ساخت داشبورد فروش در اکسل

برنامه ریزی و تحلیل فروش در اکسل :

ساخت داشبورد فروش در اکسل : این روزها دنیا، دنیای ارتباطات و فروش است و تجارت مهره‌ی اصلی بازی در شطرنج کسب و کارها به حساب می‌آید. از این رو در هر شرکتی و فارغ از در نظر گرفتن نوع کسب و کارش، ارائه‌ي گزارش‌های فروش و وجود بستری برای مقایسه پیشرفت فروش امری ضروری می‌باشد. برای بررسی هر چه بهتر ضرورت ساخت داشبورد فروش در اکسل ، در ابتدا بیان یک توضیح مختصری در مورد هوش تجاری لازم است. ابزارهای هوش تجاری یا به اختصار BI سبب تبدیل داده‌های خام به دانشی عملی و کاربری می‌شوند.

 

 

از مزایای هوش تجاری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. کاهش هزینه ‌ی شرکت‌ها با شناسایی موارد قابل کنترل
2. شناسایی فرصت‌های جدید و استفاده بهینه از آن‌ها
3. تشخیص تغییرات محیط کسب و کار در مقیاس جهانی، ملی، استانی و حتی منطقه‌ای
4. شناسایی ناهنجاری‌های داده‌ای
5. ساخت و ارائه‌ی گزارش‌های کاربردی و قابل دسترس

مخاطبان اصلی مفهوم هوش تجاری، مدیران شرکت در رده‌های مختلف هستند که درصدد تبدیل داده‌های خام به دانش کاربردی و عملی می‌باشند. همان‌گونه که قبل‌تر ذکر شد دنیای دیجیتال، دنیای هجوم اطلاعات و تبادل حجم عظیمی از داده‌ها در کسری از ثانیه می‌باشد و در اینجا مسئله‌ی تبدیل داده‌‌های خام به اطلاعات کاربردی مطرح می‌شود و شرکت‌های بزرگ نرم افزاری به سرعت بر روی این موضوع متمرکز شده اند.

از بین تمامی داشبوردها، داشبورد فروش در اکسل گنجینه‌ای از اطلاعات بوده و یکی از چشم نوازترین داشبوردها می‌باشد. بیشترین اطلاعاتی که در یک صفحه می‌شود تحت پوشش قرار داد، پس از ساخت داشبورد فروش در اکسل، می‌توانید مشاهده کنید.

 

 

ضرورت ساخت داشبورد فروش در اکسل

یک امر حیاتی است که شما ماه به ماه یک تحلیل از روند کار و پیشبرد فعالیت‌های اقتصادی شرکت و کسب و کار خود داشته باشید. بخش مقایسه سطح محصولات برای آنالیز و تحلیل و همچنین مقایسه ماهانه با توجه به معیارهای مختلف، بخش بسیار مفیدی می باشد. ساخت داشبورد فروش در اکسل به طور خاص برای فرایند و تحلیل و ارزیابی این فرایند طراحی می‌شود. وجود تصاویر کوچک اما با اطلاعات ویژه و خطوط جرقه‌ای و نمودار پویا، به زیبایی و خوانایی هرچه بیشتر داشبورد فروش در اکسل کمک می‌کند.

نکات کلیدی ساخت داشبورد فروش در اکسل

ساخت داشبورد فروش در اکسل را می‌توان در چهار بخش تقسیم بندی کرد.

1. Slicers for Filter the data (برش دهنده‌ها برای فیلتر کردن داده‌ها)

برای فیلتر کردن داده‌ها از برش یا همان slice استفاده می‌شود.

2. Summary (خلاصه)

در این بخش معیارهایی چون درآمد، فروش، AHT و Call Handled نمایش داده شده و از خطوط جرقه‌ای نیز برای نشان دادن روند ماهیانه معیار خاص استفاده می‌شود.

3. Location wise Sales Vs Revenue Chart (نمودار فروش درآمد در مقابل فروش)

در این بخش یک نمودار ترکیبی (ترکیبی از نمودار خط و نمودار ستون) برای فروش و درآمد حاصل از موقعیت مکانی نمایش داده شده است

4. Product level comparison (مقایسه سطح محصولات)

یکی از بخش‌های مهم در ساخت داشبورد فروش در اکسل، بخش مقایسه سطح محصولات می‌باشد.

دراین قسمت، لیست کشویی از معیارها وجود دارد و همچنین یک نمودار خطی برای مقایسه‌ی عملکرد ماه به ماه بین دو محصول( که در برشگرهای چپ و راست انتخاب شده اند) برای معیاری که در لیست کشویی انتخاب شده، در دسترس می‌باشد.

 

 

داده‌های خام داشبورد فروش در اکسل

در این قسمت، یک سری داده‌ی خام که برای ساخت داشبورد فروش در اکسل استفاده شده است، آورده شده.

صفحه پشتیبانی داشبورد فروش در اکسل

در تصویر زیر، صفحه پشتیبانی را مشاهده می‌کنید که در ساخت داشبورد فروش در اکسل استفاده شده است. در این برگه (sheet) یک سری جدول‌های محوری و همچنین محاسبات قابل مشاهده است.

نحوه ساخت داشبورد فروش در اکسل

برای ساخت داشبورد فروش در اکسل مراحل زیر را بایستی طی کرد.

1. اول از همه باید یک sheet در اکسل ایجاد کنید.
2. نام این برگه را به Market wise Sales Dashboard in excel تغییر دهید.
3. بررسی کنید که چند نام بازار منحصر به فرد در صفحه داده خام وجود دارد. برای این کار می‌توانید از فیلتر پیشرفته استفاده کنید.

4. اکنون در سلول D5 ، جدول ساختگی را ایجاد کرده و نام آن را Marketقراردهید.
5. اکنون، جدول شما در داشبورد فروش اکسل مانند تصویر زیر خواهد بود.

6. بایستی بخش تجاری را از لیست کشویی انتخاب کرده و به این ترتیب فروش کل بازار به طور خودکار تغییر خواهد کرد.

استفاده از Combo Box  در داشبورد فروش اکسل

برای انتخاب بخش تجاری در لیست کشویی ، بایستی یک Combo Box  از فرم کنترل ایجاد کرده و با اعمال تنظیمات مربوطه کنترل آن را قالب بندی نمایید.

 

Input Range مقدار منحصر به فردی از بخش تجاری بوده و cell link برای مشخص کردن این‌که کدام‌ یکی در باکس انتخاب شده است به کار می‌رود.

اگر شما اولین مقدار را انتخاب کنید، عدد ۱ نمایش داده شده و در صورت انتخاب دومین مقدار عدد ۲ نمایش داده می‌شود و به همین ترتیب ادامه دارد.

بدین ترتیب  format control box حذف شده اما combo box انتخاب می‌شود.

در بیرون کلیک کرده و سپس بررسی کنید که آیا مقدار در کادر جمع شده است یا خیر.

در انتهای بخش استفاده از Combo Box  در داشبورد فروش اکسل، مشاهده می‌شود که مقدار در باکس موجود است.

استفاده ازکد VBA برای داشبورد فروش در اکسل

برای استفاده از کد VBAبرای داشبورد فروش در اکسل بایستی ابتدا Alt + F11  را برای صفحه کلید فشرده و سپس در ماژول جدید کد زیر را کپی کنید.

Sub MarketwiseSalesSummary()

Dim lr As Integer

Dim i As Integer

lr = Cells(Rows.Count, 4).End(xlUp).Row

For i = 6 To lr

Dim sumvalue As Double

sumvalue = Application.WorksheetFunction.SumIfs(Sheets(“Raw Data”).Range(“N2:N68620”), Sheets(“Raw Data”).Range(“B2:B68620”), Sheets(“Market wise Sales Summary”).Range(“D” & i), Sheets(“Raw Data”).Range(“J2:J68620”), Sheets(“Market wise Sales Summary”).Range(“AB4”))

Cells(i, 5).Value = sumvalue

Next i End Sub

جهت اتصال کد به combo box بر روی Assign Macro  کلیک کرده و سپس نام ماکرویی که ایجاد کرده اید انتخاب کنید.

در نهایت بایستی یک نمودار با استفاده از داده های جمع شده در صفحه اکسل خود ایجاد نمایید. اگر بخش تجارت را از جعبه ترکیبی انتخاب کنید. خواهید دید که نمودار اکسل نیز بر اساس مقدار در حال تغییر است.

بررسی شاخص‌های فروش با ساخت داشبورد  فروش در اکسل

بارها در یک شرکت پیش می‌آید که برای ارزیابی عملکرد تیم فروش به بررسی داشبورد فروش در اکسل و شاخص‌هایی که در آن به کار رفته است، پرداخته شود. مدیران فروش به منظور مدیریت تیم خود و رسیدن به میزان فروش برنامه ریزی شده، می بایست به صورت دقیق عملکرد نمایندگان فروش خود را اندازه گیری کنند.

بسته به عقاید، دانش و سلیقه افراد معیارها و شاخص‌های بسیار زیادی وجود دارد. با وجود حجم بالای اطلاعات و نیاز کسب و کارها به اطلاعات دقیق، تکنولوژی به کمک آمده و ساخت داشبورد فروش در اکسل به خوبی توانسته است حجم زیادی از کار را از دوش نیروی انسانی برداشته و در عین حال اطلاعات دقیق و کاربردی را در اختیار مدیران شرکت‌ها قرار دهد. در این قسمت به بررسی شاخص‌های فروش در سه محدوده‌ی فعالیت‌ها، کانال فروش و نتایج فروش متمرکز شده و به درک عمیق‌تری از پوسته مدیریت فروش خواهید رسید.

 

 

برای ارزیابی هرچه بهتر عملکرد تیم خود، ضروری است که فعالیت‌های روزانه آن‌ها را مورد بررسی قراردهید. به همین جهت، فروش تابعی از تعداد فعالیت‌های صحیح می باشد. سه شاخص شامل تعداد فعالیت‌ها، نرخ اثربخشی فعالیت و نتایج فعالیت در مقابل اهداف فعالیت این اطمینان را به شما خواهد داد که نه تنها نمایندگان فروش فعالیت صحیح انجام می‌دهند بلکه این فعالیت‌ها تاثیر بسزایی در ثبت سفارش دارند.

شاخص تعداد فعالیت در داشبورد فروش در اکسل

تعداد فعالیت‌هایی مانند تماس تلفنی و ایمیل که نماینده فروش در یک مدت زمان تعیین شده انجام می‌دهد.

این عامل مشخص می‌کند که آیا نماینده شما اقدامات لازم برای رسیدن به مقادیر هدف را انجام می‌دهد؟ هر کدام از نمایندگان شما چه تعداد تماس و قرار ملاقات، در مدت مشخصی از زمان به انجام می رسانند؟ نمایندگان فروش، مکاتبات ایمیلی خود را به چه نحوی انجام می‌دهند و آیا این اعمال در صدد رسیدن به هدف سازمان بوده یا خیر. کاربرد چنین شاخصی در این است که در صورتی که نماینده فروش سازمان فعالیت کافی و معقولی نداشته باشد، رسیدن به هدف میسر نمی‌شود. در داشبورد فروش در اکسل، فروش تابعی از تعداد فعالیت‌های نمایندگان فروش است به همین علت بررسی این معیار بسیار مهم و ضروری می‌باشد.

 

 

گاه پیش می‌آید بررسی فعالیت و اقدام‌های روزمره نماینده فروش امری غیر قابل انجام باشد. در چنین مواردی بایستی کلیت فعالیت نمایندگان فروش درنظر گرفته شده  و میزان سخت‌کوشی او را در رسیدن به هدف مقرر شده مورد بررسی قرار دهید.

نرخ اثر بخشی فعالیت فروش در داشبورد فروش اکسل

این شاخص نشان می‌دهد که نمایندگان فروش در تبدیل فعالیت‌ها به فرصت تا چه اندازه موفق بوده اند.

قبل‌تر در مورد بررسی و اندازه گیری تعداد فعالیت نمایندگان بحث شد که به فهم موثری از میزان تلاش و بهره‌وری نمایندگان فروش منجر می‌شود اما نرخ اثر بخشی در داشبورد فروش اکسل، شما را متوجه نرخ تبدیل این فعالیت‌ها به فرصت‌ها می‌کند. هرچند که فعالیت باعث ایجاد یک فرصت ثبت سفارش خواهد شد.

چگونه می‌توتن نرخ اثر بخشی فعالیت‌ها را افزایش داد؟ ممکن است نمایندگان تماس‌های زیادی برقرار کنند و فعالیت‌های زیادی انجام دهند اما این‌ها هیچکدام تبدیل به قرار ملاقات نشود. حتی این امکان وجود دارد که نمایندگان فروش ایمیل‌های نامفهوم برای مشتریان ارسال کنند و این مکاتبات ایمیلی اثری معکوس بر فرایند فروش  داشته باشد. همچنین ممکن است نمایندگان فروش تعداد قابل قبولی از جلسات و قرارملاقات را ایجاد نکنند. با بررسی شاخص نرخ اثربخشی در داشبورد فروش اکسل می‌توان به این نکته رسید که نمایندگان فروش نه تنها فعالیت‌های صحیح انجام می‌دهند بلکه این‌ کار منجر به ایجاد فرصت‌های پایین دستی و معاملات می‌شود. با بررسی این شاخص می‌توانید نقاط ضعف را شناسایی کرده و نمایندگان را به سمت پیشرفت هدایت کنید.

در تصویر زیر مثالی آورده شده است که نشان می‌دهد نماینده فروش سطر اول ۲۵ درصد بیشتر از نماینده فروش سطر سوم تماس برقرار کرده است.

اگر فقط همین معیار را از داشبورد فروش در اکسل در نظر بگیریم. ممکن است shawn marion به خاطر تعداد فعالیت‌های کم توبیخ شده و در مقابل نماینده فروش Nash به خاطر سطح بالای فعالیتش مورد تشویق سازمان قرار بگیرد. اما نکته قابل توجه ماجرا در این است که shawn marion   ۵بار بیشتر، قرار ملاقات تنطیم کرده است. بررسی نرخ اثربخشی به جای تعداد تماس‌ها shawn marionرا تشویق کرده در حالی‌که باید Nashراهنمایی شود تا بتواند از تعداد تماس‌های بالای خود، استفاده مفید و موثری داشته باشد.

بررسی نرخ اثربخشی این امکان را می‌دهد تا شما متوجه نقص فرایند فروش شده و درصدد بهبود آن قسمت برآمده و به اهداف نهایی خود برسید. نگاه به گذشته مشخص می‌کند که چه عواملی موجب شکست و نرسیدن به اهداف شده است. آیا فرصت‌های کافی ایجاد نشده؟ آیا به خاطر عدم تنظیم قرار ملاقات های کافی این مشکل پیش آمده یا اینکه این مشکل به علت عدم تبدیل قرار ملاقات به برنامه‌های زمانی بوده است؟

به طور کلی توجه به شاخص نرخ اثر بخشی نمایندگان در داشبورد فروش اکسل  این اطمینان را به شما به عنوان کارفرما می‌دهد که در مسیر درستی به سمت هدف خود قرار دارید، هم از لحاظ کارایی و هم از لحاظ تعداد.

شاخص نتایج فعالیت‌ها در داشبورد فروش اکسل

شاخص نتایج فعالیت‌ها در مقابل اهداف فعالیت‌ها در داشبورد فروش اکسل نشان می‌دهد که آیا نمایندگان شما به اهداف خود می‌رسند؟

نمایندگان فروش برای رسیدن به اهداف کاملا مشخصی فعالیت دارند و ارائه‌ی این نتایج در مقابل اهداف از قبل مشخص شده بهترین روش برای اطمینان از این موضوع است که نمایندگان فروش به اهداف مشخص شده سازمان رسیده اند یا خیر. کاربرد این شاخص در این است که اگر می‌خواهید فرهنگ پاسخ‌گویی و رقابت را در سارمان ایجاد کنید.  نمایندگان فروش بایستی بدانند چگونه عملکرد خود را در مقابل دیگر همکاران و اهداف مقررشده مورد مقایسه قرار دهند. پیگیری این شاخص و به اشتراک گذاشتن آن با نمایندگان به شما کمک خواهد کرد شفافیت افزایش یافته و در نتیجه عملکرد نمایندگان مشخص می‌شود.

یک مثال از ساخت داشبورد فروش در اکسل

در این تصویر، نمایی از نمایش روزانه داشبورد فروش در اکسل برای یک مدیر فروش نمایش داده شده است.

به عنوان مدیر فروش شما نمی‌خواهید که جزئی ترین فعالیت‌ها و پیشرفت تیم کاریتان را از دست بدهید. با استفاده از داشبورد فروش در اکسل به خوبی می‌توانید به آنچه که نیاز دارید دسترسی داشته باشید.