشنا خواهیم شد:

1. چابک (Agile)

این نوع مدیریت پروژه، برای پروژه‌هایی مناسب است اطلاعات جدید و شرایط پیش‌بینی‌نشده‌ای دارند و به همین دلیل انعطاف‌پذیری چشمگیری در آن دیده می‌شود. مدل چابک، برای راه‌اندازی محصول جدیدی کاربرد دارد که نقاط مشکل‌ساز آن از همان ابتدا مشخص نیست. این نوع مدیریت پروژه، ابتدا برای توسعه نرم‌افزار ایجاد شد.

2. آبشار (Waterfall)

روش آبشار، یکی از انواع سنتی و کلاسیک مدیریت پروژه است و یک رویکرد خطی و متوالی محسوب می‌شود. در این رویکرد تنها زمانی می‌توانید گام بعدی پروژه را بردارید که گام فعلی را تکمیل کرده باشید. اگر پروژه‌ای دارید که باید آن را مرحله به مرحله پیش ببرید و همزمان به ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده پایبند باشید، روش آبشار واقعاً مفید و کارآمد است. این روش برای پروژه‌هایی که ریسک کم و الزامات مشخصی دارند، بسیار کارساز است.

3. اسکرام (Scrum)

روش اسکرام هم مثل روش چابک در مواقعی به کار می‌رود که تغییرات و نوسانات گسترده‌ای در پروژه صورت می‌گیرد و این تغییرات، اغلب ناشناخته و جدید هستند. در این روش پنج اصل «تعهد، شجاعت، تمرکز، پذیرا بودن و احترام»، اولویت دارد و برای ارائه و حفظ محصولات پیچیده، مناسب است. در روش اسکرام، پروژه به بخش‌های کوچک تقسیم می‌شود و همین مسئله امکان بررسی و مدیریت پیشرفت پروژه را آسان می‌کند. معمولاً از اسکرام به عنوان «یک چارچوب مدیریت پروژه چابک» یاد می‌شود.

4. PMI / PMBOK

منظور از PMI، موسسه مدیریت پروژه یا « Project Management Institute» است که در زمینه اعطای گواهینامه مدیریت پروژه در سراسر جهان فعالیت می‌کند. این موسسه، راهنمای جامع PMBOK را که مخفف « Project Management Body of Knowledge» به معنای «مجموعه دانش مدیریت پروژه» است، منتشر کرده است.

آموزش جامع PMBOK به صورت تخصصی

کلیک کنید

راهنمای جامع PMBOK، بهترین روش‌ها و استانداردهای شناخته‌شده در حوزه مدیریت پروژه را در برمی‌گیرد. توجه داشته باشید که PMBOK اصلاً یک روش مدیریت پروژه محسوب نمی‌شود؛ ولی وقتی می‌خواهید بهترین روش مدیریت پروژه را برای خود برگزینید، این استاندارد به کمکتان می‌آید. بر اساس استاندارد PMBOK، پنج گروه فرآیند وجود دارد که تقریباً در همه پروژه‌ها به چشم می‌خورد:

• شروع (شروع یک پروژه یا فاز جدیدی از پروژه موجود)
• برنامه ریزی (مشخص کردن اهداف پروژه و نحوه دستیابی به آن‌ها)
• اجرا (انجام کارهایی که در برنامه مدیریت پروژه تعریف شده است)
• نظارت و کنترل پروژه (ردیابی و بررسی پیشرفت و عملکرد پروژه)
• پایان پروژه و بستن آن (پایان یافتن کلیه فعالیت‌های پروژه و بستن رسمی پروژه)

5. روش کانبان (Kanban)

در روش کانبان، وظایف یک پروژه به صورت تعدادی کارت روی یک برد فیزیکی یا دیجیتال نصب می‌شود. وقتی وظایف مربوط به پروژه انجام می‌شود و کارها پیش می‌رود، کارت‌ها روی برد جابجا و به ستون دیگری منتقل می‌شوند. در روش کانبان، تأکید و تمرکز متخصصان بر گردش کار مداوم است. این روش، بیشتر برای پروژه‌هایی مناسب است که در آن‌ها چندین کار باید به صورت همزمان انجام شود. در این روش، وظایف به صورت بصری پیش روی مدیران پروژه قرار دارد و به همین دلیل افراد می‌توانند چندین کار را به‌راحتی پیش ببرند.

6. Lean

یکی دیگر از روش های مدیریت پروژه، «Lean» نام دارد که هدف آن، ایجاد ارزش بیشتر برای مشتری و کاهش کارهای غیرضروری است. در روش Lean پنج اصل اولویت دارد. رعایت این پنج اصل می‌تواند برای هر سازمان و کسب و کاری مناسب باشد:

• شناسایی ارزش: اولین قدم در مدیریت پروژه ناب، شناسایی ارزش از دیدگاه مشتری است. این کار با درک نیازها و خواسته‌های مشتری انجام می‌شود.
• ایجاد جریان ارزش: پس از شناسایی ارزش، تیم پروژه باید یک جریان ارزش برای ارائه آن ارزش به مشتری ایجاد کند. جریان ارزش شامل تمام مراحل و فعالیت‌هایی است که از ایده اولیه تا محصول نهایی انجام می‌شود.
• ایجاد سیستم کشش: بهبود مستمر، یک اصل کلیدی در مدیریت پروژه ناب است. تیم پروژه باید به طور مداوم به دنبال راه‌هایی برای بهبود فرآیندها و روش‌های خود باشد.
• احترام به افراد: مدیریت پروژه ناب بر احترام به افراد تأکید دارد. تیم پروژه باید به عنوان یک تیم منسجم کار کند و به یکدیگر اعتماد داشته باشد. افراد باید در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت داشته باشند و احساس قدرت کنند.

7. شش سیگما (Six Sigma)

آخرین روش مدیریت پروژه که در این مقاله می‌خواهیم معرفی کنیم، روش شش سیگما نام دارد. هدف از استفاده از روش شش سیگما، افزایش کیفیت با کاهش تعداد خطاها در یک فرایند است. روش شش سیگما از دو فاز « DMAIC» و « DMADV» ساخته شده است. فاز DMAIC برای بهبود فرآیندهای موجود و فاز DMADV برای طراحی فرآیندهای جدید استفاده می‌شود.

بررسی مراحل مدیریت پروژه + یک مثال برای مدیریت پروژه

بسیاری از منابع فرآیند مدیریت پروژه را به پنج مرحله تقسیم می‌کنند. در ادامه قصد داریم این مراحل را به همراه یک مثال بررسی کنیم. مثالی که در این بخش بررسی می‌کنیم، پروژه طراحی سایت برای یک شرکت است.

مرحله اول: شروع پروژه

در این مرحله، باید اهداف پروژه را مشخص کنیم، منشوری برای پروژه آماه نماییم و لیستی از کلیه ذی‌نفعان پروژه تهیه کنیم. در هنگام بررسی پروژه طراحی سایت، باید اهداف این پروژه تعیین شود. سپس ذی‌نفعان پروژه مثل مدیرعامل، مشتریان و تیم توسعه وب‌سایت شناسایی شوند.

مرحله دوم: برنامه‌ریزی

در مرحله دوم مدیریت پروژه، باید محدوده پروژه را مشخص کنید، طرح پروژه، پایه بودجه و نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعریف کنید. برای پروژه طراحی سایت، باید در این مرحله منابع لازم مثل منابع انسانی، نرم‌افزاری و سخت‌افزاری را تعیین نمایید. تهیه برنامه‌ای برای مدیریت ریسک‌های پروژه نیز به همین مرحله تعلق دارد.

توجه داشته باشید که بخش برنامه‌ریزی، از اهمیت بسیاری برخوردار است. برخی از افراد این سوال را مطرح می‌کنند که مهمترین بخش مدیریت پروژه چیست؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که بی‌تردید، برنامه‌ریزی مهمترین بخش مدیریت پروژه محسوب می‌شود.

مرحله سوم: اجرا

اکنون زمان آن است که منابع پروژه را تخصیص دهید و مدیریت کنید. ساخت محصول یا فرایند، تشکیل جلسه به صورت مرتب و بررسی مشکلات در صورت بروز، یکی دیگر از کارهایی است که در این مرحله صورت می‌گیرد. در پروژه‌های مختلف معمولاً تیم مهندسی، نقش مهمی در فرایند اجرا ایفا می‌کند. در پروژه طراحی سایت، در مرحله اجرا، تیم توسعه وب‌سایت کار خودش را آغاز می‌کند و همزمان مدیر پروژه بر پیشرفت کارها نظارت و گزارش‌های دوره‌ای را بررسی می‌کند.

مرحله چهارم: نظارت و کنترل

در این مرحله، میزان پیشرفت پروژه به صورت مداوم با برنامه مقایسه می‌شود تا انحراف‌ها از برنامه، شناسایی و خیلی سریع رفع شود. از طرفی ریسک‌ها و مشکلات پروژه هم شناسایی و به طور همزمان حل می‌شوند. در پروژه طراحی وب‌سایت، باید مدیران بر کارها نظارت داشته باشند، جلوی تأخیر در کارها را بگیرند و در صورت وقوع مشکل یا خطا، به‌سرعت مشکل را حل کنند.

مرحله پنجم: تکمیل یا خاتمه پروژه

در مرحله تکمیل، محصولات پروژه بررسی و موارد قابل تحویل، به کارفرما تحویل داده می‌شود. همچنین باید نتایج پروژه تأیید و آموخته‌های پروژه، مستند شوند. در پروژه طراحی سایت، باید وب‌سایت، تکمیل و به مشتری تحویل داده شود.

اصول مدیریت پروژه طبق ویرایش هفتم استاندارد PMBOK

بسیاری از افراد می‌پرسند که رشته مدیریت پروژه چیست و در این رشته، چه اصولی را به افراد آموزش می‌دهند؟ بر اساس ویرایش هفتم استاندارد PMBOK، 12 اصل برای مدیریت پروژه‌های مختلف وجود دارد که پایه‌های رشته مدیریت پروژه هستند و افراد باید آن‌ها را خیلی دقیق بیاموزند. در ادامه به این اصل‌های دوازده‌گانه اشاره خواهیم کرد:

آموزش مدیریت پروژه کاربردی

کلیک کنید

• سرپرستی کوشا، با احترام و مراقب باشید.
• محیطی برای همکاری مشترک تیم پروژه ایجاد کنید.
• ذی‌نفعان را به طور موثر مشارکت دهید و با آن‌ها همکاری کنید.
• تمرکز خود را بر ارزش‌ها بگذارید.
• تعاملات سیستم را بشناسید، آن‌ها را ارزش‌گذاری کنید و به آن‌ها پاسخ دهید.
• رفتارهای رهبرانه از خودتان نشان دهید.
• بر اساس شرایط، سفارشی‌سازی (متناسب‌سازی) انجام دهید.
• کیفیت را در فرایندها و محصولات قابل تحویل فراموش نکنید.
• پیچیدگی‌ها را در مسیر درست هدایت و رهبری کنید.
• پاسخ‌های ریسک را بهینه‌سازی کنید
• سازگاری و انعطاف‌پذیری را با آغوش باز بپذیرید.
• فضای تغییر را برای رویارویی با موقعیتی موفقیت‌آمیز در آینده آماده کنید.

مکتب‌خونه؛ فضایی حرفه‌ای برای یادگیری تخصصی مدیریت پروژه با بهترین اساتید

در این مقاله به این سوال پاسخ دادیم که مدیریت پروژه چیست و به اهداف، اصول، مراحل و انواع مدیریت پروژه اشاره کردیم. امیدواریم که با مطالعه این مقاله، اطلاعات مقدماتی لازم را در مورد این تخصص پرتقاضا و پرطرفدار کسب کرده باشید.

در صورتی که تمایل دارید تخصص و مهارت مدیریت پروژه را به صورت حرفه‌ای و پروژه‌محور فرابگیرید، پیشنهاد می‌شود که به مراکز آموزشی خوش‌نام مراجعه کنید؛ زیرا این مجموعه‌ها معمولاً با بهترین اساتید عرصه مدیریت پروژه در ارتباط هستند و بهترین آموزش‌ها را در اختیار دانشجویان خود قرار می‌دهد. از طرفی پس از پایان دوره آموزشی می‌توانید مدرک معتبری از سوی آن مرکز آموزشی دریافت کنید.

پلتفرم آموزشی مکتب‌خونه، یکی از مراکز آموزشی است که دوره‌های آموزشی حرفه‌ای و آنلاینی در زمینه مدیریت پروژه در وب‌سایت خود عرضه کرده است. در صورتی که تمایل دارید اطلاعات بیشتری در مورد این دوره‌های آموزشی کسب و در آن‌ها ثبت نام کنید، کافی است به صفحه آموزش مدیریت پروژه مراجعه کنید.

از نظر شما بهترین نرم افزار برای مدیریت پروژه چیست؟ آیا می‌دانید سیستم مدیریت پروژه چیست؟ شما چه روش‌های دیگری برای مدیریت پروژه سراغ دارید؟ لطفاً نظرها و پیشنهادهای خود را با ما و سایر همراهان مکتب‌خونه در بخش دیدگاه‌ها (زیر همین مقاله) به اشتراک بگذارید.