ساختار شکست کار چیست؟
ساختار شکست کار در مدیریت پروژه یا به عبارتی دیگر WBS یکی از مهم‌ترین بخشهای یک پروژه از شروع تا پایان آن می‌باشد و در اطلاعات مفید پروژه نیز نقش بسیار مهم و اساسی دارد.
قطعا اگر در پروژه‌هایتان به WBS توجه کنید و به آن اهمیت زیادی بدهید، بدون شک پروژه‌های شما در مسیر پیشرفت و موفقیت قرار خواهند گرفت و باعث پیشرفت اعضای پروژه نیز خواهد شد. WBS مخفف شده Work Breakdown Structure می باشد.
بلعکس اگر به ساختار شکست کار توجه نکنید و یا زمان کافی و مورد نیاز را برای رسیدگی و پیاده‌سازی درست آن نگذارید، مطمئنا یکی از اصلی‌ترین دلایل شکست و موفق نشدن پروژه شما، همین WBS خواهد بود.
ساختار شکست کار تجربه‌ای است که در طول پروژه تمام اعضای پروژه از صفر تا صد آن به صورت سلسه مراتب برای رسیدن به اهداف و مقصد نهایی پروژه انجام دادند؛ ساختار شکست پروژه باعث می‌شود که پروژه‌های بزرگ به قسمت‌های کوچک‌تر و البته مرتبط با یکدیگر تقسیم شوند تا مدیریت و کنترل پروژه راحت‌تر شود.
فواید ساختار شکست کار
شکست کار یا همان WBS مزایا و فواید بسیار زیادی برای پروژه‌های شما در صورت درست اجرا شدن دارد که در ادامه برخی از این فایده‌ها را برای شما خواهیم گفت.
یکی از مهم‌ترین و البته اصلی‌ترین فایده WBS برنامه‌ریزی دقیق‌تر و آشنایی بیشتر با زمان پروژه می‌باشد؛ ساختار شکست کار در صورت پیچیده بودن و طولانی بودن پروژه، آن‌ها را تا حدی که بتوان پروژه را به راحتی مدیریت کرد، تقسیم بندی می‌کند.
WBS در زمینه هزینه نیز به شما کمک بسیار زیادی خواهد کرد؛ ساختار شکست کار در همان ابتدا هزینه کل پروژه را پیش‌بینی می‌کند و بدون شک این پیش‌بینی با هزینه نهایی پروژه بسیار نزدیک خواهد بود و مطمئنا شما از این پیش‌بینی درست غافل‌گیر خواهید شد.
ساختار شکست کار به مدیران پروژه در تخصیص منابع یاری می‌رساند و مانند یک همکار و یار حرفه‌ای، همواره آماده کمک کردن به مدیر پروژه خواهد بود؛ مطمئنا WBS به دقیق و بی نقص تمام شدن پروژه کمک خواهد کرد و نقش تقریبا خوبی را در خوب جلو رفتن پروژه ایفا می‌کند.
WBS باعث می‌شود در صورت بهم ریختگی اعضای تیم و همچنین ناهماهنگ بودن آن‌ها در انجام کارهای پروژه، موجب انسجام، همبستگی و یاری رساندن آن‌ها به یکدیگر در صورت بروز مشکل می‌شود.
کاربرد ساختار شکست کار
ساختار شکست کار را می‌توان به قلب تپنده یا مغز فعال پروژه تشبیه کرد؛ WBS به حدی برای پروژه مفید خواهد بود که اگر نباشد، بدون شک پروژه‌های شما با مشکلات متعدد و مکرری رو به رو خواهد شد و قطعا حل آن‌ها نیز به راحتی صورت نخواهد گرفت.
زمانی که از شلوغی و بهم ریختگی پروژه‌های خود رنج می‌برید، ساختار شکست کار به کمک شما می‌آید و با ایجاد یک تقسیم‌بندی بسیار درست و کاربردی، تمامی آن شلوغی‌ها را تبدیل به چند قسمت قابل مدیریت می‌کند.
به عبارتی دیگر WBS برای موفق شدن پروژه و تکمیل آن با نظرات مثبت، نقش زیادی را ایفا می‌کند و می‌توان گفت یکی از مهم‌ترین عواملی است که مدیران پروژه به درست پیاده کردن آن فکر می‌کنند.
اطلاعات مورد نیاز برای ساختار شکست کار
شما برای عملکرد بهتر ساختار شکست کار یا همان WBS باید به آن در ابتدا چیزهایی که از شما می‌خواهد را بدهید و بعد منتظر خروجی آن باشید؛ به عبارتی دیگر هر کاری که قصد انجامش را دارید، اگر به آن ورودی خوبی را ارائه نکنید، خروجی دل‌خواه و مورد انتظار خود را نخواهید گرفت.
اطلاعاتی که باید به WBS برای بهتر عمل کردن آن بدهیم عبارت اند از کارهایی که باید در طول پروژه شکل بگیرد و کارهایی که نباید انجام شود ( تشریح پروژه )، چیزهایی که در پروژه نیاز دارید و از پروژه چه انتظاری دارید و همچنین برنامه‌ها و فرم‌هایی که درباره پروژه در اختیار دارید.
باید بگوییم اگر سه اطلاعات بالا را کاملا درست به WBS ارائه ندهید، ممکن است دچار سردرگمی بشوید و ساختار شکست کار نیز به شما خروجی مناسب و مطلوب شما را ندهد.
انواع ساختار شکست کار
ساختار شکست کار 8 نوع دارد که به ترتیب برای شما به صورت کلی بیان می‌کنیم. اولین نوع آن ساختار شکست مراحل انجام کار می‌باشد و ساختار شکست براساس بخشهای سازمانی پروژه، ساختار شکست مونتاژ محصول نهایی، ساختار شکست پیمان‌کاران اصلی و فرعی، ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه، ساختار شکست بر اساس اقلام قابل حمل و نقل، ساختار شکست هزینه و ساختار شکست بر اساس مناطق جغرافیایی 7 نوع بعدی WBS می‌باشند.
ایجاد ساختار شکست کار
زمانی که پروژه‌های شما وسعت زیادی ندارد و به عبارتی دیگر کوچک می‌باشد، تنها کاری که نیاز است انجام دهید، تهیه کردن لیستی از کارهایی که قرار است در پروژه انجام شود، می‌باشد.
اما در پروژه‌های گسترده‌تر شما ناچار هستید که کارها را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید تا بتوانید پروژه را به خوبی پیش ببرید و اگر این کار را انجام ندهید قطعا در آینده پروژه به مشکل خواهد خورد و مجبور هستید آن‌را به عنوان یک پروژه ناموفق در کارنامه کاری خود ثبت کنید.
ابزارهای ترسیم ساختار شکست کار در مدیریت پروژه
اگر نیاز به رسم ساختار شکست کار داشتید، نرم‌افزارهایی وجود دارند که به خوبی کمک می‌کنند تا بتوانید WBS را رسم کنید؛ در ادامه با این نرم‌افزارها بیشتر آشنا خواهید شد.
Visio یکی از نرم‌افزارهایی است که می‌توانید از آن برای رسم WBS استفاده کنید؛ ویزیو یکی از نرم‌افزارهایی است که توسط آفیس طراحی و تولید شده‌است.
WBS CHART PRO هم دومین نرم‌افزار خوبی است که می‌توانید از آن برای ترسیم WBS بهره بگیرید و بتوانید ساختار شکست کار را به خوبی رسم کنید.
احتمالا با MSP که یک نرم‌افزار کنترل پروژه حرفه‌ای است، آشنا هستید؛ شما از نرم‌افزار MSP نیز می‌توانید برای ایجاد ساختار شکست کار اقدام نمایید.
به چه دلیل از ساختار شکست کار در پروژه‌هایمان استفاده کنیم؟
لزوما اجباری برای استفاده از WBS در پروژه‌های شما وجود ندارد؛ اما اگر خودتان کمی فکر کنید، متوجه می‌شوید که هیچ کار پیچیده و بزرگی را نمی‌توان بدون مرتب کردن و تقسیم‌بندی به سرانجام رساند.
بدون شک در پروژه‌های بزرگ شما باید کارها و فعالیت‌های بزرگ را به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم کنید تا بتوانید آن‌ها را به خوبی پیش ببرید؛ برای تقسیم بندی این کارها باید از ساختار شکست کار استفاده کنید و مطمئن باشید که WBS این کار را بدون کوچک‌ترین نقصی انجام می‌دهد.
اما همانطور که گفته شد تنها فایده WBS برای پروژه، تقسیم بندی نمی‌باشد و در تخمین هزینه‌ها، زمان پروژه و برنامه‌ریزی‌های بلند مدت پروژه تاثیر بسیار زیادی دارد. ساختار شکست کار به عنوان قلب یا مغز پروژه عمل می‌کند و قطعا شما باید اهمیت استفاده از آن را در پروژه‌هایتان درک کنید تا بتوانید خروجی و بازخورد خوبی از WBS بگیرید.
استفاده از ساختار شکست کار در پروژه‌هایتان، تاثیر زیادی خواهد گذاشت و باید گفت شما را 20 قدم به موفقیت و تکمیل پروژه‌ها، نزدیک‌تر خواهد کرد و به همان مقدار که به موفقیت نزدیک می‌شوید، از شکست خوردن دور می‌شوید؛ پس در اصل 40 قدم به موفقیت نزدیک شده اید.
