مدیریت یکپارچگی پروژه

مدیریت پروژه، فرآیندی دشوار و پیچیده است. به‌خصوص در پروژه‌های وسیع‌تر، این موضوع با شدت بیش‌تری احساس خواهد شد. به عبارت دیگر، زمانی که پروژه بزرگ باشد و جزئیات زیادی برای انجام آن مد نظر قرار بگیرد، می‌بایست هماهنگی دقیق‌تری بین این بخش‌های پروژه صورت بگیرد. هماهنگی بخش‌های مختلف پروژه سبب خواهد شد تا پروژه به بهره‌وری برسد و این همان چیزی است که در مدیریت یکپارچگی پروژه به‌دست می‌آید. در این مطلب، به معرفی مدیریت یکپارچه سازی پرداخته‌ایم. ابتدا مفهوم مربوطه را شرح داده و سپس به معرفی فرآیندهای مختلفی که برای اجرای آن ضرورت دارد، پرداخته‌ایم.

مدیریت یکپارچه سازی چیست؟

مدیریت یکپارچه سازی یا Project integration management (که به صورت اختصاری به نام IPM نیز شناخته می‌شود)، به مجموعه‌ی فعالیت‌هایی گفته می‌شود که برای هماهنگی عناصر مختلف در یک پروژه به کار می‌رود. در هر پروژه، عناصر مختلفی دخیل هستند. به عنوان مثال وظایفی که با تجزیه‌ی پروژه به قسمت‌های کوچک‌تر حاصل می‌شوند، یک عنصر در پروژه به حساب می‌آیند. منابع مختلف، ذینفعان، محصولات و نتیجه‌ی پروژه و غیره همه از عناصر مختلف پروژه محسوب می‌شوند.

آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه با MSP

کلیک کنید

مدیریت یکپارچگی پروژه، کاری می‌کند که تمام عناصر پروژه به‌صورت هماهنگ با هم کار کنند. این‌طور فرآیندهای مختلف، با هم تداخل و تضادی نخواهند داشت. در واقع آن‌چه سبب رسیدن به رضایت مشتری و ذی نفعان پروژه، انتظارات مشتریان و انجام وظایف در تیم می‌شود، مدیریت یکپارچگی است.

چرا مدیریت یکپارچگی پروژه اهمیت دارد؟

در واقعیت همیشه پروژه‌ها روند متعادل و عادی ندارند. به عنوان مثال ممکن است تیمی که برای انجام پروژه در نظر دارید، متشکل از تیم‌ها و بخش‌های مختلفی باشد. در این صورت،‌ چون هدف واحد است (انجام پروژه‌ی مورد نظر)، بنابراین اهمیت دارد تا این تیم‌ها را به‌طور هماهنگ و یکپارچه مدیریت کرد. در چنین وضعیتی، نبودِ مدیریت یکپارچه سازی، سبب تعارضاتی خواهد شد که اجازه‌ی پیشبرد هدف را نمی‌دهد.

به بیان کلی، مدیریت یکپارچگی در پروژه، سبب می‌شود تا پروژه یک گام بزرگ به سمت موفقیت نزدیک‌تر شود. این در حالی است که بدون انجام تکنیک‌ها و فرآیندهای مربوط به مدیریت یکپارچگی، پروژه به احتمال زیاد به شکست منتهی خواهد شد.

مزایای مدیریت یکپارچه

در این بخش به تأثیر مدیریت یکپارچه سازی بر عملکرد مدیریت پروژه می‌پردازیم. در ادامه، لیستی از مزایای یکپارچه‌سازی پروژه را ذکر کرده‌ایم:

• مدیریت یکپارچه سازی پروژه سبب می‌شود تا پروژه در مسیر درست هدایت و مدیریت شود.
• ارتباط مؤثرتر و بهتری با ذینفعان و مشتریان برقرار می‌شود.
• تصمیمات و روند پروژه به‌صورت بسیار دقیق و شفاف قابل بیان خواهد بود.
• تمام اعضای تیم مسئولیت‌ها و وظایف خود را درک می‌کنند.
• پروژه به نحو هماهنگ و یکپارچه پیش می‌رود.
• مدیریت یکپارچه سازی سبب استفاده‌ی بهتری از منابع زمانی خواهد شد.

پیشنهاد مطالعه: شرح وظایف یک مشاور مدیریت پروژه

هدف مدیریت یکپارچگی پروژه

طبق تعاریف و توضیحاتی که در بالا ارائه دادیم،‌ هدف از مدیریت یکپارچگی اطمینان از کارآمدی فرآیندها و برآورده شدن اهداف نهایی پروژه است. این هدف تنها زمانی میسر است که عناصر پروژه در یک مسیر مشترک فعالیت داشته باشند.

چه کسی مسئول مدیریت یکپارچگی در پروژه است؟

مسئولیت مدیریت یکپارچگی در پروژه، به عهده‌ی مدیریت پروژه است. مدیریت پروژه نفر اول برای پاسخگویی به تمام وظایف مدیریتی پروژه خواهد بود.

فرآیندهای مدیریت پروژه برای یکپارچه سازی

تا این‌جا با تعریف و اهمیت یکپارچه سازی پروژه آشنا شدید. در این بخش، قصد داریم تا مراحلی که برای ایجاد یکپارچگی در پروژه نیاز است را ذکر کنیم. این فازها شباهت بسیار زیادی با مراحل انجام پروژه pmbok دارند. استاندارد pmbok یک‌سری قوانین و چهارچوب برای اجرای صحیح مدیریت پروژه بیان می‌کند. طبق کتاب pmbok به طور کلی فرآیندهای مدیریت پروژه برای یکپارچه سازی در ۶ مرحله قابل بحث است.

• ایجاد منشور پروژه
• تدوین برنامه‌ی خاص
• مدیریت اجرای پروژه
• نظارت بر پروژه
• کنترل تغییر
• بستن پروژه

در ادامه هر یک از این مراحل و آن‌چه می‌بایست انجام شود را بیش‌تر توضیح داده‌ایم.

منشور پروژه را ایجاد کنید Develope project charter

ابتدا باید بدانیم منشور پروژه چیست. منشور پروژه یک سند مرجع است که در آن اهداف، مقاصد و انتصاب مدیریت پروژه و اختیارات ذکر می‌شود. در واقع منشور پروژه یک سند کوتاه از اطلاعات کامل و مفید درباره‌ی پروژه‌ای است که قصد انجام آن را داریم.

حال باید ذکر کنیم که این منشور پروژه به چه کار می‌آید. منشور پروژه در واقع یک نمای کلی از پروژه ترسیم می‌کند. طوری که وقتی بدان نگاه می‌کنیم،‌ متوجه می‌شویم که ذی‌نفعان درگیر پروژه چه افرادی هستند، هدف پروژه چیست و سایر اطلاعاتی دیگر که به پروژه مربوط است را دریافت می‌کنیم. این سند برای آگاه‌سازی تمام افراد فعال در پروژه، به کار می‌رود.

در زیر، لیست مواردی که می‌بایست در منشور پروژه ذکر شوند را بیان کرده‌ایم.

• تعیین و مدیریت محدوده پروژه
• نیازمندی‌های پروژه
• اهداف پروژه
• معیارهای موفقیت پروژه
• جدول زمانی پروژّ
• اعضای تیم پروژه و ذینفعان
• تعیین و مدیریت ریسک پروژه و محدودیت‌ها
• بازده سرمایه‌گذاری
• میزان بودجه در پروژه

برای ایجاد منشور پروژه، می‌توانید از نرم افزارهایی مانند microsoft word یا microsoft excel استفاده کنید. کافی است تا سند را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که تمام موارد بیان شده را پاسخ داده باشد و ابهامی در خصوص پروژه باقی نگذارد.

پیشنهاد مطالعه: مقایسه نرم افزارهای مدیریت پروژه

برای مدیریت پروژه، برنامه ریزی کنید Develope project management plan

در این مرحله، زمان آن فرا رسیده است که یک برنامه‌ی منظم و یکپارچه تدوین کنید. برنامه‌ریزی برای پروژه در حقیقت مهم‌ترین مرحله در فرآیند مدیریت یکپارچگی پروژه محسوب می‌شود. در این مرحله، هدف آن است تا مراحل و فعالیت‌ها را به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنیم که تداخلی با هم نداشته و به هدف پروژه دست یابیم.

آموزش اسکرام کاربردی با ابزار جیرا

کلیک کنید

برای برنامه‌ریزی پروژه، می‌بایست اسناد پروژه را با جزئیات بیش‌تر ایجاد کنید. این جزئیات باید به‌گونه‌ای ترسیم شوند که اعضای تیم بتوانند به درک واحدی از چشم‌انداز پروژه برسند. حال برای جزئيات تعیین شده، می‌بایست منابع و فعالیت‌هایی که ضرورت دارد را راه‌اندازی کنیم.

هدایت و مدیریت اجرایی پروژه را انجام دهید Direct and manage project work

اکنون پروژه در فاز اجرایی قرار می‌گیرد. فاز اجرایی یعنی فازی که پروژه به‌صورت عملی انجام می‌شود. در این فاز بیش‌ترین حجم بودجه‌ی اختصاص داده شده به پروژه، هزینه خواهد شد.

در مرحله‌ی اجرای پروژه، مدیریت اجرایی اهمیت فراوانی دارد. مدیریت اجرایی مجموعه عملیاتی است که مدیریت پروژه انجام می‌دهد تا مطمئن شود که فعالیت اعضا طبق برنامه‌ی تعیین شده برای هدف پروژه، پیش می‌رود. در این بین ممکن است یک‌سری برنامه‌های دیگر نیز برای پیشبرد امور پروژه تعیین شود.

ناگفته نماند که بیش‌ترین فعالیت‌های حوزه‌ی مدیریت، در فاز اجرایی انجام می‌شود. مدیریت بودجه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع انسانی، مدیریت بهبود فرآیند و غیره در همین مرحله به اوج فعالیت خود می‌رسند.

فعالیت‌های پروژه را نظارت و کنترل کنید Monitor and control project work

در بخش قبلی، راجع به مدیریت و هدایت فعالیت‌های اجرایی پروژه صحبت کردیم. باید بدانید که علاوه بر مدیریت، کنترل و نظارت این فعالیت‌ها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. برای نظارت، شما به یک سری ابزار نیاز دارید. این ابزارها فعالیت‌های پروژه را ترسیم می‌کنند و شما می‌توانید برای مدیریت تغییر و توسعه پروژه از آن استفاده کنید.

کنترل تغییرات یکپارچه را انجام دهید Perform integrated change control

برای تغییرات و توسعه، باید یک هیئت کنترل تغییر ایجاد شود. این هیئت وظیفه دارد تا درخواست‌های تغییر و توسعه را بررسی کند. در نهایت این هیئت، درخواست‌ها را تأیید یا رد می‌کند. سپس مدیریت پروژه وارد عمل می‌شود و یک‌سری اقدامات را در برنامه‌ی پروژه می‌گنجاند تا ضمن این‌که پروژه از مسیر اصلی دور نشود، اصلاحات انجام شوند. در این‌جا همین ابزارهای ترسیم فعالیت پروژه به کار خواهند آمد.

ذکر این نکته الزامی است که هر تغییر در پروژه، می‌تواند در مراحل پایه‌ی قبلی نیز تغییراتی را ایجاد و لحاظ کند. به‌عنوان مثال، وقتی یک ویژگی‌ خاص به برنامه‌ی نرم افزاری اضافه می‌شود، یا در پروژه‌های ساختمانی یک‌سری تغییرات لحاظ می‌شود؛ ضرورت دارد تا در مراحل قبل هم تغییراتی اعمال شود تا ویژگی مورد نظر اعمال شود.

پروژه را به پایان برسانید Close project or phase

بعد از انجام مراحل بالا، پروژه باید بسته شود. در این مرحله، تمام فعالیت‌ها و فرآیندهای قبلی بررسی و بازبینی خواهند شد. اگر پروژه موفق باشد، این فعالیت‌ها رتبه‌بندی می‌شود. در این مرحله مستندات پروژه ایجاد شده‌اند. برای این‌که این مستندات جامع و کامل باشند، ضروری است تا در انتهای هر فاز، مستندات کامل از تجربیات و آموخته‌ها ذکر و ایجاد شوند. به خاطر داشته باشید که مستندات پروژه برای توسعه و مدیریت آن برای تصمیم‌گیری‌های بعدی، کاربرد دارند.

بررسی فرآیند مدیریت یکپارچگی در پروژه‌ها

در بخش قبل، شش فاز اصلی برای فرآیند مدیریت پروژه را ذکر کردیم. در این بخش، قصد داریم به‌طور مفصل‌تر راجع به این فرآیند، ورودی‌ها و خروجی‌های آن صحبت کنیم.

به‌طور کلی در این فرآیند، یک‌سری ورودی استفاده می‌شود که عبارتند از:

• اسناد مربوط به کسب و کار
• طرح کسب و کار
• موافقت‌نامه‌ها
• عوامل محیطی
• سرمایه‌های فرآیندی سازمان

در هر یک از این ورودی‌ها اطلاعات بسیار زیادی برای پروژه، شرکت یا سازمان مربوطه، ذینفعان پروژه و دیگر استانداردها و شرایط نهاده شده است. این ورودی‌ها بیش‌تر برای تهیه‌ی منشور پروژه استفاده می‌شوند.

این ورودی‌ها با تکنیک‌های مختلف جمع‌آوری می‌شوند. ممکن است برای جمع‌آوری برخی از اطلاعات، نیاز به برگزاری جلسات متعدد و ارتباط‌گیری باشد. گاه نیز ضرورت دارد تا از برخی متخصصان برای تخمین برخی از ورودی‌ها استفاده کنیم.

آن‌چه مهم است، خروجی‌هایی است که در این فرآیند حاصل می‌شود. منشور پروژه و نمونه گزارش یکپارچگی مدیریت پروژه از مهم‌ترین اسناد خروجی این فرآیند است. خروجی دیگر، برنامه‌ی فعالیت پروژه است که می‌تواند تولید یک محصول یا ارائه‌ی یک خدمت خاص (در چهارچوب استانداردها و زمان‌بندی معین) باشد. در ادامه، برخی از مهم‌ترین خروجی‌های این فرآیند نشان داده شده است.

• محصول پروژه
• گزارشات حاصل از فعالیت‌های پروژه
• مشکلات و ریسک‌های پروژه و سوابق آن
• تغییرات پروژه و اصلاحیات
• برنامه فعالیت‌ها
• برنامه‌ی زمان‌بندی فعالیت‌های پروژه
• اسناد به‌روز شده در طی پروژه
• سرمایه‌های فرآیندی

نکته: در برخی منابع، ورودی‌ها و خروجی‌های مختلفی برای این فرآیند در نظر گرفته شده است. توجه داشته باشید که نوع نگرش به سیستم و فرآیند برای تعیین ورودی‌ها و خروجی‌ها اهمیت دارد. در منابع دیگر، به فرآیند مدیریت یکپارچگی به عنوان یک سیستم کلی در سازمان نگریسته شده است. در حالی که این فرآیند تنها به مدیریت پروژه مربوط می‌شود و دستاوردهای آن با ورودی‌ها و خروجی‌های کلی سازمان متفاوت است؛ گرچه می‌تواند در راستای هم باشد.

پیشنهاد مطالعه: ۲۵ مهارت مدیر پروژه برای رسیدن به موفقیت

نقش فناوری برای مدیریت یکپارچگی پروژه

همان‌طور که می‌دانید نرم افزارها به منظور ساده‌سازی و افزایش دقت در انجام امور، نقش ویژه و فوق‌العاده‌ای ایفا می‌کنند. از سوی دیگر پروژه‌ها گاه بسیار وسیع بوده و نیاز به مدیریت پروژه دشوار و مقیاس بالایی دارند. در این مواقع نرم افزارهای مدیریت پروژه بسیار کاربردی و مهم هستند.

نرم افزارهای مدیریت پروژه هم‌چنین نقش مؤثری در زمینه‌ی یکپارچه‌سازی پروژه (فعالیت‌ها و تیم) خواهند داشت. این نرم افزارها با ابزارهایی که در خود دارند، به مدیر پروژه کمک می‌کنند تا عناصر و واحدهای مختلف پروژه را به‌صورت همگام و یکپارچه، مدیریت کند.

کلام نهایی

در این مطلب با زبان ساده، شما را با مفهوم مدیریت یکپارچه سازی و تأثیر مدیریت یکپارچه سازی بر عملکرد مدیریت پروژه آشنا کردیم. باید تأکید کنیم که پروژه‌های سازمانی برای رسیدن به موفقیت، نیاز به مدیریت پروژه و مدیریت یکپارچگی پروژه خواهند داشت.

آموزش کامل مدیریت پروژه با اکسل

کلیک کنید

مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه‌ها سبب می‌شوند تا تمام قسمت‌های پروژه، به‌صورت یک سیستم واحد مدیریت و راهبری شوند. این موضوع به‌خصوص در پروژه‌های بزرگ مثل پروژه های ساخت و ساز یا تولید و توسعه‌ی نرم فزار، اهمیت فراوانی پیدا می‌کند. زیرا در این حالت، تیم وسیع بوده و فرآیندهای سازمانی زیادی می‌بایست انجام بگیرد.

در این مطلب هم‌چنین فرآیند مربوط به یکپارچه سازی را تشریح کرده و ورودی‌های و خروجی‌های آن را برشمردیم. شناخت این فرآیند برای به‌کارگیری آن توسط مدیر پروژه، الزام دارد. شما می‌توانید فرآیند ذکر شده را به‌منظور مدیریت یک‌پارچه‌سازی پروژه‌های مختلف به کار گرفته و تأثیر آن در موفقیت پروژه و سهولت کارها را ملاحظه کنید.

مدیریت پروژه در مکتب خونه

اگر به دنبال یک دوره‌ی جامع و مفید برای تسلط بر مفاهیم مدیریت پروژه و مدیریت یکپارچگی پروژه هستید، می‌توانید از آموزش‌های مدیریت پروژه مکتب خونه استفاده کنید. در دوره‌های آموزشی مکتب خونه، از صفر تا صد مفاهیم مدیریت پروژه شرح داده شده و شما با تکنیک‌های مختلف برای اجرایی کردن وظایف و مسئولیت‌های این سمت آشنا خواهید شد.