همه چیز در مورد مدیریت تغییر
مقدمه
معمولاً برای اکثر کسانی که در مبحث مدیریت سر رشته ای ندارند، این که هدف از مدیریت تغییر چیست؟ اولین سوالی است که در ذهن شان شکل می گیرد. مدیریت تغییر شیوه ای است سیستماتیک، که به مرحلۀ تغییر یا استحالۀ اهداف یک سازمان گفته می شود که در آن فرآیندها یا تکنولوژی هایی به کار گرفته می شوند.
هدف از مدیریت تغییر، به کار گیری استراتژی هایی برای اجرای تغییر، کنترل تغییر و کمک به مردمی است، که با تغییر سازگار می شوند.
تغییرات سازمانی (Organizational Changes)
مهم ترین موضوع بعدی، تغییرات سازمانی است. چرا که این سازمان هستند که در زمینۀ استحاله ها و تغییرات، گام نخست را باید بردارند. تغییرات سازمانی چه زمانی رخ می دهد؟ هنگامی که یک شرکت از وضعیتی که همیشه مطابق با روال عادی همیشگی داشته است، به سوی وضعیت ایده آل خود در آیندۀ نزدیک یا آیندۀ دور تغییر جهت می دهد، تغییرات سازمانی اتفاق می افتد.
تغییرات سازمانی به چه شکلی اجرا می شوند؟
باید گفت تغییرات سازمانی به شیوه ای اجرا می شوند، به طوری که حداقل هزینه و حداقل مقدار مقاومت کارکنان و در عین حال حداکثر کارآیی را برای سازمان را به همراه داشته باشد. در کنار این مطلب بد نیست نگاهی به مطلب استارت آپ چیست؟ داشته باشیم.
رمز موفقیت در رقابت های امروزی این است که محیط های تجاری به طور همیشگی تغییر کنند؛ به عنوان یک مثال، جهانی سازی مراکز سازمانی در بازار و تکنولوژی همیشه در حال تغییر، باعث می شود، سازمان ها برای ماندگاری و طولانی تر ماندن در بازار، مدام در حال تغییر باشند.
تغییرات محیطی و استراتژیک
در موضوع مدیریت تغییر، در رابطه با محیط های تجاری صحبت کردیم و این که برای بقا در کورس رقابت باید به طور دائم و پیوسته در حال تغییر باشند.
تغییرات یک محیط تجاری ممکن است یک تغییر اساسی مشابه استحالۀ تجاری باشد. مثلاً هنگامی که این سازمان با رقیب قدرتمند و سرسختی در رقابت قرار می گیرد، یا مثلاً بر روی یک استراتژی کلی مارکتینگ تمرکز کرده باشد، یا این که جهت رویایی با رقیب یا رقبای قدرتمند و سرسخت خارجی، این شرکت تغییر شکل دهد.
ممکن است این تغییرات سازمانی کوچک باشند؛ مثلاً در مورد خاصی یک برنامۀ نرم افزاری نصب کند. همۀ این تغییرات سازمانی یک محیط تجاری، چه کوچک باشد و چه بزرگ، باید هدفمند و آینده نگری صورت گیرد.
این که سازمانی در مقابل فشارهای خارجی، دچار تغییر یا استحالۀ اساسی شود، یا این که این تغییر کوچک یا چنین استحاله ای چگونه باید مدیریت شود؟
تغییرات محیط تجاری
چرا تغییرات، نیاز به مدیریت دارند؟ اصلاً مدیریت تغییر چه زمانی ضروری می شود؟ هنگامی که سازمانی با مشکل یا مشکلاتی روبرو می شود، به ناچار باید تغییراتی اعمال شود. این جاست که به مدیریت تغییر نیاز است.
در بعضی موارد همین مدیران روشن فکر هستند که اعمال تغییرات را خود، ایجاد می کنند. این رهبران خوش فکر با نگاه تیز بینی که دارند، توانایی های بالقوۀ پنهان در سازمان و نیز وضعیتی قابل تغییر ولی نهانی که سازمان دارد را می بینند و از این یافته ها، برای ایجاد تغییر استفاده می کنند.
کارشناسان و ناظرانی وجود دارند که به این وضعیت فوق “حفره عملکرد” می گویند. در واقع در حفرۀ عملکرد، توانایی مدیریت محک می خورد. چرا که مدیریت تغییر در این موارد نیز بسیار ضروری است. مدیریت باید با توانایی خود این حفره یا حفره های عملکرد را حذف کنند.
مدیریت تغییر از نگاهی دیگر
مدیریت تغییر (CM: Change Management) نوعی اصطلاح کلی می باشد، که زمانی در سازمانی تغییری ایجاد می شود که برای همۀ پرسنل سازمان، از روش هایی معینی استفاده می شود. تا همگی تحت حمایت قرار گیرند. به همین دلیل از روش های آماده سازی استفاده می شود و تیم ها و سازمان نیز تحت حمایت قرار می گیرند.
در این وضعیت، یکی از کارهایی که به عنوان مدیریت تغییر انجام می شود، توضیح و تعریف دوبارۀ شیوه های عملیاتی می باشد که سازمان را تغییر داده است. همچنین مدیریت تغییر در این وضعیت راهکارهایی همچون به کار گیری دوبارۀ منابع، پروسه های کسب و کار و یا تخصیص بودجه را، مورد استفاده قرار می دهد.
تفاوت بین مدیریت تغییر سازمانی و مدیریت تغییر
شاید سوال پیش بیاید که تفاوت بین مدیریت تغییر سازمانی (Organizational Change Management) و مدیریت تغییر چیست؟ در پاسخ باید گفت، که مدیریت تغییر سازمانی اغلب هر آن چه را که سازمان نیاز به تغییر دارد و نیز کل سازمان را در نظر می گیرد، در حالی که مدیریت تغییر، فقط به چگونگی تأثیرگذاری یک چنین انتقال سازمانی بر اشخاص و تیم ها توجه کرده و اشاره دارد.
در واقع، مدیریت تغییر، یک راهکار است. راهکاری که آن را به شکل دستور العمل هایی ارائه و پیشنهاد می کند. مدیریت تغییر این راهکار را به این شکل ارائه می کند، تا مقدمات نتیجه گرفتن و یک موفقیت سازمانی ایجاد شود. جالب تر از این مقاله ی آشنایی با بازی آبجو یا بازی نوشابه است، که می توانید مطالعه نمایید.
راهکار یا شیوه ای جهت نحوه و چگونگی آماده سازی، مجهز کردن و حمایت از اشخاص… هدف از اجرای این راهکار، آن هم به این صورت، فقط این است که همۀ افراد موفق شوند تا مطابق با تغییرات ایجاد شده، به شکل موفقیت آمیزی سازگار شوند و خود را با این تغییرات مطابقت دهند.
راهکارهایی برای افزایش کارآیی مدیریت تغییر
مدیریت تغییر، اگر از راهکارهایی جهت بالا بردن کارآیی مدیریت تغییرات استفاده کند، می تواند با حداقل هزینه برای سازمان، وضعیت شرکت را به زودی به حالتی مطلوب تغییر دهد. مراحل اصلی این مدیریت کارآمد عبارت هستند از:
- شناخت و درک وضعیت فعلی؛ یعنی پیدا کردن مشکلات شرکت، ارزیابی، بررسی و اولویت بندی همۀ مشکلات بر اساس میزان اهمیتی که دارند و در نهایت اتخاذ یک تصمیم مناسب و عاقلانه جهت حل این مشکلات
- خلق چشم اندازی کامل و نگاهی به اوضاع سازمان در آینده با یک برنامه ریزی صحیح؛ یعنی لحاظ کردن بهترین وضعیت و حتی وضعیتی ایده آل برای شرکت پس از اعمال تغییرات، انتقال این چشم انداز به تمامی کسانی که در تغییر، به نوعی درگیر بودند و همچنین طرح ریزی یک روش ویژه جهت دست یابی به وضعیت جدید آینده.
نکته
یکی از مهم ترین قسمت های تغییر وضعیت، داشتن ثبات و حذف نوسانات است. همچنین با وجود درگیر بودن همه با تغییرات، جهت کاهش اضطراب پرسنل باید برخی از موارد مانند مأموریت های کلی خود شرکت و نیز پرسنل مهم را در حالت ثابتی نگه داشت.
اجرا کردن تغییرات به بهترین شکل و شیوۀ ممکن؛ یعنی مدیریت توأم با کارآیی بالای تغییر وضعیت موجود برای اجرای چنین مدیریتی ترجیحاً داشتن برنامه و برنامه ریزی می تواند مفید باشد.
تخصیص منابع و انتخاب شخص اصلیِ مدیریتِ پروسۀ تغییر در مراحل بعدی، قرار دارند. یک مدیر باید توان و تلاش خود را به کار بگیرد، تا بتواند هدف ها و چشم انداز های شرکت و چگونگی الگو شدن برای دیگران را به شیوه ای به اشتراک بگذارد، تا برای تمامی افراد نیز انگیزۀ قدرتمندی خلق کند.
حتی شاید بهتر باشد کوچک ترین موفقیت ها را مثال زده و الگو قرار دهد تا بتواند راحت تر مسیر را برای رسیدن به موفقیت های بزرگ تر آسان و هموار کند. در ادامه با مقاله ی معرفی نرم افزارهای کنترل پروژه با ما همراه باشید.
مدیر تغییر و مدیریتِ پروسۀ تغییر
با تمامی این حرف ها، این که مدیر تغییر کیست؟ مدیریت تغییر سازمانی چیست؟ وظایف یک مدیر تغییر با تجربه حین مواجه شدن با تغییرات چیست؟ و … یک طرف قضیه هستند.
ولی یک اصل و قانون ثابت وجود دارد و آن هم این است که، تغییر یک رخداد طبیعی و اجتناب ناپذیر است. این واقعیتی است که یک مدیر تغییر باید بداند و قطعاً می داند.
بنابراین بهترین شیوه یا بهتر است بگوییم شیوۀ بهتر و شایسته تر، در مقایسه با کار کردن اتفاقی و تصادفی و نیز بدون برنامه کار کردن، یک مدیریت فعالانۀ تغییر یا تغییرات می باشد، تا در آینده انعطاف پذیری شرکت و پرسنل، بهینه سازی شود.
بنابراین مدیریت تغییرات صنعتی، با استفاده از این شیوه، نه غافل گیر می شوند و نه بدون داشتن برنامه ای از پیش طراحی شده، باعث ایجاد احساس ضعف و ناتوانی می شود.
نکته
پروسۀ مذکور، یعنی مدیریت فعالانۀ تغییرات اگر با کمک ها و پیشنهادات یک مدیر منابع انسانی، قطعاً موجب کسب موفقیت های بیشتر می شود.
ویژگی های یک مدیر تغییر یا مدیر تغییرات موفق
شاید بهتر این باشد، که به سراغ پاسخ سوال “مدیر تغییر کیست؟” برویم. در واقع منظور از این که مدیر تغییر کیست، این است که بدانیم یک مدیر تغییر، یک مدیر تغییرات موفق دارای چه خصوصیات و ویژگی هایی می باشد.
یا این که، یک مدیر تغییر، برای فائق آمدن بر مشکلات ناشی از تغییرات، باید دارای چه ویژگی هایی باشد. ما ۱۰ مورد از خصوصیات یک مدیر تغییر موفق را جمع آوری کرده و به شما معرفی می کنیم.
خود انگیزی (Self Motivation)
اگر یک مدیر تغییر خود انگیز نباشد، یعنی خودش دارای انگیزه نبوده که هیچ، توانایی ایجاد انگیزه را در خود نیز نداشته باشد، چگونه باید به دیگران انگیزه دهد، یکی از اصولی ترین و مهم ترین عوامل موفقیت در شرایط نامساعد و ایجاد تغییر، چگونه می تواند موفقیت و عبور از موانع را تضمین کند، وقتی قبل از همه، خودش شکست را پذیرفته باشد.
صداقت (Honesty)
فکر می کنید چرا پرسنل و کارمندان به یک مدیر موفق اعتماد می کنند؟ به این دلیل که به صداقت او ایمان دارند. کسی که صحبت از موفقیت به میان می آورد و به عنوان یک مدیر کاملاً صادق نیز شناخته می شود، قطعاً وعدۀ موفق شدن را با شنیدن از زبان او، ممکن و حتمی می دانند.
چرا کسی که به داشتن صداقت شهرت دارد، باید دروغ بگوید؟ یک مدیر موفق کسی است که همیشه مدافع حقوق کارمندانش می باشد، هرگز هیچ قانون و مقرراتی را نقض نمی کند، همیشه به حرفی که به زبان می آورد، پایبند است و تنها توشۀ راهش، صداقت است.
قابل اعتماد بودن (Reliability)
قابل اعتماد بودن یکی از خصوصیات برجستۀ یک مدیر موفق، باید باشد. وی باید به قدری قابل اعتماد باشد، تا هم روسای او و هم زیر دستانش بتوانند به راحتی و با خیالی آسوده روی کلام و رفتار او حساب باز کنند.
این یک واقعیت ثابت شده است، که آن چه در جامعه به شما قدرت می دهد، همین اعتماد دیگران به شما می باشد. کسب اعتماد از سوی دیگران، از هر تکنیکی در مدیریت، قدرتمند تر است.
ارتباط مدیریت تغییر با خوش بینی (Optimism)
وقتی که به آیندۀ خود نگاه می کنید و به آن فکر می کنید، در آن لحظه، احساس خوشایندی دارید یا نگرانی؟ خود را امیدوار می بینید یا یک شکست خورده؟ آن چه که بیشتر از هر عامل دیگری قدرت افزایش و بالا بردن روحیۀ کارمندان را دارد، نگرش خوش بینانۀ مدیر آن هاست، که بسیار تأثیر گذار و الهام بخش است و مقدماتی را فراهم می کند، که باعث می شود از کاری که انجام می دهید، نهایت لذت را ببرید.
اعتماد به نفس (Self Confidence)
یک مدیر تغییر، مدیری است که در موقعیت هایی قرار می گیرد که نیاز است تصمیم های به موقع و مهمی گرفته، اعلام و اجرا کند. چنین کاری نیازمند داشتن اعتماد به نفس بالایی است.
اگر اعتماد به نفس کافی را در تصمیم گیری های خود نداشته باشید، کارمندان شما به درست بودن تصمیماتی که می گیرید نمی توانند اعتماد کنند، وقتی خودتان به آن به مقدار کافی اعتماد ندارید.
آرامش (Calmness)
مدیر تغییری می تواند به موفقیت خود امیدوار باشد، که در مقابله با سختی ها نا امید نمی شود. چنین مدیر تغییراتی توانایی حفظ آرامش خود را در هر شرایط بحرانی و سختی، دارد.
انعطاف پذیری (Flexibility) در مدیریت تغییر
یکی از موارد لازم برای مقام مدیریت تغییر، داشتن انعطاف پذیری به میزان کافی، جهت سازگاری با شرایط مختلف است. نگاهی نیز به مقاله ی ضروری‌ترین مهارت‌ها برای یک مدیر توسعه کسب و کار چیست؟ نیز داشته باشید.
دانش صنعت (Industry knowledge)
یک مدیر تغییر باید نسبت به شغلی که در آن مشغول است، آگاهی کافی داشته باشد، تا بتواند هر سوالی را پاسخ دهد و کارهایش تأثیرگذاری های لازم را داشته باشد.
درست است، کارکنان شما به دانش شما، شاید نیازی نداشته باشند، ولی به توانایی هایی که از داشتن آگاهی های کافی نسبت به حرفۀ خودتان، نیاز داشته و باید به آن ها و مهم تر این که به خودتان اطمینان داشته باشند.
شنونده بودن (Listening)
یکی از مهم ترین تکنیک های ایجاد رابطه با دیگران، از هر سمت و مقامی، این است که یک شنوندۀ خوب باشید. شما، به عنوان یک مدیر تغییر، گوش دادن به حرف ها، پیشنهادات، انتقادات، نظرات و هر حرف دیگری از طرف روسای خود و مشتری ها، را باید به بهترین نحوۀ ممکن انجام دهید.
قاطعیت (Decisiveness)
به عنوان یک مدیر تغییرات، گاهی اوقات باید دستور العمل هایی را در مورد کارهای مختلف به دیگران ارائه دهید و نیز، نتیجه ای که مورد انتظار است را از آن ها بخواهید.
بدون شک داشتن قاطعیت در مواردی مشابه این، اهمیت و تأثیر گذاری آن را به دیگران منتقل می کند. بنابراین، در مواقعی که لازم است، قاطعیت خود را حفظ و حتی تقویت کنید.
یک مدیر تغییر موفق، بدون شک باید دارای خصوصیات دیگری نیز باشد. ولی ما سعی کردیم مهم ترین آن ها را به شما معرفی کنیم.
