نامه اداری و درپی آشنایی با نحوه نگارش نامه اداری و اصول آن بودن مسئله‌ای است که همه افراد حتی آنان که شغل دولتی و رسمی ندارند نیز حداقل چندبار در زندگی با آن مواجه شده‌اند. در حقیقت هر مطالبه و مکاتبه‌ای زمانی که به شکل کتبی و با رعایت اصول مربوطه تحویل یک مرجع رسمی داده شود پیگیری می‌شود در غیر این صورت نباید انتظاری در مورد نتیجه درخواست داشت.
به چه نامه‌ای نامه اداری گفته می‌شود؟ هر نامه‌ای نامه اداری نیست، نامه اداری معمولا بین دو شخص حقوقی (دو شرکت، نهاد یا هر سازمانی) یا یک شخص حقیقی (هر شخص غیر وابسته به یک نهاد) و یک شخص حقوقی رد و بدل می‌شود، که محتوای آن به یک یا چند مسئله اداری اشاره دارد. نامه اداری از منظری دیگر می‌تواند به صورت درون سازمانی یا خارج از سازمان باشد.
انواع نامه اداری
نامه‌های اداری از سه دیدگاه متفاوت به انواع مختلفی دسته‌بندی می‌شوند:
عنوان نامه اداری
نامه‌های اداری از نظر عنوان به انواع مختلفی چون نامه‌های حقوقی، نامه‌های مالی، نامه‌های آموزشی، نامه‌های تجاری و … دسته بندی می‌شوند. در حقیقت در این نوع طبقه‌بندی هر نامه اداری تهیه شده در بخشی از یک سازمان نام آن بخش را به خود می‌گیرد.
زمان اقدام نامه اداری
از نظر زمان اقدام نیز هر نامه اداری می‌تواند در یکی از انواع نامه اداری عادی، نامه اداری فوری، نامه اداری خیلی فوری و نامه اداری آنی قرار بگیرد.
حساسیت و امنیت
مسئله امنیت نامه اداری نیز ایجاب می‌کند انواع نامه‌های اداری در دسته‌های عادی، محرمانه، بسیار محرمانه، سری و کاملا سری قرار بگیرند.
برخی از نکاتی که در نحوه نگارش نامه اداری بایستی مورد توجه قرار گیرند به شرح زیر می باشند:
- نگارش نامه اداری با نام خدا شروع می شود. بدین منظور می توان از عباراتی چون به نام خدا، بسمه تعالی یا بسم الله الرحمن الرحیم استفاده کرد.
- آغاز نامه اداری با عباراتی چون به نام حق، با یاد دوست یا غیره صحیح نیست.
- گوشه سمت چپ در قسمت بالای نامه مخصوص درج تاریخ و شماره نامه و همچنین پیوست نامه است.
- تاریخ نامه به صورت چپ چین نگارش می شود.
- عنوان و متن نامه به صورت راست چین نگارش می شود.
- در صورتی که نامه اداری پیوست نداشته باشد قید می شود که پیوست ندارد، اما در صورتی که پیوست داشته باشد ذکر پیوست دارد صحیح نیست و باید نوع پیوست و تعداد آن به وضوح مشخص شود.
- فرمت نامه اداری و اندازه حاشیه آن بستگی به تمپلت نامه اداری سازمان موردنظر دارد. در صورتی که در مورد اندازه حاشیه نامه اداری ضابطه خاصی در نظر گرفته نشده باشد حاشیه از بالا، راست، چپ و پایین را به ترتیب 4، 4، 3 و 2 سانتی متر در نظر بگیرید.
در ادارات و سازمانهایی که سربرگ تعریف کرده اند حتما نگارش نامه را بر روی سربرگ نامه اداری انجام دهید. سربرگ می تواند شامل لوگوی سازمانی، نام سازمان، نشانی، تلفن تماس، آدرس الکترونیکی و … باشد.
سربرگ نامه اداری
اصول نگارش نامه اداری ایجاب می‌کند مشخص نمودن گیرنده نامه و شخصی که نامه خطاب به آن شخص نوشته شده است در ابتدای نامه اداری و با ذکر نام حقیقی در ابتدا و نام حقوقی وی پس از آن صورت می‌گیرد.
- نام اشخاص را با املایی صحیح، ساده و محترمانه بنویسید و از القاب اضافی در این مورد استفاده نکنید.
- نام حقوقی (سمت اداری) را همراه با عبارت “محترم” بنویسید.
- مهم‌ترین اصل در نگارش متن نامه اداری داشتن دقت، مختصر‌نویسی و واضح بودن آن است.
- در نوشتن نامه اداری از علایم نگارشی بجا و صحیح استفاده کنید.
- در پایان نگارش نامه اداری در قسمت پایین نامه و در سمت چپ ابتدا نام حقیقی و سپس نام حقوقی خود را آورده و امضا نمایید.
- همیشه سعی کنید یک نسخه کپی یا رونوشت از نامه‌های اداری برای خود نگه دارید.
در زیر چند فرم نامه اداری برای آشنایی بیشتر شما آورده شده‌اند، که در صورت نیاز می‌توانید از آنها به عنوان الگویی برای نگارش نامه اداری خود استفاده کنید:
نمونه‌ای از نامه اداری درخواست همکاری می‌تواند به صورت زیر باشد:
تاریخ: 16/2/1399
شماره: 789/ م/ 1399/ 409
پیوست
بسمه تعالی
رییس محترم شرکت پیمانکاری کاشانه سبز اصفهان
موضوع: درخواست همکاری در رابطه با تامین مصالح ساختمانی (انواع لوله و اتصالات)
احتراما، نظر بر اطلاعیه شماره 102 به تاریخ 8/2/1399 در خصوص آغاز پروژه های عظیم ساختمانی فجر 1 و 2 در منطقه 3 شهرستان اصفهان، شرکت لوله گستر زرین اصفهان واقع در شمال شهر اصفهان به شماره ثبت 78/93509/54 از سال 1382 تا کنون با نهادها و سازمانهای دولتی چون هلال احمر، استانداری شهرداری و اداره آب و فاضلاب شهرستان اصفهان همکاری داشته و در زمینه تامین مصالح مورد نیاز چون انواع لوله و اتصالات تجربه کاری بالایی دارد.
این شرکت با داشتن پرسنل متخصص و با تجربه و رزومه کاری قدرتمند و دارای سابقه خوش، درخواست همکاری با شرکت شما در زمینه مذکور را دارد؛ لذا خواهشمند است با مطالعه رزومه پیوست این نامه، در صورت موافقت با این همکاری مساعدت لازم را مبذول نمایید و نتیجه را به اطلاع اینجانب برسانید. متعاقبا از حسن نظر شما نهایت تشکر را دارم.
با سپاس
علیرضا ابراهیمی
مدیرعامل شرکت لوله گستر زرین اصفهان
تاریخ، امضا و مهر شرکت
همانطور که مشاهده می‌نمایید نامه اداری با جملات محترمانه به اتمام می‌رسد.
نامه اداری درخواست کار
نمونه‌ای از متن نامه اداری درخواست کار از نهادهایی چون شهرداری می‌تواند به صورت زیر باشد:
بسمه تعالی
مدیریت محترم شهرداری منطقه 7 تهران
باسلام و احترام
نظر به اطلاعیه شماره 756 به تاریخ 10/2/1399 در زمینه استخدام، اینجانب فرزاد احمدی فرزند رضا به شماره ملی 1576543422 به پیوست، رزومه کاری و مشخصات خود را ارسال می‌نمایم. امید است با توجه به سابقه 10 ساله در سمت مدیریت داخلی شرکت پیمانکاری توسعه گستر و تسلط به زبانهای انگلیسی، آلمانی و ترکی استانبولی نظر شخص جنابعالی را جلب نموده و فرصتی برای خدمت به خلق داشته باشم.
با تشکر از وقتی که برای مطالعه و بررسی رزومه اینجانب می گذارید
فرزاد احمدی
تاریخ و امضا
نگارش نامه اداری درخواست وام
بسیاری از شما تا به حال اقدام به درخواست وام از بانک‌ها و سازمان‌ها و تحت عناوین مختلف نموده اید. برای نمونه در مورد درخواست وام ازدواج تنظیم و نگارش نامه اداری درخواست وام می‌تواند به شرح زیر باشد:
بسمه تعالی
جناب آقای رحیم برزگر
رئیس محترم منابع انسانی شرکت صادرات واردات دلفین
موضوع: درخواست وام ازدواج
با سلام و احترام
اینجانب علی کامیار کارمند بخش نظارت با شماره کارمندی 13/7654 درخواست وام ازدواج به مبلغ یک میلیارد ریال را تقدیم می‌کنم. لازم به ذکر است اینجانب قدرت بازپرداخت اقساط ماهیانه به مبلغ 20 میلیون ریال را دارم که بخش حسابداری شرکت بعد از دریافت وام مذکور از حقوق اینجانب کسر نمایند. امیدوارم با درخواست اینجانب موافقت و دستورات لازم را مبذول نمایید.
با سپاس فراوان
علی کامیار
تاریخ و امضا
نامه اداری به انگلیسی
به نامه اداری در زبان لاتین Business Letter گفته می‌شود و نگارش آن کار چندان دشواری نیست. در نگارش نامه اداری به انگلیسی نیز همچون نامه‌های اداری فارسی دقت داشته باشید که اسامی افراد را با املای صحیح بنویسید. ابتدا واژه Dear و سپس قبل از نگارش نام خانوادگی برای آقایان و خانم‌ها به ترتیب از عبارات Mr. و Ms. (در مورد خانم‌های متاهل از عبارت Mrs. نیز می‌توانید) استفاده کنید.
نامه اداری انگلیسی را می‌توان با سلام یا عبارتی محترمانه و در عین حال دوستانه ای چون (I hope you are enjoying a fine summer) آغاز کرد. پس از نوشتن موضوع نامه اداری به انگلیسی، توضیحاتی در حد چند پاراگراف کوتاه آورده می‌شود.
رعایت اختصار در نامه های اداری انگلیسی
رعایت اختصار در نامه‌های انگلیسی نیز همچون نامه های اداری فارسی ضروری است پس اگر توضیح موضوع در یک پاراگراف به اتمام رسید هیچ مشکلی وجود ندارد و لازم به آوردن پاراگراف‌های اضافی نیست. اما دقت داشته باشید بهتر است اخبار بد یا هر موضوع نامطلوبی مثل رد پیشنهاد یا غیره را در پاراگراف اول نیاورید.
پاراگراف آخر نامه اداری انگلیسی را به درخواست‌ها یا اطلاعات تماس خود اختصاص دهید و در خاتمه از یک عبارت برای تشکر همچون (Thank you,) استفاده کنید. پس از آوردن عبارت تشکر نام خود را آورده و امضا نمایید.
دقت داشته باشید پس از عبارت Thank you یک علامت نگارشی ویرگول گذاشته شده است. در زبان لاتین بریتیش پس از عبارت که می توان نام مخاطب نامه یا عبارت سلام یا تشکر پایانی باشد ویرگول آورده می‌شود و در زبان لاتین امریکن بدین منظور از دو نقطه استفاده می‌کنند.
البته می‌توان هیچ‌یک از این علایم نگارشی را استفاده نکرد و عبارت را به تنهایی در نامه ذکر کرد اما بهتر است اگر در ابتدای نامه اداری خود و برای ادای سلام یا غیره از علامت نگارشی مربوطه استفاده کرده‌اید در انتها نیز از آن استفاده نمایید. در زیر تصویر نمونه‌ای از نامه اداری به انگلیسی آورده شده است که می‌توانید از آن به عنوان الگو در نگارش استفاده کنید.
