زمانی که شما قصد ادامه تحصیل در دانشگاه‌های خارجی را دارید یا این‌که می‌خواهید در شغلی استخدام شوید، لازم است که رزومه خود را برای آن‌ها ارسال کنید. این رزومه شامل اطلاعات شخصی و فعالیت‌های شما در زمینه‌های مختلف است که از طریق آن افراد می‌توانند به توانایی‌های شما پی ببرند. کاور لتر یا نامه پوششی نوعی رزومه است که با رزومه اصلی شما تفاوت دارد و شما اغلب هنگام اپلای شدن با این نامه مواجه می‌شوید؛ بنابراین ما در این مقاله قصد داریم تا شما را با هر آنچه که لازم است درباره کاور لتر بدانید، آشنا کنیم.
کاور لتر چیست؟
در زبان فارسی به Cover Letter، نامه پوششی گفته میشود. نامه پوششی توضیحاتی را شامل میشود که مسئولان یک موسسه یا کارفرمایان می‌توانند از طریق آن به توانایی‌های افراد در زمینه‌های مختلف پی ببرند. رزومه نشان‌دهنده کارهایی است که شما در طول یک زمان مشخص انجام داده‌اید و همین‌طور تجربه‌هایی که به دست آورده‌اید را نشان می‌دهد. اما کاور لتر یا نامه پوششی بیشتر شخصیت شما را نمایش می‌دهد و راهی برای جلب اعتماد مسئولان موسسه است.
راهنمای نوشتن نامه پوششی
برای نوشتن نامه پوششی باید به فرصت شغلی مورد نظر توجه کرد و این نامه را متناسب با آن نوشت. در واقع شما باید هنگام نوشتن کاور لتر به خصوصیات محلی که می‌خواهید در آن مشغول به کار یا تحصیل شوید، دقت کنید. یک نامه پوششی موفق، نامه‌ای است که در آن کارهای مهم و مسائلی که فرد توانسته به‌درستی از پس آن‌ها بربیاید به‌طور مختصر توضیح داده شود و همچنین یک نتیجه‌گیری کوتاه و مفید بیان شود. در واقع خواننده باید حس کند که در حال خواندن یک داستان است که قهرمان آن داستان شما هستید. ما در ادامه شما را برای نوشتن یک کاور لتر موفق راهنمایی می‌کنیم.
قبل از شروع به نوشتن کاور لتر خود ابتدا در مورد سؤال‌های زیر خوب فکر کنید؛ زیرا این سؤال‌ها به شما کمک می‌کنند تا نکات کلیدی و اصلی را در نامه ضمیمه خود ذکر کنید:
- چرا می‌خواهید در شرکت یا مرکز مورد نظر خود، کار کنید؟
- آیا تجربه‌های شما می‌توانند خواسته‌ها و نیازهای موسسه یا شرکت مورد نظر را برآورده کنند؟ چگونه؟
راهنمای کامل نوشتن کاور لتر یا Cover letter
راهنمایی‌های مربوط به نوشتن نامه پوششی شامل موارد زیر هستند:
- داشتن لحن مناسب
شما برای نوشتن کاور لتر باید لحنی دوستانه و در عین حال رسمی داشته باشید. البته دقت کنید که به چه شرکت یا موسسه‌ای می‌خواهید نامه ضمیمه خود را ارسال کنید، زیرا نوع فعالیتی که در آن شرکت انجام میشود می‌تواند روی لحن شما اثرگذار باشد.
- توضیح دادن داستان خود
داستانی که شروع خوب و مشخصی داشته باشد و در نقطه‌ای مناسب به پایان برسد، در واقع هدف‌دار باشد؛ برای خواننده جذاب خواهد بود و می‌تواند او را قانع کند. برای مثال بگویید که در شغل قبلی خود چه جایگاهی داشتید و چگونه توانستید انتظارات افراد را برآورده کنید و حتی از حد انتظارات آن‌ها فراتر بروید. سعی کنید موفقیت‌ها و کارهای مهمی که انجام داده‌اید را برجسته کنید. البته دقت کنید که بیش از حد اغراق نکنید و صادقانه توانایی‌های خود را توضیح دهید، زیرا بسیاری از مراکز تحصیلی و شرکت‌ها از محل تحصیل یا محل کار قبلی شما پرس و جو می‌کنند.
- اشاره به توانایی حل مسئله
برای اغلب کارفرمایان و مدیران، میزان توانایی حل مسئله افراد اهمیت دارد. به همین علت بخش زیادی از نامه ضمیمه می‌تواند میزان توانایی شما در حل مسائل را در بر داشته باشد.
- خودداری از نوشتن اطلاعات بی‌ربط
نوشتن اطلاعات بی‌ربط در یک نامه پوششی باعث خستگی خواننده میشود و او را گیج می‌کند؛ بنابراین حتماً اطلاعات مورد نیاز و ضروری را یادداشت کنید تا خواننده حس کند که کاور لتر شما از اهمیت کافی برخوردار است.
- خودداری از نوشتن عبارت‌های اضافی
توجه کنید که عبارت‌های اضافی و همیشگی، خواننده را خسته می‌کند و هیچ سودی در پذیرفتن شما ندارد و حتی ممکن است که کارفرمایان از پذیرش شما منصرف شوند. برای مثال از جملاتی مانند ((از بابت وقتی‌که برای من گذاشتید متشکرم)) یا ((من فرد مناسبی برای شغل مورد نظر هستم)) اجتناب کنید.
نکات مهم برای نوشتن کاور لتر
از آن جهت که کاور لتر تأثیر زیادی در پذیرش شما دارد، توصیه میشود که در حین نوشتن به نکاتی که در ادامه ذکر میشود، دقت کنید. تعدادی از نکات مهم در حین نوشتن نامه پوششی در زیر آمده‌اند:
- مشخصات کامل خود مانند نام و نام خانوادگی، ایمیل و شماره تماس خود را ذکر کنید. همچنین باید نام دانشگاه مقصد یا دپارتمان یا کارفرما بیان شود.
- موقعیت کاری یا تحصیلی مورد نظر خود را در کاور لتر بیان کنید.
- در مورد این‌که چگونه از آن موقعیت تحصیلی یا کاری مطلع شده‌اید، توضیح دهید. برای مثال اگر یک فرد مهم این موقعیت را به شما معرفی کرده است، حتماً نام او را در کاور لتر خود بیاورید.
- اگر برای توانایی‌های ذکرشده خود در کاور لتر مدرکی دارید، آن را حتماً بیان کنید.
- از نوشتن جزئیات خودداری کنید، زیرا می‌توان جزئیات را در رزومه بیان کرد.
- یک نامه پوششی استاندارد باید یک صفحه باشد و طولانی نشود.
- در هنگام نوشتن کاور لتر بسیار دقت کنید، زیرا نباید هیچ غلط املایی در متن دیده شود.
- اندازه فونت انگلیسی باید بین 10 تا 12 باشد.
- حاشیه‌های بالا، پایین، چپ و راست صفحه باید اندازه‌ای بین 2 تا 3 سانتی‌متر داشته باشند.
- سعی کنید قبل از ارسال کاور لتر، از فردی متخصص بخواهید که آن را بخواند و نظرش را برای شما بیان کند.
کاور لتر باید شامل چه مواردی باشد؟
اگر شما سعی کنید که در نوشتن کاور لتر، اصول نگارشی و نکاتی که گفته شد را رعایت کنید، شانس شما برای جلب نظر مسئولان و کارشناسان افزایش می‌یابد. ما در این بخش توضیح می‌دهیم که یک کاور لتر استاندارد چه مواردی را شامل میشود:
- پاراگراف اول یا معرفی
در پاراگراف اول، شخص باید به معرفی و بیان مشخصات خود بپردازد و در مورد تحصیلات و وضعیت شغلی خود، توضیح مختصر و مفیدی بدهد. علاوه بر این در این پاراگراف باید در مورد زمینه‌هایی که فرد در آن تخصص دارد و شایستگی‌هایش به‌صورت خلاصه توضیح دهد. در این قسمت باید به سؤالات زیر پاسخ داده شود:
- در حال حاضر چه شغلی دارید و در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کنید؟
- در چه زمینه‌های تحقیقاتی فعالیت دارید؟
- نقش اصلی و تخصص‌های شما در حوزه‌ای که فعالیت می‌کنید، چیست؟
- چگونه خود را فرد مناسبی برای موقعیت شغلی مورد نظر می‌دانید؟
- پاراگراف دوم یا توضیحات حرفه‌ای
اگر می‌خواهید برای اپلای دانشگاه‌ها، یک کاور لتر بنویسید، لازم است که در این بخش در مورد پایان‌نامه خود، تحقیقات و مقالاتی که در این زمینه انجام داده‌اید، توضیح دهید. همچنین اگر در همایش‌هایی شرکت کرده‌اید، در این بخش می‌توانید آن را بیان کنید. به دلیل این‌که ممکن است کارشناسان در مورد فعالیت‌های شما تخصص نداشته باشند، سعی کنید که این قسمت از نامه را کاملاً ساده و روان توضیح دهید. توصیه میشود که با توجه به فعالیت موسسه و یا موقعیت اپلای خود، بخش‌هایی از پایان‌نامه را برجسته‌تر نشان دهید.
- پاراگراف سوم یا معرفی سوابق تحصیلی
در این مرحله از نوشتن نامه پوششی فرد باید به معرفی سوابق تحصیلی خود بپردازد. لازم است که در این بخش زمینه‌هایی که در آن درس خوانده‌اید را به صورت کامل توضیح دهید. همچنین توضیح دهید که آیا می‌توانید تدریس کنید و چه توانایی‌های خاصی درزمینه تدریس دارید. توضیح سوابق تدریس به شما کمک می‌کند که بورسیه یا کمک‌هزینه‌های تحصیلی دریافت کنید.
- پاراگراف چهارم یا معرفی سوابق کاری
در پاراگراف چهارم باید به معرفی سوابق کاری پرداخته شود. بیان سوابق کاری در کاور لتر باعث میشود تا کارشناسان راحت‌تر بتوانند در مورد شخصیت شما قضاوت کنند و بفهمند که در کارهای گروهی چگونه همکاری می‌کنید؛ بنابراین توصیه میشود که ویژگی‌های برجسته شخصیت خود را در کارهای گروهی بیان کنید.
- پاراگراف پنجم یا نتیجه‌گیری
در این بخش از کاور لتر باید نتیجه‌گیری کنید و کل موضوع را به‌صورت یک جمع‌بندی مختصر بیان کنید. همچنین در صورت داشتن وب‌سایت شخصی، آن را در این قسمت معرفی کنید و نامه را بدون کوچک‌ترین چاپلوسی به اتمام برسانید.
کاور لتر چه تفاوتی با رزومه تحصیلی دارد؟
ممکن است برای شما این سؤال پیش بیاید که کاور لتر همان رزومه است، پس دیگر چه نیازی به نوشتن نامه پوششی است؟ ما در این بخش به شما خواهیم گفت که کاور لتر با رزومه تفاوت دارد.
رزومه در مورد تمام فعالیت‌هایی است که شما از گذشته تاکنون انجام داده‌اید؛ در حالی که کاور لتر در مورد اهداف و برنامه‌های شما از حالا تا زمان آینده است. البته باید به این نکته اشاره کرد که می‌توان در کاور لتر به‌صورت مختصر و جزئی در مورد کارهایی که در گذشته انجام شده است، توضیح داد. از دیگر تفاوت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- رزومه تیتروار و نشان‌دهنده فعالیت‌های شما در طول زمان است؛ در حالی که نامه پوششی توانایی‌های شما را نشان می‌دهد و به‌صورت توضیحی است.
- کاور لتر همراه با رزومه به‌صورت یک نامه ضمیمه ارسال میشود.
- نامه پوششی نباید دقیقاً شبیه به رزومه باشد، بلکه باید مکمل آن باشد؛ یعنی همه مطالب ذکرشده در رزومه نباید در نامه پوششی تکرار شوند.
- رزومه بیان‌کننده سابقه تحصیلی افراد است، اما کاور لتر اهداف آینده فرد را بیان می‌کند.
سخن آخر
اگر شما قصد مهاجرت به کشورهای خارجی را داشته باشید و بخواهید به شرکت‌های مهم خارجی و یا دانشگاه‌های برگزیده خارجی وارد شوید و در آن‌جا کار کنید یا ادامه تحصیل دهید، لازم است که همراه با رزومه و دیگر مدارک خود، نامه پوششی خود را نیز ارسال کنید. در کشور ما تعداد کمی از شرکت‌ها و دانشگاه‌ها درخواست نامه پوششی را دارند، اما دانشگاه‌ها و شرکت‌های خارجی حتماً نامه پوششی را از شما درخواست می‌کنند. شما در یک کاور لتر باید به بیان توانمندی‌های خود در خصوص شغل یا رشته تحصیلی مورد نظر بپردازید و سعی کنید کارشناسان را برای پذیرش خود قانع کنید. ما در این مقاله سعی کردیم به شما به‌طور کامل توضیح دهیم که برای نوشتن یک کاور لتر باید چه نکاتی را در نظر بگیرید و چگونه آن را بنویسید؟
