نمودار گانت در اکسل : نمودار گانت یا به اصطلاح انگلیسی گانت چارت وسیله‌ای برای کنترل و مدیریت پروژه‌های شما می‌باشد و باعث آسان سازی پروژه‌های سخت و بهم ریخته می‌شود. نمودار گانت این قابلیت را دارد که تمام برنامه ریزی‌هایتان را برای پروژه در قالب یک تصویر به نمایش بکشد. گانت چارت می‌تواند از ابتدا تا انتهای پروژه‌ها در کنار شما باشد و به مدیریت، برنامه ریزی و کنترل تک تک پروژه‌های شما کمک بسیار زیادی کند.
نمودار گانت چیست؟
قطعا با توضیح مختصری که در اول مقاله به شما دادیم، تا حدودی دریافتید که نمودار گانت یا همان گانت چارت چیست و چه کاربردی دارد؛ گانت چارت در اکسل نیز کاربرد دارد و آن‌را می‌توانید در اکسل ترسیم کنید. نمودار گانت تمام فعالیت‌های شما را به صورت میله ای افقی به نمایش می‌کشد و در مختصرترین حالت ممکن اطلاعات بسیار کلیدی از پروژه را به شما می‌گوید.
لازم به ذکر است که نمودار گانت فقط به کنترل و مدیریت پروژه شما کمک می‌کند و کارایی و بازخورد مناسب آن به اطلاعات و منابعی که به آن می‌دهید، بستگی دارد و به هیچ عنوان عملکرد مطلوب و اثر گذار آن بدون دقت شما وجود نخواهد داشت.
به چه دلیل از نمودار گانت در اکسل استفاده می‌کنیم؟
گانت چارت یا همان نمودار گانت مزایای بسیار زیادی دارد و اگر شما کمی دقت داشته باشید، مطمئنا می‌توانید بهترین استفاده را از گانت چارت در اکسل و دیگر موارد داشته باشید و همواره پروژه‌های خود را به جلو و پیشرفت هدایت کنید.
اولین و البته بهترین مزیت نمودار گانت که به چشم می‌خورد ارائه اطلاعات کامل و دقیق درباره زمان‌بندی پروژه می‌باشد؛ یعنی به طور دقیق و کامل برای شما مشخص می‌کند که چه شخصی باید چه کاری را طی چه ساعت معینی انجام دهد. قطعا این ویژگی مثبت گانت چارت باعث پیشرفت و منظم بودن پروژه حین انجام کار خواهد شد.
دومین نقطه قوت نمودار گانت شناخت کامل اعضای پروژه از وظایف خودشان می‌باشد؛ یعنی به شکل کامل هر فرد را با وظیفه‌ای که به او داده شده است آشنا می‌کند و به او می‌گوید که چه کاری را در چه مدت زمانی باید تحویل دهد و همچنین منابع مورد نیاز برای انجام کار را هم به او ارائه می‌دهد.
کنترل و مدیریت صحیح پروژه یکی از مزیت‌های نمودار گانت می‌باشد که همین ویژگی مثبت باعث می‌شود اعضای پروژه به هیچ عنوان از کارهایشان عقب نمانند و همواره رو به جلو حرکت کنند.
ارتباط برقرار کردن اعضای پروژه با پروژه‌هایشان بدون شک موجب می‌شود که درک بهتری از پروژه داشته باشند و همواره بدانند که پروژه‌هایشان در چه وضعیتی قرار دارند؛ این امکان را نمودار گانت به تک تک اعضای پروژه می‌دهد.
یادآوری و نشانه گذاری رویدادهای مهم یکی دیگر از ویژگی‌های مثبت گانت چارت می‌باشد و همچنین تمام مشکلات موجود در پروژه‌ها را به مرور زمان شناسایی می‌کند و حتی برای حل آن‌ها به شما گزارش ارسال می‌کند.
نحوه رسم گانت چارت در اکسل:
شما باید برای رسم گانت چارت در اکسل و … ابتدا به چند مسئله توجه داشته باشید؛ تمام فعالیت و پروژه‌های خود را در نظر داشته باشید و به آن‌ها توجه کنید، سپس آن‌ها را به نوعی به دسته‌های کوچک‌تر تقسیم کنید تا کنترل آن‌ها راحت شود. بعد از آن به این فکر کنید که قرار است چه کاری را به چه شخص یا تیمی بسپارید و به اعضای پروژه یا فعالیت‌های خود، وظایف آن‌ها را بگویید.
در مرحله بعد رابطه‌ای که بین پروژه یا فعالیت‌ها وجود دارد را برای نمودار گانت مشخص کنید و مقدار وقتی که باید برای پروژه صرف شود را نیز برای نمودار گانت تعریف کنید.
بعد از انجام کارهایی که در بالا گفته شد، گانت چارت به شما تصویری از پروژه را نشان می‌دهد و ارتباط و وابستگی پروژه یا فعالیت را به اعضا و صاحبان پروژه نشان می‌دهد. بعد از این مرحله شما می‌توانید منابع خود را در نمودار گانت تعریف کنید.
لازم به ذکر است پروژه‌های مهم و ضروری که در اولویت اول شما قرار دارند در سمت چپ نمودار گانت نمایش داده می‌شوند و در بالای نمودار گانت نیز زمان مشخص خواهد شد.
فایده نمودار گانت برای صاحبان پروژه یا فعالیت
نمودار گانت به مدیران و صاحبان پروژه کمک بسیار زیادی می‌کند و باعث پیشرفت پروژه در تمام نقاط انجام آن می‌شود. نمودار گانت به صاحبان و مدیران پروژه این امکان را می‌دهد که برنامه زمانی دقیق و تعیین شده‌ای را مشخص کنند و همواره به اعضای پروژه خود دسترسی باشند تا در صورت نیاز به آن‌ها تذکر بدهند و یا آن‌ها را تشویق کنند.
به طور کلی مدیران پروژه می‌توانند در هر زمانی که بخواهند فعالیت‌های مختلف در حال انجام پروژه را ببینند و حتی با مسئولان آن ارتباط برقرار کنند.
حتی نمودار گانت می‌تواند به نوعی میزان فشاری را که به اعضای پروژه وارد می‌شود را به مدیران پروژه بگوید و اعلام کند که آیا این عضو می‌تواند بدون عیب و ایرادی به کار خود ادامه دهد و آن‌را به سرانجام برساند یا خیر.
نمودار گانت می‌تواند نقاط قوت و ضعف پروژه را در تمام طول انجام کار به شما بفهماند و بگوید که کدام فعالیت بحرانی است و نیاز به توجه بیشتر و البته ویژه‌تری دارد.
یکی از مهمترین کمک‌های نمودار گانت به مدیران پروژه می‌تواند در بخش زمان باشد؛ گانت چارت به شما تصویر درستی از مدت زمان انجام پروژه را در حین پروژه می‌دهد و باعث می‌شود که دچار بهم ریختگی از نظر زمانی نشوید و به طور منظم کارها را پیش ببرید.
اما کاربردی ترین ویژگی نمودار گانت برای مدیران پروژه اختصاص دادن منابع و البته همسان سازی آن‌ها می‌باشد که به راحتی می‌تواند شلوغی و سردرگمی را به راحتی و آسان بودن تبدیل کند و به منابع نظم دهد.
جمع بندی نهایی
به طور کلی رسم گانت چارت در اکسل و … می‌تواند به راحتی و به سرعت باعث پیشرفت پروژه‌های شما شود اگر بتوانید کار درستی را به شخص متخصص آن کار واگذار کنید و از منابع درستی بهره بگیرید، قطعا پروژه شما با استفاده از نمودار گانت به سریع‌ترین شکل ممکن انجام خواهد شد و قطعا بخش بزرگی از این ذخیره وقت را مدیون گانت چارت یا همان نمودار گانت خواهید بود.
