آموزش مقدماتی پاورپوینت: به سخنرانی‌هایتان جان تازه‌ای ببخشید!

فرض کنید می‌خواهید ایده‌ای را به همکاران خود ارائه دهید، کلاسی را درس بدهید، یا محصولی را به مشتری معرفی کنید. در چنین مواقعی، استفاده از یک ارائه‌ی بصری جذاب می‌تواند تأثیرگذاری کلام شما را چند برابر کند. نرم‌افزار پاورپوینت (PowerPoint) شرکت مایکروسافت، ابزاری قدرتمند برای ساخت این نوع ارائه‌‌هاست.

این توضیحات به عنوان مکمل دوره آموزش پاورپوینت مقدماتی، راهنمای گام‌ به‌ گام این ابزار برای افراد مبتدی است. با مطالعه‌ی این مطلب، یاد می‌گیرید که چگونه با پاورپوینت اسلایدهای حرفه‌ای و گیرا بسازید و سخنرانی‌های خود را به تجربه‌ای به‌یادماندنی برای مخاطبان تبدیل کنید.

آشنایی با محیط کاربری پاورپوینت

هنگام اجرای پاورپوینت، با صفحه‌ی اصلی نرم‌افزار روبرو می‌شوید. این صفحه شامل بخش‌های مختلفی است که در ادامه به معرفی آن‌ها می‌پردازیم:

• نوار ریبون (Ribbon): این نوار حاوی تب‌های مختلفی است که هر تب، مجموعه‌ای از ابزارهای مرتبط با یک کارکرد خاص را در خود جای داده است. برای مثال، تب Insert برای درج کردن متن، تصویر، جدول و غیره در اسلایدها کاربرد دارد.
• نوار وضعیت (Status Bar): در پایین صفحه، نوار وضعیت قرار دارد که اطلاعات مفیدی همچون شماره‌ی اسلاید جاری، زبان صفحه‌کلید و حالت زوم را نمایش می‌دهد.
• نوار کناری (Slide Pane): در سمت چپ صفحه، نوار کناری قرار دارد که اسلایدها را به صورت لیست نمایش می‌دهد. با کلیک روی هر اسلاید، می‌توانید آن را ویرایش کنید.
• ناحیه‌ی اسلاید (Slide Area): این ناحیه، فضای اصلی کار شماست. در این قسمت، اسلایدهای ارائه‌ی خود را مشاهده و ویرایش می‌کنید.
• ناحیه‌ی یادداشت‌ها (Notes Pane): در زیر ناحیه‌ی اسلاید، ناحیه‌ی یادداشت‌ها قرار دارد. در این قسمت می‌توانید یادداشت‌هایی را برای خودتان یا سخنرانی‌تان بنویسید که در هنگام نمایش اسلایدها قابل مشاهده نیستند.

ایجاد یک ارائه‌ی جدید

برای ساخت یک ارائه‌ی جدید، مراحل زیر را دنبال کنید:

1.     نرم‌افزار پاورپوینت را اجرا کنید.

2.     در صفحه‌ی خوش‌آمد گویی، یکی از قالب‌های آماده (Template) را انتخاب کنید یا روی Blank Presentation کلیک کنید تا یک ارائه‌ی خالی ایجاد شود.

3.     با کلیک روی گزینه‌ی Blank یک اسلاید خالی ایجاد می‌شود.

افزودن و ویرایش اسلایدها

به طور پیش‌فرض، یک اسلاید خالی در ارائه‌ی شما وجود دارد. برای افزودن اسلایدهای جدید، به تب Home بروید و روی دکمه‌ی New Slide کلیک کنید. انواع مختلفی از طرح‌های چیدمان (Layout) برای اسلایدها در دسترس است که می‌توانید با توجه به محتوای خود، آن‌ها را انتخاب کنید.

برای ویرایش اسلایدها، به ناحیه‌ی اسلاید مراجعه کنید. در این قسمت، می‌توانید عناصر مختلف را به اسلاید اضافه کنید، متن را تایپ کنید، تصاویر و ویدیوها را درج نمایید و چیدمان اسلاید را مطابق میل خود تغییر دهید.

کار با متن در پاورپوینت

برای افزودن متن به اسلاید، روی ناحیه‌ی نگارش (Textbox) در اسلاید کلیک کنید و محتوای مورد نظر خود را تایپ نمایید. با استفاده از تب Home می‌توانید فونت، اندازه و رنگ متن را تغییر دهید. همچنین، امکان درج لیست‌های شماره‌ گذاری ‌شده یا بولت دار، تغییر جهت متن و تنظیم فاصله‌ی خطوط نیز وجود دارد.

اضافه کردن تصاویر و ویدیوها

تصاویر و ویدیوها می‌توانند به جذابیت و تأثیرگذاری ارائه‌ی شما بیفزایند. برای درج تصاویر، به تب Insert بروید و روی گزینه‌ی Pictures کلیک کنید. سپس، تصویر مورد نظر خود را از کامپیوترتان انتخاب نمایید. به همین ترتیب، برای افزودن ویدیو به اسلاید، روی گزینه‌ی Video در تب Insert کلیک کنید و ویدیوی دلخواهتان را انتخاب نمایید.

کار با جداول در پاورپوینت

جداول برای نمایش اطلاعات به صورت منظم و دسته‌بندی‌شده بسیار کاربردی هستند. برای درج جدول در پاورپوینت، به تب Insert بروید و روی گزینه‌ی Table کلیک کنید. سپس، تعداد سطرها و ستون‌های مورد نظر خود را مشخص کنید. با کلیک داخل جدول، می‌توانید سلول‌ها را ویرایش کنید، متن را تایپ کنید، فرمت بندی اعمال نمایید و داده‌های خود را وارد کنید.

ایجاد نمودار و گراف

نمودارها و گراف‌ها ابزاری عالی برای نمایش داده‌ها به صورت بصری هستند. برای ایجاد نمودار یا گراف در پاورپوینت، به تب Insert بروید و روی گزینه‌ی Charts کلیک کنید. سپس، نوع نمودار یا گراف مورد نظر خود را انتخاب نمایید. در مرحله بعد، داده‌های خود را از طریق اکسل یا به صورت دستی وارد کنید.

انتخاب تم و رنگ‌بندی

انتخاب تم و رنگ‌بندی مناسب می‌تواند به زیبایی و انسجام ارائه‌ی شما بیفزاید. برای این کار، به تب Design بروید و از بین تم‌های مختلف موجود، یکی را انتخاب نمایید. همچنین، می‌توانید رنگ‌های تم را به طور دلخواه تغییر دهید.

اضافه کردن افکت‌های بصری و انیمیشن

افکت‌های بصری و انیمیشن می‌توانند به جذابیت و پویایی ارائه‌ی شما کمک کنند. برای افزودن این افکت‌ها، به تب Animations بروید و از بین افکت‌های مختلف موجود، یکی را انتخاب نمایید. همچنین، می‌توانید زمان‌بندی و ترتیب نمایش افکت‌ها را نیز تنظیم کنید.

ذخیره و اشتراک‌گذاری ارائه‌

برای ذخیره‌ی ارائه‌ی خود، به منوی File بروید و روی گزینه‌ی Save As کلیک کنید. سپس، نام و محل ذخیره‌سازی فایل را مشخص نمایید. برای اشتراک‌گذاری ارائه‌ با دیگران، می‌توانید آن را به صورت فایل پاورپوینت (PPTX) ذخیره کنید یا از طریق ایمیل، فلشم موری یا سایر روش‌ها ارسال نمایید.

نکات کلیدی:

• از فونت‌های خوانا و رنگ‌های متضاد در اسلایدها استفاده کنید.
• محتوای اسلایدها را مختصر و مفید نگه دارید.
• از تصاویر و ویدیوها به طور متناسب استفاده کنید.
• از افکت‌های بصری و انیمیشن به طور هوشمندانه استفاده کنید.
• قبل از ارائه، ارائه‌ی خود را به طور کامل تمرین کنید.

 بهترین نسخه پاورپوینت برای استفاده کدام است؟

نسخه‌های جدیدتر پاورپوینت، امکانات و ابزارهای بیشتری را ارائه می‌کنند. با این حال، اگر از سیستم‌عامل یا کامپیوتر قدیمی استفاده می‌کنید، ممکن است نسخه‌های جدیدتر به درستی اجرا نشوند. در این صورت، می‌توانید از نسخه‌های قدیمی‌تر مانند پاورپوینت 2010 یا 2007 استفاده کنید.

 چگونه می‌توانم در پاورپوینت از زبان فارسی استفاده کنم؟

برای استفاده از زبان فارسی در پاورپوینت، باید بسته‌ی زبان فارسی را نصب کنید. برای این کار، به منوی File > Options > Language بروید و در قسمت Preferred Language زبان فارسی را انتخاب کنید.

 چگونه می‌توانم در پاورپوینت از راست به چپ بنویسم؟

برای نوشتن از راست به چپ در پاورپوینت، به تب Home بروید و روی دکمه‌ی Paragraph Alignment کلیک کنید. سپس، گزینه‌ی Right-to-left را انتخاب نمایید.

 چگونه می‌توانم در پاورپوینت از میانبرها استفاده کنم؟

پاورپوینت دارای میانبرهای مختلفی برای انجام سریع‌تر کارها است. برای مشاهده‌ی لیست میانبرها، به منوی Help > Keyboard Shortcuts بروید.

آموزش پاورپوینت با مکتب خونه

پاورپوینت یک ابزار قدرتمند و کاربردی برای ساخت ارائه‌‌های جذاب و تاثیرگذاره. با یادگیری اصول اولیه کار با این نرم‌افزار، می‌توانید ایده‌ها و اطلاعات‌هایتان را به بهترین شکل ممکن به دیگران منتقل کنید. پس اگر می‌خواهید با پاورپوینت بدرخشید و در ارائه‌هایتان حرفه‌ای عمل کنید، همین الان در این دوره آموزش مقدماتی پاورپوینت ثبت نام کنید. همچنین در مکتب خونه انواع دوره آموزش پاورپوینت دیگر به عنوان مکمل این دوره موجود است.