نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژهMSP
نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP چگونه انجام میشود؟ مطمئنا کسانی که مشغلههای کاری روزانه بسیاری دارند و یا کسانی که مدیریت پروژههای بزرگ عمرانی یا ساختاری را به عمده گرفته اند، بحث مدیریت زمان بسیار اهمیت دارد.
بدون شک برنامه ریزی زمانی یکی از مهمترین عاملهای موفقیت در زندگی شخصی و کاری محسوب میشود که یکی از نرم افزارهای کاربردی برای رسیدن به این هدف نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP میباشد. نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP که با عنوان نرم افزار ام اس پروجکت نیز شناخته میشود یکی از نرم افزارهای مطرح دنیا در مدیریت زمانی پروژه های بزرگ و کوچک به حساب میآید.
این نرم افزار حتی در برنامهریزی و مدیریت کارهای روزانه شخصی نیز بسیار کارساز است و به دلیل کاربرد آسان در بین افراد پرمشغله شناخته شده است. قابل توجه است نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP یکی از زیر مجموعههای نرم افزار آفیس میباشد که در چند سال اخیر توسط مهندسان کامپیوتر مورد تحول قرار گرفته و به یک نرم افزار کاربردی برای مدیریت زمان بندی انواع پروژههای شخصی و کاری تبدیل گشته است.
نرم افزار msp یا ام اس پی پروجکت:
نرمافزار MS Project یک نرم افزار مدیریتی است که تمامی گامهای لازم برای رسیدن به هدف مشخص را تعیین میکند و از شما میخواهد که جزئیات انجام ریز یک پروژه را در اختیار آن قرار دهید و تمامی اطلاعات کلیدی برای انجام پروژه را در زمان لازم به این نرم افزار مایکروسافت بدهید تا بتواند قدم به قدم شما را در انجام آن یاری کند.
تمامی نظارتهای روند کار به عهده این پروژه بوده و یک ناظر سفت و سخت برای تکمیل کارها به حساب میآید. نرمافزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP با جزئیات بسیار ریزی انجام میگردد که حتی جوانب لازم جهت عدم انجام به موقع کار را میسنجد و در نتیجه یک نرم افزار کلیدی برای انجام کارها محسوب میگردد که حتی زمان بندیهای اضافی برای تکمیل پروژه را به همراه دارد و در نتیجه افراد میتوانند با اطمینان صد در صد روی این نرم افزار حساب کنند. البته بایستی تمام روند روزانه خود را در اختیار این نرم افزار قرار دهند و از دادن هر گونه اطلاعات اشتباه به نرم افزار خودداری کنند.
نصب نرم افزار کنترل پروژه MSP:
نصب نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP تنها در لپ تاپ امکان پذیر است. البته برخی از ابزارهای هوشمند پرومکس آیفون که قابلیت نصب و راه اندازی مجموعه مایکروسافت آفیس را به همراه دارند، میتوانند برای کار با نرم افزار اماسپروجکت نیز مورد استفاده قرار گیرند.برای دانلود این نرم افزار بر روی لینک کلیک کنید.
در این پست قصد داریم تمامی روندهای موجود برای به کارگیری این نرم افزار بسیار کاربردی را آموزش دهیم و شما را از ریز جزئیات کار با آن آشنا سازیم تا بتوانید در استفاده از این نرم افزار دچار هیچ گونه مشکلی نشوید. برای یک آموزش کامل کار با نرمافزار MS Projectبا ما همراه باشید.
نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP:
نرم افزار مایکروسافت پروجکت از دو دیدگاه دانشگاهی و مدیریتی به کنترل پروژهها میپردازند. دیدگاه مدیریتی در حقیقت بر روی ابعاد عملی پروژهها تاکید دارد و متناسب نوع پروژه میتواند جوانب مختلفی را در بربگیرد. شناخت صحیح و دارا بودن تجربه کافی در کنترل پروژهها از ملزومات رویکرد مدیریتی میباشند که افراد در هنگام کار با این نرم افزار بایستی از علم تجربی کافی برخوردار باشند. اما رویکرد دانشگاهی یا آکادمیک نرم افزار مایکروسافت پروجکت صرفا بحث تئوری سازماندهی پروژه را در بر میگیرد و در نتیجه قبل از شروع به کار مدیران پروژه علم کافی نسبت به نحوه استفاده از این نرم افزار را داشته باشند.
رویکرد مدیریتی و دانشگاهی مکمل یکدیگر هستند و در تنظیم صحیح یک پروژه سهم بسزایی دارند. برای بهره مندی موثر از نرم افزار مدیریت پروژه بایستی از تیم پروژه بهره بگیرید. اگر پروژه شما از نظر ساختاری پروژه عظیمی محسوب میشود بهتر از تیمهای ۵ تا ۱۰ نفره کمک بگیرید که افراد با تجربیات و تحصیلات مختلف و آشنایی کامل به نرم افزار ام اس پروجکت گرد هم آمده باشند. در نرم افزارهای مدیریتی کوچکتر میتوانید با آشنایی کامل به نرم افزار مایکروسافت پروجکت و با تجربه شخصی خود کار خود را تنظیم کنید و با کمک این نرم افزار بتوانید با موفقیت پروژه را در زمان مناسب به اتمام برسانید.
مراحل انجام پروژه در نرم افزار ام اس پروجکت:
برای هدایت درست پروژه، آشنایی کامل به نرم افزارهای مجموعه آفیس و نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP بسیار لازم است. بایستی از جزئیات ریز کار با این نرم افزار آگاهی داشته باشید تا بتوانید در دادن اطلاعات صحیح به آن و کارایی مفید نرم افزار توانمند باشید. قابل توجه است که رویکرد مدیریت پروژه یک دانش وسیعی در دنیای امروزی محسوب میشود که دارای پنج گام اصلی است. این نرم افزار در هر کدام از این گامها نقش اساسی ایفا کرده و بر روی آنها نظارت کامل دارد. برنامه ریزی و انجام کامل یک پروژه شامل مراحل آغاز، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه است که هر کدام از این مراحل چالشها و جوانب خاصی دارند که بایستی از آنها آگاه بود تا بتوان پروژه را در جهت صحیح کنترل کرد.
نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP در دو گام اصلی برنامه ریزی و کنترل نقش چشمگیری دارد، البته بایستی توجه داشته باشید که در صورت آموزش صحیح روندهای برنامه ریزی و کار با این نرم افزار پیخواهید برد که این نرم افزار بسیار ساده است و مراحل را با نظارت کامل به پیش میبرد. تنها راه صحیح استفاده از این نرم افزار ارائه اطلاعات صحیح و بدون اغراق است. برای شروع کار بایستی افراد کارشناسی در حوزه تخصصی از قبیل عمران، تولید، سیستمی و نرمافزاری باشند تا بتوانند پروژه خود را مدیریت کنند. در حقیقت اولین قدم برای استفاده از نرم افزار ام اس پروجکت داشتن تخصص کارشناسی است تا افراد نسبت به مهارتهای لازم جهت برنامه ریزی و کنترل پروژه از علم کافی برخوردار باشند.
نحوه کار با نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP:
برای کار با نرم افزار ام اس پی به نسخه ۲۰۱۳ به بالا نیاز دارید که میتوانید اورجینال این نرم افزار را از وبسایتهای فروش نرم افزار خریداری کنید. عمده مطالب مورد بررسی در نرم افزار مدیریت پروژه در حیطه کنترل زمانی میچرخد. در حقیقت محاسبات زمانی پروژهها، ایجاد مسیرهای بحرانی، تنظیم شبکهها و فرجهها برای جبران عقب ماندگیهای احتمالی از گامهای اصلی کار با نرم افزار ام اس پی است.
برای کار با نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP بایستی نسبت به مفهومهای کاربردی دیاگرامهای شبکهای فعالیتهای(شبکه AOA/AON) و ساختار شکست فعالیت WBS اطلاع کامل پیدا کنید و بتوانید از جزئیات پیاده ساختن این موارد بر روی فعالیت مورد نظر خود آگاه شوید. یکی از مباحث تخصصی دیگر در تکمیل فرایند پروژه با کمک این نرمافزار، مدیریت ریسک پروژه است که علمی جداگانه بوده و بایستی افراد از اصول آن هنگام کار با این نرم افزار آشنایی داشته باشند. در مدیریت ریسک بحث هزینههای روند انجام پروژه بسیار اهمیت دارد که این نرم افزار نیز تاکید بالایی در کنترل هزینه دارد.
اما گام آخر در بحث نرم افزار ام اس پروجکت بحث تخصیص منابع میباشد. افراد با کسب تجربه در مدیریت پروژههای قبلی میتوانند با این مهارت آشنا شوند. بخصوص در پروژههایی که با کمبود منابع مواجه هستند و زمان بندی مناسب اهمیت بسیار بالایی دارد، نرم افزار ام اس پی تسطیح منابع را پیشنهاد کرده و با کنترل بر روی گامهای انجام پروژه، آن را به سرانجام میرساند.
کاربرد برنامه ریزی و کنترل پروژه با نرم افزارMSP:
نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP در تصویرسازی کامل پروژه مورد نظر نقش بسیار مهمی دارد. هر چقدر پروژه شما سطح وسیعتری را شامل شود، لزوم استفاده از نرم افزار مایکروسافت پروجکت بیشتر احساس میگردد.میتوانید تاریخهای شروع و پایان پروژه خود را با توجه به نظر تیم پروژه در اختیار نرم افزار قرار دهید و از آن در به اتمام رساندن به موقع کارها کمک بگیرید. کاربرد MS Project حوزههای وسیعی از فعالیتهای عمرانی، ساختاری و سیستمی را شامل میشود و حتی افراد میتوانند از این نرم افزار در انجام پروژههای کوچک تحقیقاتی و آکادمیک نیز بهره ببرند.
نرم افزار مدیریت پروژه در انجام کارهای گروهی و تیمی کاربرد موثری دارد و در مدیریت صحیح منابع مادی نقش مهمی ایفا میکند. قابلیت چند کاربره بودن این سیستم سبب شده است که مدیر پروژه بتواند فعالیتهای افراد گروه در روند پروژه را کنترل و نظارت کند و نقشه راه کامل و با جزئیاتی از فرایند پروژه در اختیار داشته باشد. نرم افزار برنامه ریزی و کنترل پروژه MSP قادر به گزارشدهی در هر بازه زمانی است که اینگونه میتوان بر اساس گزارشهای مختلف جوانب انجام کار را بررسی کرد و در نهایت تصمیمهای درستی گرفت. این نرم افزار در هدایت موثر پروژههای کوچک و بزرگ نقش کلیدی را ایفا میکند و به عنوان یک عضو فعال تیم پروژه تا اتمام آن حضور موثری دارد.
اگر از علاقهمندان به فعالیتهای مدیریت پروژه، دورکاری و کنترل و برنامهریزی تسکها هستید، ممکن است پس از مدتی برای شما این سوال مطرح گردد که برنامه MS Project چیست و چه قابلیتهایی دارد. در واقع همانطور که اشاره شد، با دانلود نرمافزار msp شما میتوانید از آن برای مدیریت نیروها، تأمین دادهها و… استفاده کنید. لازم به ذکر است که نرمافزار msp برای اندروید نیز مانند مکینتاش و ویندوز در دسترس است.
بخشها و منوهای نرمافزار ام اس پروجکت MS
در قالب این نرمافزار، شما با منوها و بخشهای مختلفی تا حدودی مشابه به سایر ابزارهای مایکروسافت مواجه میشوید:
- منو فایل (File Menu): این منو معمولاً بهعنوان نقطه شروع کار با نرمافزار استفاده میشود و شامل گزینههایی برای مدیریت فایلها میباشد. از جمله امکانات آن میتوان به ایجاد یک پرونده جدید، باز کردن پروندههای قبلی، ذخیرهکردن تغییرات، و انجام عملیات مرتبط با فایلهای پروژه اشاره کرد.
- منو پروژه (Project Menu): این قسمت شامل گزینههایی است که برای مدیریت پروژهها و تنظیمات مربوط به آنها مورداستفاده قرار میگیرد. این شامل ایجاد و ویرایش ساختار پروژه، تعیین تنظیمات مربوط به آن، و انجام عملیات مرتبط با اجرای پروژه میشود.
- منو ویو (View Menu): سربرگ ویو ابزاری برای انتخاب و نمایش مختلف دادهها و جزئیات پروژه است. از جمله گزینههای این منو میتوان به نمای Gantt Chart، Resource Sheet، و نمای Network Diagram اشاره کرد که کاربران را قادر میسازد بین نماهای مختلف پروژه انتخاب کنند.
- قسمت ویرایش (Edit Menu): این قسمت از برنامه ام اس مایکروسافت، شامل ابزارها و گزینههای مربوط به ویرایش اطلاعات در پروژه است. این شامل عملیاتی مانند کپی، برش، و الصاق فعالیتها یا منابع میشود که کاربران میتوانند از آنها برای ویرایش و تغییر اطلاعات استفاده کنند.
- منو قالبها (Format Menu): این منو دارای قابلیتهای کلیدی و گزینههای مربوط به قالببندی و نمایش دادهها در پروژه است. این شامل تغییر فونت، رنگ، و سبکهای مختلف است که کاربران میتوانند از آنها برای زیبایی بخشیدن به نمای پروژه خود استفاده کنند.
- بخش ابزارها (Tools Menu): علاوه بر موارد قبلی این منو حاوی ابزارها و امکانات اضافی است که کاربران میتوانند برای مدیریت و اجرای پروژهها استفاده کنند. این شامل مدیریت منابع، زمانبندی مرتبط با منابع، و گزارشدهی میشود.
- ویندوز منو (Window Menu): این منو متشکل از گزینههای مربوط به مدیریت پنجرهها و مشاهده موازی پروندههای مختلف است و این قسمت دارای امکاناتی مانند باز کردن یا بستن پنجرههای مختلف و مدیریت آنها است.
منو راهنما و پشتیبانی (Help Menu): و در نهایت این منو حاوی گزینههای مربوط به راهنما و پشتیبانی برنامه است.
معرفی انواع تقویم در نرمافزار MSP
در آموزش رایگان نرمافزار msp یکی از مهمترین بخشها در همان شروع، کلندر یا تقویم است؛ هرکدام از این انواع تقویمها ویژگیها و کاربردهای مختلفی دارند که به شما کمک میکنند زمانبندی دقیقتری برای پروژه خود ایجاد کنید و مدیریت زمان را بهبود بخشید.
1. تقویم معمولی (Standard Calendar)
در درجه اول و بهعنوان یک پیشفرض در نرمافزار ms پروجکت، این تقویم معمولاً شامل روزهای هفته (شنبه تا جمعه) و ساعات کاری است که در آنها پروژه فعالیت دارد، میتوانید زمانهای تعطیلات و تعطیلات رسمی را در این تقویم تنظیم کنید.
2. تقویم منبع (Resource Calendar)
برای هر منبع موجود در پروژه، یک تقویم منبع مشخص میتوانید تنظیم کنید. این تقویم مشخص میکند که هر منبع در چه زمانی در دسترس است، زمانهای مرخصی، تعطیلات شخصی و زمانهایی که منبع در دسترس نیست را نیز میتوانید در این تقویم تنظیم کنید.
3. تقویم پروژه (Project Calendar)
این قسمت نیز در نرمافزار مشخص میکند که پروژه در چه زمانی فعال است و همچنین زمانهای تعطیلات و تعطیلات رسمی پروژه را مشخص میکند. این تقویم برای تعیین زمانبندی کلی پروژه استفاده میشود.
4. تقویم شناور (Floating Calendar)
علاوه بر بخشهای اشاره شده قبلی، این نوع تقویم مشخص میکند که یک وظیفه یا فعالیت چه زمانی انجام شود بدون اتکا به تقویم استاندارد پروژه یا منابع. این به شما امکان میدهد تا زمان اجرای وظایف را بر اساس شرایط خاصی مانند شرایط محیطی یا منابع خاص تعیین کنید.
5. تقویم غیرفعال (Inactive Calendar)
این تقویم برای منابع یا منابعی که دیگر در پروژه استفاده نمیشوند، مورداستفاده قرار میگیرد. این تقویم بهصورت پیشفرض تمامی روزها را بهعنوان روزهای کاری در نظر میگیرد، اما شما میتوانید آنها را به غیرفعال تبدیل کنید.
تعریف تقویم جدید در نرمافزار MS مایکروسافت
درصورتیکه به دنبال ایجاد تسک هستید، لازم است که یک تقویم جدید تعریف کنید؛ در Microsoft Project، شما میتوانید تقویم جدیدی را ایجاد کنید و به پروژه خود اضافه کنید. برای ایجاد یک تقویم جدید، مراحل مذکور را دنبال کنید:
- باز کردن نرمافزار Microsoft Project و باز کردن پرونده پروژه موردنظرتان.
- رفتن به منو “فایل (File)” در بالای صفحه.
- انتخاب گزینه “تنظیمات (Options)”.
- در پنجره تنظیمات، در بخش “تقویمها (Calendar)”، بر روی دکمه “تغییر تقویمها (Change Working Time)” کلیک کنید.
- یک پنجره جدید باز میشود که شامل تقویمهای موجود در پروژه است.
- برای ایجاد تقویم جدید، بر روی دکمه “تقویم جدید (New) ” کلیک کنید.
- یک تقویم جدید باز میشود که میتوانید آن را بهدلخواه خود تنظیم کنید. میتوانید نام تقویم را تغییر دهید و با استفاده از روزهای کاری، ساعات کاری و سایر تنظیمات، تقویم را تعیین کنید.
- پس از تنظیم تقویم جدید، بر روی دکمه “ذخیره و بستن (Save & Close)” کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شود و پنجره تنظیمات بسته شود.
با این مراحل، شما یک تقویم جدید ایجاد کرده و آن را به پروژه خود اضافه کردهاید.
تعریف تعطیلات در تقویم برنامه MS Project چیست؟
علاوه بر ویژگیهای ذکر شده در آموزش رایگان نرمافزار ms project 2019 و یا نسخههای جدید و قدیمیتر، در Microsoft Project، میتوانید تعطیلات را در تقویم خود تعریف کنید تا زمانبندی پروژه را بر اساس آنها تنظیم کنید. برای اضافهکردن تعطیلات به تقویم، میتوانید از مراحل زیر استفاده کنید:
- باز کردن پروژه موردنظرتان در Microsoft Project.
- مراجعه به منو “تنظیمات (Options)” در بالای صفحه.
- انتخاب گزینه “تغییر تقویمها (Change Working Time)”.
- در پنجره “تقویم پروژه” که باز میشود، انتخاب تقویمی که میخواهید به آن تعطیلات اضافه کنید و سپس بر روی دکمه “تغییر (Modify) ” کلیک کنید.
- در پنجره «ویرایش زمان کاری»، رفتن به بخش «تعطیلات (Exceptions)».
- بر روی دکمه “افزودن (Add)” کلیک کنید.
- یک پنجره جدید باز میشود که شما میتوانید در آن تعطیلات خود را تعریف کنید. این شامل تاریخ شروع و پایان تعطیلات، نوع تعطیلات (مانند روزهای تعطیل رسمی، تعطیلات شخصی و غیره) و سایر جزئیات است.
- پس از تنظیم تعطیلات، بر روی دکمه “تأیید (OK)” کلیک کنید تا تعطیلات ثبت شود و پنجره “ویرایش زمان کاری” بسته شود.
- در انتها، بر روی دکمه “ذخیره و بستن (Save & Close)” کلیک کنید تا تغییرات در تقویم ذخیره شود و پنجره “تقویم پروژه” بسته شود.
حالا تعطیلاتی که تعریف کردهاید به تقویم پروژه شما اضافه شده و در زمانبندی پروژه محتسب خواهد شد، از جمله زمانهایی که منابع در دسترس نیستند یا کار نمیکنند.
تعریف اطلاعات اولیه پروژه در نرمافزار ام اس پروجکت
پس از این که تقویم زمانی را مشخص کردید، لازم و ضروری است که اطلاعات اولیه پروژه و تسک مدنظر را مشخص کنید؛ برای تعریف اطلاعات اولیه پروژه در نرمافزار Project، شما میتوانید از اقداماتی که در ادامه روی اپلیکیشن ممکن است استفاده کنید:
- باز کردن پروژه جدید یا موجود: ابتدا نرمافزار ام اس پروجکت را باز کنید و یک پرونده جدید ایجاد کنید یا پرونده موجود خود را باز کنید.
- تنظیم اطلاعات پروژه: رفتن به منو “پروژه (Project)” در بالای صفحه و سپس انتخاب گزینه “اطلاعات پروژه (Project Information)”.
- تنظیم نام پروژه: در پنجره ” Project Information “، میتوانید نام پروژه، شماره نسخه، و تاریخ شروع و پایان پروژه را تنظیم کنید.
- تنظیم تقویم پروژه: در همان پنجره ” Project Information”، میتوانید تقویم پروژه را انتخاب کنید. تقویم مشخص میکند که چند روز در هفته و چند ساعت در روز برای کار در نظر گرفته میشود.
- تعیین واحد پول: در همان پنجره ” Project Information”، میتوانید واحد پول مورداستفاده در پروژه را تعیین کنید.
- تعیین محیط کاری پیشفرض: در پایین پنجره ” Project Information”، میتوانید محیط کاری پیشفرض برای پروژه خود را انتخاب کنید. این شامل تعیین تقویم و نحوه محاسبه مدت زمان است.
تعریف فعالیتهای پروژه در برنامه MS پروجکت
برای تعریف فعالیتهای پروژه در نرمافزار مذکور، شما امکانات زیادی در دسترس دارید در جریان آموزش سریع مایکروسافت پروجکت، و از سوی دیگر میتوانید از مراحل مذکور برای رسیدن به این قسمت کمک بگیرید:
- باز کردن پروژه: ابتدا نرمافزار Microsoft Project را باز کنید و پروژه موردنظرتان را باز کنید یا پروژه جدیدی ایجاد کنید.
- ورود به نمای Gantt Chart: در بخش نوارابزار، روی تب “ویو (View) ” کلیک کرده و سپس گزینه “نمای Gantt Chart” را انتخاب کنید. این نمایشگر به شما کمک میکند تا فعالیتها را به طور فول ویو و به شکل زمانبندیشدهتر مشاهده کنید.
- تعریف فعالیت جدید: در جدول Gantt Chart، در ردیف زمانی موردنظر که میخواهید فعالیت را اضافه کنید، روی سلول مربوطه کلیک کنید. سپس میتوانید این اطلاعات را در ستونهای مناسب وارد کنید، از جمله نام فعالیت، زمان شروع، زمان پایان، مدت، وابستگیها و غیره.
- افزودن جزئیات فعالیت: برای افزودن جزئیات بیشتر به فعالیت، میتوانید روی آن کلیک کرده و از گزینههای منوی راست کلیک کرده و سپس گزینه “Task Information” را انتخاب کنید. در این پنجره، میتوانید جزئیات بیشتری مانند منبع، پیشرفت، تقویم، و غیره را تنظیم کنید.