مدیریت پروژه چه کاربردی دارد و یک مدیر پروژه به چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟ با رشد علم و تکنولوژی در دنیا تخصص‌های بسیاری در صنعت شکل گرفت که پیشبرد اهداف ملی و بین المللی تنها در زیر سایه این تخصص‌ها امکان‌پذیر است. تخصص مدیریت پروژه یکی از کلیدی‌ترین تخصص‌های موجود در بخش صنایع است که در حال حاضر طرفداران زیادی دارد. تمامی پروژه‌های بزرگ ملی و بین المللی به مشارکت تیم‌های مدیریت پروژه حاذق و با تجربه نیاز دارد تا بتواند موفقیت پروژه خود در کم‌ترین زمان ممکن را تضمین کنید. قابل توجه است که تنها دروس دانشگاهی برای تربیت مدیران پروژه در بازار متنوع امروزی کافی نیست و تمامی متخصصان مدیریت پروژه بایستی مهارت‌های مورد نیاز برای حضور در صنایع مختلف را بیاموزند و آموزش‌های لازم جهت هدایت یک پروژه را فرا‌بگیرند.
از لحاظ آکادمیک در حال حاضر در کشور ایران کارشناسی مهندس صنایع و کارشناسی ارشد مدیریت صنعتی ارتباط تنگاتنگی با مدیریت پروژه دارند. البته برخی از رشته‌های مهندسی از قبیل مهندسی عمران در حال ایجاد گرایش‌های گوناگونی در رابطه با آموزش افراد در راستای مدیریت پروژه و ساخت هستند. ولی در حالت کلی تخصص مجزایی از نظر آکادمیک برای مدیریت پروژه وجود ندارد و افرادی که دارای مهارت‌های رهبری باشند با اتخاذ چندین مرحله آموزشی عملی و نظری قادر خواهند در تخصص مدیریت پروژه مشغول به کار شوند.
بسیاری از شرکت‌های صنعتی در حال آموزش و تربیت مدیران پروژه هستند و مهارت‌های مورد نیاز برای دارایی چنین تخصصی را به افراد می‌آموزند. در این بخش می‌خواهیم کلیه مهارت‌های اکتسابی ضروری یک مدیر پروژه و روش‌های کسب این مهارت را به افراد آموزش دهیم تا بتوانند با علم به این مهارت‌ها توانایی خود را بسنجد و در صورت وجود علاقه به این کار مهیّج و پردرآمد، قدم در راه یادگیری این تخصص بگذارند.
مهارت‌های مدیر پروژه:
در وهله اول کلیدی‌ترین مهارت‌های لازم برای یک مدیر پروژه آشنایی به استانداردهای موجود در این تخصص از قبیل PMBOK و آشنایی کامل به نرم افزار مایکروسافت پروجکت(صفر تا صد این نرم افزار در پست قبلی آموزش داده شده است) می‌باشد. یک مدیر پروژه با عمل به این دو مهارت اصلی موقعیت شغلی بسیار بهتری نسبت به پست‌های دیگر خواهد داشت.
کسب این استانداردها برای هر کسی واجب است زیرا به وی برای کنترل بهتر موقعیت شغلی و اهداف کاری کمک خواهد کرد. امروزه کسب مدرک معتبر در زمینه کسب این استانداردها برای یافتن شغلی در مدیریت پروژه بسیار ضروری است و سبب می‌گردد مسئولان پروژه با اطمینان خاطر بحث کنترل پروژه‌های بزرگ و کوچک را به افراد بسپارند.
مهارت کلیدی دیگر در حیطه مهارت‌های ارتباطی قرار بگیرد. مدیران پروژه رهبران موفقی در هدایت تیم پروژه محسوب می‌شوند. مدیریت و رهبری در سایه شناخت دقیق افراد زیر مجموعه خود در سازمان ایجاد می‌شود.
مهارت ارتباطی سبب می‌گردد که مدیران نسبت به تک تک شغل‌های موجود در زیر مجموعه خود و افرادی که این مقام‌ها را تصاحب کردند، شناخت پیدا کنند و بتوانند افراد را در زمان مناسب و در جهت درست هدایت کنند. مهارت ارتباطی قوی، قدرت توضیح را در افراد بالا برده و سبب می‌شود که آن‌ها افراد قانع کننده باشند. در نتیجه این افراد در سایه ارتباطات خود خواهند توانست که به ذینفعان پروژه توضیحات لازم را بدهند و در مواقع بحرانی بدون ایجاد نگرانی در آن‌ها از کمکشان برخوردار شوند.
از دیگر مزیت‌های دارا بودن مهارت ارتباطی بالا می‌توان به ارتباط در سطح شخصی با افراد اشاره نمود. مدیر پروژه با مهارت ارتباطی قوی قادر خواهد بود در زمان‌های خاصی افراد را همچون دوست در کارشان راهنمایی کن و در زمان‌های بحرانی نیز با برخوردهای قاطع قادر خواهد همانند مدیر راه درست را به آن‌ها شان داده و آن‌ها را مجاب به انجام درست وظیفه‌شان کند.
اما استانداردهای ملزوم در تخصص مدیریت پروژه، استانداردهای PMBOK می‌باشد که مجموعه‌ای از روندها، دانش‌های تخصصی، اطلاعات و اصطلاحات کاربردی و دانش‌های تجربی است که دانش آموخته را برای شروع کار کنترل هر پروژه‌ای آماده می‌سازد. کارشناسان با تجربه‌های گوناگون و تخصص‌های مختلف بایستی مدت زمانی را برای یادگیری استانداردهای ارائه شده توسط موسسه مدیریت پروژه(PMI) صرف کنند تا بتوانند در هدایت پروژه در جهت درست توانمند باشند.
این موسسه استانداردهای مدیریت پروژه را متناسب با استانداردهای صنعت مورد نظر بر می‌گزیند. بهتر می‌دانید که پروژه‌های عمرانی با انواع پروژه‌های صنعت نفت و گاز یا با پروژه‌های فناوری اطلاعات تفاوت دارند و هر کدام جوانب مخصوص به خود را داشته و با چالش‌های گوناگونی روبرو هستند. بنابراین مدیران کنترل پروژه باید از استانداردهای تخصصی شده در حرفه مورد نظر خود بهره ببرند و در زمینه صنعت خود به دنبال کسب تجربه مدیریتی باشند. دانش عمومی مدیریت پروژه در کنار دانش تخصصی برای کنترل پروژه ضروری است. بنابراین بهتر است در همان ابتدای کار در هر حوزه تخصصی که هستید در موسسات مختلف حرفه‌ای برای کسب مهارت‌های عمومی و تخصصی مدیریت پروژه ثبت نام کنید تا بتوانید در کنار تجربه اندوزی مدرک معتبری برای رزومه شغلی خود داشته باشید.
تعریف مدیریت پروژه:
مدیریت پروژه یکی از جذاب‌ترین و محبوب‌ترین رشته‌های تخصصی در مشاغل مهندسی، مدیریت و صنایع محسوب می‌شود که امروزه با پیشرفت سریع تکنولوژی و تاثیر وسیع آن بر حوزه صنعت، نیاز بازارهای امروزی به مدیران کنترل پروژه بیش از گذشته احساس می‌شود. مدیریت پروژه در حقیقت مجموعه از فرایندهایی است که با اعمال نظارت بر روی مقوله‌هایی از جمله هزینه، زمان و کیفیت منجر به شکل‌گیری نتایج مشخص شده می‌گردد.
مدیریت پروژه در کنار مبنای علمی، یک دانش مهارت محور است که به افراد اجازه می‌دهد آموخته‌هایشان را در کنار نبوغ و هوش خود برای هدایت بهتر پروژه به کار گیرند و از ریسک‌ها و چالش‌های فرا روی پروژه آگاهی کامل داشته باشند تا بتوانند پروژه را رهبری کنند. همانطور که از اسم این تخصص مشخص است، یکی از اساسی‌ترین مهارت‌های لازم برای هدایت صحیح پروژه‌های بزرگ و کوچک، قدرت رهبری فرد مدیر است. یک رهبر توانایی زیر نظر گرفتن جزئیات اوضاع را دارد و می‌تواند بدون زحمت اضافی افراد را مجبور به انجام صحیح کارشان کند و اهداف پروژه برای وی مهم‌تر از اهداف دیگر است.
مدیریت پروژه گام اساسی برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت، بازخورد و کنترل را در بر می‌گیرد و در هر کدام از این مراحل تکنیک‌ها و فنون خاصی را پیاده سازی می‌کند تا نتایج مورد نظر به وقوع بپیوندند. از مهم‌ترین کارهای مدیریت پروژه مدیریت صحیح منابع جهت رسیدن به نتایج تعیین شده در زمان مشخص شده و با هزینه تخمین زده شده است. تمامی این روندها بایستی در کنار هم به جلو رانده شوند. نقص در هر کدام از این فرایندها باعث بروز چالش‌های جدی در مراحل بعدی خواهد شد. بنابراین یک مدیر کنترل پروژه با تجربه ضمن توجه به نقشه کلی مسیر و اهداف مشخص شده، بر روی گام‌های اساسی مدیریت پروژه و جزئیات آن حساس شده و نظارت همه جانبه‌ای بر روند انجام کار اعمال می‌کند.
شرح وظایف مدیر پروژه:
وظایف مدیر پروژه طیف وسیعی از وظایف علمی و کاربردی را شامل می‌شود. از مهم‌ترین وظایف یک مدیر کنترل پروژه برای هدایت تمامی پروژه‌های سطوح متوسط و عالی، توانایی مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و سازماندهی هست. مطمئنا برای برنامه ریزی یک پروژه با توجه به ابعاد آن نیاز به تیم‌های تخصصی مختلف خواهد بود. وظیفه دیگر مدیر پروژه توانایی حل مسئله است. وی بایستی از بالاترین میزان تفکر منطقی و خلاقیت برخوردار باشد و بتواند مسائل روبروی پروژه را قبل از اتفاق افتادن تشخیص دهد و بسیار منطقی با آن‌ها برخورد کند.
مطمئنا مسائل بسیار جزئی و کوچکی در جوانب کنترل هزینه، مدیریت زمان و ابعاد کیفی وجود دارند که تنها با چشمان ریزبین می‌توان آن‌ها را دید و حل کرد. یک مدیر پروژه با تجربه بایستی در هر پروژه‌ای انتظار روبرویی با مسائل مختلف را داشته باشد و بتواند تسلط کامل و کافی بر روند انجام پروژه اعمال کند.
یک مدیر پروژه با سه قشر درگیر در پروژه و با خواسته‌های گوناگون ارتباط دارد. این سه قشر ذینفعان، پیمانکاران و تامین‌کنندگان پروژه هر کدام انتظارات و اهداف مخصوص به خود را دارند و در نتیجه بایستی با هر کدام از این گروه‌ها با زبان خودشان صحبت نمود. بنابراین یک مدیر پروژه وظیفه مذاکره با گروه‌های مختلف افراد را دارد که بایستی در کنار راضی نگه داشتن آنان بتواند توازن بین اهداف و خواسته‌های طرفین را برقرار کنند.
بحث مدیریت هزینه یکی دیگر از بحث‌های تخصصی است که اغلب اوقات باعث شده است بهترین مدیران با بهترین تخصص‌ها در کار مدیریت پروژه باز بمانند. توانایی تخصیص بودجه به طور مناسب به تمامی مراحل پروژه یکی از سخت‌ترین وظایف مدیر پروژه است که بایستی وی بتواند از افزایش بی‌فکر و بی‌برنامه هزینه پروژه جلوگیری کند.
نرم افزارهای مدیریت پروژه:
نرم افزارهای تخصصی مدیریت پروژه با توجه به پیشرفت نرم‌افزارهای حوزه فناوری اطلاعات در حال به روز رسانی هستند. مدیران بایستی آشنایی در سطح خوب نسبت به اینترنت و نرم‌افزارهای تخصصی Project Microsoft و PMBOK داشته باشند و در کنار سپردن این کارها به افراد تیم بتوانند خود نیز فرایند نرم‌افزاری پروژه را کنترل کنند و اطلاعات لازم را کسب کنند. نرم افزار تسکولو از دیگر نرم‌افزارهای کنترل پروژه است که ارتباط آنلاین با مجموعه تیم را برقرار کرده است. با کمک این نرم افزار می‌توان با همکاری تیم در جهت اهداف پروژه حرکت نموده و کار نظارت بر انجام پروژه نیز بسیار آسان‌تر از قبل می‌شود.
