آیا می‌دانید نرم‌افزار صفحه گسترده چه نوع برنامه‌ای است؟ در واقع این برنامه همان اکسل است که همه روزه در حال استفاده و سر و کله زدن با آن هستید. معرفی اکسل و کاربردهای آن یکی از نیازهای روزمره انسان است که باید آن را برای به کار بردن در رشته‌های مختلف فرا بگیرد. در زبان انگلیسی به این نرم‌افزار Spread sheet نیز می‌گویند. کاربرد اکسل در رشته‌های مختلف،در اصل جمع‌آوری و مرتب سازی و پردازش اطلاعات می‌باشد. حال این اطلاعات می‌تواند به صورت متن، عدد، تاریخ، تصویر، فرمول و یا هر چیز دیگری باشد. کاربرد اکسل به این صورت است که اطلاعات مهم و کاربردی در این نرم‌افزار به صورت جدول ذخیره شده و حفظ شود.
اکسل یکی از برنامه‌های موجود در مایکروسافت و نرم‌افزار آفیس است که سال‌های پیش برای ادامه روند کار و فعالیت افراد به صورت عالی منتشر شد. معرفی اکسل و کاربردهای آن شامل محاسبات ریاضی، آماری، متنی، ترسیم نمودار و ابزارهای گرافیکی می‌باشد. چنان گستردگی در این برنامه وجود دارد که باعث شده است تا از فروشگاههای کوچک تا شرکت‌های بزرگ از کاربرد نرم افزار اکسل استفاده کنند و در فعالیت‌های خود با استفاده از این نرم‌افزار نظم ایجاد کنند.
با توجه به اینکه امروزه همه کارها و فعالیت‌ها به روی نرم‌افزارهای اینترنتی و رایانه‌ای می‌چرخد، برای اینکه بتوان در فعالیت و حرفه‌های خود موفق بود، باید سعی بر این داشت که رایانه و در کل هر نرمافزاری را که در آن جریان دارد مورد آموزش قرار داد. کاربرد برنامه اکسل طیف بسیار گسترده‌ای را شامل می‌شود که اکنون برای معرفی اکسل و کاربردهای آن، باید با یکسری مفاهیم جزئی آشنا شوید.
مفاهیم به کاربرده شده در نرم‌افزار اکسل:
- برگه یا Sheet: هر فایلی که در اکسل موجود است و در کاربرد اکسل نقش مهمی را دارد، شامل تعدادی برگه می‌باشد که در هر یک از این برگه‌ها می‌توانید اطلاعات مختلف و مهم را ذخیره کنید.
- ردیف و ستون: هر جدول دارای تعداد دلخواه و مورد نیازی ردیف و ستون می‌باشد که هرچه اطلاعات تولید شده شما بیشتر باشد، این ردیف‌ها و ستونها نیز افزایش پیدا می‌کند.
- سلول یا Cell:به هر خانه‌ای که موجود باشد، یک سلول می‌گویند که با استفاده از قابلیت Merge می‌توان در صورت نیاز و دلخواه، چند سلول را به یکدیگر چسباند.
مهم‌ترین وظیفه‌ای که در کاربرد اکسل اجرا می‌شود، نظم‌دهی و مرتب کردن اطلاعات مهم است که این امر در ایجاد یک فعالیت مهم و یکپارچه بسیار تاثیرگذار است. از مهم‌ترین مزیت های اصلی کاربرد اکسل در ذخیره سازی اطلاعات قابلیت طبقه‌بندی، تغییر شکل و تغییر فرمت و تهیه‌ی گزارش‌های گوناگون از اطلاعاتی است که در برگه‌های گوناگون نرم‌افزار صفحه گسترده ذخیره کرده‌اید. برای نمونه ممکن است که دو فایل جدا در اکسل داشته باشید که هر دوی آن‌ها برآوردهای مالی شما را نمایان می‌کند، به این ترتیب اکسل می‌تواند همه آن‌ها را در یک نمودار برای شما نشان دهد تا نتیجه روند درآمد خود را در طول ماه مشاهده کنید.
استفاده از نرم‌افزار اکسل با خلاقیت و مهارت شما نیز دخیل می‌باشد و می‌توانید در هر رشته ای که هستید از مهم ترین کاربرد های اکسل به صورت حرفه‌ای استفاده کنید و با اطلاعات و محاسبات خود سر و کار داشته باشید. عده‌ای از افراد تصور می‌کنند که کاربرد اکسل به دلیل گستردگی که در آن موجود و گنجانده شده است، و در تمام حوزهای کاری دخیل می‌باشد و شامل دسته‌بندی، تحلیل داده‌ها، فرمول نویسی و بانک‌های اطلاعاتی و گزارش‌گیری سخت و پیچیده می‌باشد ولی بهتر است بدانید که درست است که آموزش معرفی اکسل و کاربردهای آن به اندکی دقت و هوش و ذکاوت نیازمند است ولی غیرممکن نیست.
کاربرد اکسل می‌تواند در تمام رشته‌های مدیریت و کنترل پروژه، اقتصاد مهندسی، کنترل کیفیت مالی، آمار مهندسی، تحقیقات در عملیات، برنامه‌ریزی تولید و مهندسی انبار، شبیه‌سازی سیستم‌های گسسته پیشامد و طرح‌ریزی واحدهای صنعتی و ارزیابی کار و زمان و هم چنین هرچیزی که در حوزه این فعالیت‌ها باشد می‌تواند به کار برده شود. از مهم‌ترین موارد کاربرد اکسل را می‌توان در موارد زیر دسته‌بندی کرد:
کاربرد اکسل (excel) در محیط کار :
- مدیریت بودجه برای خانواده‌ها یا دارایی کسب و کارها
- مدیریت فاکتورها و رسیدها
- پیگیری پروژه‌ها، فروشنده‌ها و مشتری‌ها و سوابق سلامت اشخاص
- مدیریت برنامه‌ها و تقویم‌ها
- ایجاد چک لیست و لیست وظایف
- محاسبات مالی، وام، بدهی و گرونامه‌ها
- مدیریت اموال
این لیست معرفی اکسل و کاربردهای آن تنها به موارد ذکر شده محدود نمی‌شود و در کل کاربرد اکسل بسیار بی‌نهایت است که قادر به نامگذاری تک تک آن‌ها نمی‌باشیم. برای اینکه بتوانید از کاربردهای اکسل بهره مند شوید، باید بدانید که موارد مهم در این نرم‌افزار چه چیزهایی است و هر قسمت طراحی شده چه کاری انجام می‌دهد.
از مهم‌ترین کاربرد اکسل ، می‌توان به خودکار کردن سیستم‌های مالی، کنترل موجودی انبارها، میزان سود و میانگین کالاهای فروخته شده، درصد افزایش و کاهش سود و سایر نیازمندی‌های تولیدی و بازرگانی اشاره کرد. اکسل در واقع یک برنامه انعطاف پذیر است که افراد می‌توانند آن را مطابق با نیازهای سازمانی و الزامات گزارش‌گیری پروه خود تطبیق بدهند و از آن بهترین استفاده را داشته باشند. در معرفی اکسل و کاربردهای آن، باید بدانید که به وسیله توابع آماری و محاسباتی و نمودارهای مختلف می‌توان به خوبی ارتباط میان داده‌ها و برخی از قابلیت‌های پیش‌بینی روندهای مالی را پیدا کرد.
با شناخت کاربرد excel می‌توانید انواع نمودارها و کاربرد آن‌ها را به صورت گرافیکی برای خود در معرض نمایش قرار دهید و تجزیه و تحلیل کنید. در بعضی از مواقع خاص که در یک پروژه با اطلاعات و داده‌های زیادی سر و کله می‌زنید، می‌توانید با تغییر رنگ و فرمت داده‌ها شرایط خاصی را برای خود در این جدول ایجاد کنید که این کاربرد اکسل بسیار مفید و جالب است. این خاصیت و ویژگی مهم باعث افزایش کارایی و راندمان و جلوگیری از خطا خواهد شد. آشنایی با انواع کاربرد اکسل می‌تواند در روند کار و فعالیت شما تاثیر چشم‌گیر و زیادی بگذارد که شما را به سمت موفقیت سوق می‌دهد.
اجزای نرم افزار اکسل:
در این جا قصد داریم که راجب به هر یک از موارد مهم در اکسل توضیح مختصری دهیم:
- File: ایجاد کتاب کار جدید، ذخیره‌سازی و چاپ و به اشتراک گذاشتن کتاب‌ها و صفحات
- Home: به کنترل کلیپ‌بورد، فونت، چیدمان، اعداد، استایل، سلول‌ها و ویرایش می‌پردازد.
- Insert: درج جدول، نمودارها، تصاویر، فیلترها و لینک‌ها
- Page layout: تنظیم محیط ظاهری
- Formulas: رسیدگی به فرمول و تابع انتخاب کرده
- Data: دریافت و انتقال داده‌ها، تماشای جستارها، مرتب‌سازی، فیلتر کردن، استفاده از داده
- Review: به کار برده شدن در اصلاح، تنظیمات دسترسی، تنظیمان زبان و تفسیر داده‌ها
- View: تغییر نمایش کتاب‌کار، نمایش ابزارها، بزرگ‌نمایی و کوچک‌نمایی و کار با پنجره اکسل
با یادگیری بخش‌های مهم و کاربردی دراکسل می‌توانید از این نرم‌افزار برای امور ساده مانند لیست کردن خریدهای روزانه خود شروع کنید و تا کارهای پیچیده از آن استفاده نمایید.
یکی از قسمت‌های مهم در این برنامه، VBA است که این یک زبان ساده است که به معنای Visual Basic Applications است و در تمام برنامه‌های آفیس موجود است و می‌توانید با استفاده از آن برنامه‌ریزی‌های خود را در اکسل انجام دهید. با استفاده از آن می‌توانید به تحلیل پیشرفته داده‌های علمی، ایجاد فرم‌های اتوماتیک، ایجاد پیام‌های مختلف، ایجاد برنامه‌ریزی و پیش‌بینی خاص و بسیاری از موارد کاربرد های excel دیگر بپردازید. از مهم‌ترین کاربرد اکسل برای حسابداری است زیرا حسابداری یک شغل پردرآمد و مهمی است که پر از اطلاعات می‌باشد و باید برای رسیدگی به آن‌ها از این نرم‌افزار و هوش و ذکاوت خود استفاده کرد.
مزایای نرم افزار اکسل (excel):
کاربردهای نرم افزار اکسل آنقدر گسترده است که باعث شده تا امروزه دانش استفاده از آن به یکی از اصول اولیه و اساسی مهارت‌ها در هر حرفه‌ای به حساب بیاید. یکی از انواع کاربرد اکسل ایجاد عملکردهای جمع، تفریق و غیره در سلول‌های این جدول است که می‌توانید به راحتی با اطلاعاتی که وارد کرده اید، میزان حساب‌هایی را که تمایل دارید به دست آورید. از مهم‌ترین مزیت های اکسل می‌توان موارد زیر را دسته‌بندی کرد:
- امکان برقراری ارتباط با بقیه نرم‌افزارهای مجموعه آفیس
- انعطاف‌پذیری بالا و قابلیت تطابق بالا
- توان بالا در تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات وارد شده
- قابلیت استانداردسازی و فرموله کردن فرآیندها
- قابلیت بی‌نظیر ساخت نمودارها
- فرمت‌بندی متغیر یا Conditional formatting
- استفاده آسان و در دسترس بودن
- هوشمندی کافی در کمک به کاربر
- قابلیت ماکرو نویسی و صرفه‌جویی در زمان
- قابلیت برنامه‌نویسی به کمک ویژوال بیسک
معرفی اکسل و کاربردهای آن زیاد و نامحدود است که باید مدت زمان طولانی را صرف یادگیری آن بکنید تا در نهایت بتوانید به نتیجه دلخواه خود برسید. یک سری دیگر از کاربرد اکسل که مهم و ضروری است و در زندگی افراد تاثیر به سزایی دارد شامل موارد زیر می‌شود:
- انجام محاسبات شخصی مثل محاسبه ماهیانه شارژ شرکت, ساختمان مسکونی و …
- ایجاد نرم‌افزارهای متنوع جهت گزارش‌گیری
- ایجاد داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی و مقایسه‌ای مانند پیگیری فروش به صورت ماهیانه برای هر مشتری
- محاسبه هزینه‌ها و نحوه تخصیص آن‌ها
- گزارش وضعیت پیشرفت پروژه, منابع و …
- ایجاد نمودارها و گراف براساس داده‌ها
معرفی اکسل و کاربردهای آن دروازه ورود به فعالیت‌های حسابداری و مهم زندگی است که اگر آن‌ها را بلد نباشید، و به این نرم‌افزار مسلط نباشید، بعید است که بتوانید در این راه و حرفه موفق باشید و یا حتی نرم‌افزارهای دیگر را یاد بگیرید. بنابراین حتما وقت و زمان زیادی را برای آموزش کاربرد برنامه اکسل و معرفی این برنامه برای خود اختصاص دهید.
