آشنایی با مفاهیم مدیریت پروژه
بدون وجود نظم و برنامه ریزی رسیدن به موفقیت در پروژهها امکان پذیر نیست. مدیران پروژه استراتژیهایی را برای پیشبرد اهداف یک پروژه به کار میگیرند و وظایف را بین اعضا تقسیم میکنند. این افراد باید نسبت به مفاهیم مدیریت پروژه درک درست و روشنی داشته باشند تا این فرآیند را به خوبی پیش ببرند. مدیر یک پروژه وظایفی همچون مدیریت منابع انسانی، ریسک، زمانبندی و مدیریت برنامه ریزی را بر عهده دارد. بسیاری از مدیران از نرم افزارهای هوشمند برای تحقق اهداف خود در مدیریت پروژه استفاده میکنند و بسیاری دیگر نیز ابزارهای متعددی را به کار میگیرند. در هر حال مدیران باید نسبت به مفاهیم و اصول مدیریت پروژه آگاه باشند.
پروژه چیست؟
پروژه به مجموعهای هماهنگ از وظایف گفته میشود تا خدمات، محصول یا پروسه جدیدی عرضه شوند. پروژه دستاوردهای منحصر به فردی را در پی دارد و زمان آغاز و پایان آن مشخص نیست. اعضای یک پروژه ممکن است یک ماه، یک هفته، یک سال یا حتی چند سال درگیر به سرانجام رساندن پروژه باشند. این اعضا در کنار یکدیگر هدف واحدی را دنبال میکنند.
لازم به ذکر است که منابع مالی، منابع انسانی و زمان هر کدام از پروژهها محدودیت دارد. یک پروژه میتواند به صورت تک نفره یا چند نفره انجام شود. معمولاً پروژههای چند نفره هستند که به یک مدیر ماهر نیاز دارند تا برای پیشبرد اهداف خود به بهترین شکل ممکن عمل کنند.
مدیریت پروژه چیست؟
پیش از این که اصول و مفاهیم مدیریت پروژه را تحت بررسی قرار دهیم، باید با چیستی مدیریت پروژه آشنا شویم. مدیریت پروژه به خط مشی گفته میشود که با برنامه ریزی، هماهنگی و کنترل بر اجرای پروژه نظارت میکند. در تعریف مدیریت پروژه میتوانیم به طور خلاصه جمله ذیل را بیان کنیم: استفاده موثر از منابع انسانی یک پروژه، تخصیص و پیگیری منابع برای رسیدن به اهداف تعیین شده پروژه در یک دوره زمانی خاص.
شرکتها و سازمانهای بزرگی که همواره با پروژههای مختلف سر و کار دارند، سعی میکنند از ماهرترین و کاربلدترین مدیران پروژه کمک بگیرند. این مدیران به منظور حداقل رساندن محدودیتهای یک پروژه برنامه ریزی انجام میدهند و بر فرآیند پروژه نظارت میکنند.
چرا مدیریت پروژه مهم است؟
این روز ۹۷ درصد از سازمانها به نقش حرفهای مدیریت در پیشرفت سازمان ایمان آوردند. به همین دلیل موفقیت سازمان و پروژههای خود را در گرو استخدام مدیران پروژه میدانند. سازمانهایی که از مدیران پروژه کمک میگیرند، به خوبی میتوانند برای پیاده سازی اهداف خود در یک پروژه اقدام کنند.
مدیریت پروژه نه تنها در دنیای امروز بلکه از گذشته یعنی از سال ۱۹۵۰ به بعد رواج داشت. این فعالیت چشم اندازهای مدیریتی یک سازمان را تدوین میکند و سپس مسیری شایسته برای رسیدن به اهداف کلان یا اهداف کوچک سازمان را ترسیم مینماید. به همین دلیل هر سازمان، شرکت یا ارگانی که با پروژه سر و کار دارد، باید به فکر مدیریت کردن پروژه باشد. جالب است بدانید هنوز هم که هنوز است با وجود گسترش و پیشرفت علم مدیریت پروژه نیاز به مفاهیم اصولی و مبانی زیادی دارد پس هنوز به تکامل نرسیده است.
وظایف مدیر پروژه
فعالیتهای مدیریت پروژه شاید به ظاهر ساده باشند؛ اما چنین نیستند. این فعالیتها نیاز به تمرکز و دانش و مهارت بالایی دارند. تنها افرادی میتوانند به خوبی یک پروژه را مدیریت کنند که از مهارتهای زیر برخوردار باشند:
1. مدیریت زمان
در زمره وظایف مدیر، مدیریت زمان پروژه اهمیت زیادی دارد. مدیران پروژه باید زمان را به خوبی مدیریت کنند. یعنی ساز و کارهای مورد نیاز برای آغاز تکمیل و تحویل به موقع پروژه را ایجاد نمایند.
2. مدیریت هزینه
دومین وظیفه مدیران پروژه مدیریت هزینههای پروژه است. این مدیران باید متناسب با میزان بودجهای که از قبل تعریف شده است، هزینههای پروژه را کنترل کنند.
3. مدیریت محدوده
مدیران باید همواره تلاش کنند از مرزهای تعریف شده برای یک پروژه عبور نکنند. مدیریت محدوده پروژه تمامی آنچه را که پروژه شامل میشود را در بر میگیرد. در چنین مدیریتی مرزهای پروژه مشخص میشوند و سپس در چارچوب همین مرزها فعالیتهای به پایان رساندن پروژه انجام میشود.
4. مدیریت کیفیت
در کنار زمان و سایر محدودیتهای پروژه کیفیت پروژه نیز اهمیت زیادی دارد. یک مدیر خوب باید با بررسی عملکرد زیر دستان خود پیشرفت پروژه را بررسی کند و کیفیت آن را نیز تعیین نماید. چنانچه ایرادی در یک مرحله وجود داشت باید آن ایراد برطرف گردد. اگر مدیران درک درستی نسبت به مفاهیم مدیریت پروژه داشته باشند، قطعاً کیفیت پروژه نیز بسیار عالی خواهد بود.
5. مدیریت ریسک
حتی اگر کم خطرترین پروژهها نیز در دست انجام باشند، باز هم ریسک در این پروژهها وجود دارد. پس یک مدیر پروژه خوب باید مدیریت ریسک را یاد گرفته باشد. شناسایی، تحلیل و برخورد درست با موقعیتهای خطر آفرین در طول پروژه از مهارتهای اساسی مدیران پروژه است.
6. مدیریت ذی نفعان
تمامی افرادی که به نوعی روی پروژه تاثیر میگذارند یا از پروژه تاثیر میپذیرند، ذی نفعان یک پروژه به شمار میآیند. یک مدیر خوب باید برای ارتباط با ذی نفعان برنامه ریزی درستی داشته باشد و تاثیر آنها بر روی پروژه را بررسی کند.
7. مدیریت تدارکات
دانش آموختگان رشته مدیریت پروژه باید تدارکات را نیز مدیریت کرده و با مدیریت تدارکات پروژه آشنا باشند. یعنی مواد اولیه، خدمات مورد نیاز و محصولات مورد نیاز پروژه را در اسرع وقت تامین نمایند.
8. مدیریت منابع انسان
مدیریت منابع انسانی جزو اصلیترین وظایف در پیشبرد یک پروژه به شمار میآیند. مدیریت پروژه باید با مدیریت صحیح منابع انسانی نقش، مسئولیت و وظایف این افراد را تعیین کند. در واقع برنامه ریزی، نظارت و کنترل فعالیتهای کاری منابع انسانی با توسط مدیر پروژه انجام میشود.
9.مدیریت ارتباطات
مدیریت ارتباطات پروژه به معنای برنامه ریزی نظارت بازنگری و اجرای راهکارهای ارتباطی در سازمان و بین سازمان است. ارتباطات درست با دیگران میتواند پیشبرد اهداف را سرعت دهد. بنابراین مدیران باید نسبت به بهبود ارتباط با دیگران کوشا باشند.
پیشنهاد مطالعه: سیستم اطلاعات مدیریت پروژه و هر آنچکه باید در رابطه با آن بدانیم
منظور از انواع مدیریت پروژه چیست؟
در کل شیوههای مدیریت پروژه یکسان هستند و شما را به هدف نهایی پروژه میرسانند. یعنی پس از اتمام پروژه با بودجه مناسب و زمان مناسب به اهداف خود خواهید رسید. با این وجود ممکن است برای رسیدن به اهداف غایی یک پروژه به روشها و تکنیکهای مختلفی نیاز داشته باشید. به همین دلیل از انواع مدیریت پروژه، مفاهیم مدیریت پروژه و تکنیکهای مختلف آنها استفاده میشود تا پروژه به پایان برسد.
در ادامه به معرفی روشهای گوناگون برای مدیریت یک پروژه خواهیم پرداخت.
آبشاری (waterfall project management)
یکی از انواع مدیریت پروژه روش آبشاری است. در این روش پروژه به صورت گام به گام پیش میرود. تا زمانی که مدیران گام ابتدایی پروژه را طی نکرده باشند نمیتوانند وارد گام دوم شوند. برای آن دسته از پروژههای ساختارمند که قابل پیش بینی هستند، میتوان روش آبشاری از مدیریت پروژه را به کار بست. این روش مزایای زیادی دارد و باعث افزایش کیفیت پروژه میشود اما زمانبندی آن با ضعف مواجه است.
چابک (agile project management)
روش چابکی در مدیریت پروژه یکی از روشهای پرکاربرد است که سبب تفکر مدیریتی نیز میشود. در این روش به جای این که از قبل برای انجام فرآیندهای مختلف برنامه ریزی شود، این فرآیندها متناسب با شرایط تعیین میشوند. بنابراین اگر مسئلهای پیش بیاید یا مشکلی در مراحل مدیریت پروژه ایجاد شود، میتوان به راحتی آن را از بین برد.
جالب است بدانید در روش چابک چنانچه مدیران پروژه با یک مانع سخت و یک مشکل اساسی مواجه شوند، به جای از بین بردن این مشکل یک جایگزین برای آن پیدا میکنند. پس روند کار سرعت دارد.
اسکرام (scrum project management)
سومین روش در انواع مدیریت پروژه روش اسکرام است. اسکرام یکی از زیر مجموعههای مدیریت پروژه چابک به شمار میآید و مفاهیم مدیریت پروژه چابک را در دل خود جای داده است. در این روش پروژه باید به قسمتهای کوچکتر تقسیم شود. پس از تقسیم پروژه به قسمتهای کوچکتر این قسمتها به سرانجام میرسند و تکمیل میشوند. چنانچه تمامی بخشهای کوچک یک پروژه به سرانجام رسیده باشند، مدیر آن را همانند یک پازل در کنار یکدیگر قرار داده و پروژه را به سرانجام میرساند.
کانبان (Kanban project management)
روش کانبان روشی برای مدیریت پروژه به شمار میآید که نشان میدهد تیم پروژه باید روی چه چیزی تمرکز کنند. در این روش کارها به سه دسته انجام نشده، در حال انجام و کارهای انجام شده تقسیم میشوند. این روش که خود زیر مجموعه روش مدیریت پروژه چابک است، باعث تصویر سازی از پروژه میشود و با کاهش زمان و افزایش کیفیت پروژه شما را به اهداف دور و نزدیکتان میرساند.
پرینس ۲ (PRINCE2)
پرینس ۲ مخفف عبارتProjects IN Controlled Environment است. با استفاده از این متد مدیریت پروژه، هر یک از پروژهها به فرآیندهای کوچکتری تقسیم میشوند. هر فاز از پروژه نیز ورودی و خروجی خاصی دارد. این تکنیک میتواند پروژه را در یک چارچوب خاص قرار دهد و به سادگی یک برنامه اصولی برای پروژه ایجاد کند. معمولا برای پروژههای بزرگی که قابل پیش بینی هستند، از متد پرینس ۲ استفاده میشود.
گاهی اوقات ممکن است مدیران مفاهیم مدیریت پروژه موجود در هیچ یک از متدهای فوق را برای پیشبرد یک پروژه قابل قبول ندانند. در این موارد آنها نکات مثبت و کلیدی متدهای ذکر شده را استخراج میکنند و با تلفیق آنها، روش جدیدی از مدیریت پروژه را ایجاد میکنند.
مفاهیم مدیریت پروژه چه هستند؟
اصلیترین هدف ما در این مطلب بررسی مفاهیم مدیریت پروژه است. مدیران برای این که مسئولیتهای خود را به شکلی صحیح انجام دهند و بر شرایط انجام یک پروژه دقت کاملی را اعمال کنند، به این مفاهیم نیاز دارند. در واقع مفاهیمی که برای مدیریت پروژه به کار گرفته میشوند در مراحل ابتدایی، پایانی و مراحل میانی یک پروژه مورد استفاده قرار میگیرند. این مراحل برای به موفقیت رسیدن پروژه و احیای چرخه حیات یک پروژه بسیار ضروری هستند. در ادامه به این موارد و مفاهیم اشاره شده است:
شروع پروژه؛ گام اول ایجاد پروژهای موفق
اولین گام از مراحل مدیریت پروژه گام آغاز پروژه است. در این باید مرحله آنچه که لازم است تعیین گردد. ایده آغاز پروژه، خط روند پروژه و راه رسیدن به اهداف یک پروژه از مفاهیم مدیریت پروژه در مرحله ابتدایی شامل اهداف دستاوردها و وظایف تیم انجام پروژه میشوند.
برنامه ریزی؛ اولویت اصلی برای مدیریت پروژه
دومین مرحله در فرآیند مدیریت پروژه مرحله برنامه ریزی است. در این مرحله پروژه مدیریت شده برنامه ریزی درستی برای وظایف منابع اهداف و فعالیتها انجام میشود. با توجه به اهمیت فوق العادهای که مرحله برنامه ریزی دارد از ابزارهای مختلفی برای برنامه ریزی درست استفاده میشود. مفاهیم مهمی که در مرحله برنامه ریزی باید به آنها توجه داشته باشید چگونگی تخصیص منابع، چگونگی تقسیم وظایف و تعیین اهداف و چشم اندازهای یک سازمان است.
اجرای اصولی؛ گام میانی مدیریت پروژه
گام اجرا نیز در میان مراحل مدیریت پروژه اهمیت فوق العادهای دارد. در این مرحله بسیاری از فعالیتهای اصلی که پروژه را به سمت اهداف هدایت میکنند انجام خواهد شد. مدیران ممکن است در مرحله اجرا با چالشها و موانع زیادی روبرو شوند یا حتی ریسک بسیاری را به جان بخرند. در گام اجرا باید از مفاهیم مدیریت پروژه جهت بودجه بندی، زمانبندی و افزایش کیفیت کار استفاده کرد. شما میتوانید به عنوان یک مدیر پروژه از اپلیکیشنهای مدیریت زمان یا زمانبندی درست کمک بگیرید تا کیفیت اجرای پروژه را افزایش دهید.
پیشنهاد مطالعه: منابع آزمون pmp – راهنمای کامل شرکت در آزمون pmp
نظارت و کنترل
در این گام مدیران پروژه به کنترل پروژه میپردازند. نظارت و کنترل فرآیندهایی که جهت رسیدن به هدف انجام میشوند از جمله مهمترین وظایفی است که مدیران پروژه دارند. این گام است که میتواند کیفیت و موفقیت در یک پروژه را تضمین کند. به منظور نظارت و کنترل بهتر یک پروژه مدیران میبایست نسبت به مفاهیمی همچون استاندارد pmbok اشراف کامل داشته باشند. اگر نظارت و کنترل یک پروژه در مسیری درست پیش برود، اهداف پروژه همان طور که باید و شاید به تحقق خواهند رسید.
پایان پروژه
نقطه انتهایی در یک پروژه پایان پروژه است. در این مرحله تمامی فعالیتهایی که باید برای رسیدن به هدف انجام شوند، انجام شدهاند و هدف اصلی سازمان نیز محقق شده است. در پایان کار برای بهبود کیفیت پروژه تست انجام میشود. با پایان کار چرخه حیات یک پروژه به تکامل خواهد رسید و Project management نیز ثمر بخش خواند بود.
اصول مدیریت پروژه چیست؟
اصول مدیریت پروژه در کنار مفاهیم مدیریت پروژه از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند. اغلب مدیران و سرپرستانی که میخواهند پروژهای را مدیریت کنند, باید با این اصول آشنایی داشته باشند؛ زیرا اصول مدیریت پروژه شالوده اصلی موفقیت یک پروژه به شمار میآید. برخی از مهمترین اصول در امن رابطه عبارتند از:
- اصل موفقیت: اصل موفقیت نشانگر هدفی است که مدیران پروژه برای اتمام موفقیت آمیز پروژه دارند.
- اصل مدیر پروژه: طبق اصل مدیر پروژه تنها مدیرانی که با مفاهیم مدیریت پروژه آشنا هستند و مهارت کافی برای این کار را دارند، شایسته مدیریت کردن یک پروژه هستند. داشتن دانش فنی، تجربه و مهارت فردی نیز در این زمینه اهمیت دارد.
- اصل تعهد: اصل تعهد به تعهد اعضای تیم پروژه، مدیر، ذی نفعان و افراد درگیر با پروژه اشاره دارد. این اصل چنین میگوید که اگر اعضای پروژه متعهد باشند، میتوانند با کیفیت بالا پروژه را به اتمام برسانند.
- اصل ساختار: اصل ساختار و بررسی ساختار کلی یک پروژه میپردازد و منابع زمان و اهداف کلی پروژه را شامل میشود.
- اصل تعریف: از دیگر اصول مدیریت پروژه اصل تعریف است. طبق این اصل مفاهیم مدیریت پروژه باید به طور کامل تعریف شوند. این مفاهیم برای ذی نفعان، مدیران و افراد درگیر با پروژه باید به شکلی ویژه و واضح تعریف شوند.
- اصل شفافیت: شفافیت کامل در مورد میزان پیشرفت پروژه، گزارشهای مربوط به ارزیابی پروژه و میزان هزینههای انجام شده در یک پروژه طبق این اصل اتفاق میافتد.
- اصل ارتباطات: طبق این اصل باید کانالهای ارتباطی مطمئن برای ارتباط مدیران اعضای تیم مدیریت پروژه و حامیان مالی پروژه انتخاب شوند. در این صورت برنامه ریزی پروژه در مسیر درست پیش خواهد رفت.
- اصل پیشرفت: برای این که پیشرفت پروژه تضمین شود باید تمامی اعضا از سیاستها، خط مشیها نقشها و مسئولیتهایی که به آنها داده شده است، اطلاع داشته باشند.
- اصل فرهنگ: طبق اصل فرهنگ در مفاهیم مدیریت پروژه باید فرهنگ یکسان سازمانی برای پیشبرد یک پروژه ایجاد شود و همه سطوح پیشبرد پروژه طبق چارچوب فرهنگی سازمان عمل کنند.
- اصل ریسک: این اصل چنین میگوید که تمامی اعضای انجام یک پروژه نسبت به ریسکهای احتمالی که ممکن است ایجاد شوند و ضررهای مالی پروژه باید آگاه باشند.
- اصل مسئولیت پذیری: این اصل اصلی مهم است که پایبندی افراد به وظایف خود برای پایان پروژه را نشان میدهد.
مزایای مدیریت پروژه
زمانی که مراحل پروژه طی میشوند و پروژه به موفقیت میرسد. اینجا است که مزایای مدیریت پروژه یکی پس از دیگری خود را نشان میدهند. در واقع مدیریت پروژه فرآیندی ساختار مند و نظام مند است که میتواند مراحل انجام کار را تضمینی کند. در این صورت اهداف شما به راحتی تحقق خواهند یافت.
مهمترین مزایای این حرفه در ادامه ذکر شدهاند:
- مدیریت پروژه از آنجایی که منجر به انتخاب بهترین کانالهای ارتباطی با دست اندر کاران یک پروژه میشود، بهبود روابط را به دنبال دارد. با این فرآیند روابط تیم انجام پروژه با سهامداران، سرمایه گذاران و ذی نفعان پروژه بهبود خواهد یافت.
- مدیریت پروژه باعث میشود کیفیت کلی کار افزایش پیدا کند و اهداف شما به بهترین شکل ممکن تحقق یابند. این فرآیند با بهبود بهره وری، کیفیت محصول نهایی را افزایش میدهد.
- زمانی که مدیریت پروژه انجام شود، برنامه ریزی به شکل صحیح پیش میرود و در نهایت محصولی با کیفیت عالی طراحی میشود. این میتواند رضایت مشتری را به دنبال داشته باشد و برای سازمان شما مزیت رقابتی ایجاد کند.
- با توجه به اصول و مفاهیم مدیریت پروژه میتوانید به ریسک پروژه را به حداقل برسانید. در این صورت سودی که پس از انجام پروژه عاید شما میشود، بسیار بیشتر از ضرر آن خواهد بود.
- ممکن است با اعمال فرآیند مدیریت پروژه و استفاده از بهترین ابزارهای این فراآند بودجه تخصیص یافته به یک پروژه کاهش یابد.
- با مدیریت پروژه از تایم در اختیار میتوان بهترین استفاده را داشت. یعنی کارهای مهم را سر تایم انجام داد و طبق برنامه از قبل پیش بینی شده پیش رفت.
نرم افزار مدیریت پروژه
امروزه ابزارهای زیادی برای مدیریت پروژه ساختمانی، تجاری یا خدماتی مورد استفاده قرار میگیرند. اپلیکیشنها و برنامههای هوشمندی که جهت برنامه ریزی، زمانبندی و تخصیص منابع کاربرد دارند از جمله مهمترین نرم افزارهای مدیریت پروژه به شمار میآیند. چنین نرم افزارهایی به سیستم مدیریت پروژه و اعضای تیم پروژه کمک میکنند تا به بهترین شکل ممکن پروژه را پیش ببرند. برخی از آنها به صورت رایگان در اختیار مدیران قرار میگیرند و برخی دیگر با پرداخت هزینه قابل استفاده هستند.
شما میتوانید از مایکروسافت بروجکت، ترلو، ClickUp و خیلی دیگر از نرم افزارها اسفقاده کنید و به خوبی پروژهها را مدیریت نمایید. آنچه که اهمیت دارد، کمک گرفتن از یک مدیر خلاق و مبتکر است که میتواند بهترین نرم افزار را برای مدیریت پروژه انتخاب کند.
دورههای آموزش مفاهیم مدیریت پروژه در مکتب خونه
مکتب خونه منبعی عالی برای یادگیری مفاهیم مدیریت پروژه به شمار میآید. ما در مکتب خونه با توجه به آنچه که در رشته مدیریت پروژه آموزش داده میشود، اصول را مفاهیم را تدوین میکنیم. سپس آنها را با تمرکز به شما آموزش میدهیم. هر گونه ابهام یا اشکالی در روند مدیریت پروژه پیش بیاید، با رجوع به مفاهیم مدیریت انواع مختلف پروژه میتوان آن را برطرف کرد. در این دورهها انواع روشهای مدیریت پروژه نیز در اختیار مدیران قرار میگیرد تا آنها با علم خود و شرایط یک پروژه بهترین روش را انتخاب کنند. اگر شما نیز به این دورههای کامل نیاز دارید، همین حالا با تیم مشاوره ما در مکتب خونه در ارتباط باشید و در دوره های آموزش مدیریت پروژه ما شرکت کنید.
کلام پایانی
در این مطلب در مورد چگونگی مدیریت پروژه و مفاهیم مدیریت پروژه صحبت کردیم. پروژه از آغاز تا پایان باید مراحل خاصی را طی کند. هر مرحله نیز مفاهیم منحصر به فردی دارد که مدیران میبایست به آنها دقت کافی داشته باشند. جهت افزایش بهره وری، کاهش زمان و بودجه و بهبود فرآیند رسیدن به موفقیت در یک پروژه خاص لازم است در کنار مفاهیم، به اصول مدیریت پروژه توجه داشته باشید. همچنین اگر نرم افزارهای مدیریت پروژه را بشناسید به راحتی میتوانید برنامه ریزی نظارت و کنترل پروژه را به انجام دهید.