مقدمه‌ای بر اکسل و مدیریت پروژه با آن

اکسل excelتمام نیازهای مدیریت پروژه شما را برآورده نمی‌کند، اما ابزارهای قدرتمند زیادی برای این هدف دارد. که در ادامه در رابطه با آن‌ها صحبت خواهیم کرد و در دوره آموزش مدیریت پروژه با اکسل این ابزارها به‌صورت کامل آموزش داده شده‌اند.

ممکن است تا به حال نرم‌افزارهای مدیریت پروژه زیادی را خریده‌اید و احتمالاً بدون عیب و مشکل هم نبوده‌اند. این پلتفرم‌های نرم‌افزاری گران هستند و به‌طور بالقوه هزاران دلار در سال هزینه دارند و بیشتر زبان این نرم‌افزارها به زبان انگلیسی و یا زبان‌های معروف دنیا هستند.

برای صرفه‌جویی در هزینه‌های خود جهت خرید نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توانید به اکسل فکر کنید و استفاده از این ابزار برای این هدف کاملاً منطقی است. اکسل به عنوان یک برنامه‌ی مدیریت پروژه به بازار عرضه نمی‌شود، اما واقعاً کاربر غیرقابل‌انکاری در این زمینه دارد. اما آیا مدیریت پروژه با اکسل به‌اندازه کافی برای شما قدرتمند خواهد بود یا به پلتفرمی نیاز دارید که به‌طور خاص برای مدیریت پروژه طراحی شده باشد؟ این سؤالی است که ذهن بسیاری از کاربران را درگیر کرده است و پاس به آن را باید از ابعاد مختلفی بررسی کرد ولی به‌صورت کلی برای مدیریت پروژه، اکسل حرف ندارد، اما باید به یاد داشته باشید که لازمه بازدهی صحیح اکسل در مدیریت پروژه تخصص یافتن در این زمینه است که دستیابی به این تخصص‌ها در دوره آموزش مدیریت پروژه با اکسل ممکن خواهد بود.

آیا باید از Excel برای مدیریت پروژه استفاده کرد؟

این سؤال سختی است، از یک طرف، شما در معرض خطر گیر افتادن در وسط یک پروژه با ابزاری هستید که فاقد ویژگی‌های پیشرفته موردنیاز برای اجرای صحیح وظایف روزانه است، در حالی که از طرف دیگر، ممکنه پول هنگفتی را برای نرم‌افزاری خرج کنید و این ابزار قدرتمندتر از آنچه شما نیاز دارید، باشد و به نوعی هزینه‌های خود را دور بریزید.

فقط به این دلیل که می‌توانید پلتفرم‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه حرفه‌ای را خریداری کنید، به این معنی نیست که باید هزینه‌های خود را دور بریزید. در اینجا چند دلیل برای اجتناب از این راه‌حل‌ها برای اکسل وجود دارد:

• شما یک گروه دو یا سه نفره هستید: مثلاً اگر یک شرکت پیمانکاری کوچک هستید که فقط از خودتان یا چند نفر دیگر تشکیل شده است، به پلتفرمی که دارای ویژگی‌ها و برای شرکت‌های بزرگ سازمانی باشد نیاز ندارید.
• شما فقط کاربردی ساده می‌خواهید: حتی ساده‌ترین پلتفرم‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه دارای منحنی یادگیری هستند. با اکسل، می‌توانید تمام نیازهای ساده خود را در مدیریت پروژه تأمین کنید.
• می‌خواهید در پول خود صرفه‌جویی کنید: نرم‌افزارهای خوب و حرفه‌ای بدون شک گران هستند و صدها یا حتی هزاران دلار در ماه هزینه دارد. اگر اکسل نیازهای شما را برآورده می‌کند، می‌توانید در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.

چه زمانی باید از نرم‌افزار مدیریت پروژه بر روی اکسل استفاده کنید؟

همان‌طور که کسب‌وکار شما رشد می‌کند، متوجه خواهید شد که پلتفرمی برای مدیریت کسب‌وکار خود نیاز دارید و این کار با استفاده از اکسل شدنی است اما در برخی از مواقعی مانند موارد زیر ممکن است به نرم‌افزارهای کاملاً تخصصی برای مدیریت پروژه نیاز پیدا کنید.

• کارمندهای زیاد: اگر کارمندهای شرکت شما زیاد باشد، در این صورت نیاز به نرم‌افزار تخصصی بیشتر احساس می‌شود و در این صورت استفاده از اکسل برای مدیریت پروژه‌ها کمی سخت خواهد شد.
• محاسبات پیچیده: یک مشکل بزرگ در اکسل این است که حتی وجود یک خطای کوچک در ورودی داده‌ها می‌تواند نتایج نادرستی ایجاد کند که می‌تواند پروژه شما را به خطر بیندازد. با پیچیده‌تر شدن محاسبات، به نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز دارید که بتواند بیشتر ورودی داده‌های شما را خودکار کند.
• محدودیت‌های اکسل: جذابیت اصلی اکسل در سادگی آن است، نه در ویژگی‌های آن. اگر پلتفرمی می‌خواهید که موارد اضافی مانند نظارت بر کار، مدیریت پیشنهادات، طراحی و سایر جنبه‌های مدیریت پروژه را ارائه دهد، در این صورت اکسل چندان به درد شما نخواهد خورد.

کاربرد اکسل در مدیریت پروژه

ابزارهای اکسل مانند برخی نرم‌افزارها به‌طور خاص برای مدیریت پروژه طراحی نشده‌اند، اما بسیاری از وظایف مرتبط با نقشه‌برداری از محدوده پروژه، رسیدگی به امور مالی و مدیریت وظایف روزانه را انجام می‌دهد. در اینجا چند کاربرد خاص وجود دارد که قالب‌های اکسل به برنامه‌ریزی پروژه کمک می‌کنند. در دوره آموزش مدیریت پروژه با اکسل با این کاربردها به‌صورت عملی آشنا خواهید شد.

1. جدول زمانی

اکسل می‌تواند یک نمودار جدول زمانی بصری ایجاد کرده و به شما کمک کند تا برنامه و مراحل پروژه را ترسیم کنید. به‌طور خاص، می‌توانید یک نمودار گانت ایجاد کنید که ابزاری محبوب برای مدیریت پروژه است، زیرا وظایف را بر اساس مدت‌زمانی که طول می‌کشد، زمان شروع و پایان آن‌ها ترسیم می‌کند.

همچنین ردیاب تایم لاین در این نرم‌افزار دارای نوارهای افقی است که هر کار را نشان می‌دهد و آن‌ها در کنار هم قرارگرفته‌اند تا تصویر کاملی از برنامه و محصولات تحویلی پروژه به شما ارائه دهند. آشنایی با همه‌ی الگوهای برنامه‌ریزی اکسل و سایر ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه زمان می‌برند، اما ابزارهای بسیار مفیدی برای این هدف هستند. همچنین دوره آموزش مدیریت پروژه با اکسل به شما کمک می‌کند این راه را بسیار کوتاه‌تر طی کنید.

2. مدیریت هزینه

اکسل در کار با اعداد و ارقام بی‌نظیر است، بنابراین برای مدیریت بودجه و هزینه‌های پروژه بسیار مناسب به‌حساب می‌آید. این ابزار برای پروژه‌های کوچک تا متوسط بهترین بازدهی را دارد. مدیریت بودجه در اکسل بسیار آسان است.

3. لیست وظایف

اکسل به شما کمک می‌کند تا یک لیست کار یا لیست وظایف بسیار دقیقی بسازید تا بتوانید فعالیت‌های خود را به‌صورت روزانه مدیریت کنید، یا می‌توانید هر روز یک لیست برای تیم خود ایجاد کرده تا مطمئن شوید که پروژه‌های شما در مسیر خود باقی می‌مانند.

راه واضح برای انجام این کار، فهرست کردن هر کار، شرح آنچه باید انجام شود، منابع لازم، کارمند مسئول و غیره است. با این حال، اگر بخواهید برای آن وقت بگذارید، می‌توانید فهرست کارها را پویاتر و خودکارتر کنید.

4. پیگیری پروژه

هنگامی‌که پروژه راه‌اندازی شد، می‌توانید از Excel به عنوان ردیاب پروژه استفاده کرده و هر مشکلی را که پیش می‌آید مدیریت کنید. ستون‌هایی برای نام پروژه، وظیفه، مدیرمسئول، مدت‌زمان، پیشرفت، بودجه در مقابل واقعی و غیره ایجاد کنید.

اکسل به شما نشان می‌دهد که انجام پروژه چقدر پیشرفت کرده و محاسبه درصد پیشرفت پروژه با آن بسیار آسان است. سپس می‌توانید از این داده‌ها برای ایجاد نمودارهایی استفاده کنید که به شما کمک می‌کند وضعیت و پیشرفت پروژه‌ها را مصورسازی کنید.

5. بررسی پروژه

با استفاده از تمام داده‌هایی که جمع‌آوری کردید، ایجاد گزارش‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌های سفارشی‌سازی شده با اکسل بسیار آسان خواهد بود و به شما کمک می‌کند عملکرد خود را پس از پروژه بسیار آسان‌تر کنید. اکسل دارای ابزارهای بسیار زیادی است که می‌تواند به‌طور خودکار این گزارش‌ها را بر اساس ورودی‌هایی که انتخاب می‌کنید تولید کند. این ابزار همچنین گزینه‌های سفارشی‌سازی بی‌پایانی را در اختیار شما قرار می‌دهد. در دوره آموزش مدیریت پروژه با اکسل قرار است که با این کاربردها به‌صورت عملی آشنا شویم و هیچ‌گونه نگرانی بابت پیچیدگی‌های کار نخواهیم داشت.

مدیریت پروژه با اکسل

سازماندهی و پیگیری پروژه‌ها برای کسب و کارها و سازمان‌ها بسیار با اهمیت و ضروری است، مدیریت پروژه تمام نیازهای یک پروژه را مانند: برنامه‌ریزی، پبگیری، مدیریت منابع، سازماندهی و غیره را جواب می‌دهد. نرم افزارهای مدیریت پروژه با msp بسیار هزینه‌بر هستند و برای کسب و کارهای کوچک مقرون به صرفه نیستند. اکسل به عنوان یک برنامه‌ریز پروژه به بازار عرضه نمی‌شود، اما وقتی نوبت به ابزارهای مدیریت پروژه می‌رسد، این پلتفرم قدرتمندتر از آن چیزی است، که اکثر مردم تصور می‌کنند. مدیریت پروژه با اکسل برای بسیاری از کسب و کارهای کوچک مناسب و کاربردی است. 

ویژگی‌های مدیریت پروژه با اکسل

نرم افزار اکسل، مختص مدیریت پروژه نیست، اما ویژگی‌هایی دارد که مرتبط با فعالیت پروژه مانند، رسیدگی به امور مالی، مدیریت وظایف روزانه، پیگیری و غیره است. در ادامه به برخی از ویژگی‌های مدیریت پروژه با اکسل که به برنامه‌ریزی پروژه کمک می‌کند می‌پردازیم: 

جدول زمانی

اکسل قابلیت ایجاد جدول زمانی بصری دارد و به شما کمک کند تا برنامه و مراحل پروژه را در آن ترسیم کنید. مدیریت پروژه با اکسل به شما امکان ایجاد نمودار گانت را دارد. نمودار گانت، یک ابزار محبوب برای مدیریت پروژه است. زمانبندی پروژه با اکسل، مدت زمانی پروژه و زمان شروع و پایان آن‌ها را نشان می‌دهد.

تایم لاین دارای ستون‌های افقی است، که هر فعالیت را نشان می‌دهد و کنار هم قرار می‌دهد تا تصویر کاملی از برنامه و محصولات تحویلی پروژه را به شما ارائه دهند. تهیه برنامه زمانبندی پروژه در اکسل نیازمند، الگوی برنامه‌ریزی اکسل و سایر ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه است، که زمان می‌برند تا از آنها استفاده کنید، اما به شما اجازه می‌دهند تا فراتر از فهرست ساده‌ای از مهلت‌های زمانی بروید.

بودجه

اکسل در موضوعات عد  و رقم بسیار پیشرفته عمل می‌کند، به همین دلیل برای بخش بودجه بسیار کاربردی است. مدیریت پروژه با اکسل، برای پروژه‌های کوچک تا متوسط بهترین کارایی را دارد، چرا که پروژه‌های بزرگتر نیازمند قابلیت‌های پیشرفته‌ی یک نرم افزار مدیریت پروژه است.

 لیست وظایف

اکسل به شما کمک می‌کند تا یک لیست کار برای مدیریت فعالیت روزانه آماده کنید و یا می‌توانید هر روز یک لیست برای تیم خود ایجاد کنید تا مطمئن شوید که پروژه‌های شما در مسیر خود باقی می‌مانند. راه واضح برای انجام این کار، فهرست کردن هر فعالیت و شرح انجام کار است مانند: منابع لازم، کارمند مسئول و غیره است. با این حال، اگر بخواهید برای این کار زمان بزارید، می‌توانید فهرست کارها را پویاتر و خودکارتر کنید.

پیگیری پروژه 

هنگامی که پروژه راه اندازی شد، با استفاده از Excel  می‌توانید هر مشکلی را که پیش میاد مدیریت کنید. ستون‌هایی برای نام پروژه، وظیفه، مدیر مسئول، مدت زمان، پیشرفت، بودجه در مقابل واقعی و غیره ایجاد کنید. این به شما نشان می‌دهد که چقدر وظایف به اتمامشان نزدیک است، می‌توانید بر بودجه و یا هزچیز دیگری که می‌خواهید نظارت کنید. سپس می‌توانید از این داده‌ها برای ایجاد نمودارهایی استفاده کنید که به شما کمک می‌کند وضعیت و پیشرفت پروژه‌ها را تجسم کنید.

بررسی پروژه

پس از جمع‌آوری داده‌ها، اکسل به شما در ایجاد گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌های سفارشی‌سازی شده کمک می‌کند و باعث می‌شود عملکرد پروژه بسیار آسان‌ شود. اکسل دارای ابزارهای عددی است، که می‌تواند به طور خودکار این گزارش‌ها را بر اساس ورودی‌هایی که انتخاب می‌کنید تولید کند. این ویژگی کمی پیچیده است اما زمانیکه آموزش ببینید، می‌توانید تصمیماتی در مورد پروژه‌های آینده بگیرید.

کاربردهای مدیریت پروژه با اکسل

مدیریت پروژه، یک فرایند حیاتی است که برای موفقیت هر پروژه لازم است. از آنجایی که بسیاری از افراد در سازمان‌ها از نرم‌افزارهای پیچیده مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنند، استفاده از ابزارهای ساده مانند  Microsoft Excel  برای مدیریت پروژه‌ها بسیار موثر است. در ادامه به بررسی کاربردهای مدیریت پروژه با اکسل می‌پردازیم:

• برنامه‌ریزی زمان: یکی از کاربردهای اصلی Excel در مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی زمان است. با استفاده از جداول و فرمول‌های Excel، می‌توانید زمانبندی فعالیت‌ها، تاریخ شروع و پایان وابستگی‌ها را به خوبی مدیریت کنید.
• مدیریت منابع: Excel به شما امکان مدیریت منابع مختلف پروژه را می‌دهد. با استفاده از جداول و نمودارها، می‌توانید منابع مالی، انسانی و فنی را به خوبی برنامه‌ریزی کنید و بهینه‌سازی منابع را انجام دهید.
• پیشرفت پروژه: فایل اکسل پیشرفت پروژه، به شما امکان نظارت بر پیشرفت پروژه را می‌دهد. با تعریف و ثبت فعالیت‌ها، پیشرفت و وضعیت هر فعالیت را به دقت پیگیری کنید و در صورت نیاز تصمیم‌گیری‌های لازم را انجام دهید.
• گزارش‌دهی: Excel به شما امکان گزارش‌دهی دقیق و قابل فهم را می‌دهد. با استفاده از فرمول‌ها و نمودارها، می‌توانید گزارش‌های مختلف درباره پروژه تولید کنید و به تصمیم‌گیری‌های بهتر دست یابید.

کاربرد اکسل در کنترل پروژه، برای مدیریت پروژه‌ها یک روش کارآمد و ساده است که به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را به بهترین شکل مدیریت کنید و به اهداف خود دست یابید. دانلود رایگان آموزش کنترل پروژه با اکسل، شما را با مبانی، مفاهیم و کارایی مدیریت پروژه با اکسل آشنا می‌کند.

سخن پایانی

بهترین راه برای اینکه بفهمید نرم‌افزار اکسل برای شما مناسبه یا نه این است که آن را امتحان کنید. با استفاده از چندین برگه در اکسل، یک جدول زمانی، برنامه، لیست وظایف و بودجه سریع ایجاد کنید تا ببینید آیا نرم‌افزار می‌تواند آن را مدیریت کند و برای شما مناسب خواهد بود یا خیر. اگر اکسل ابزار مناسبی برای انجام کارهای شما است باید ترفندهای آن را یاد بگیرید و قلق‌های مدیریت پروژه با اکسل را کسب کنید.

برای این هدف می‌توانید از دوره آموزش مدیریت پروژه با اکسل مکتب خونه استفاده کنید و صفرتا صد مدیریت و کنترل پروژه در اکسل را یاد بگیرید و به پیاده‌سازی پروژه خود کمک کنید. هم‌اکنون با ثبت‌نام در دوره آموزش کاربرد اکسل در مدیریت پروژه اولین و مهم‌ترین قدم خود را در این مسیر بردارید و گام‌به‌گام ترفندهای جذاب مدیریت پروژه آشنا شوید. این دوره یکی از بهترین دوره‌های آموزشی برای دستیابی به این اهداف است و تمامی قابلیت‌های اکسل برای مدیریت پروژه‌های مختلف را برای کاربران به‌صورت عملی شرح خواهد داد.