در طی سال‌های اخیر با رشد شرکت‌ها مدیران برای کنترل و مدیریت هزینه‌های خرد با مشکل مواجه شده‌اند که برای حل این مشکل تنخواه و تنخواه گردان روی کار آمدند. در ادامه به بررسی اینکه تنخواه چیست و تنخواه گردان چیست خواهیم پرداخت.
تنخواه چیست؟
تنخواه یک حساب نقدی است که کسب و کارها برای پرداخت هزینه‌های معمول و کوچک از آن استفاده می‌کنند.
صندوق داران به طور منظم وجوه خرج شده در تنخواه را جبران می‌کنند. اصطلاح “تنخواه” همچنین می‌تواند به معنای مقدار خاصی از پول باشد که برای یک هدف خاص به شخص داده می‌شود.
امروزه که تمامی معاملات بزرگ الکترونیکی انجام می‌شوند، شرکت‌ها به منظور پرداخت هزینه‌هایی که برای پرداخت آن نمی‌توان از چک و راه‌های دیگر استفاده کرد، از تنخواه استفاده می‌کنند که تنخواه گردان بعد از پرداخت هر مقدار وجوه، باید اسناد مربوط به آن مانند فاکتور خرید را به مدیر مجموعه ارائه دهد.
تنخواه گردان چیست؟
بعد از بررسی و پاسخ به سؤال ” تنخواه چیست” به بررسی تنخواه گردان، تعریف و شرح وظایف آن می‌پردازیم.
تنخواه گردان فرد مورد اعتماد مدیر شرکت است که مقدار قابل توجهی وجه در اختیار او قرار می‌دهند. این تنخواه فقط باید در جهت رسیدگی نیازهای شرکت هزینه شود و تنخواه گردان باید از قوانین خاص امور مالی شرکت جهت هزینه این وجه پیروی کند و اسناد مربوطه را به قسمت مالی و مدیر شرکت ارائه دهد.
مهم‌ترین هدف تنخواه گردان، مدیریت کامل هزینه‌های هر بخش از شرکت، پرداخت راحت، کنترل میزان وجه نقد در شرکت و کاهش مسئولیت‌های بخش حسابداری است.
استفاده از تنخواه باعث کاهش فعالیت‌های بخش حسابداری می‌شود به‌گونه‌ای که اگر پرداخت‌های یک شرکت از صندوق یا حساب اصلی خود شرکت انجام شود، سرعت پرداخت‌ها بسیار کم خواهد بود و باعث پیچیده شدن و افزایش عملیات‌های حسابداری خواهد شد.
محبوب‌ترین نوع تنخواه، حساب بانکی حاوی مقدار جزئی و مشخصی پول است که از این حساب برای پرداخت مبلغ چک‌های کوچک نیز استفاده نمی‌شود و فقط و فقط مخصوص هزینه‌های جزئی مربوط به شرکت است.
از این حساب می‌توان برای تأمین ملزومات جزئی شرکت مثل دستمال کاغذی، چای و … مزایای کارمندان، پرداخت بخش جزئی از حقوق، هزینه‌های مربوط به مأموریت و از این موارد استفاده کرد که طبق قانون، بعد از پرداخت باید همان مقدار وجه از حساب اولیه شرکت جایگزین شود.
این نکات را برای داشتن سیستم درست تنخواه باید رعایت کنید
اول، باید حسابی با مقدار مشخصی وجه که مورد تأیید مدیر یا هیئت مدیره است، به این منظور ساخته شود و سپس در قسمت امور مالی شرکت نیز، ثبت شود.
دوم، تنخواه گردان علاوه بر مورد اعتماد بودن، باید منظم و مسئولیت‌پذیر باشد و از پرداخت‌های نامنظم خودداری کند.
سوم، نگه داشتن تعادل در تنخواه است. تنخواه به طور دوره‌ای برای حفظ تعادل با دریافت پرداختی‌ها پر می‌شود.
چهارم، هرگونه هزینه هرچند جزئی توسط تنخواه گردان رسید شود و سند آن تحویل امور مالی داده شود.
در هر دوره این اسناد و مقدار وجه باقی مانده در تنخواه کنترل شود و در صورت مغایرت با اسناد پیگیری شود.
اگر یک تنخواه گردان به درستی و دقیق وظیفه خود را انجام دهد، می‌تواند نقش بزرگی به کاهش فعالیت‌های بخش حسابداری هر شرکت و سازمان داشته باشد.
وظایف تنخواه گردان:
- آشنایی و تسلط بر قوانین مربوط به تنخواه هر شرکت و سازمان
- دریافت وجه اولیه تنخواه و ارائه رسید دریافتی
- پیگیری شارژ دوره‌ای تنخواه به صورت مداوم
- انجام هزینه‌های عمومی مربوط به شرکت
- انجام برخی از هزینه‌های پروژه‌ها بعد از صدور دستور از طرف مدیرعامل
- دریافت استاد معتبر مانند فاکتور از هر فروشنده
- ارائه اسناد تنخواه در هر دوره به بخش امور مالی یا حسابداری هر شرکت
- ثبت تاریخ و علت هزینه تنخواه در دفتر تنخواه گردان
- پیداکردن فروشگاه‌ها با قیمت مناسب برای خرید مقرون به صرفه
- ارائه پیشنهادات مختلف به مدیریت برای بهینه سازی و کم کردن هزینه‌ها
- مدیریت نیاز پرسنل‌ها و سرعت در رفع آن‌ها
- داشتن جدول و زمان بندی منظم برای انجام پرداختی‌های مختلف
- ثبت لیستی از فروشندگان هنگام محول کردن کار به دیگری
شغل تنخواه گردان می‌تواند آسانسوری برای شما برای رسیدن به موقعیت‌های بهتر در این زمینه باشد.
فردی که تنخواه گردان است، مورد اعتماد مدیر و شرکت است، بعد از دانستن اینکه تنخواه چیست و تنخواه گردان چیست و چه وظایفی دارد، با شرکت در دوره‌هایی مانند حسابداری کاربردی و عضویت در انجمن‌های تخصصی حسابداری، می‌تواند در بخش امور مالی یا حسابداری مشغول به کار شود.
افتتاح حساب تنخواه و فرآیند پرداخت‌ها
قبل از افتتاح حساب تنخواه باید به چند نکته توجه شود:
- صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت تایید و اثبات شود.
- میزان وجهی که در اختیار تنخواه قرار می گیرد توسط هیئت مدیره تعیین شود و پرداخت یکبار انجام شود.
- برای پرداخت انجام شده به حساب تنخواه باید رسید معتبر دریافت شود.
- تنخواه دار باید در قبال هزینه‌های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند.
- اسناد پرداخت که توسط تنخواه دار ارائه می شود باید به خوبی نگه داری و بایگانی شوند.
- در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت شود.
چه مواردی باید در رسید و گزارش تنخواه گردان ذکر شود؟
در گزارش یا رسیدی که تنخواه گردان باید به امور مالی یا حسابداری تحویل دهد، باید مبلغ دقیق هزینه شده به صورت عدد حروف، نام فروشگاه یا سازمانی که از آن خرید شده به صورت کامل، شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور، شماره سریال چاپ شده روی فاکتور ذکر شود و توسط تنخواه گردان و مدیر امور مالی امضا شود. رسیدی که حاوی این موارد نباشد، رسمی شناخته نمی‌شود.
تا به اینجا، پاسخ سؤالات تنخواه چیست و تنخواه گردان چه کسی است، داده شد، اما با خواندن این مطالب ممکن است این سؤال در ذهن شما نقش ببندد که:
با وجود قسمت حسابداری و امور مالی شرکت‌های بزرگ و کوچک، وجود تنخواه گردان اهمیت زیادی ندارد و بپرسید، اهمیت وجود تنخواه گردان در شرکت‌ها چیست؟
اهمیت به روحیه کارمندان در شرکت‌ها بسیار مهم است زیرا روحیه بر کارایی آن‌ها تأثیر می‌گذارد. دریافت حقوق و مزایا به صورت دقیق و هیچ کم و کاستی در زمان مشخص و وجود فردی که به نیاز آن‌ها در شرکت توجه و رسیدگی می‌کند، باعث رضایت کارمندان می‌شود.
در هنگام پاسخ به سؤال تنخواه چیست و تنخواه گردان چه کسی است، باید بگوییم که یکی از صافت بارز و مهم یک تنخواه گردان، امانت داری اوست زیرا معمولاً در همان ابتدا، مبلغی به صورت وجه نقد یا کارت عابربانک جهت انجام هزینه‌ها در اختیار وی قرار می‌گیرد. در نتیجه بهتر است تنخواه گردان از میان کارمندان خود شرکت انتخاب شود و کسی باشد که سابقه کار در همان شرکت و حداقل مدرک دیپلم را داشته باشد.
هر شرکت بعد از روشن کردن وظیفه تنخواه گردان و توضیح اینکه تنخواه چیست، در واقع بعد از بررسی وظایف عمومی یک تنخواه دار یا تنخواه گردان، وظایفی جداگانه طبق آیین نامه و قوانین همان شرکت بر عهده وی می‌گذارند و به همین دلیل، بر اساس همین وظایف مختلف، تنخواه گردان‌ها به چند دسته مختلف از جمله: ثابت، متغیر، نقدی، تعهدی و موارد دیگر تقسیم می‌شوند.
تنخواه گردان ثابت و متغیر از مهم‌ترین آن‌ها هستند که در ادامه در مورد هر کدام توضیح خواهیم داد.
بعد از پاسخ به سؤالات تنخواه چیست و تنخواه گردان چیست، نوبت به توضیح مهم‌ترین انواع تنخواه گردان می‌پردازیم.
تنخواه گردان ثابت به نیازهای شرکت رسیدگی و آن‌ها را تأمین می‌کند. وی یک گزارش از تخمین هزینه‌های ماهانه شرکت ساخته و به امور مالی ارائه می‌دهد. تنخواه گردان ثابت زیر نظر امور مالی یا بخش حسابداری هر شرکت کار می‌کند.
ارائه گزارش‌های مختلف به‌صورت دوره‌ای ماهانه اعم از اسناد پرداختی و فاکتورها که قبل‌تر به آن اشاره شد از وظایف تنخواه گردان ثابت است.
به عنوان یک مدیرعامل یا مدیر امور مالی باید توجه داشته باشید که تنخواه گردان ثابت باید فقط هزینه‌های مربوط به شرکت را پرداخت کند و این پرداختی‌ها را در روزهای معین و مشخص انجام دهد در غیر این صورت تنخواه دار مهم‌ترین بخش کار خود که نظم است را به درستی انجام نداده است.
تنخواه گردان متغیر وظایفی متفاوت‌تری دارد، بعد از بررسی‌های انجام شده توسط امور مالی، مبلغی برای تنخواه در نظر گرفته می‌شود. تنخواه گردان متغیر بعد از انجام تمام خریدها و پرداختی‌های شرکت، لیستی از کارهای صورت گرفته به بخش حسابداری می‌دهد و باقی مانده مبلغ تنخواه نیز به حسابداری شرکت بازگردانده می‌شود.
- نکته قابل توجه آن است که تنخواه گردان ثابت به دلیل عدم کنترل مناسب هزینه‌ها در زمان درست توسط تنخواه گردان، اکثر سازمان‌ها شرکت‌ها و مؤسسات از تنخواه گردان متغیر استفاده می‌کنند و کاربردی‌تر است.
- نکته دومی که باید به آن توجه داشته باشید این است که با اینکه در آیین نامه‌ها و دستورالعمل‌ها بیان شده است که بعد از اتمام هر دوره مانده حساب تنخواه به حساب اصلی شرکت منتقل شود اما در اکثر شرکت‌ها به‌خصوص شرکت‌های خصوصی، این مانده حساب را برای استفاده در شرایط اضطراری مانند خرابی کولرها، ترکیدگی لوله آب و … نزد تنخواه گردان به امانت می‌گذارند.
بعد از بررسی این نکته که تنخواه چیست و تنخواه گردان چه کسی است، با انواع تنخواه گردان و وظایف وی آشنا شدیم. حالا، ویژگی‌های مهم یک تنخواه گردان مناسب را برای شما خواهیم گفت.
یک تنخواه گردان علاوه بر اینکه باید امانت دار باشد، باید منظم، با دقت، با مباحث حسابداری آشنا، قدرت یادگیری سریع و آشنا با کامپیوتر باشد. توجه داشته باشید که جایگاه تنخواه گردان بسیار مهم است و از فرد متقاضی این کار، مهارت بالا انتظار می‌رود.
با توجه به اینکه توضیحات مفصل و دقیقی در مورد اینکه تنخواه چیست و تنخواه گردان کیست داده شد، باید در مورد اصطلاح ” حساب صندوق” که اغلب با تنخواه گردان اشتباه گرفته می‌شود، توضیح دهیم.
این دو اصطلاح بسیار به هم شبیه هستند و برای فهم دقیق تفاوت آن‌ها باید با هم مقایسه شوند.
تنخواه گردان همان‌طور قبل‌تر گفتیم، مسئول خرید و پرداخت هزینه‌های مرتبط با شرکت است. اگر بخواهیم برای شما مثالی در این زمینه بزنیم، کرایه تاکسی، هزینه غذا، خرید ملزومات شرکت مثل چای، دستمال کاغذی، قهوه و غیره جزو مواردی است که هزینه آن‌ها با تنخواه پرداخت می‌شود اما وجه موجود در صندوق، در اختیار کسی قرار می‌گیرد که مسئول خرید نیست.
حساب تنخواه برای پرداخت‌های جزئی استفاده می‌شود در صورتی که از صندوق در مجموعه‌هایی مانند فروشگاه‌های زنجیره‌ای که وجه نقد دریافت می‌کنند، استفاده می‌شود.
پرداخت هزینه‌ها از تنخواه دارای محدودیتی است که مدیر شرکت آن را قرار داده است اما صندوق این محدودیت را ندارد.
هر دفعه پرداخت از صندوق نیازمند صدور دستور و اجازه از مدیر شرکت است در صورتی که برای پرداخت از تنخواه تنها به یکبار تأییدیه نیاز است و بعد از آن تنها ارائه گزارش‌ها و فاکتورها الزامی است.
تنخواه به صورت دوره‌ای (معمولاً هر ماه طبق تصمیم هر شرکت) دوباره شارژ می‌شود در صورتی که پرداختی‌های صورت گرفته از صندوق این‌گونه جایگزین نمی‌شود.
نتیجه گیری
- تنخواه مبلغی است که از آن برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره شرکت‌ها، سازمان‌ها و مؤسسات استفاده می‌شود.
- به مسئول خرید و کسی که شرکت وجه تنخواه را برای کنترل و مدیریت در اختیار وی می‌گذارند، تنخواه گردان یا تنخواه دار می‌گویند.
- از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های تنخواه گردان، امانت‌داری، آشنایی با حسابداری، مهارت بالا در مدیریت هزینه‌ها است.
- تنخواه گردان پس از تایید از سوی هیئت مدیره شرکت، به دو دسته ثابت و متغیر تقسیم می شوند که تنخواه گردان متغیر در بین شرکت ها طرفدار بیشتری دارد.
- تنخواه گردان‌ها موظف هستند بعد از اتمام هر دوره، گزارش و رسیدهای خرید و اسناد مربوطه را به مدیر امور مالی یا مدیر حسابداری ارائه دهد.
- مفهوم تنخواه با صندوق تفاوت دارد. صندوق جزو دارایی شرکت محصوب می شود و باقی مانده تنخواه بعد از هر دوره باید به حساب اصلی بانک باز گردد، تنخواه در هر دوره دوباره شارژ می‌شود ولی جایگزین هزینه‌ها در صندوق این‌گونه نیست.
در این مقاله به بررسی اینکه تنخواه چیست، تنخواه گردان چه کسی است، چه وظایفی دارد، انواع تنخواه گردان و تفاوت تنخواه با صندوق به صورت کامل پرداختیم و تلاش کردیم که تمام موضوعات و چالش‌های مربوط به تنخواه را بررسی کنیم و به تمام سؤالاتی که ممکن است در این مورد برای شما پیش بیاید پاسخ دهیم. اگر سؤال دیگری دارید یا تمایل دارید نکته دیگری را به این مقاله اضافه کنید برای ما کامنت بگذارید و نظر خود را با به اشتراک بگذارید.
