مدیریت ارتباط با کارمندان: 20 راهکاری که باید بدانید

مدیریت ارتباط با کارمندان

در این مقاله از وبلاگ مکتب‌خونه با عنوان مدیریت ارتباط با کارمندان: 20 راهکاری که باید بدانید قرار است مهارت‌های ارتباطی خود را کارمندان و همکارانی که بیشتر زمان خود را با آن‌ها سپری می‌کنیم، تقویت کنیم.

 

راه‌کارهایی برای برقراری ارتباط موثر با کارمندان

داشتن ارتباطی خوب با کارمندان از امور ضروری در مدیریت یک کسب و کار است. یک مَثَل قدیمی می‌گوید: «این‌که چه می‌گویی مهم نیست، این‌که چگونه می‌گویی مهم است». ارتباط خوب و موثر ویژگی مدیران خوب است و راهی است به سوی موفقیت.

روابط خوب در محیط کار باعث می‌شود تا سوء‌تفاهمی پیش نیاید و به‌طور کلی فضای سالم و آرامش‌بخشی برای اعضای تیم به‌وجود می‌آید؛ افراد وظایفشان را به خوبی و دلسوزانه پیش خواهندبرد و راغب‌تر خواهند بود.

با کارمندان شفاف باشید؛ پروژه‌ها و وظایف باید در شرایطی آرام انجام شوند. اقدامات و روش‌هایی را که می‌خواهید پیش بگیرید، با آن‌ها در میان بگذارید سپس خواهید دید که راحت‌تر به همه اهداف جلساتتان می‌رسید.

 

جلسات عمومی

در این جلسات با اشتیاق شرکت کنید و اجازه دهید اعضای تیم شوق و اشتیاق شما را حس کنند. این جلسات باعث می‌شوند افراد علاوه‌بر این که صحبت‌های شما را می‌شنوند، آن‌ها را به‌خاطر سپارند. مهم‌ترین رویکرد برای داشتن ارتباط موثر با کارمندان یا اعضای گروه همین مورد است.

ایمیل‌ها

ارسال ایمیل در محیط اداری یکی از بهترین و قوی‌ترین راه‌ها برای یادآوری چیزها به اعضای تیم یا ارسال مطالب به آن‌ها است. به راحتی می‌توانید پیام‌ها را به آن‌ها برسانید بدون این که لازم باشد یکدیگر را ببینید.

ملاقات حضوری

به نظر متخصصان صحبت‌های رو در رو و تک به تک با اعضا نتیجه بهتری خواهد داشت. در بعضی مواقع می‌توانید افراد را در دفتر خود ملاقات کرده و با آن‌ها صحبت کنید، ارتباط چشمی را هرگز فراموش نکنید.

 

فضایی به ‌وجود آورید که پذیرای همه باشد

برای برقراری ارتباطی موثر باید فضایی دوستانه به‌ وجود آورید، زیرا فقط در این شرایط افراد با علاقه به صحبت‌های شما گوش فرا می‌دهند. اگر جوی سرد و خشک در جلساتتان حکم‌فرما باشد حتی خودتان نمی‌توانید منظورتان را به راحتی برسانید و ممکن است از جملاتتان سوء‌برداشت شود.

آموزش دادن

نحوه آموزش دادن به اعضای تیم باید درخور برقراری ارتباط خوب باشد. اکثر کارآموزان دوران کارورزی را جدی می‌گیرند مخصوصا اگر پای تشویقی در میان باشد. در کارگاه‌های دوره‌ای که برگزار می‌کنید از افراد نیز بخواهید در بحث‌ها شرکت کرده و اگر کار عملی نیز دارید از آن‌ها بخواهید تا فعالیت داشته باشند.

 

اعتماد به نفس داشته باشید

در کارتان جدی باشید و اعتماد به‌نفس داشته باشید، هرگز طوری رفتار نکنید که اعضای تیم شما را دست کم بگیرند. اگر مردد و دمدمی‌مزاج به نظر بیایید آن‌هانیز به خودشان اجازه می‌دهند که کارها را به خوبی پیش نبرند، محترمانه برخورد نکنند و فقط برای این‌که به اصطلاح شما را از سر خودشان باز کنند کار را انجام می‌دهند.

از بیان ساده استفاده کنید

باید این نکته را در نظر بگیریم که همه انسان‌ها دایره لغات گسترده‌ای ندارند پس بهتر است به جای کلمات سخت و پیچیده از کلمات ساده و آسان‌تر که معانی‌شان گویاتر است استفاد کنید.

کلمات نامفهوم صحبت‌های شما را نیز نامفهوم می‌کند. حتی اگر افراد از دانش لغوی بالایی برخوردار باشد شنیدن کلمه‌های سنگین ذهنشان را خسته می‌کند، مخصوصا در محل کار که تمرکز بسیار بالا است و مغز به شدت فعال است.

 

از تصویرسازی استفاده کنید

اگر می‌خواهید چیزی را آموزش دهید، یادآوری کنید یا در جلسات توضیح دهید از تصاویر استفاده کنید. تصاویر مثل فیلم‌ها، عکس‌ها و نمودارها به افراد کمک می‌کند علاوه بر صحبت‌های شما تصاویر را نیز به خاطر بسپارند. به علاوه بعد مدتی صحبت کردن ممکن است اعضا خسته شوند و دیگر علاقه‌ای به شنیدن نداشته باشند استفاده از تصاویر و علی‌الخصوص فیلم‌ها توجه حضار را جلب کرده و به نوعی در بین سخنان شما تنوع ایجاد می‌شود.

به صدای اعضای تیم گوش دهید

وقتی بگذارید و به صحبت‌ها و نظرات اعضای گروه یا کارمندانتان گوش دهید. نباید به دلیل این که شما رهبر گروه هستید فقط خودتان صحبت کنید و به هیچکس گوش ندهید.

برقراری ارتباط مثل خیابانی دو طرفه است. از نظرات اعضا استفاده کنید با آن‌ها مشورت کنید از آن‌ها بخواهید صحبت کنند. ما انسان‌ها دو گوش داریم و یک دهان یعنی باید دوبرابر گوش کنیم.

گاهی اعضا نظراتی می‌دهند که ممکن از مثل میان‌بری عمل کرده و روند کارها را تسریع بخشد، پس هیچ‌وقت متکل وحده نباشید و اجازه دهید دیگران روی صحبت‌های شما فکر کرده و نظر دهند.

از زبان بدن کمک بگیرید

زبان بدن در انتقال مفاهیم کمک زیادی به شما می‌کند. هنر استفاده از زبان بدن را یادبگیرید و به کار ببرید. مثلا گاهی از صندلی بلند شوید، راه بروید، دستانتان را تکان دهید و ارتباط چشمی برقرار کنید. البته همه این موارد باید کنترل شده باشد، بیش از حد تکان دادن دست باعث می‌شوند اعضا تمرکزشان را از دست بدهند.

با عملکردتان نشان دهید

حتما این را شنیده‌اید که می‌گویند: «به من بگو، حتما فراموش خواهم کرد. نشانم بده، به خاطر خواهم سپرد.» گاهی نیاز است چیزای را که می‌خواهید توضیح دهید، انجام دهید؛ افراد با دیدن روش شما آن را به خاطر خواهند سپرد. همچنین دیگر عذری برای انجام ندادن کارها باقی نخواهد طماند.

 

 

اگر شرایطی را فراهم آورید که اعضا نیز برخی کارها را در حضور شما انجام دهند، هم باعث می‌شود ایرادات احتمالی او و دیگران برطرف شود هم افراد اشتیاق بیشتری برای حضور در جلسات نشان خواهند داد.

صدایتان را کنترل کنید

ممکن کلمات را وقتی با تون صدای متفاوت بیان کنیم معنی‌شان عوض شود. پس همیشه صدایتان را مدیریت کنید. توجه نکردن به این امر باعث می‌شود تا منظورتان درست برداشت نشود، افراد ناراحت شوند یا در شرایطی از ترس سکوت کنند.

هرچیز را چند بار تکرار نکنید

اگر می‌خواهید اعضای گروه شما را جدی بگیرند هرگز یک مطلب را بارها و بارها تکرار نکنید. هرچه لازم است را به ‌آن‌ها بگویید، جلسات را یادآوری کنید، آموزش دهید اما فقط در شرایطی که لازم است حرف‌هایتان را تکرار کنید. اگر مطمئن نیستید که منظورتان را به درستی متوجه شده‌اند یا خیر از آن‌ها بپرسید.

زمانی را به ارائه مطلب جدیدی اختصاص دهید

بعضی از افراد به دیدن یاد می‌گیرند. نمودارها، تصاویر، فیلم‌ها یا گاهی بعضی فایل‌های صوتی باعث می‌شود تا چیزی را که می‌شنوند تجسم کنند و به خاطر بسپارند. برای آماده کردن فایل‌های مناسب ارائه دادن می‌توانید از مایکروسافت پاورپوینت استفاده کنید. در این صورت اگر چیزی نامفهوم مانده باشد، می‌توانند از اسلایدها استفاده کنند.

 

 
از اعضای گروه نیز بخواهید گاهی اگر پیشنهادی دارند که باعث بهبود بخشیدن به روند کارها می‌شود، آن را در قالب یک فایل مثل پاورپوینت به گروه ارائه دهند.

شوخ‌طبع باشید

گاهی اوقات در جلساتتان لطیفه تعریف کنید، می‌توانید از این طریق منظورتان را راحت‌تر در فضایی دوستانه‌تر بیان کنید. هرازگاهی لطیفه بگویید تا از خشکی فضای محیط کار کاسته شود و در نتیجه جلسات به اهدافش برسد. البته این نکته را در ذهنتان داشته باشید که هرگز نباید در این مسئله زیاده‌روی کنید، شما استندآپ کمدین نیستید.

هنر ارتباط برقرار کردن را بلد باشید

برقراری ارتباط مهارتی است که باید همه بلد باشند مخصوصا کسانی که مدیریت گروه یا شرکتی را بر عهده دارند. مهارت داشتن در صحبت کردن باعث می‌شود تا شما ارتباط موثرتری با اعضا داشته باشید.

زیرلب صحبت نکنید

اعضای گروه باید صدای شما را درست بشنوند. پس با صدای رسا و شمرده‌ شمرده صحبت کنید. زمانی که زیرلب چیزی را می‌گویید یا خیلی سریع جملاتتان را می‌گویید ممکن است فکر کنید افراد متوجه حرف‌های شما شده‌اند اما این‌طور نیست. شیوه صحبت کردن در برقراری ارتباط بسیار تاثیرگذار است و اعتماد به نفس شما را نشان می‌دهد.

دیگران را ترغیب کنید تا نظراتشان را بیان کنند

وقتی صحبت‌هایتان تمام می‌شود جلسه را ختم نکنید، از افراد بخواهید نظر بدهند اگر پیشنهادی یا سوالی دارند بپرسند. مزیت این کار این است که هم در بحث شرکت کرده‌اند هم شما متوجه می‌شوید که جلسه چقدر مفید بوده است. اگر مسئله‌ای نامفهوم مانده باشد می‌توانید رفع ابهام کنید.

 

منظورتان را با حرکات دست و سر برسانید

در هنگام صحبت کردن برای رساندن بهتر مفهوم از حرکات دستتان کمک بگیرید، میزان جدیت موضوع را از این طریق به آن‌ها انتقال دهید. حالت‌های شما به اعضای گروه نشان می‌دهد که شما دقیقا می‌دانید در مورد چه چیزی صحبت می‌کنید. اما به یاد داشته باشید استفاده بیش از حد از حرکات دست و سر خسته کننده می‌شود.

قدردان باشید

همیشه به یاد داشته باشید، در پایان همه جلسات همه حضار تشکر کنید. این کار هیچ هزینه‌ای برای شما ندارد اما ارزش زیادی دارد.

هدف اصلی کار در تیم، افزایش ثمربخشی در گروه است. وقتی ارتباط موثر بین اعضای گروه به وجود نیاید، همه تلاش‌ها اهداف نیز کنار گذاشته می‌شود.

روش‌های برقراری ارتباط موثر را یاد بگیرید و به کار ببرید. وظایف اساسی را مشخص کنید و اطلاعات جدید را در اختیار همه اعضای گروه قرار دهید تا از سردرگمی و ابهام جلوگیری شده و از تکمیل شدن کار مطمئن شوید.