دغدغه تبدیل فایل ورد به پی دی اف یکی از بزرگترین دغدغه‌های دانشجویان است. با تبدیل ورد به پی دی اف به نوعی نوشته‌ها مورد محافظت قرار می‌گیرند و گیرنده تنها می‌تواند آن‌ها را بخواند.
معمولا نتایج کار در نرم‌افزارهای مختلف آفیس (پاورپوینت، اکسل، ورد و…) در نهایت برای ارائه به پی دی اف تبدیل می‌شود. چرا که اکثر اساتید و داوران تنها مستندات را در قالب PDF قبول دارند. در این مقاله قصد داریم راه‌های مختلف تبدیل ورد به پی دی اف را بررسی کنیم.
چرا به فرمت PDF نیاز داریم؟
PDF کوتاه‌شده‌ی Portable Document Format یا فرمت قابل حمل اسناد است. این فرمت برای اولین بار توسط شرکت Adobe Systems ارائه شد و به‌تدریج توانست جایگاه خود را به‌عنوان بهترین فرمت انتشار مقالات و اسناد پیدا کند. اما چه چیزی باعث رسیدن PDF به چنین جایگاهی شد؟ و چرا امروز تبدیل WORD به PDF یک نیاز است؟
فرمت پی دی اف دو مزیت بزرگ دارد؛ اول اینکه در حال حاضر نرم‌افزارهای پرتعدادی قادر به خواندن این فرمت هستند. به عبارت دیگر نیازی نیست برای اجرای این فرمت، نرم‌افزار خاصی را نصب کنید و تنها داشتن گوگل کروم، فایرفاکس یا اینترنت اکسپلورر کافی است. نرم‌افزار شرکت Adobe برای اجرای Pdf هم رایگان بوده و در نتیجه اجرای یک فایل PDF کمترین زحمت و هزینه ممکن را دارد.
مزیت دوم این فرمت مربوط به ثابت ماندن ساختار و شکل فایل است. همه ما دیده‌ایم که وقتی یک فایل را در قالب پاورپوینت یا ورد بین دو کامپیوتر جابجا می‌کنیم، به‌هم‌ریختگی ساختاری ایجاد می‌شود یا بعضی از جزئیات در کامپیوتر مقصد خوانده نمی‌شوند.
با تبدیل ورد به پی دی اف، تمام اجزای سند ثابت مانده و در تمام کامپیوترهای جهان با همان شکل ثابت نمایش داده می‌شوند. برای همین صاحب سند دیگر نگران نیست که مخاطب با سردرگمی روبرو شود یا نتواند متن او را بخواند.
البته نباید از نکات منفی این فرمت هم غافل شد. فایل پی دی اف اگر پر از عکس و جزئیات گرافیکی باشد، در هنگام لود شدن کاربر را با مشکل مواجه خواهد کرد.
برای حل این مشکل باید فایل پی دی اف را در هنگام ساخت بهینه (Optimize) کرد. برای مثال رزولوشن عکس‌ها را کاهش داد یا حجم را کم کرد. این کار از طریق نرم‌افزارهای تخصصی ساخت پی دی اف ممکن می‌شود.
مشکل بعدی پی دی اف این است که ویرایش آن تقریبا ناممکن می‌شود. در هنگام ساخت پی‌دی‌اف می‌توان به خواننده آن دسترسی لازم برای کار روی محتوا را داد؛ اما در این صورت هم برای کار روی محتوای پی دی اف و ویرایش آن، نیاز به نرم‌افزاری مثل Adobe Acrobat Standard خواهد بود.
در نتیجه تمام این نکات باید گفت که پی دی اف فرمت خوبی برای انتشار و ارسال مقالات و محتواهای متنی است اما اگر قصد ویرایش چندباره، کپی کردن یا مواردی از این دست را دارید، فرمت‌های دیگر مثل Docx برای شما مناسب‌تر خواهند بود.
چگونه فایل ورد را به پی دی اف تبدیل کنیم؟
بسیاری از افراد برای ارسال یا انتشار مقالات خود نیاز به تبدیل ورد به پی دی اف دارند. در همین راستا مایکروسافت برای کاربران امکان ذخیره کردن اسناد تولید شده در ورد را به صورت پی دی اف فراهم کرده است.
برای تبدیل WORD به PDF از این راه ساده، تنها کافی است پس از تمام شدن کار با سند Word روی قسمت Save as از منوی File کلیک کنید و در پنجره‌ای که ظاهر می‌شود، از زبانه پایین صفحه (زبانه فرمت‌ها) فرمت PDF را انتخاب کنید. با این کار سند شما با فرمت پی دی اف ذخیره شده و نتیجه کار به شما نمایش داده می‌شود.
در اینجا باید توجه داشته باشید که جدا از ذخیره مقاله به صورت پی‌دی‌اف، لازم است آن را به صورت docx هم ذخیره کنید. چرا که اگر نیاز به تغییر ساختار یا ویرایش متن مقاله پیدا کنید، فایل پی دی اف به سختی قابل ادیت خواهد بود.
اگر می‌خواهید فایل پی دی اف شما قابل ویرایش باشد و حجم کمتری پیدا کند، بهتر است از نرم‌افزارها یا سایت‌های تخصصی ساخت پی دی اف استفاده کنید.
استفاده از گوگل درایو
اگر حساب جیمیل دارید، گوگل فضایی رایگان برای ذخیره فایل‌هایتان در نظر گرفته است که Google Drive نام دارد. با ورود به www.drive.google.com و وارد کردن نام کاربری و رمز عبور جیمیل خود می‌توانید از این فضا استفاده کنید.
یکی از امکانات جانبی گوگل درایو، تبدیل WORD به PDF است. برای این کار کافی است فایل ورد خود را از طریق بخش بارگذاری فایل جدید، آپلود کرده و سپس آن را به پی دی اف تبدیل کنید.
استفاده از سایت‌های تبدیل‌کننده
سایت‌های زیادی در فضای اینترنت وجود دارند که کار تبدیل ورد به پی دی اف را به خوبی انجام می‌دهند. برای دسترسی به این سایت‌ها کافی است در مرورگر خود عبارت «تبدیل ورد به پی دی اف آنلاین» یا Word to pdf online converter free را سرچ کرده و روی یکی از گزینه‌ها کلیک کنید. پیشنهاد ما به شما سایت https://www.freepdfconvert.com/ است.
در این سایت علاوه بر تبدیل ورد به پی دی اف امکان ترکیب چند پی دی اف، فشرده کردن یک پی دی اف و همچنین امکان تبدیل فرمت‌های دیگر به پی دی اف (برای مثال خروجی اکسل یا پاورپوینت) وجود دارد.
استفاده از LibreOffice
LibreOffice نرم‌افزاری است که به شما اجازه باز کردن خروجی‌های مجموعه آفیس و کار روی آن‌ها یا تبدیل آن‌ها به فرمت‌های دیگر را می‌دهد. با استفاده از LibreOffice می‌توانید امکاناتی فراتر از مجموعه آفیس در اختیار داشته باشید و فرمت‌ها را تبدیل کنید.
بهترین روش تبدیل ورد به پی دی اف کدام است؟
این سوال جوابی قطعی ندارد. چرا که هر فرد استفاده به‌خصوصی از پی دی اف داشته و در همین راستا نیاز به امکانات به‌خصوصی دارد. برای مثال اگر شما نیاز به ویرایش چند باره پی دی اف خود دارید، بهتر است برای تبدیل از نرم‌افزارهای حرفه‌ای استفاده کنید. در طرف مقابل اگر مقاله ساده و بدون عکسی دارید که حجم سنگینی ندارد، ابزار پی دی اف ساز آفیس برای شما کاربردی خواهد بود.
نتیجه گیری
تبدیل ورد به پی دی اف نیازی است که قدیمی نخواهد شد. چرا که در حال حاضر بهترین فرمت برای ثبت و جابه‌جایی فایل‌های متنی، پی دی اف است. این فرمت اگر چه اشکال‌های مخصوص خود را دارد، اما توانسته است جایگاه خود را به عنوان بهترین فرمت برای انتشار مقالات، کتاب‌های الکترونیکی و دیگر محتواهای متنی پیدا کند.
برای تبدیلWORD به PDF راه‌های بی‌شماری وجود دارد که در متن به آن‌ها اشاره کردیم. امیدواریم این توضیحات توانسته باشد به سوالات شما در این زمینه پاسخ دهد.
