مدیریت پروژه، سه محور اصلی در مثلث مدیریت پروژه دارد که عبارتند از: هزینه، زمان و دامنه‌ی پروژه. مدیر پروژه باید این سه گزینه را به نحو متعادل مدیریت کند. در این مطلب به مدیریت هزینه پروژه پرداخته‌ایم. ابتدا تعریفی از این مدیریت ارائه داده و سپس به بیان راهکارهای اجرایی برای مدیریت بودجه و فرآیند برآورد هزینه پرداخته‌ایم.
مدیریت هزینه پروژه چیست؟
هر پروژه‌ای برای اجرا، هزینه‌هایی را می‌طلبد. این هزینه‌ها تخمین زده شده و با عنوان «بودجه» برای پروژه در نظر گرفته می‌شود. حال در روند اجرای پروژه، می‌بایست این بودجه با هزینه‌های واقعی کنترل شود. طوری‌که هزینه‌ها کاهش یافته و از بودجهی اختصاص داده شده، فراتر نرود.
مدیریت هزینه پروژه یا Cost management project عبارت است از مجموعه اقداماتی که برای کنترل هزینه‌های پروژه، بودجه و مخارج آن به کار گرفته می‌شود. طبق آن‌چه بیان کردیم، مدیریت هزینه پروژه در تمام حیات پروژه (از ابتدای تعریف تا انتهای ارائه‌ی پروژه) برقرار خواهد بود.
چرا باید فرایند مدیریت هزینه پروژه را اجرا کنیم؟
در یک پروژه، افراد زیادی دخیل هستند. ذینفعان، مشتریان، کارکنان و اعضای تیم، مدیران و غیره برخی از این افراد هستند. به علاوه‌ی این افراد، خودِ پروژه و منابع مورد استفاده آن، سبب ایجاد هزینه‌هایی در پروژه خواهند شد. این هزینه‌ها باید برآورد و پیش از آغاز پروژه، تأمین شوند تا بتوان پروژه را به مرحله‌ی اجرا رساند.
توجه داشته باشید که انتظارات هر دسته از افراد دخیل در پروژه، به نسبت بودجه و هزینه‌ها، متفاوت است. به عنوان مثال، مشتری و کارفرما، توقع دارد تا هزینه‌ها را در سطح حداقل نگه داریم. این در حالی است که اعضای تیم و گاه شرایط پروژه، هزینه‌های بالاتری را می‌طلبند.
تمام این موارد نشان می‌دهند که Cost control یا همان مدیریت هزینه پروژه بسیار اهمیت دارد. مدیر پروژه با تسلط بر روی فرایند مدیریت هزینه پروژه می‌تواند هزینه‌های مربوط به کار را تخمین زده و با ارائه‌ی گزارشات مناسب، ذی نفعان پروژه را از روند هزینه‌ها مطلع سازد.
پیشنهاد مطالعه: آشنایی با مدیریت تدارکات پروژه
مزایای مدیریت هزینه‌های پروژه
Cost sontrol در کنترل پروژه نقش مهمی را ایفا می‌کند. در این بخش، امتیازاتی که با مدیریت هزینه‌ها و بودجه پروژه حاصل می‌شود را ذکر کرده‌ایم.
- بودجهی پروژه در حد انتظار کنترل خواهند شد.
- از افزایش غیرضروری هزینه‌ها جلوگیری به‌عمل می‌آید.
- هزینه‌ها به طرز صحیح تخمین زده می‌شوند.
- نیازهای مالی پروژه شناخته می‌شود.
- پروژه روند اجرایی ملایم‌تری خواهد داشت.
- خطاها و ریسک‌های پروژه کاهش می‌یابد.
- تخصیص منابع بهتر انجام می‌شود.
- بهره‌وری پروژه افزایش می‌یابد.
- مدیریت زمانی پروژه راحت‌تر بوده و پروژه به‌موقع ارائه می‌شود.
- اطلاعات مالی شفاف‌تر خواهند بود.
فرآيند مدیریت هزینه پروژه
برای مدیریت هزینه‌ها، می‌بایست روند مربوطه را اجرا کنیم. در این بخش، به معرفی مراحل مختلف برای تخمین بودجه و مدیریت هزینه‌های پروژه پرداخته‌ایم. این فرآیند مطابق مدیریت هزینه در pmbok بیان شده است. 
تنظیم و تعیین بودجه
مرحله‌ی اول برای مدیریت هزینه‌ها، این است که بودجهی مربوط به پروژه را مشخص کنیم. منظور از تخمین بودجه آن است که یک رقم برای هزینه‌های مربوط به پروژه حدس بزنیم. این حدس باید به واقعیت هزینه‌ها نزدیک باشد.
برای این کار ضرورت دارد تا به مرحله‌ی شناخت دقیقی از پروژه برسیم. سپس بر اساس مستنداتی که برای شفافیت پروژه ایجاد کرده‌ایم، می‌توانیم منابع مورد نیاز را ایجاد و هزینه‌های آن را برآورد کنیم. وقتی بدانیم که پروژه به چه تخصص‌ها و ابزارهایی نیاز دارد، بهتر می‌توانیم رقم واقعی‌تری از هزینه‌ها را تخمین بزنیم.
توجه داشته باشید که برای تعیین بودجه، می‌بایست مواردی مثل ساعت کاری هر عضو تیم، نرخ ساعتی، مواد و منابع، مدت زمان کار، نیروی کار و تخصص‌های مورد نیاز و غیره باید تعیین شده باشند. این هزینه‌ها در دو دسته‌ی هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم قابل بررسی خواهند بود.
تخمین و تعیین بودجه پشتیبان
بعد از تعیین و برآورد جریان مالی پروژه، می‌بایست یک بودجهی اضافی را برای پروژه در نظر بگیرید. این بودجه باید به موقع دریافت شود. یعنی پیش از آن‌که بودجهی اصلی به انتها برسد، این رقم باید موجود باشد. بودجهی پشتیبان کمک می‌کند تا استرس انجام پروژه و افزایش احتمالی هزینه‌های کار، کاهش یابد.
تعیین هزینه‌ی پشتیبان نقش مؤثری در عدم ایجاد کسری بودجه دارد. عدم توجه به این گزینه می‌تواند پروژه را با کسری بودجه روبه‌رو ساخته و به شکست آن منجر شود.
پیشنهاد مطالعه: مدیریت منابع انسانی پروژه
پیگیری و نظارت هزینه‌ها به طور مستمر
در مراحل اجرایی پروژه، می‌بایست تمام هزینه‌ها ثبت و مکتوب شوند. برای این کار مدیر پروژه نیاز به همکاری دیگر اعضای تیم دارد. اعضای تیم باید فرم برآورد هزینه پروژه را پر کرده و برای تأیید به مدیریت ارسال کنند. با این روش مدیریت هزینه‌ها بسیار ساده‌تر خواهد شد. ناگفته نماند که پیگیری و مدیریت هزینه‌ها در تمام مراحل حیات پروژه‌ها برقرار است.
پیگیری هزینه‌ها به عنواان مدیریت بودجه شناخته می‌شود. در واحد حسابداری یک سازمان، بخشی از این مسئولیت به‌عهده گرفته شده و اجرایی خواهد شد.
به‌روز رسانی و بهینه‌سازی هزینه‌های پروژه
در روند پروژه می‌تواند اصلاحاتی را بر روی هزینه‌ها اعمال کرد. این اصلاحات می‌توانند استفاده از یک فناوری جدیدتر برای کاهش هزینه‌ها و یا بهره‌وری بهتر از منابع موجود باشد. بازرسی مجدد هزینه‌ها، می‌تواند اصلاحات کاهشی را روی بودجه اعمال کند.
هزینه‌های مستقیم در پروژه
هزینه‌هی مستقیم آن دسته از هزینه‌هایی هستند که به‌طور مستقیم فاکتوری برای آن وجود دارد. مثلاً در یک پروژه‌ی ساختمان‌سازی، خرید تیرآهن، میلگرد، سیمان و دیگر مصالح جزو هزینه‌های مستقیم پروژه به شمار می‌آیند.
هزینه‌های غیر مستقیم پروژه
هزینه‌های غیر مستقیم، برای کل پروژه وجود دارند و مربوط به بخش خاصی نخواهند بود. این هزینه‌ها به نسبت هزینه‌های مستقیم، کم‌تر قابل ملاحظه هستند. به عنوان مثال در پروژه‌ی ساخت و ساز، خرید اینترنت، آب و برق، تعمیرات و نگهداری، چاپ نقشه و غیره در این دسته از هزینه‌ها قرار می‌گیرند.
چطور هزینه‌های پروژه را درست تخمین بزنیم؟
یکی از مهم‌ترین اقداماتی که در فرآيند مدیریت هزینه برای پروژه مد نظر قرار می‌گیرد، تخمین صحیح هزینه‌ها است. هرچقدر تخمین دقیق‌تر باشد، بودجه‌بندی دقیق‌تر بوده و در نتیجه هزینه‌های غیر منتظره و احتمال ایجاد کسری بودجه کاهش می‌یابد. برای این‌که بتوانیم هزینه‌های پروژه را درست تخمین زده و پیش‌بینی کنیم، از روش‌های زیر استفاده کنید.
- نیازمندی‌های پروژه را با دقت شناسایی و مطالعه کنید.
- هدف پروژه را درک کنید و بدانید چه چیزی مورد انتظار است.
- از تجربه‌های گذشته استفاده کنید.
- از کاربران باسابقه و مهم کمک بگیرید.
- از تکنیک‌های آماری مانند تخمین بر اساس مقیاس زمانی و دیگر سناریوها استفاده کنید.
- شرایط محیطی و عوامل خارجی پروژه را در نظر بگیرید.
چطور بودجه را کنترل کنیم؟
بعد از تخصیص بودجه، زمان کنترل و مدیریت صحیح آن فرا می‌رسد. در این باره می‌بایست مدیریت پروژه تلاش کند تا هزینه‌ها از بودجه فراتر نرود و در یک چهارچوب تعیین شده حفظ گردد. برای این منظور از تکنیک‌های زیر استفاده کنید.
- هزینه‌های واقعی پروژه را ثبت و ردیابی کنید.
- وضعیت بودجه را مرتب کنترل کنید.
- در صورت نیاز، تغییرات را در پروژه و بودجه‌های آن اعمال کنید.
- هزینه‌های غیر منتظره را در بودجه بگنجانید.
- اثرات هزینه‌های غیر منتظره را کاهش دهید.
نقش فناوری در مدیریت هزینه‌ها
نرم افزارهای مدیریتی نقش بسیار مهمی در تسریع و افزایش دقت کارها دارند. استفاده از نرم افزارهای مدیریت هزینه پروژه نیز در این زمینه بی‌تأثیر نخواهد بود. این نرم افزارها ابزارهایی دارند که برای تخمین بودجهی پروژه و مدیریت هزینه‌ها بسیار کاربردی هستند.
از سوی دیگر، ارائه‌ی گزارشات مالی توسط نرم افزارهای مدیریتی بسیار ساده‌تر خواهد بود. به راحتی چند کلیک می‌توان انواع نمودارها و گزارشات مصور را در این نرم افزار مشاهده کرد. این گزارشات برای کنترل و ارائه‌ی سیاست‌های جدید، مهم است.
یکی از بهترین نرم افزارهایی که برای مدیریت هزینه‌های پروژه قابل استفاده است، Msp یا همان microsoft project است. این نرم افزار برای مدیریت پروژه طراحی و ساخته شده است و امکانات و ابزارهایی در آن قرار داده شده که این برنامه را به محبو‌ب‌ترین نرم افزار در این زمینه تبدیل کرده است.
پیشنهاد مطالعه: مدیریت یکپارچگی پروژه
چالش‌ها و عوامل تأثیرگذار روی هزینه‌های پروژه
گرچه مدیریت هزینه‌ها و فرآيند مربوطه نقش مؤثری در مدیریت بودجه و کنترل هزینه‌ها دارد، با این حال عواملی وجود دارند که می‌توانند هزینه‌های پروژه را به طرز ناگهانی تغییر دهند. شناخت و آشنایی با این موارد تأثیر بسزایی در مدیریت بهینه‌ی هزینه‌ها خواهد داشت. در ادامه‌ی این بخش، این موارد را لیست کرده‌ایم. 
- عدم تسلط فنی تیم بر انجام پروژه
- تورم و نوسانات قیمتی در مواد اولیه و منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه
- عدم کنترل بر مواد اولیه و اتلاف آن
- قراردادهای متناقض و مبهم
- عدم توانمندی مدیریت پروژه بر مدیریت هزینه‌ها
- نقص در فرآیند تخمین هزینه‌های پروژه
- حوادث غیر مترقبه
- افزایش دامنه‌ی پروژه و توسعه‌ی آن
این عوامل چندان قابل پیش‌بینی نیستند اما با تجربه‌ی بیش‌تر، می‌توان بخشی از آن را در مرحله‌ی تخمین و تعیین بودجه پشتیبان در نظر گرفت. هم‌چنین ضرورت دارد تا به محض مشاهده‌ی این عوامل و تغییراتی که به تبع آن در هزینه‌های پروژه لحاظ خواهد شد، آن را در برنامه‌ی هزینه‌ها گنجانده و به‌روزرسانی کرد.
چند نکته‌ی مهم برای مدیریت بهتر هزینه‌های پروژه
در این بخش، چند نکته‌ی کلیدی ذکر کرده‌ایم که می‌تواند در مدیریت بهتر و حرفه‌ای‌تر برای هزینه‌های پروژه، اثرگذار باشد. این نکات در کم‌تر منبعی ذکر شده و به‌صورت تجربی از دیگر مدیران پروژه قابل دریافت خواهد بود.
- همواره هزینه‌های ماه‌های آینده را پیش از سررسید موعود از مشتری دریافت کنید.
- برای رضایت مشتری، اسناد و گزارش‌های مالی را به‌طور شفاف ارائه دهید.
- مصرف بودجه را به‌صورت مداوم کنترل کنید.
- برای هزینه‌های اضافی، تنها از بودجهی پشتیبان استفاده کنید و به بودجهی اصلی کاری نداشته باشید.
- در صورت امکان برای صرفه‌جویی در هزینه‌های پروژه، محدوده و دامنه‌ی پروژه را کمی کوتاه‌تر تعریف کنید.
- در صورت ایجاد هزینه‌های جدید، کلیه‌ی مشتریان و ذینفعان را در جریان بگذارید و بعد از دریافت تأیید، کار را آغاز کنید.
- از نمودارهای گرافیکی برای فهم و انتقال بهتر پروسه‌ی مالی پروژه استفاده کنید.
- هرگز اجازه ندهید تا هزینه‌ها از سود شما فراتر بروند. در این صورت پروژه با شکست روبه‌رو خواهد بود.
- تورم را در نظر بگیرید.
- در تخمین هزینه‌های پروژه‌های خود، جایی را برای حوادث غیرقابل پیش‌بینی در نظر بگیرید.
- از نرم افزارهای مدیریت مالی و بودجه استفاده کنید.
- در نظر بگیرید که اگر به هر دلیلی پروژه متوقف شود، چه هزینه‌هایی را به‌دنبال خواهد داشت.
- برای تخمین بودجه، مسائل حقوقی و مجازات‌های احتمالی پیش‌رو را در نظر داشته باشید.
- هرگز خارج از برنامه‌ی مالی تعیین شده، حرکت نکنید.
- برای بودجه‌بندی از شاخص ETC یا شاخص کارهای باقی‌مانده استفاده کنید.
- اگر تخمین و تعیین بودجه را برای پروژه‌های بزرگ انجام می‌دهید، ابتدا آن را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید.
- هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم برای پروژه را در نظر بگیرید.
- در تعیین بودجه، زمان پروژه را هم در نظر داشته باشید.
- بودجه‌بندی نباید از حد استاندارد خارج شود.
- برای کاهش هزینه‌های پروژه، می‌توانید برنامه‌های جدیدی برای استخدام نیرو یا منابع مختلف در نظر داشته باشید.
- محاسبات آماری مانند واریانس زمان بندی و واریانس هزینه را یاد بگیرید و برای مدیریت هزینه‌ها در پروژه از آن استفاده کنید.
انواع برآورد هزینه در مدیریت پروژه
برآورد هزینه‌های در مدیریت پروژه، به شکل‌های مختلفی انجام می‌شود. در این بخش به معرفی انواع مختلف روش‌های برآورد هزینه پرداخته‌ایم.
- قضاوت کارشناسی
- هزینه‌های کیفیت
- روش آنالوگ
- روش تحلیلی
- تجزیه و تحلیل نماینده فروش
- تحلیل ذخایر
- برآوردهای سه نقطه‌ای
- تخمین مشابه
- برآورد از پایین به بالا
ناگفته نماند که دقت تخمین در هر یک از روش‌های معرفی شده، متفاوت است. به عنوان مثال اگر به کارشناسان خبره و متخصص دسترسی دارید، تکنیک قضاوت کارشناسی، روش بادقتی برای تخمین بودجه خواهد بود. این در حالی است که در روش تخمین مشابه، معمولاً دقت پایین‌تری دیده می‌شود.
کلام آخر
برآورد هزینه‌های پروژه و مدیریت آن را می‌توان یک پروژه‌ی بزرگ در کنار پروژه‌ی اصلی دانست. این کار مستلزم صرف وقت و انرژی زیادی است. با وجود حل دشوار و چالش‌های مسیر، انجام تخمین هزینه‌ها اهمیت فراوانی در خصوص موفقیت پروژه خواهد داشت. توصیه می‌کنیم برای آن‌که مدیریت پروژه را راحت‌تر و بهتر انجام دهید، از نرم افزارهای مخصوص استفاده کنید. این نرم افزارها با قابلیت‌های ویژه‌ای که دارند می‌توانند تحلیل‌های پروژه برای مدیریت همه‌جانبه‌ی آن را راحت‌تر کنند.
در این مطلب، به معرفی فرآیند و مراحل مختلف برای مدیریت هزینه‌ها پرداختیم. استفاده از تکنیک‌های ویژه در این‌باره برای مدیریت هزینه‌ها بسیار الزامی است. شما می‌توانید با مطالعه‌ی بیش‌تر در این زمینه، تکنیک مورد نیاز برای مدیریت هزینه‌ها را انتخاب و از آن استفاده کنید.
آموزش مدیریت پروژه در مکتب خونه
برای یادگیری تکنیک‌ها و فرآیندهای مربوط به مدیریت هزینه‌های پروژه می‌توانید مقاله مدیریت هزینه پروژه و یا انواع کتاب مدیریت هزینه پروژه را مطالعه کنید. شما هم‌چنین می‌توانید در دوره‌های آموزش مدیریت پروژه مکتب خونه که برای مدیریت هزینه‌های پروژه تهیه شده است، شرکت کنید. شرکت در دوره‌های مکتب خونه به شما کمک می‌کند تا بتوانید هزینه‌های پروژه برآورد کرده و به مدیریت بودجه بپردازید. در این دوره‌ها صفر تا صد مفاهیم مدیریت پروژه و کنترل هزینه‌ها گنجانده شده است.
