مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات یک رشته نسبتاً جدیدی است که از مدیریت پروژه‌های دیگر متفاوت است. هرچند کلیت فرایندها شبیه به هم است اما رویکردهای کاملاً متفاوتی برای کار با هر یک از آن‌ها موردنیاز است.

مقدار بودجه برای پروژه‌ها فناوری اطلاعات توسط مدیرعامل سازمان تعیین شده و این مقدار به اقتصاد، عملکرد رقبا و برنامه ریزی‌های خاص سازمان بستگی دارد.

تخصیص بودجه هم بر مبنای منافعی که پروژه برای سازمان دارد، انجام می‌شود. از دلایل اصلی موفقیت پروژه‌های فناوری اطلاعات می‌توان به دخیل بودن کاربر، پشتیبانی مدیریت اجرایی و تنظیم دقیق نیازمندی‌ها اشاره کرد.

در مقابل دخیل نکردن کاربران و وجود نقص در تعریف نیازمندی‌ها، باعث شکست پروژه‌های فناوری اطلاعات خواهد شد. اگر بخواهیم عوامل موفقیت پروژه فناوری اطلاعات را از رتبه یک تا ده دسته بندی کنیم، به لیست زیر خواهیم رسید.

 

ویدئو پیشنهادی : آموزش نرم افزار MSP
آموزش نرم افزار MSP

 

مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات

  • رتبه ۱: پشتیبانی مدیران اجرایی
  • رتبه ۲: سهیم بودن کاربر
  • رتبه ۳: مدیر پروژه ماهر و با تجربه
  • رتبه ۴: اهداف روشن کسب و کار
  • رتبه ۵: هدف با محدوده جمع و جور
  • رتبه ۶: زیرساخت نرم افزاری استاندارد
  • رتبه ۷: نیازمندی‌های پایه‌ای سازمان
  • رتبه ۸: متدولوژی رسمی
  • رتبه ۹: برآوردهای مشخص و قابل اعتماد
  • رتبه ۱۰ : سایر عوامل

نقش فناوری اطلاعات در مدیریت پروژه

به طور کلی از فناوری اطلاعات می‌توان به عنوان بزرگترین فناوری در طول تاریخ یاد کرد که توانست ارتباط بین رشته‌های مختلف علوم را برقرار کند. فناوری اطلاعات با به کارگیری تمام علوم توانسته اطلاعات موردنیاز پژوهشگران، صنعتگران، بازرگانان و همچنین قشرهای مختلف جامعه را در کمترین زمان و بهترین وجه فراهم کند. به طوری که می‌توان ادعا کرد امروزه فناوری اطلاعات، مرزهای کشورهای مختلف را در هم نوردیده و ملت‌ها را در یک جامعه جهانی گردهم آورده است.

با توجه به پیچیدگی و سرعت بالای تغییرات فناوری اطلاعات، اجرای پروژه‌های فناوری اطلاعات دچار چالش حیاتی شده‌اند که چارچوب‌های مرسوم مدیریت و کنترل پروژه دیگر پاسخگوی نیازهای مدیریتی پروژه‌های فناوری اطلاعات نمی‌باشند.

از سوی دیگر سو مدیریت کیفیت پروژه‌های فناوری اطلاعات از جمله عوامل کلیدی در شکست این دست از پروژه‌ها به شمار می‌رود. بررسی مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات در جامعه‌ای که اطلاعات در آن حرف اول را می‌زند، بسیار حیاتی و مهم است. سرعت پردازش و گسترش اطلاعات در سطح جهان بسیار بالا بوده و باید هرچه سریع‌تر با تغییرات همراه شوید.

 

ویدئو پیشنهادی : فیلم آموزش مدیریت پروژه
فیلم آموزش مدیریت پروژه

 

نقش فناوری اطلاعات در مدیریت پروژه

معرفی کتب مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات

برای آشنایی با مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات منابع متعددی وجود دارد اما در این میان کتاب مدیریت پروژه با رویکرد پروژه‌های فناوری اطلاعات از کتی شوالب یکی از منابع خوب بوده و توسط دکتر محمود گلابچی ترجمه شده است. این کتاب شامل ۱۲ فصل با عناوین زیر است:

  • مقدمه‌ای بر مدیریت پروژه
  • تاریخچه‌ی مدیریت پروژه و فناوری اطلاعات
  • گروه‌های فرایندی مدیریت پروژه
  • مدیریت یکپارچگی پروژه
  • مدیریت محدوده‌ی پروژه
  • مدیریت زمان پروژه
  • مدیریت هزینه‌ی پروژه
  • مدیریت کیفیت پروژه
  • مدیریت منابع انسانی پروژه
  • مدیریت ارتباطات پروژه
  • مدیریت ریسک پروژه
  • مدیریت تدارکات پروژه

همچنین انتشارات دانشگاه پیام نور کتاب مدیریت و کنترل پروژه‌های فناوری اطلاعات را به ترجمه‌ی مهندس رامین مولاناپور و مهندس فرزاد حیبی‌پور منتشر کرده است.

در فصل اول این کتاب در مورد ماهیت پروژه‌های فناوری اطلاعات صحبت شده، در فصل دوم فاز مجسم سازی و شروع پروژه فناوری اطلاعات کلید خورده و در فصل سوم به توسعه‌ی اساسی منشور و طرح پروژه پرداخته شده است.

در فصل چهارم بعد انسانی مدیریت پروژه، تعریف سازمان رسمی و غیر رسمی بررسی شده و در مورد وظایف مدیر پروژه و عوامل موثر بر کارایی تیم دقیق‌تر صحبت می‌شود. فصل آخر این کتاب در مورد موضوعاات پیاده سازی، خاتمه و ارزیابی پروژه زمان زیادی صرف کرده است.

مدیریت پروژه

تکنیک‌های مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات

بسیاری از تکنیک‌ها و تئوری‌هایی که برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شوند به سادگی برای پروژه‌های فناوری اطلاعات قابل پیاده سازی نیستند.

مثلاً کارها و فعالیت‌های پیش بینی نشده در پروژه‌های فناوری اطلاعات متداول هستند. برنامه ریزی‌های مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات باید انعطاف پذیر بوده و آماده گنجاندن فعالیت‌های اضافی در صورت نیاز باشد.

به خصوص این نکته برای بودجه‌بندی پروژه صدق می‌کند و باید بودجه‌ی اضافی در نظر گرفته شود. برنامه ریزی و مدیریت ریسک از جمله ضروریات پروژه‌های فناوری اطلاعات است.

مدیریت کیفیت برای پروژه‌های فناوری اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار است و اکثر پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) باید بخش مدیریت کیفیت داشته باشند تا به طور مستقل مدیریت کیفیت را انجام دهند.

در نظرگرفتن منابع لازم برای کنترل کیفیت نیز از ضروریات است. مدیریت ارتباطات برای پروژه‌های فناوری اطلاعات دارای اهمیت بالایی بوده و همچنین این مسئله در مورد پروژه‌های بزرگ و پروژه‌هایی که درجه ثبات کمتر و شاخص های غیر قابل پیش بینی دارند درجه اهمیت بالایی دارد.

در مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات، ارتباط بایستی از دو زاویه ارتباط با بیرون پروژه(مشتری، حامی مالی و..) و ارتباط درون سازمان پروژه باید مورد بررسی قرار گیرد.

همچنین مدت زمان اختصاص داده شده به برنامه ریزی برای پروژه‌های فناوری اطلاعات معمولاً خیلی بیشتر از پروژه‌های دیگر است. انعطاف پذیری مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات یک عنصر کلیدی در موفقیت پروژه است، به خصوص در مورد پروژه‌هایی که ثبات کافی نداشته و یا کاملاً تعریف شده نیستند.

 

 

تکنیک‌های مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات

مراحل مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات

تجربه نشان داده است که چهار مرحله‌ی چرخه حیات مدیریت پروژه( آغاز، طرح ریزی، اجرا و خاتمه) با مراحل چرخه حیات مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ( استراتژی، طراحی، انتقال و عملیات) دارد. چرخه حیات پروژه (Project Life Cycle) مجموعه‌ای از مراحل و فازهای منطقیست که از ابتدا تا انتهای پروژه را تشکیل می‌دهد.

در هر فاز باید یک یا چند محصول ارائه شود. این محصول می‌تواند طرح پروژه، مشخصه‌های طراحی، سیستم تکمیل شده و یا هرچیز دیگری باشد.در هر سازمانی برای ایجاد یک خدمت جدید یا اضافه کردن به قابلیت‌های تولید، نخستین گام‌ها با مدیر استراتژی خدمت است.

کسی که تمام نیازمندی‌های تئوری کار را در قدم اول تعیین می کند. پس از مرحله‌ی استراتژی خدمت در چرخه حیات مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات نوبت به مرحله‌ی تصمیم گیری می‌رسد.

در صورت بررسی و تایید کامل نیازمندی‌های مورد نیاز کسب و کار، این نیازمندی‌ها به سمت مراحل بعدی چرخه حیات مدیریت خدمات فناوری اطلاعات یعنی طراحی خدمت سوق داده می‌شوند.

زمانی که پروژه از مرحله‌ی طرح ریزی وارد مرحله‌ی اجرا می‌شود به موازات مرحله‌ی اجرا در مدیریت پروژه، مرحله انتقال از استراتژی به طراحی خدمت در چرخه حیات مدیریت فناوری اطلاعات وجود دارد.

آخرین مرحله مرحله‌ی عملیات خدمت و خاتمه‌ی پروژه بوده و کارکنان عملیات خدمت در مورد روش‌های نگهداری و عیب یابی آشنا شده و بایستی بدانند که چطور فرایندهای پشتیبانی و خدمات ارتباطی به کمک جریان داده و اطلاعات خدمت جدید آسان‌تر می‌شوند.

 

 

حرف آخر

به طور کلی با توجه به فشارهای بودجه، رقابت استراتژیک و پیشرفت در فناوری( به عنوام مثال رایانش ابری و مجازی سازی) نقش سنتی سازمان‌های فناوری اطلاعات در حال تغییر است. آشنایی با مدیریت پروژه با رویکرد فناوری اطلاعات نقش کلیدی در پیشبرد اهداف سازمان ایفا می‌کند.

ظهور مدل‌های جدید فناوری اطلاعات (کارگزار خدمات، یکپارچه ساز خدمات، مبتکر خدمات و..) بسیاری از سازمان‌ها را بر آن داشته تا نحوه‌ی طراحی و ارائه‌ی خدمات IT به مشتریانش را متحول ساخته و به سراغ روش‌های نوین بروند.