چرخه حسابداری فرآیندی اساسی در هر کسب و کار هست که به ثبت، طبقه‌بندی و خلاصه‌سازی تراکنش‌های مالی کمک میکند. این چرخه شامل مراحل مختلفی است که به ترتیب انجام می‌شوند تا در نهایت گزارش‌های مالی دقیق و قابل اعتمادی تولید کنند. اهمیت آموزش چرخه حسابداری موجب گردیده ابتدا به سوال چرخه حسابداری چیست پاسخ و بعد به مراحل این چرخه و انواع چرخه حسابداری بپردازیم.
چرخه حسابداری چیست؟
چرخه حسابداری فرآیند جمعی شناسایی، تجزیه و تحلیل و ثبت رویدادهای حسابداری یک شرکت است. این یک فرآیند استاندارد هشت مرحله‌ای بوده که از زمان وقوع معامله آغاز می‌شود و با درج آن در صورت‌های مالی و بسته شدن دفاتر به پایان می‌رسد. در طی مراحل مختلف چرخه، شرکت‌ها معاملات مالی خود را در یک دفتر ثبت و جزئیات را به دفتر کل منتقل می‌کنند، همچنین داده‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کنند و قبل از تهیه صورت‌های مالی و بستن دفاتر مربوط به دوره، مطمئن می‌شوند که دفاتر درست و متعادل هستند.
مدت زمانی که یک شرکت طول می‌کشد تا در چرخه حسابداری پیشرفت کند به عوامل مختلفی از جمله حجم معاملات، استفاده از نرم افزار حسابداری اتومات و نوع بسته مالی بستگی دارد. بسته سخت یک رویکرد کامل برای بستن دفاتر است، که اطمینان حاصل میکند که تمام اطلاعات دقیق هستند و پایان فعالیت مالی برای یک دوره حسابداری را نشان می دهد. بسته نرم بیشتر شبیه یک برآوردی است که معمولاً برای گزارش‌دهی به مدیریت داخلی استفاده می‌شود، نه برای اهداف عمومی یا ارائه به سرمایه‌گذارها. در حالت ایده‌آل، یک کسب‌وکار به جای اینکه تا پایان منتظر بماند، حجم کار را در طول دوره حسابداری پخش میکند. به صورت کلی آموزش چرخه حسابداری شامل موارد زیر است:
به زبان ساده پاسخ سوال اینکه چرخه حسابداری چیست، در مراحل ارزیابی عملکرد یک کسب و کار در طول دوره مالی از ابتدا تا پایان سال مالی خلاصه می‌شود.
پیشنهاد مطالعه: آموزش ثبت حسابداری ارزش افزوده
اهمیت آموزش چرخه حسابداری
چرخه حسابداری توسط مشاغل و سازمان‌ها برای ثبت معاملات و تهیه صورت‌های مالی استفاده می‌شود. فرآیند چرخه حسابداری یا Accounting Cycle مهم است زیرا به صاحبان مشاغل، کسب و کارهای کوچک و شرکت‌های تاسیس شده کمک میکند تا دفاتر خود را برای دوره حسابداری ببندند. همچنین به تولید اطلاعات مالی برای انجام تجزیه و تحلیل صورت‌های مالی و مدیریت کسب و کار کمک میکند. سهامداران، از جمله مدیریت، هیئت مدیره، وام دهندگان، بستانکاران می‌توانند نتایج صورت‌های مالی را برای دوره چرخه حسابداری تجزیه و تحلیل کنند.
بخش حسابداری، از یک چک لیست حسابداری سفارشی و دقیق استفاده میکند که مواردی را که باید در طول هر چرخه حسابداری تکمیل شود مانند مسئولیت‌ها و مهلت‌های تعیین شده، مستندات زمان تکمیل و تاییدیه برای هر کار را نشان می‌دهد. استفاده از چک لیست، مسئولیت پذیری و مدیریت فرآیند را بهبود می‌بخشد.
هدف آموزش چرخه حسابداری
هدف اصلی چرخه حسابداری، پیگیری تمام فعالیت‌های مالی است که در طول یک دوره حسابداری مشخص، ماهانه، سه ماهه یا سالانه اتفاق می‌افتد. به طور خلاصه، چرخه حسابداری تأیید میکند که هر مبلغی که وارد یا خارج از حساب‌های مختلف دفتر کل می‌شود، گزارش می‌شوند.
برخی از مراحل چرخه حسابداری خسته‌کننده‌تر از مراحل دیگر هستند، اما هر کدام به گونه‌ای تنظیم شده‌اند که حسابداران را قادر می‌سازد تا قبل از ادامه کار، فعالیت خود را به دقت بررسی کنند. این امر به ویژه برای مراحل پایانی چرخه حسابداری، زمانی که صورت‌های مالی ایجاد و دفاتر، تنظیم مجدد می‌شوند، بسیار مهم است.
مراحل چرخه حسابداری
هدف چرخه حسابداری ایجاد یک حساب دقیق از وضعیت مالی یک شرکت هست. در زیر انواع چرخه‌های حسابداری همراه با نمونه چرخه های حسابداری یک شرکت آورده شده است:
شناسایی و تجزیه و تحلیل معاملات
اولین گام در چرخه حسابداری، چرخه پردازش اطلاعات حسابداری است که شامل کلیه معاملات انجام شده در طول دوره حسابداری، از جمله هزینه‌ها، پرداخت بدهی، درآمد فروش و وجوه نقد دریافتی از مشتریان است. در این مرحله اولیه، شرکت‌ها هر معامله‌ای که انجام می‌دهند بر روی وضع مالی آنها تأثیر می‌گذارد، اگرچه این باید یک گام مداوم برای شرکت‌هایی قرار گیرد که به طور مداوم فاکتور مشتری ایجاد کنند، موجودی کالا را خریداری و صورت‌حساب‌ها را پرداخت کنند، حقوق و دستمزد و وجه نقد جمع‌آوری می‌کنند.
مثلاً یک کسب‌وکار کوچک که قاب‌های عکس سفارشی می‌فروشد، یک قاب را 100 هزارتومان به مشتری می‌فروشد. این نقطه شروع چرخه حسابداری را نشان می‌دهد.
پیشنهاد مطالعه: معرفی بهترین کتاب آموزش حسابداری فارسی و انگلیسی
ثبت معاملات در دفتر روزنامه
گام بعدی ثبت جزئیات تمام تراکنش‌های مالی، به ترتیب زمانی، به عنوان ورودی یا داده‌ها در یک دفتر واقعی یا در یک برنامه حسابداری است. با حسابداری دو طرفه، هر تراکنش به عنوان بدهکار و اعتبار متناظر در دو یا چند حساب زیر دفتر ثبت می‌شود.
هنگامی که فروشگاه قاب عکس یک فاکتور برای تراکنش 100 هزار تومانی در سیستم صورت‌حساب خود ایجاد میکند، تراکنش به عنوان بدهی 100 هزار تومانی در دفترچه فرعی و به عنوان اعتبار 100 تومان در دفترچه درآمد ثبت می‌شود.
ارسال معاملات از دفتر روزنامه به دفتر کل
پس از ثبت و تایید مطالب روزنامه، آنها به دفتر کل ارسال می‌شوند. ثبت اصلی و خلاصه تمام تراکنش‌های مالی است که بر اساس حساب تفکیک شده‌اند.
در همان روزی که فروشگاه قاب عکس، قاب 100تومانی را فروخت، دو فریم دیگر را به قیمت 200 تومان به فروش رساند. مجموع این سه فروش در دفترفرعی به تفصیل آمده و به دفتر کل که GL هست ارسال شده است.
تهیه تراز آزمایشی در آموزش چرخه حسابداری
مانده‌های پایانی تمام حساب‌های موجود در دفتر کل در پایان یک دوره حسابداری در تراز آزمایشی منعکس می‌شود. در این مرحله، تراز آزمایشی هیچ گونه تعدیلی را نشان نمی‌دهد که در صورت مشاهده خطاها به عنوان مثال، بدهی‌ها و اعتبارات نامتعادل باید انجام شود. به همین دلیل است که در رشته حسآبداری آن را «تعدیل‌نشده» می‌دانند.
فروشگاه قاب عکس، مقدار بدهی‌ها و اعتبارات را جمع‌آوری میکند، مطمئن است که مجموع آنها متعادل می‌شوند.
تجزیه و تحلیل کاربرگ در آموزش چرخه حسابداری
این مرحله خطاها و ناهنجاری‌هایی را که ممکن است تا این لحظه رخ داده باشد، با ردیف کردن بدهی‌ها و اعتبارات حساب‌های مختلف در یک صفحه گسترده spreedsheets شناسایی میکند. اگر اعداد تطابق ندارند حسابدار باید داده‌های تراکنش وارد شده در روزنامه را بررسی کرده و ورودی‌ها را مطابق با آن تنظیم کند.
دفتردار فروشگاه قاب عکاسی برای خودش قهوه می‌ریزد، عینک مطالعه‌اش را می‌زند و مشغول کار می‌شود. او موجودی بدهی‌ها را با اعتبار مقایسه میکند و از یافتن اختلاف 100 تومانی متعجب می‌شود.
اصلاح حساب های دفترکل
این مرحله ادامه دو مرحله قبل است. اگر خطایی رخ داده باشد، باید ویرایش شود. علاوه بر این، تنظیمات دستی در این مرحله ثبت می‌شوند، که به اصطلاح به آن ثبت‌های اصلاحی می‌گویند.
طولی نمی‌کشد که دفتردار فروشگاه قاب عکس، متوجه اشتباه می‌شود: فروش قاب 100تومانی به اشتباه 75 تومان ثبت شده است. او برای تصحیح خطا، یک ورودی در دفتر روزنامه به قیمت 100 تومان ایجاد میکند.
پیشنهاد مطالعه: آموزش ساخت سند حسابداری در اکسل – راهنمای مقدماتی
ایجاد صورت های مالی
پس از انجام تعدیلات و ویرایش مانده حساب‌ها، صورت‌های مالی می‌توانند ایجاد شوند. صورت‌های مالی گزارش‌های حسابداری هستند که فعالیت‌ها و عملکرد یک شرکت را برای یک دوره زمانی مشخص، مانند ماهانه یا فصلی خلاصه می‌کنند. سه صورت مالی کلیدی که شرکت‌ها تولید می‌کنند عبارتند از صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد.
دفتردار فروشگاه قاب عکس از اینکه صورت‌های مالی شرکت دقیق است و سلامت مالی آن را به درستی منعکس میکند، راضی است.
بستن حساب ها
آخرین مرحله چرخه حسابداری، بستن دفاتر است. با بستن دفاتر، حساب‌های موقت صورت سود و زیان، مانند درآمد و هزینه، به صفر می‌رسد، به این معنی که آنها به دوره حسابداری بعدی منتقل نمی‌شوند. درآمد خالص یا زیان حاصل از صورت سود و زیان به حساب سود انباشته منتقل می‌شوند که یک حساب دائمی در ترازنامه است که به دوره بعدی منتقل می‌شود. توجه داشته باشید، بازنشانی حساب‌ها به صفر برای بسته شدن نرم اعمال نمی‌شود.
سوالات متداول
در آموزش چرخه حسابداری ممکن است با سوالات و چالش‌هایی روبرو شوید. در ادامه سعی کردیم برخی از سوالات شما را مختصر پاسخ دهیم:
- مفهوم چرخه حسابداری چیست؟
چرخه حسابداری یک فرآیند سیستماتیک است که به ثبت، طبقه‌بندی و خلاصه‌سازی تراکنش‌های مالی کمک میکند تا گزارش‌های مالی دقیق و قابل اعتماد تولید شوند.
- مراحل چرخه حسابداری کدامند؟
مراحل چرخه حسابداری شامل شناسایی و ثبت تراکنش‌ها، طبقه‌بندی تراکنش‌ها، تهیه تراز آزمایشی، تنظیمات و تعدیلات، تهیه صورت‌های مالی و بستن حساب‌ها است.
- چرا چرخه حسابداری مهم است؟
چرخه حسابداری به کسب و کارها کمک میکند تا تراکنش‌های مالی خود را به درستی مدیریت و گزارش‌های مالی دقیقی تهیه کنند که به مدیران و سرمایه‌گذاران در تصمیم‌گیری‌های بهتر کمک میکند.
- تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی یک گزارش مالی است که در آن تمامی حساب‌ها و مانده‌های آنها لیست می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که تمامی تراکنش‌ها به درستی ثبت و طبقه‌بندی شده‌اند.
- صورت‌های مالی چه گزارش‌هایی است؟
صورت‌های مالی شامل ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد است که به مدیران و سرمایه‌گذاران کمک می‌کنند تا وضعیت مالی کسب و کار را درک کنند.
آموزش حسابداری با مکتب خونه
حسابداری یکی از مهم ترین و رایج ترین رشته‌های امروزی در جهان است. استفاده از آن در سازماندهی معاملات تجاری و برآوردن الزامات نظارتی آن را به زمینه‌ای تبدیل میکند که نیاز به دانش و مطالعه گسترده دارد. دوره‌های آموزش حسابداری در مکتب خونه، این دانش را در اختیار شما می‌گذارند تا در کسب و کارهای متفاوت از آن استفاده کنید.
