بهترین نرم افزارهای کنترل پروژه

آیا وقت آن رسیده است که کارآمدتر شوید و دید گردش کارتان را افزایش دهید؟ با این معرفی نرم افزارهای کنترل پروژه، براحتی میفهمید چگونه می توانید پروژه های تجاری خود را ساده تر کنید. قبل از شروع این مطلب نگاهی به مقاله ی ضروری‌ترین مهارت‌ها برای یک مدیر توسعه کسب و کار چیست؟ نیز داشته باشیم.

نرم افزار کنترل پروژه چیست؟

طبق گفته Techopedia، یک نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان نرم افزاری تعریف شده است که برای “برنامه ریزی پروژه ، برنامه ریزی، تخصیص منابع و مدیریت تغییر” استفاده می شود. این نرم افزار ابزاری است که به شما کمک می کند تا به طور کامل بتوانید در جریان کارها و عملیاتی که به هرگونه فعالیت مشتری یا پروژه داخلی که اجرا می کنید، توجه کنید. بهترین نرم افزار مدیریت پروژه می تواند بینش های مربوط به موارد زیر را تامین کند:

  • بودجه و صورتحساب
  • تخصیص منابع
  • برنامه ریزی و برنامه ریزی کمپین
  • مدیریت کارها
  • اشتراک اسناد

اگر شما روزانه پروژه ها را مدیریت می کنید، این ابزار ارزشمندی برای تیم شما خواهد بود. در اصل می تواند بهره وری و همکاری را افزایش دهد، پیشرفت فردی را گزارش کند، مشکلات را قبل از بروز آنها شناسایی کند و هرگونه ارتباط بالقوه کلی را برطرف کند. نرم افزار کنترل پروژه شما را قادر می سازد تا پروژه های پیچیده و مقطعی را تا حد امکان اجرا کنید.

  1. یک مطالعه جدید نشان می دهد که 87٪ از شرکت های دارای عملکرد بالا روزانه از یک ابزار مدیریت پروژه استفاده می کنند.
  2. ارائه دهندگان مشهور مدیریت پروژه شامل جیرا، آسانا ، پروژه های زوهو و پروژه مایکروسافت اطلس هستند.

 

نرم افزار کنترل پروژه چیست؟

چرا به ابزار کنترل پروژه احتیاج دارید؟

اولا، این یک سوال خوب است اما قبل از اینکه بیشتر به نتیجه برسیم، اجازه دهید ابتدا یک مشاهده شخصی را با شما در میان بگذارم. ممکن است بسیار عجیب به نظر برسد، اما مطمئن باشید که این حقیقت سرد و سخت مختص مدیریت و کنترل پروژه است: می بینید، کار در تیم ها گاهی اوقات می تواند بسیار دشوار باشد.

برخی از پروژه ها بدیهی است که می توانند بهترین و روشن ترین تجربه موجود در دنیای شرکتها باشند. شما می دانید که من در مورد چه چیزی صحبت می کنم:

  1. ایده ها در سراسر بخش ها جریان دارد
  2. زوایا با شور و شوق (و مودبانه) مورد بحث و گفتگو قرار می گیرند
  3.  گزارش های مشتری با قدرت بالا و روحیه همکاری خوب و قدیمی پر می شود.

موقعیتهای مختلف در خلال یک پروژه

مدیریت پروژه بیشتر از گذشته کار سخت و پر استرسی است که نرم افزارهای کنترل پروژه میتوانند آن را آسانتر کنند. این اغلب می تواند به معنای روزهای طولانی باشد که افراد را به طور مکرر کنترل می کنید، به سؤالاتی که قبلاً به آنها پاسخ داده شده است، پاسخ می دهید، و به شدت سعی می کنید ناامیدی را دور کنید. بیایید ببینیم که اگر از آیا شما هر یک از این موقعیت ها را آشنا می بینید:

ویدیو پییشنهادی : آموزش مدیریت پروژه کاربردی
آموزش مدیریت پروژه کاربردی

 

  1. مارک، تحلیلگر برجسته داده، یک سند عالی را در اختیار شما قرار داده است که حاوی تعداد بسیار زیادی از اعداد است. اما کاملاً بدون توضیحی در مورد معنی آنها و اینکه چگونه ممکن است برای بقیه تیم مفید باشد. تعقیب او و انتظار برای توضیحات مفصل باعث مهار سرعت کل پروژه می شود.
  2. نینا، مدیر پروژه، تحت فشار به خوبی عمل نمی کند. او کاملاً فراموش کرده است که به تیم اطلاع دهد که مشتری در اواخر شب نظر خود را تغییر داده است. آنها اکنون به جای محصول A محصول Z را می خواهند.
  3. به دلیل عدم اطلاع رسانی به موقع، ایمی، نویسنده کپی رایت، و پل، طراح گرافیک، وقت خود را برای اتمام کار به صورت اشتباه گذرانده اند. این باعث مهار کل پروژه می شود.
  4. روی کاغذ، مدیریت پروژه آسان به نظر می رسد. اما، اگر به درستی اجرا نشود، می تواند منجر به ناامیدی، جدایی در بین تیم، از دست دادن بهره وری و اتلاف هزینه شود.

Outlook

آیا زمان آن رسیده است که مدیریت پروژه را بهتر انجام دهید؟ همانطور که در محیط کار مدرن به تکامل خود ادامه می دهید، مهارت های مدیریت  و کنترل پروژه خود را نیز باید ارتقا دهید. اگر هنوز یادداشت های ارسال شده را در پشت میز خود قرار داده اید یا با کلیک کردن بر روی “پاسخ به همه” در Outlook برنامه ریزی کرده و مراحل بعدی کمپین را برنامه ریزی می کنید.

Outlook

ویژگیهای یک نرم افزار کنترل پروژه

ویژگی های اصلی

  • ورود به سیستم چند کاربر
  • اشتراک فایل و مخزن پرونده
  • طبقه بندی پروژه
  • دید متقابل پروژه
  • جریان کار مستقیم و تالار گفتگو
  • مالکیت پروژه و توانایی واگذاری وظایف
  • اعلان های پست الکترونیکی خودکار
  • امکان تعیین مهلت و اهداف
  • وظایف پروژه سلسله مراتبی
  • نمودار
  • تقویم و جدول زمانی
  • لیست مخاطبین
  • تجزیه و تحلیل برای گزارش موثر

 

چگونه نرم افزار مدیریت پروژه می تواند تجارت شما را بهتر کند؟

همکاری بهتر:

بعضی اوقات شما پروژه ای را اجرا می کنید که در آن مرزهای بخشها با هم همپوشانی دارد. چگونه می توانید اطمینان حاصل کنید که همه بخش ها در حلقه نگه داشته می شوند؟ آشنایی نرم افزارهای کنترل پروژه جریانهای فعال زندگی را ارائه می دهد، که در آن واحد میتواند اعضای مختلف پروژه را نشان دهد که سایر همکاران در حال حاضر روی چه کار می کنند.

با افزایش دید در گردش های مختلف، تیم شما می تواند از بروز هرگونه مشکل احتمالی در ارتباط با پروژه جلوگیری کند و بصورت یکپارچه تر همکاری کند.

تمامی کارکرد های استفاده از نرم افزار کنترل پروژه:

به لطف نرم افزارهای کنترل پروژه میتوان از موارد زیر به راحتی استفاده کرد.

به روزرسانیها و ایستگاه های کاری در زمان واقعی:

همه با یک خبرنامه یا یک کانال فعالیت، از دید کامل برخوردار می شوند که وظایف در چه زمانی انجام می شود.

اشتراک اسناد:

فوراً فایلها و اسناد را در ابزار ارسال، دریافت و ویرایش کنید.

پرتال پروژه:

 به جای هدر دادن وقت با ارزش در تماس های مشتری و جلسات، می توانید برای اعضا پیام بفرستید.

ده نرم افزار برتر در حوزه کنترل پروژه

جیرا – برنامه ریزی ، پیگیری ، کار – لوگوی باهوش تر و سریع تر

نرم افزارهای کنترل پروژه مانند جیرا که یک نرم افزار مدیریت پروژه چابک است بسیار مهم خواهد بود. که توسط تیم های توسعه برای برنامه ریزی، ردیابی و انتشار نرم افزار استفاده می شود. این یک ابزار محبوب است که به طور خاص طراحی شده و مورد استفاده تیم های سریع است.

گذشته از ایجاد داستان، برنامه ریزی اسپرینت، ردیابی موضوعات و ارسال نرم افزار به روز، کاربران گزارشهایی را نیز تولید می کنند که به بهبود تیم ها کمک می کند و گردش کار خود را نیز میتوانند ایجاد کنند. به عنوان بخشی از Atlassian، این ابزار با ابزارهای زیادی ادغام می شود که تیم ها را قادر می سازد پروژه ها و محصولات خود را از ابتدا تا انتها مدیریت کنند.

جیرا - برنامه ریزی ، پیگیری ، کار - لوگوی باهوش تر و سریع تر

ProWorkflow

Proworkflow یک نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر وب است که به کاربران امکان می دهد وظایف و پروژه ها را مدیریت کنند، زمان را ردیابی کنند، سازماندهی مخاطبین را انجام دهند و گزارش هایی را برای تجارت خود تهیه کنند. این یک نرم افزار بهره وری است که مجموعه های کامل از ویژگی ها را ارائه می دهد، اما هنوز هم برای همه اعضای تیم قابل استفاده است.

گذشته از ابزارهای عالی و قابلیت های نرم افزار، مشتریان همچنین از مشاوره و آموزش هایی که به پیشرفت و کار در مشاغلشان کمک می کند، و همچنین از پشتیبانی با کیفیت و رایگان بهره مند می شوند.

Office Timeline جدول زمانی دفتر  مدیریت پروژه، عصر، آرم نمودار گانت

 Office Timeline که مانند یک افزودنی پاورپوینت است و به کاربران امکان می دهد جدول های زمانی حرفه ای و نمودارهای گانت را به راحتی ایجاد کنند. برنامه های پروژه به دلیل عوامل مختلف اغلب به روز می شوند. با این حال، کار بر روی نرم افزار برنامه ریزی پروژه می تواند پیچیده باشد، به خصوص زمانی که چیزی باید ارائه شود، جدول زمانی مهم و نقاط عطف مهم هستند.

استفاده از صفحه گسترده می تواند آسان باشد، اما تصاویر مناسب را برای تحویل دقیق ارائه نمی کند. اکنون یک روش آسان تر برای ایجاد جدول زمانی و نمودارهای چشمگیر با استفاده از نرم افزارهای آشنا وجود دارد.

Office Timeline

برنامه پروژه Zoho

نرم افزارهای کنترل پروژه مثل Zoho Projects که یک برنامه مدیریت آنلاین پروژه است و به کاربران خود کمک می کند تا پروژه ها را برنامه ریزی کنند، با کارمندان و مشتریان همکاری کنند، زمان را پیگیری کنند، اسناد را مدیریت کنند و نمودارها و گزارش ها را تهیه کنند. این بخشی از مجموعه تجاری Zoho است. کاربران بر روی یک بستر مرکزی کار می کنند که می توانند پیشرفت را پیگیری کنند، در مورد ایده ها بحث کنند، به راحتی ارتباط برقرار کرده و به روز شوند. با در مقاله ی دانستنی‌‌‌های دیجیتال مارکتینگ نیز همراه باشید

این سیستم مبتنی بر داده و بسیار در دسترس است، جایی که داده های کاربر با سیستم های امنیتی دقیق حفظ می شود. این نرم افزار همچنین بسته به تعداد پروژه ها، با قابلیت افزودن ویژگی های بیشتر، مقیاس پذیر نیز است.

 

Zoho

با Ace Project سازماندهی کنید.

AceProject یک نرم افزار ردیابی پروژه مبتنی بر وب است که به مدیریت پروژه ها از انتها تا انتها کمک می کند. Ace Project یک راه حل کامل مدیریت پروژه برای افراد، تیم ها و شرکت هایی است که باید کنترل جریان های کاری مهم خود را به دست گیرند و چیزی را برای فرصت باقی نگذارند.

Ace Project با ویژگی های ردیابی زمان و هزینه خود، ابزارهایی را برای پروژه ها فراهم می کند که به موقع عکس العمل نشان داده و بودجه را براحتی تدوین کنند. وارد کردن زمان با یک روش بسیار آسان، تقریباً خودکار و راحت است. کاربران به راحتی می توانند در بالای همه پروژه های خود با یک داشبورد پروژه که اطلاعات فوری را با نمودارها و جزئیات دارای کد رنگی ارائه می دهد، بمانند. با استفاده از نمودارهای گانت، آنها می توانند پیچیدگی های یک پروژه و پیشرفت آن را مشاهده کنند تا بتوانند تصمیم گیری آگاهانه و اقدامات لازم را انجام دهند.

ویدیو پییشنهادی : مدیریت راهبردی چیست 
مدیریت راهبردی چیست 

کابردهای AceProject

  • RFI ها را سریعتر بسته می کند
  • ایمیل های پروژه
  • اسناد بایگانی و عکس ها را ردیابی می کند.
  • مدیریت ارسال ها
  • گزارش های روزانه
  • تغییر سفارشات
  • هزینه شغلی و لیست پانچ با Project MS و دفتر Sage Timberline ادغام می شود.
با Ace Project سازماندهی کنید.

Builder trend

نرم افزار درجه 1 برای سازندگان خانه، پیمانکاران و بازسازی کنندگان است. نرم افزار ساخت و ساز ما یک راه حل کاملا در برگیرنده است، Builder trend تمام ویژگی های مورد نیاز شما را در یک برنامه ساخت و ساز ارائه می دهد.

شرکت کار گروهی CRM

نرم افزارهای کنترل پروژه در نرم افزار کار تیمی یا CRM به شما کمک می کند تا فرایند فروش خود را توسعه دهید، رشد شرکت خود را برنامه ریزی و مدیریت کنید و وضوح در کارها را به یک روند کاملا عادی وارد کنید. دیگر نیازی برای پیگیری راهنماییهای شما در بین صفحات گسترده و ایمیل وجود ندارد.

 

Builder trend

پنج فاز اصلی کنترل پروژه

نرم افزار کنترل پروژه به مدیران و تیم های پروژه کمک می کند تا نیاز مشتری را تکمیل کنند و محدودیت های زمان ، بودجه و دامنه را مدیریت کنند. با این وجود، با وجود گزینه های بسیار زیاد، انتخاب ابزار مناسب می تواند گیج کننده باشد و افراد ممکن است نمی دانند از کجا شروع کنند. ما می خواهیم توضیح دهیم که نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر کار گروهی باید چه ویژگی هایی داشته باشند.

انواع نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزارهای کنترل پروژه آنلاین: بسیاری از مشاغل کوچک و متوسط ​​در صنایع مختلف اکنون از نرم افزار مدیریت آنلاین پروژه استفاده می کنند. این نوع نرم افزار از فناوری مبتنی بر ابر استفاده می کند و توسط ارائه دهندگان سرویس برنامه به عنوان نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) ارائه می شود. امروزه ، این برنامه ها با ترکیبی از ویژگی های خود ، عملکردها و مرزهای خود را گسترش می دهند ، و این روند روند انتخاب کاربر را حتی پیچیده تر می کند.

به طور معمول در سرور خود شرکت مستقر است، که در مرکز داده قرار دارد و توسط کارمندان فناوری اطلاعات این شرکت اداره می شود. نمونه ای از نرم افزارPM for premise PM ،  Microsoft Project است.