چگونه از voip نگهداری و پشتیبانی کنیم
VoIP یا Voice Over IP یک شبکه تلفنی اینترنتی است که انتفال صدا و داده را در یک شرکت ساده‌تر می‌کند. پس از اینکه چنین شبکه‌ای در یک شرکت راه‌اندازی شد، نوبت به پشتیبانی می‌رسد. یعنی باید سلامت سیستم مدام تحت نظر باشد و در زمان‌های بروز مشکل، تصمیمی متناسب با شرایط گرفته شود. پشتیبانی پروژه VoIP و عیب یابی مرکز تلفن VoIP در زمان‌های لازم، معمولا از طریق یک قرارداد به تیم‌های شبکه و IT سپرده می‌شود. در این مطلب قصد داریم اهمیت، ضرورت، فواید و نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP را به شما نشان دهیم.
VoIP چیست و چه کاربردی دارد؟
VoIP مخفف Voice over Internet Protocol و به‌معنای انتقال صدا از طریق اینترنت به‌جای خطوط تلفن است. VoIP در ابتدا برای سرعت بخشیدن به انتقال اطلاعات درون شرکت و بالا بردن کیفیت ارتباطات درونی مورد استفاده قرار گرفت. اما در حال حاضر می‌توان با برنامه‌نویسی تماس‌های بیرونی شرکت (مثل تماس با مشتری) از این سیستم برای اهدافی مثل بهبود رابطه با مشتری (CRM) و بازاریابی استفاده کرد.
کاربردهای VoIP به حدی گسترده شده‌اند که در حال حاضر هر شرکتی برای عقب نماندن از قافله، به راه‌اندازی آن نیاز دارد. این راه‌اندازی معمولا توسط شرکت‌های توسعه ارتباط VoIP صورت می‌گیرد. مهم‌ترین نکته پس از راه‌اندازی صحیح و اصولی VoIP، نگهداری و پشتیبانی از آن است.
پشتیبانی VoIP چیست و چرا به آن نیاز داریم؟
سیستم تلفن VoIP مثل تمام سیستم‌های دیگر، پس از پیاده‌سازی به پشتیبانی نیاز دارد. چرا که احتمال وقوع خطاها و باگ‌های غیرقابل پیشبینی برای سیستم‌های اینترنتی همیشه وجود دارد. معمولا در زمان بستن قرارداد راه‌اندازی سیستم تلفن VoIP، پشتیبانی و نگهداری از آن هم به خود راه‌اندازان سپرده می‌شود.
تیم IT یا شبکه مربوطه موظف است نیروهای لازم را برای نظارت بر سیستم در محل مستقر کرده و در زمان بروز خطا، واکنشی سریع و مناسب نشان دهد. آن‌ها همچنین باید مشکلات احتمالی را پیشبینی کرده و احتیاط لازم (مثل تهیه نسخه پشتیبان) را لحاظ کنند.
سیستم VoIP برای ساده‌تر کردن ارتباط درونی و انتقال اطلاعات طراحی شده است و کارها را ساده‌تر می‌کند. اما همین سیستم در صورت بروز مشکل و عدم برخورداری شرکت از پیش‌بینی‌های لازم، بلای جان اعضا خواهد شد. چرا که تمام ارتباطات را مختل کرده و انتقال فایل را غیرممکن می‌کند.
در چنین مواقعی باید یک نفر متخصص و مسلط به نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP در شرکت حضور داشته باشد و در سریع‌ترین زمان ممکن به اشکال پیش‌آمده واکنش نشان دهد. گاهی به دلیل نبود منابع کافی برای استخدام یک کارشناس ویژه، با یک کارشناس خارجی قرارداد بسته می‌شود تا با یک تماس در شرکت حاضر شود.
چه شرایطی در زمان عقد قرارداد نگهداری و پشتیبانی VOIP به امضا می‌رسد؟
در این بخش می‌خواهیم تعهدات شرکت پشتیبانی VoIP و جزئیات قرارداد را با هم بررسی کنیم.
مدت قرارداد
قراردادهای پشتیبانی VoIP معمولا به‌صورت بلندمدت تنظیم می‌شود. چرا که شرکت نمی‌خواهد دائما با چالش ارتباطی روبرو باشد. بیشتر قراردادهای این چنینی بین ۶ ماه تا یک سال تنظیم شده و به امضای طرفین می‌رسند. شرکت پشتیبان VoIP در طول این مدت، مسئولیت کامل تمام بخش‌های VoIP (سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری) را به‌عهده می‌گیرد.
نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP
شیوه خدمت‌رسانی کارشناسان پشتیبانی کاملا به بندهای قرارداد بستگی دارد. شما می‌توانید کارشناس را به‌صورت حضوری دائمی، سرکشی دوره‌ای و On Call در اختیار داشته باشید و هر کدام از این روش‌ها، هزینه خاص خود را خواهند داشت. در حالت حضوری دائمی، کارشناس سیستم تلفن VoIP در محل مستقر شده و میز یا حتی اتاق مخصوص به خود را دارد.
شما می‌توانید همچنین کارشناس را برای سرکشی‌های ماهانه، فصلی یا… داشته باشید یا او را موظف به حضور On Call (همزمان با تماس) در شرکت کنید. همانطور که گفتیم، نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP ثابت نیست و بنا به بندهای قرارداد تغییر می‌کند. شما همچنین می‌توانید یکی از کارشناسان خود را با آموزش VoIP، آماده پشتیبانی و عیب یابی مرکز تلفن VoIP کنید.
تعهدات کارفرما و شرکت پشتیبانی VoIP
هر دو طرف در قالب قرارداد یکدیگر را موظف به رعایت تعهداتی در قبال یکدیگر می‌کنند. برای مثال، کارفرما متعهد می‌شود که دسترسی سرور را به اشخاص حقیقی یا حقوقی دیگر ندهد یا شرایط حضور کارشناس را در دفتر فراهم کند. شرکت پشتیبانی هم متعهد می‌شود در زمان بروز مشکل در دسترس باشد و هزینه اضافه برای انجام وظایف مورد توافق طلب نکند.
دقت در جزئیات قرارداد
کارفرما باید مثل زمان عقد قرارداد بیمه، دقت ویژه‌ای برای تنظیم این قرارداد قائل شود. چرا که با ذکر نکردن یکی از سخت‌افزارها یا نرم‌افزارهای مورد استفاده در شبکه VoIP، شرکت سرویس‌دهنده قانونا وظیفه‌ای در قبال خرابی‌های آن نخواهد داشت. سعی کنید برای تنظیم قرارداد نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP، از یک کارشناس آی‌تی یا شبکه مسلط به VoIP کمک بگیرید. شرکت‌های پشتیبانی یا کارشناسان نیز باید با مطالعه دقیق بندهای قرارداد، از تحمیل وظایف نامربوط و اضافه به خود جلوگیری کنند.
چه خدماتی معمولا توسط شرکت‌های پشتیبانی VoIP ارائه می‌شود؟
همانطور که گفتیم، همه‌چیز به بندهای قرارداد بستگی دارد. اما عموما موارد زیر توسط شرکت‌های پشتیبانی VoIP ارائه می‌شوند.
- بازدید دوره‌ای از سیستم کلی و تجهیزات مرتبط
- تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات به‌صورت دوره‌ای برای مواقع ضروری
- عیب یابی مرکز تلفن VoIP در صورت بروز مشکل
- افزودن امکانات و قابلیت‌های جدید (مثل اضافه کردن یک کارمند جدید) در صورت نیاز
- ارائه مشاوره برای استراتژی‌های استفاده از VoIP در بازاریابی
کلام آخر در مورد نگهداری و پشتیبانی VOIP
سیستم‌های تلفن اینترنتی VoIP کاربردهای بسیاری برای کسب‌وکارهای امروزی دارند. این سیستم‌ها می‌توانند ارتباطات داخلی شرکت را سریع‌تر کرده و ارتباطات خارجی (مثل ارتباط با مشتری) را هم بهبود ببخشند. البته رسیدن به این مزایا در گرو پیاده‌سازی صحیح و نظارت بر عملکرد VoIP خواهد بود. این کار ممکن است توسط تیم IT داخلی شرکت انجام شود اما بیشتر شرکت منابع انسانی لازم برای این کار را ندارند.
برای همین است که با تیم‌های راه‌اندازی و پشتیبانی سیستم تلفنی VoIP قرارداد بسته می‌شود. نحوه نگهداری و پشتیبانی VoIP توسط هر کدام از شرکت‌ها متفاوت خواهد بود، اما تمام شرکت‌ها به شما خدماتی از قبیل سرکشی دوره‌ای به تجهیزات و سیستم‌ها، مشاوره و آموزش VoIP و عیب‌یابی سیستم را می‌دهند.
