مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات چیست؟

مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات یک رشته نسبتاً جدیدی است که از مدیریت پروژه‌های دیگر متفاوت است. هرچند کلیت فرایندها شبیه به هم است اما رویکردهای کاملاً متفاوتی برای کار با هر یک از آن‌ها موردنیاز است.

مقدار بودجه برای پروژه‌ها فناوری اطلاعات توسط مدیرعامل سازمان تعیین شده و این مقدار به اقتصاد، عملکرد رقبا و برنامه ریزی‌های خاص سازمان بستگی دارد. تخصیص بودجه هم بر مبنای منافعی که پروژه برای سازمان دارد، انجام می‌شود. از دلایل اصلی موفقیت پروژه‌های فناوری اطلاعات می‌توان به دخیل بودن کاربر، پشتیبانی مدیریت اجرایی و تنظیم دقیق نیازمندی‌ها اشاره کرد.

در مقابل دخیل نکردن کاربران و وجود نقص در تعریف نیازمندی‌ها، باعث شکست پروژه‌های فناوری اطلاعات خواهد شد. اگر بخواهیم عوامل موفقیت پروژه فناوری اطلاعات را از رتبه یک تا ده دسته بندی کنیم، به لیست زیر خواهیم رسید.

• رتبه ۱: پشتیبانی مدیران اجرایی
• رتبه ۲: سهیم بودن کاربر
• رتبه ۳: مدیر پروژه ماهر و با تجربه
• رتبه ۴: اهداف روشن کسب و کار
• رتبه ۵: هدف با محدوده جمع و جور
• رتبه ۶: زیرساخت نرم افزاری استاندارد
• رتبه ۷: نیازمندی‌های پایه‌ای سازمان
• رتبه ۸: متدولوژی رسمی
• رتبه ۹: برآوردهای مشخص و قابل اعتماد
• رتبه ۱۰ : سایر عوامل

نقش فناوری اطلاعات در مدیریت پروژه

به طور کلی از فناوری اطلاعات می‌توان به عنوان بزرگترین فناوری در طول تاریخ یاد کرد که توانست ارتباط بین رشته‌های مختلف علوم را برقرار کند. فناوری اطلاعات با به کارگیری تمام علوم توانسته اطلاعات موردنیاز پژوهشگران، صنعتگران، بازرگانان و همچنین قشرهای مختلف جامعه را در کمترین زمان و بهترین وجه فراهم کند. به طوری که می‌توان ادعا کرد امروزه فناوری اطلاعات، مرزهای کشورهای مختلف را در هم نوردیده و ملت‌ها را در یک جامعه جهانی گردهم آورده است.

 

با توجه به پیچیدگی و سرعت بالای تغییرات فناوری اطلاعات، اجرای پروژه‌های فناوری اطلاعات دچار چالش حیاتی شده‌اند که چارچوب‌های مرسوم مدیریت و کنترل پروژه دیگر پاسخگوی نیازهای مدیریتی پروژه‌های فناوری اطلاعات نمی‌باشند.

از سوی دیگر سو مدیریت کیفیت پروژه‌های فناوری اطلاعات از جمله عوامل کلیدی در شکست این دست از پروژه‌ها به شمار می‌رود. بررسی مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات در جامعه‌ای که اطلاعات در آن حرف اول را می‌زند، بسیار حیاتی و مهم است. سرعت پردازش و گسترش اطلاعات در سطح جهان بسیار بالا بوده و باید هرچه سریع‌تر با تغییرات همراه شوید.

معرفی کتب مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات

برای آشنایی با مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات منابع متعددی وجود دارد اما در این میان کتاب مدیریت پروژه با رویکرد پروژه‌های فناوری اطلاعات از کتی شوالب یکی از منابع خوب بوده و توسط دکتر محمود گلابچی ترجمه شده است. این کتاب شامل ۱۲ فصل با عناوین زیر است:

• مقدمه‌ای بر مدیریت پروژه
• تاریخچه‌ی مدیریت پروژه و فناوری اطلاعات
• گروه‌های فرایندی مدیریت پروژه
• مدیریت یکپارچگی پروژه
• مدیریت محدوده‌ی پروژه
• مدیریت زمان پروژه
• مدیریت هزینه‌ی پروژه
• مدیریت کیفیت پروژه
• مدیریت منابع انسانی پروژه
• مدیریت ارتباطات پروژه
• مدیریت ریسک پروژه
• مدیریت تدارکات پروژه

همچنین انتشارات دانشگاه پیام نور کتاب مدیریت و کنترل پروژه‌های فناوری اطلاعات را به ترجمه‌ی مهندس رامین مولاناپور و مهندس فرزاد حیبی‌پور منتشر کرده است.

در فصل اول این کتاب در مورد ماهیت پروژه‌های فناوری اطلاعات صحبت شده، در فصل دوم فاز مجسم سازی و شروع پروژه فناوری اطلاعات کلید خورده و در فصل سوم به توسعه‌ی اساسی منشور و طرح پروژه پرداخته شده است.

در فصل چهارم بعد انسانی مدیریت پروژه، تعریف سازمان رسمی و غیر رسمی بررسی شده و در مورد وظایف مدیر پروژه و عوامل موثر بر کارایی تیم دقیق‌تر صحبت می‌شود. فصل آخر این کتاب در مورد موضوعاات پیاده سازی، خاتمه و ارزیابی پروژه زمان زیادی صرف کرده است.

تکنیک‌های مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات

بسیاری از تکنیک‌ها و تئوری‌هایی که برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شوند به سادگی برای پروژه‌های فناوری اطلاعات قابل پیاده سازی نیستند.

مثلاً کارها و فعالیت‌های پیش بینی نشده در پروژه‌های فناوری اطلاعات متداول هستند. برنامه ریزی‌های مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات باید انعطاف پذیر بوده و آماده گنجاندن فعالیت‌های اضافی در صورت نیاز باشد.

به خصوص این نکته برای بودجه‌بندی پروژه صدق می‌کند و باید بودجه‌ی اضافی در نظر گرفته شود. برنامه ریزی و مدیریت ریسک از جمله ضروریات پروژه‌های فناوری اطلاعات است.

مدیریت کیفیت برای پروژه‌های فناوری اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار است و اکثر پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) باید بخش مدیریت کیفیت داشته باشند تا به طور مستقل مدیریت کیفیت را انجام دهند.

در نظرگرفتن منابع لازم برای کنترل کیفیت نیز از ضروریات است. مدیریت ارتباطات برای پروژه‌های فناوری اطلاعات دارای اهمیت بالایی بوده و همچنین این مسئله در مورد پروژه‌های بزرگ و پروژه‌هایی که درجه ثبات کمتر و شاخص های غیر قابل پیش بینی دارند درجه اهمیت بالایی دارد.

در مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات، ارتباط بایستی از دو زاویه ارتباط با بیرون پروژه(مشتری، حامی مالی و..) و ارتباط درون سازمان پروژه باید مورد بررسی قرار گیرد.

همچنین مدت زمان اختصاص داده شده به برنامه ریزی برای پروژه‌های فناوری اطلاعات معمولاً خیلی بیشتر از پروژه‌های دیگر است. انعطاف پذیری مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات یک عنصر کلیدی در موفقیت پروژه است، به خصوص در مورد پروژه‌هایی که ثبات کافی نداشته و یا کاملاً تعریف شده نیستند.

 

مراحل مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات

تجربه نشان داده است که چهار مرحله‌ی چرخه حیات مدیریت پروژه( آغاز، طرح ریزی، اجرا و خاتمه) با مراحل چرخه حیات مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ( استراتژی، طراحی، انتقال و عملیات) دارد. چرخه حیات پروژه (Project Life Cycle) مجموعه‌ای از مراحل و فازهای منطقیست که از ابتدا تا انتهای پروژه را تشکیل می‌دهد.

 

در هر فاز باید یک یا چند محصول ارائه شود. این محصول می‌تواند طرح پروژه، مشخصه‌های طراحی، سیستم تکمیل شده و یا هرچیز دیگری باشد.در هر سازمانی برای ایجاد یک خدمت جدید یا اضافه کردن به قابلیت‌های تولید، نخستین گام‌ها با مدیر استراتژی خدمت است.

کسی که تمام نیازمندی‌های تئوری کار را در قدم اول تعیین می کند. پس از مرحله‌ی استراتژی خدمت در چرخه حیات مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات نوبت به مرحله‌ی تصمیم گیری می‌رسد.

در صورت بررسی و تایید کامل نیازمندی‌های مورد نیاز کسب و کار، این نیازمندی‌ها به سمت مراحل بعدی چرخه حیات مدیریت خدمات فناوری اطلاعات یعنی طراحی خدمت سوق داده می‌شوند.

زمانی که پروژه از مرحله‌ی طرح ریزی وارد مرحله‌ی اجرا می‌شود به موازات مرحله‌ی اجرا در مدیریت پروژه، مرحله انتقال از استراتژی به طراحی خدمت در چرخه حیات مدیریت فناوری اطلاعات وجود دارد.

آخرین مرحله مرحله‌ی عملیات خدمت و خاتمه‌ی پروژه بوده و کارکنان عملیات خدمت در مورد روش‌های نگهداری و عیب یابی آشنا شده و بایستی بدانند که چطور فرایندهای پشتیبانی و خدمات ارتباطی به کمک جریان داده و اطلاعات خدمت جدید آسان‌تر می‌شوند.

 

مدیریت پروژه it: راهنمای مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات

حوزه فناوری به‌سرعت در حال رشد است و هر صنعت دیگری را با خود پیوند زده‌است. پروژه‌های مختلفی در سازمان‌های بزرگ و کوچک ایجاد می‌شوند، اما فقط نیم درصد از آن‌ها به موفقیت کامل می‌رسند. همین نکته باعث می‌شود تا آموزش مدیریت پروژه it را بیش از پیش جدی بگیریم.

در این مقاله قرار است به مفاهیم مهم این حوزه و رویکردهای مختلف پروژه بپردازیم. بنابراین، قبل از مجسم سازی و شروع پروژه it پیشنهاد می‌کنیم مقاله زیر را بخوانید.

پروژه it چیست؟

به نوعی از پروژه که با زیرساخت آی‌تی، سیستم‌های اطلاعاتی یا کامپیوترها سروکار دارد، پروژه فناوری اطلاعات می‌گویند. توسعه وب، توسعه نرم‌افزار، توسعه اپ موبایل، پیکربندی شبکه، پیاده‌سازی نرم‌افزار، نصب سخت‌افزار، مدیریت پایگاه داده و بازیابی ضروری فناوری اطلاعات نمونه‌هایی از پروژه‌های آی‌تی هستند. در واقع، ماهیت پروژه های فناوری اطلاعات it به مولفه‌های تکنولوژیک و High Tech پیوند خورده‌است.

مدیریت پروژه it چیست؟

فرآیند برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، اجرا، نظارت و گزارش‌دهی پروژه فناوری اطلاعات، مدیریت پروژه it نام دارد. در حالی‌که بسیاری از صنایع اختصاصا روی پروژه‌های it تمرکز می‌کنند، این حوزه در اغلب، یا همه، صنایع منحصر به‌فرد است و سطوح مختلفی از مولفه‌های it را در خود دارد.

 

از آن‌جایی که محدوده پروژه‌ها گسترده است، مدیران پروژه it باید با خطرپذیری، افزونه‌های وابسته به‌هم، به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار، افزایش نیازمندی‌ها و غیره سروکله بزنند. بنابراین، پروژه‌های فناوری اطلاعات به ابزار و مهارت‌های فراتر از حد معمول برای تکمیل کار خود نیاز دارند. نرم‌افزار مدیریت پروژه مختص it با گانت چارت، بورد کانبان، داشبورد و گزارش‌هایی همراه است که کاربردهای ضروری و لازم برای پروژه‌ای موفق را فراهم می‌کنند.

درس مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات در دانشگاه

از آن‌جایی که متخصصات علوم کامپیوتر در سطوح بالاتر شغلی باید به مدیریت تیمی از کارشناسان برای تکمیل‌کردن پروژه it بپردازند، درس مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات در دوره کارشناسی برای دانشجویان در نظر گرفته شده‌است.

دانشجویان در این درس با زمان‌بندی، ساختار شکست، نرم‌افزارها و ابزارها، کیفیت، آداب پروژه و غیره آشنا می‌شوند. معمولا مرجع تدریس این درس 3 واحدی، کتاب مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات از جک تی. مارچوکا، انتشارات وایلی است.

شش فاز پروژه آی‌ تی چیست؟

شش فاز پروژه آی‌تی برپایه شش فاز مدیریت پروژه است که پیوسته با فازهای آی‌تی استفاده می‌شود تا پروژه را مدیریت کند. فازها عبارتند از:

آغاز

یک نفر در اولین فاز از پروژه آی‌تی باید بپرسد: «چرا به این پروژه نیاز داریم؟» به عبارت دیگر، هدف پروژه باید مشخص شود. سپس، پروپوزال پروژه، شامل طرح کسب و کار، باید نوشته شود که بر نیازهای پروژه منطبق باشند. به علاوه، تحقیق امکان‌پذیری نیز برای اطمینان از نفوذناپذیربودن پروپوزال می‌تواند انجام شود.

تعریف

پروژه بعد از تایید پروپوزال به مرحله تعریف وارد می‌شود. در این فاز، اهداف پروژه نهایی شده و نیازمندی‌ها برای موفقیت آن شناسایی می‌شوند. در طول این مرحله، می‌توانید محدوده پروژه را نوشته و طرح پروژه را نیز ایجاد کنید. بودجه تنظیم شده و منابع نیز تعیین می‌شوند.

طراحی

زمنی که تیم پروژه در حال پیداکردن بهترین راه‌حل برای دستیابی به هدف است، وارد فاز طراحی شده‌ایم. در این مرحله، چندین طراحی و پروتوتایپ می‌سازیم. پس از انتخاب طراحی مناسب، مشخصات آن را برای تیم توسعه ایجاد کرده و به اشتراک می‌گذاریم.

توسعه

زمانی به فاز توسعه می‌رسیم که وظایف تیم توسعه به آن‌ها محول و ابزارهای مدیریت پروژه انتخاب شده‌اند. به علاوه، موارد فنی را نوشته‌ایم و مواد خام را درخواست داده‌ایم. هدف اصلی این فاز، شفاف‌کردن کل طرح تا جای ممکن برای جلوگیری از مشکلات در فاز پیاده‌سازی است.

پیاده‌سازی

در این فاز به سراغ توسعه نسخه نهایی پروژه آی‌تی می‌رویم که در کمال تعجب، طولانی‌ترین بخش از پروژه محسوب می‌شود. تیم پروژه ملزم به تکمیل کارهای خود می‌شود و مدیر پروژه روی کار، منابع، هزینه، کیفیت و خطرپذیری نظارت می‌کند و کنترل دارد.

پیگیری

در نهایت، زمانی که فاز پیاده‌سازی به اتمام رسید، پروژه نهایی به مشتری یا شریک تجاری تحویل می‌شود. فاز پیگیری شامل همه کارهایی است که بعد از تحویل پروژه انجام می‌دهیم. کارهایی که عبارتند از استقرار تیم پشتیبانی، آموزش کاربران اصلی، بررسی روند پروژه و اتمام کامل پروژه.

اکثر پروژه‌های فناوری اطلاعات و فازهای آن با روش سنتی و ساختاریافته آبشار مدیریت می‌شوند. گرچه، چارچوب چابک می‌تواند خطرپذیری را به حداقل برساند و عملکرد را بهبود دهد. استقرار دواپس می‌تواند در فرهنگ سازمانی به‌خوبی جا بیفتد. توسعه سریع اپلیکیشن (RAD)، فرآیندی باکیفیت و کم‌هزینه است.

پیشنهاد مطالعه: مدیریت پروژه نرم افزاری

انواع پروژه های فناوری اطلاعات

پروژه‌های it در انواع مختلف وجود دارند و انتخاب آن‌ها به رویکرد، روش، صنعت یا مدیر پروژه بستگی دارد. با شناخت انواع پروژه های فناوری اطلاعات می‌توانید مناسب‌ترین گزینه را برای پروژه خود انتخاب کنید.

در ادامه به معرفی 9 روش و رویکرد مختلف در مدیریت پروژه می‌پردازیم:

1- مدیریت پروژه یکپارچه (IPM)

پروژه‌های بزرگی که چندین تیم و دپارتمان مختلف را به‌کار می‌گیرد، با رویکرد IPM بهتر مدیریت می‌شوند. مولفه‌های ضروری در مدیریت پروژه یکپارچه عبارتند از چارتر، محدوده، طرح مدیریتی، اجرا و مدیریت تغییر. اصول ارتباطات آزاد در IPM از طریق همکاری با دیگر دپارتمان‌ها برای به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات و کامل‌کردن پروژه پیاده‌سازی می‌شود.

مدیران پروژه از این روش برای پروژه‌هایی استفاده می‌کنند که حداقل دو تیم را درگیر می‌کنند. برای مثال، تیم بازاریابی برای نوشتن گزارش خود به داده‌های تیم فروش نیاز دارد و با روش IPM به‌راحتی خواسته خود را محقق می‌کند.

2- روش مسیر بحرانی (CPM)

سازمان‌دهی و اولویت‌بندی هر فاز از پروژه با روش CPM تسهیل می‌شود. تیم‌هایی که از مسیر بحرانی استفاده می‌کنند، زمان موردنیاز برای تکمیل هر تسک را قبل از نوشتن طرح کامل پروژه تخمین می‌زنند. تیم پروژه با استفاده از CPM می‌تواند کارهای ابتدایی، ترکیبی و نهایی خود را معین کند. اعضای تیم در رویکرد مسیر بحرانی، ارجاعی بصری در طول توسعه پروژه دارند و همه اعضا می‌دانند که کدام تسک را در چه مدتی می‌توانند انجام دهند. مدیران پروژه می‌توانند از این رویکرد برای ایجاد زمان‌بندی پروژه و تخمین مدت زمان آن بهره ببرند.

3- روش برنامه‌نویسی Extreme (XP)

روشی که روی نوشتن و آزمایش نرم‌افزار، بهبود کیفیت نرم‌افزار و ارتقای ارتباط با مشتری تمرکز می‌کند، XP نام دارد. پروژه‌های XP در طول توسعه، مشتریان را نیز وارد اعضای تیم می‌کنند. هدف این رویکرد، طراحی سیستم‌های باکیفیت بالا از طریق مشارکت منظم مشتری، آزمایش‌های پیوسته و چرخه‌های سریع توسعه است. ارزش‌های اصلی روش XP شامل ارتباطات، تشویق، بازخورد، احترام و سادگی می‌شود. نیاز است که اعضای تیم، اهداف، راهنمایی‌ها و خواسته‌های مشتری را درک کنند. مدیران پروژه می‌توانند از این روش برای نرم‌افزار پیچیده یا پروژ‌ه‌های آی‌تی بهره ببرند که به کدنویسی وسیعی نیازمند هستند.

4- پرینس 2 (PINCE 2)

روش مدیریت پروژه PRINCE 2 روی کنترل و سازمان‌دهی تمرکز می‌کند. سرواژه‌های PRINCE برای پروژه‌هایی به‌کار می‌رود که در محیط کنترل‌شده هستند. اعضای تیم با این روش و تقسیم‌کردن پروژه به بخش‌های کوچک می‌توانند تسک‌های پروژه‌ای بزرگ را انجام دهند. اصول کلیدی مدیریت پروژه مانند محدوده و بودجه‌ریزی را در این روش نیز می‌بینیم.

مدیر پروژه، هر فاز از توسعه پروژه را مشخص و برنامه‌ریزی می‌کند تا نیازمندی‌ها، استانداردها و نقش‌های هر یک از اعضای تیم روشن شود. اعضای تیم از هدف پروژه نیز باخبر هستند. مدیران پروژه می‌توانند از این روش در انواع پروژه مهندسی، ساخت و ساز و مالی نیز استفاده کنند.

5- کانبان (Kanban)

در روش مدیریت پروژه کانبان، جریان کاری پروژه بصری‌سازی می‌شود. بدین ترتیب، انعطاف‌پذیری کار بالا رفته و شاخص‌های بصری برای فازهای مختلف پروژه فراهم می‌شود. تسک‌های روژه در این روش روی بورد کانبان نمایش داده می‌شود و کارت‌ها درون ستون‌ها قرار می‌گیرند. هرزمان که تسکی را تکمیل کردید، کارت آن را به ستون کناری منتقل می‌کنید.

همچنین، با استفاده از این روش می‌توانید تایم لاین پروژه‌های مختلف را ارزیابی کنید. اعضای تیم در روش کانبان می‌توانند زمان موردنیاز برای مولفه‌های مختلف پروژه را تخمین بزنند و بهره‌وری خود را بالا ببرند. مدیران پروژه که با تیم‌های مختلف کار می‌کنند یا پروژه‌های متفاوتی را برای مدیریت همزمان در اختیار دارند، می‌توانند از کانبان به‌خاطر روش نمایش بصری تسک‌ها بهره ببرند.

6- ناب (Lean)

روش ناب سعی دارد تا هدررفت منابع را کاهش و بهره‌وری را افزایش دهد. هدف روش ناب، به حداکثر رساندن ارزش و در عین حال، بالابردن بهینه‌گی است. اصول ناب شامل پررنگ‌کردن ارزش از دیدگاه مشتری و طراحی فرآیند پروژه قبل از تعیین بخش‌های هدررفت منابع و دستیابی به اهداف است. روش ناب از طریق حذف فرآیندها و کارهای غیرضروری، بهینه‌گی پروژه را ارتقا و هزینه‌های آن را کاهش می‌دهد. مدیران پروژه مشغول در صنعت تولید می‌توانند از روش ناب برای حذف فرآیندهای اضافه و در نتیجه، جلوگیری از فرسودگی کارمندان و افزایش رضایت مشتری بهره ببرند.

7- اسکرام (Scrum)

پروژه‌هایی که تغییرات دوره‌ای و عدم‌قطعیت‌های زیادی دارند، از طریق نوعی مدیریت پروژه به نام اسکرام مدیریت می‌شوند. پروژه در این روش به تسک‌های مدیریت‌پذیرتری به‌نام اسپرینت تقسیم می‌شوند. بدین ترتیب، مذاکره درباره هر جنبه‌ای از پروژه در لحظه برای افراد امکان‌پذیر می‌شود. همکاران و مالکان محصول پس از پایان هر اسپرینت می‌توانند درباره کار انجام‌شده بحث و تجزیه و تحلیل کنند. اعضای تیم قبل از رفتن به فاز بعدی پروژه می‌توانند هرگونه جایگزین یا اصلاح ضروری را اعمال کنند.

این روش، برای پروژه‌هایی مفید است که تیم‌های کوچک را درگیر می‌کنند. همچنین، در فواصل کوتاه کار می‌کنند که باعث تسهیل در تحویل پروژه می‌شود. مدیران پروژه می‌توانند از اسکرام در هنگام کار روی توسعه محصول نهایی مانند برنامه نرم‌افزاری، صفحات وب یا پروژه ساخت و ساز استفاده کنند.

پیشنهاد مطالعه: مدیر پروژه کیست و وظایف اصلی آن چیست؟

8- آبشار (Waterfall)

مدیر پروژه در رویکرد آبشار، نیازمندی‌ها و برنامه‌ریزی کل پروژه را قبل از شروع تعیین می‌کند. این روش اجازه می‌دهد تا اعضای تیم وظایف خود را بدانند و هر فاز از پروژه را به ترتیب زمانی کامل کنند. مدیران پروژه از روش آبشار برای پروژه‌هایی با محدودیت‌ها و انتظارات شدید و تغییرات کم در آینده استفاده می‌کنند. روش آبشار به درد پروژه‌هایی می‌خورد که پایان پیش‌بینی‌پذیری دارند؛ مثلا ساخت خانه که فاز قبلی باید تمام شده تا فاز بعدی شروع شود.

9- چابک (Agile)

در آغاز پروژه به سبک چابک نیاز به کم‌ترین برنامه‌ریزی وجود دارد و تیم می‌تواند پروژه را در بخش‌های متناوب انجام دهد. مدیران پروژه در این روش قادرند تا پروژه را به قسمت‌های کوچک بشکنند و هر بخش را قبل از ورود به بخش بعدی انجام دهند. اعضای تیم کارهای خود را به تناوب در بخش‌های طراحی، زیرساخت و تجزیه و تحلیل پروژه تکمیل می‌کنند.

رویکرد چابک به‌درد پروژه‌هایی می‌خورد که درجه‌ای از پیش‌بینی‌ناپذیری دارند یا دانستن تمام جنبه‌های آن در آغاز غیرممکن است. برای مثال، می‌توانید این نوع از مدیریت پروژه را در توسعه نرم‌افزار به‌کار بگیرید که تغییرات لحظه‌ای در آن اتفاق می‌افتد.

مدیر پروژه فناوری اطلاعات چه کاری انجام می‌دهد؟

نظارت بر دپارتمان فناوری اطلاعات سازمان و مدیریت تیم‌ها برای اجرای پروژه‌های آی‌تی در زمان و با بودجه مناسب برعهده مدیر پروژه فناوری اطلاعات است.

 

برخی از وظایف مدیر پروژه آی‌تی:

• تنظیم اهداف پروژه و ایجاد طرح‌هایی رسیدن به آن‌ها
• پایبندی به زمان‌بندی و بودجه پروژه و گزارش‌دهی
• مدیریت منابع از جمله تیم، تجهیزات و غیره
• اختصاص وظایف به اعضای تیم
• توسعه استراتژی برای رساندن پروژه سر موقع و با صرف هزینه مناسب
• استفاده از ابزار مدیریت پروژه آی‌تی برای ردگیری پیشرفت و عملکرد
• ارزیابی خطرپذیری‌های پروژه
• توسعه استراتژی‌های مدیریت خطر آی‌تی
• هدایت جلسات منظم با تیم و ذی‌نفعان

انتظار می‌رود تا مدیران پروژه دانش پیشرفته‌ای از کامپیوترها، سیستم‌های عملیاتی، شبکه و مدیریت دسک سرویس داشته باشند. آن‌ها همچنین باید به‌خوبی ارتباط برقرار کنند و مسائل پیچیده فنی را به روشنی توضیح دهند. دیگر مهارت‌های موردنیاز مدیران پروژه شامل زمان‌بندیف بودجه‌ریزی و برنامه‌ریزی منابع است.

مجموعه مهارت‌های مدیران پروژه در صنایع مختلف عموما بکسان است، اما مدیر پروژه آی‌تی منحصر به‌فرد است زیرا تنها روی نیازهای فناوری اطلاعات سازمان تمرکز می‌کند. با این‌حال، مدیر پروژه it نیز مانند بقیه مدیران، از نرم‌افزار مدیریت پروژه برای هندل‌کردن وظایف و مسئولیت‌های مختلف خود بهره می‌برد.

مثال‌هایی از مهارت‌ها مدیریت پروژه

فهرستی از برخی مهارت‌های مهم برای مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات:

• تفکر نقادانه: تجزیه و تحلیل و ارزیابی هدفمند موقعیتی برای توسعه طرحی عملی یا راه‌حلی برای یک مشکل.
• مدیریت خطرپذیری: رویدادهای اثرگذار بر فعالیت پروژه.
• مهارت فنی: استفاده از مهارت‌های فنی برای اطمینان از تکمیل درست پروژه.
• رهبری: هدایت و هماهنگ‌کردن اعضای تیم به سمت هدفی مشخص.
• ارتباطات: ارتباط با مشتری، شرکا و اعضای تیم از مفهوم پروژه تا تحویل آن.

نرم‌افزار مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات چیست؟

مدیران از نرم‌افزار مدیریت پروژه it برای سازمان‌دهی و کنترل فرآیندهای پروژه آی‌تی استفاده می‌کنند. هدف این نرم‌افزار مانند هر ابزار دیگری، افزایش اثرگذاری است.

نرم‌افزار مدیریت پروژه it، امکانات موردنیاز برای نظارت و ردگیری پیشرفت و عملکرد پروژه را به کاربران می‌دهد تا بهینه‌تر کار خود را پیش ببرند. بدین ترتیب، کاربران می‌توانند به زمان‌بندی و بودجه‌ریزی فشرده خود برسند.

برخی از ویژگی‌های رایج در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آی‌تی شامل ردگیری تسک و زمان، داده در لحظه، فضای ذخیره‌سازی نامحدود، چند نمای مختلف از پروژه برای پشتیبانی از روش‌های ترکیبی، برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و گزارش‌دهی می‌شود. مایکروسافت پروجکت رایج‌ترین نرم‌افزار برای مدیریت پروژه است.

حرف آخر

به طور کلی با توجه به فشارهای بودجه، رقابت استراتژیک و پیشرفت در فناوری( به عنوام مثال رایانش ابری و مجازی سازی) نقش سنتی سازمان‌های فناوری اطلاعات در حال تغییر است. آشنایی با مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات نقش کلیدی در پیشبرد اهداف سازمان ایفا می‌کند.

 

ظهور مدل‌های جدید فناوری اطلاعات (کارگزار خدمات، یکپارچه ساز خدمات، مبتکر خدمات و..) بسیاری از سازمان‌ها را بر آن داشته تا نحوه‌ی طراحی و ارائه‌ی خدمات IT به مشتریانش را متحول ساخته و به سراغ روش‌های نوین بروند.

سعی کردیم در این مقاله به تمامی جنبه‌های مدیریت پروژه فناوری اطلاعات بپردازیم. مهارت‌های موردنیاز، انواع رویکردهای مختلف و مفاهیم مهم این حوزه را به تشریح توضیح دادیم. اگر متخصص علوم کامپیوتر هستید و به مدیریت پروژه‌های it علاقمند شده‌اید، دوره‌های مکتب‌خونه برای شروع گزینه مناسبی محسوب می‌شوند.