ایمیل در میان تمام راه‌های ارتباطی یکی از محبوب‌ترین‌هاست و به یکی از راه‌های استاندارد برقراری ارتباط تبدیل شده و این روزها به اندازه داشتن شماره تلفن و کدپستی ضروری است. ایمیل با فراهم کردن امکان برقراری ارتباط رایگان مردم در هرکجای کره زمین، زندگی را ساده‌تر کرده‌است. درضمن امکانات متنوعی مانند اضافه کردن فایل‌های ضمیمه و فرستادن آن به صورت همزمان به چندین نفر باعث شده‌است هر روز افراد بیشتری به برقراری ارتباط از طریق ایمیل روی آورند. 

افراد مختلف با اهداف متفاوتی ایمیل می‌نویسند. این اهداف می‌توانند اشکال مختلفی مانند آگاهی رسانی، بیان درخواست، تشکر و یا عذرخواهی و همچنین معرفی یک شخص، محصول یا خدمت را دربرگیرند. در این صورت نیاز است ایمیل شکلی رسمی داشته‌باشد. اما این اهداف فقط به موارد رسمی و اداری ختم نمی‌شوند و حتی ممکن است هدف از نوشتن ایمیل صرفا برقراری ارتباط با دوستان و خبر گرفتن از آنان باشد که در این صورت ایمیل به شکلی غیر رسمی‌تر و دوستانه‌تر نوشته‌ می‌شود. هرکدام از اهداف متفاوت نوشتن ایمیل، تعیین کننده ساختار و شکل آن نیز هست که در کنار میزان رسمیت ایمیل باید به آن توجه کرد. اصول نگارشی و استفاده از عبارات و کلمات مناسب را نیز باید در هنگام نوشتن ایمیل رعایت کرد. الزام توجه و رعایت همه این موارد، باعث می‌شود ایمیل نوشتن گاهی بسیار دشوار شود به‌خصوص اگر بخواهید به شخص یا شرکتی در خارج از کشور و با زبانی متفاوت ایمیل بزنید ممکن است با چالش‌های زیادی روبرو شوید. زبان انگلیسی به عنوان یک lingua franca است همان زبانی که مردم با زبان‌های مختلف از آن به عنوان یک زبان واحد برای برقراری ارتباط  استفاده می‌کنند.

همچنین این زبان برای نوشتن ایمیل‌های بین المللی نیز استفاده می‌شود. پس برای نوشتن ایمیل انگلیسی فقط دانستن و یا آشنایی با این زبان کافی نیست و اصول مهمی که پیش‌تر به آن‌ها اشاره شد نیز باید درنظر گرفته‌شوند. برای نوشتن ایمیل انگلیسی نکات نگارشی و دستور زبان درکنار کلمات، عبارات و جملات مناسب نوشتن ایمیل نیز باید به زبان انگلیسی آموخته‌شوند.

دانستن اصول پایه‌ای نوشتن ایمیل با میزان تاثیرگذاری آن رابطه مستقیم دارد. اگر بخواهید به زبان انگلیسی ایمیل بنویسید، نیاز به آشنایی و یادگیری این اصول حتی بیشتر نیز می‌شود. برای آن که بتوانید به خوبی منظور و مقصود خود را از نوشتن ایمیل بیان کنید و ارتباط موثری با یک فرد خارجی برقرار کنید، لازم است موارد و نکته‌های متعددی را رعایت کنید. خبر خوب این است که با یک بار آموختن این اصول و قواعد شما قادر خواهیدبود بارها و بارها با اهداف و مضمون‌های مختلف ایمیل انگلیسی بنویسید و با افراد متفاوت ارتباط برقرار کنید.

همان‌طور که نوشتن یک مطلب و یا یک مقاله چه به زبان فارسی و چه به زبان‌های دیگر از جمله زبان انگلیسی، مراحل و قدم‌هایی دارد که باید به ترتیب انجام شوند، ایمیل نیز دارای مراحلی است که باید با آن‌ها آشنا شد و در هنگام نوشتن آن‌ها را رعایت کرد. زیرا ایمیل هم در واقع یک پیام متنی است و نوشتن آن بی‌شباهت به نوشتن یک متن نیست. 

ایمیل مانند شکل قدیمی و سنتی یک نامه، بخش‌های متفاوتی دارد. دریافت‌کننده، عنوان، متن پیام و بخش پایانی همگی اجزا مهم یک ایمیل هستند. برای شروع نوشتن ایمیل و همچنین خاتمه دادن به آن لازم است از ادبیات خاصی استفاده شود. همچنین برای نوشتن متن پیام نیز باید به نکات مختلفی توجه شود. برای نوشتن یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی توجه به این موارد بسیار ضروری‌ است. هرچه این موارد بهتر و اصولی‌تر رعایت شوند، ایمیل تاثیرگذارتر خواهدبود و امکان دیده شدن آن و دریافت پاسخ نیز بالاتر خواهدرفت. 

 باید به خاطر داشت که برای نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی، تنها رعایت نکات گرامری و نگارشی کافی نیست. بلکه باید به تفاوت‌های فرهنگی نیز توجه ویژه داشت. یکی از تفاوت‌های فرهنگی که در هنگام نوشتن ایمیل انگلیسی باید درنظر گرفت، فرهنگ مستقیم و غیرمستقیم (high and low context culture) است.

در بسیاری از کشورهای انگلیسی زبان و همچنین کشورهای اروپایی کارها وظیفه محور هستند و پیام‌ها به صورت مستقیم و صریح مبادله می‌شوند. درمقابل در کشورهای آسیایی بیشتر امور رابطه محور هستند و پیام‌ها به صورت غیر مستقیم و ضمنی منتقل می‌شوند.

به عنوان مثال ایمیلی که یک شخص آسیایی به زبان انگلیسی اما بدون توجه به تفاوت‌های فرهنگی نوشته باشد، ممکن است برای فردی آمریکایی بسیار طولانی و گنگ به نظر برسد و آن شخص نتواند درنهایت پیام اصلی ایمیل را دریافت کند. بالعکس، ایمیل یک فرد اروپایی ممکن است از نظر یک فرد آسیایی بسیار رک و مستقیم و حتی تا حدی بی‌ادبانه به نظر برسد. اینجاست که دانستن زبان انگلیسی کافی نبوده و فردی که قصد دارد ایمیل به زبان انگلیسی بنویسد باید نه تنها به مسائل کلی مانند نگارش و دستور زبان دقت کند بلکه باید با کسب اطلاع از فرهنگ و سابقه‌ی گیرنده ایمیل، پیام خود را به صورتی موثر انتقال دهد.