آشنایی با کارکردهای کلیدی مدیریت فرایند کسب و کار

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM:

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM روشی است برای مشاهده و کنترل فرآیندهایی که در یک سازمان رخ می‌دهد. این فرایند یک روش موثر برای استفاده در مواقع بحرانی است تا اطمینان حاصل شود که فرآیندهای سازمانی کارآمد هستند، زیرا این امر منجر به یک سازمان بهتر و با درآمد بیشتر خواهد شد.

اصطلاح مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM، چگونگی مطالعه، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرآیندهای تجاری را در بر می‌گیرد تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها به درستی کار می‌کنند و به مرور بهبود می‌یابند.

غالباً این فرایندها جریان روزانه کارها را تنظیم می‌کند و “گردش کار” را در جهت بهبودی هدایت می‌کند. مدیریت تجاری قطعه مهمی از پازل دستیابی به اهداف سازمانی محسوب می‌شود.

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM بهتر است به عنوان یک عمل تجاری و شامل تکنیک‌ها و روش‌های ساختاری تصور شود.

آن یک فناوری نیست، اگر چه فناوری‌هایی در بازار وجود دارند که توصیف کننده بوده و شناسایی و اصلاح فرایندهای موجود را بر عهده دارند و بنابراین با یک وضعیت مطلوب و احتمالاً بهبود یافته در آینده همسو می‌شوند.

این امر به خاطر رسمیت دادن و نهادینه کردن روش‌های بهتر انجام کار است و این خط مشی اصلی فرایند تجاری محسوب می‌شود.

طراحی فرایند کسب و کار:

به کارگیری موفقیت آمیز BPM شامل موارد زیر می‌باشد:

• سازماندهی پیرامون نتایج برای اطمینان از حفظ تمرکز مناسب
• اصلاح و بهبود فرایندها قبل از خودکار کردن بالقوه آن‌ها
• ایجاد فرایندها و تعیین مالکیت مبدا کاری و پیشرفت براساس تحرک پذیری بیشتری اجراها
• ایجاد فرآیندهای استاندارد سازی در کل شرکت: با این کار می‌توان آن‌ها را با سهولت بیشتری درک و مدیریت کرد و از سوی دیگر خطاها و خطرات را کاهش داد
• امکان تغییر مداوم: با این کار می‌توان پیشرفت‌ها را در طول زمان گسترش داد
• بهبود فرآیندهای موجود به جای ساختن فرآیندهای کاملاً جدید یا “کامل”: زیرا فرسایش یا نفی هر دستاوردی ممکن است روندی طولانی باشد.

 BPM نباید یک تمرین یکبار مصرف باشد. آن باید یک ارزیابی مداوم از فرایندها را شامل شود و شامل اقداماتی برای بهبود جریان کل فرآیندها باشد. همه اینها منجر به چرخه‌ای مستمر در ارزیابی و بهبود سازمان می‌شود.

ویدئو پیشنهادی :دوره‌های آموزشی مدیریت کسب و کار

مراحل قابل شناسایی در مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM عبارتند از:

1.تجزیه و تحلیل

2.طراحی مجدد و مدل سازی

3.پیاده سازی

4.نظارت و کنترل

5.مدیریت

6.خودکار کردن

موفقیت تا حد زیادی به میزان نشانه گذاری خوب اطلاعات موجود در مخازن بستگی دارد تا در صورت ارائه یک پرسش مناسب، بتوان آن‌ها را شناسایی و ارائه داد. جهت دستیابی به این هدف، انبار مشترک (CWM) در قالب Metamodel شکل گرفته است.

انبار مشترک (CWM) که توسط گروه مدیریت شی (OMG) منتشر شده است، رابط هایی را مشخص می‌کند که می‌توانند برای امکان مبادله فراداده اطلاعات انبار و اطلاعات تجاری بین ابزارهای انبار، سیستم عامل‌های انبار و مخازن فراداده انبار در محیط های ناهمگن توزیع شده، مورد استفاده قرار گیرند. انبار مشترک (CWM) بر اساس سه استاندارد مشخص می شود:

UML – Unified Modeling Language، استاندارد مدل سازی گروه مدیریت شی (OMG)

MOF – Meta Object Facility، استاندارد مخزن فرمت مدلسازی و فراداده OMG

مبادله متاداده XMI – XML، استاندارد مبادله متاداده OMG

مدل‌های CWM با فراهم آوردن اشیایی توصیف می‌کنند که داده‌ها چه زمانی و چگونه ایجاد شده‌اند و با این توانایی کاربران را قادر می‌سازند تا داده‌ها را ردیابی کنند.

گردش کار در مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM چیزی فراتر از انتقال ساده کارها از A به B، C و D است زیرا این ابزار به شما امکان می‌دهد تا وظایف را به صورت موازی انجام داده و باعث صرفه جویی در وقت و افزایش بهره وری شوید.

با توانایی مدیریت چندین فرآیند همزمان و با استفاده از قوانین تعریف شده توسط کاربر، استثنائات و شرایط دقیقا در جای خود قرار می‌گیرند.

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM، خود شاید تکنیکی برای بهبود فرایند “فوق العاده” باشد زیرا به صراحت به پیچیدگی فرآیندهای بین برنامه‌ای و مخزن متقابل می‌پردازد و به صورت مداوم فرآیندهای مبتنی بر محتوا و داده محور را شامل می شود.

معمولاً مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM توسط قوانین تجارت هدایت می‌شود و شامل بسیاری از تجزیه و تحلیل های عملیاتی، نمودار جریان، پیشنهادات پیشرفته تر در فضا، طراحان فرآیند و همچنین ابزارهای شبیه سازی است، بنابراین می‌توان فرآیندها را به طور واقعی برای شناسایی حفره‌ها، افراد یا زیرساخت‌های اساسی اجرا کرد.

به خاطر داشته باشید که فرایندهای تجاری شامل نیروی کار و ابزارآلات سیار جهت تحقق اهداف کلی سازمانی است.

تعریف کلیدی مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM رشته‌ای است که از ابزارها و روش‌های مختلفی برای طراحی، مدل سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرایندهای تجاری استفاده می‌کند. یک فرایند تجارت؛ رفتار افراد، سیستم ها، اطلاعات و چیزها را برای تولید نتایج تجاری در حمایت از استراتژی تجارت هماهنگ می‌کند.

تمرکز آن بر روی ایجاد یک فرآیند سازگار و خودکار برای معاملات معمول و تعاملات انسانی است. این کار با کاهش ضایعات، دوباره کاری و افزایش کارایی کلی تیم به کاهش هزینه‌های عملیاتی مشاغل کمک می‌کند.

چرخه زندگی مدیریت فرایند کسب و کار:

• مرحله 1: طراحی

تحلیل گران تجارت، قوانین فعلی تجارت را مرور می کنند، با ذینفعان مختلف مصاحبه می کنند و نتایج مورد نظر را با مدیریت در میان می‌گذارند. هدف از مرحله طراحی فرآیند به دست آوردن شناختی از قوانین تجارت و اطمینان از همسو بودن نتایج با اهداف سازمانی است.

• مرحله 2: مدل سازی کنید

مدل سازی به شناسایی، تعریف و بازنمایی فرآیندهای جدید برای پشتیبانی از قوانین فعلی تجارت برای ذینفعان مختلف اشاره دارد.

• مرحله 3: اجرا کنید

مراحل کسب و کار را ابتدا با آزمایش مستقیم آن بر روی گروه کوچکی از کاربران انجام دهید و سپس آن را برای همه کاربران فعال کنید. در گردش کار خودکار، فرآیند را به صورت مصنوعی پیش برانید تا خطاها به حداقل برسد.

• مرحله 4: نظارت کنید

شاخص های اصلی عملکرد(KPI) را ایجاد کنید و با استفاده از گزارش ها یا داشبورد، معیارهای اندازه گیری را برای آنها ردیابی کنید. تمرکز بر شاخص های کلان یا خرد فرایند کامل در برابر بخش های فرآیند ضروری است.

• مرحله 5: بهینه سازی کنید

با وجود یک سیستم گزارشگری موثر، یک سازمان می تواند به طور موثر عملیات را به سمت بهینه سازی یا بهبود فرآیند هدایت کند. بهینه سازی فرآیند کسب و کار(BPO)، طراحی مجدد مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM برای ساده سازی و بهبود کارایی فرآیند، تقویت ترازبندی فرآیندهای کسب و کار منفرد با یک استراتژی جامع است.