مدیریت پروژه آنلاین: مفاهیم، مزایا و معرفی ابزارهای کاربردی
با گسترش روزافزون کسبوکارهای اینترنتی و روی آوردن شیوه تعامل افراد فعال در این کسبوکارها به فضای مجازی و شکل گرفتن ارتباطات در این پلتفرم، مدیریت آنلاین، جایگاه و اهمیت خاص خود را پیدا کرد.
مدیریت پروژه آنلاین به تمام جنبههای کسبوکار، مثل پیشبرد اهداف، مدیریت مالی، مدیریت منابع انسانی، آمادهسازی و استفاده از تجهیزات، ارتباط با مشتریان و کارفرما توجه داشته و روند هر یک را تسهیل میکند.
مدیریت پروژه آنلاین چیست؟
«مدیریت پروژه آنلاین» (Online Project Management) به فرایندی گفته میشود که در طی آن روند پیشرفت و پیشبرد پروژهها در طول زمان بررسی میشود؛ برای مدیریت پروژهها، تسکها و فعالیتهای خاصی با ددلاین مشخص تعیین شده و اعضای تیم را در تعامل حداکثری یکدیگر قرار میدهد. این فرآیند علاوه بر تسهیل کارها، شفافیت در روند کار و صرف زمان به شکل بهینهتر، تشخیص مشکلات و مسائل را در طول مسیر راحتتر میکند.
مدیریت پروژه آنلاین، توسط نرمافزارها، اپلیکیشنها یا برنامههای نرمافزاری تحت صورت میگیرد. نرمافزارهای متنوع و متعددی در این زمینه در دسترس افراد قرار گرفتهاند و بسته به علاقهمندی و نیازهای خود در پروژه میتوانید از هر یک از این ابزارها استفاه کنید.
استفاده از ابزارها، روند مدیریت و رسیدگی به امور را برای افراد، مدیرها و سازمانها راحتتر کرده و درک و بینشی عمیق نسبت به مسائل حین انجام مسائل ایفا میکند. پس نرم افزارهای مدیریت پروژه برای شیوههای همکاری ترکیبی (هیبریدی)، دورکاری و مدیریت کسب وکار ضروری هستند.
درک مفاهیم مرتبط با مدیریت پروژه آنلاین
برای درک بهتر مدیریت پروژه بهتر است با 5 مرحله آن آشنا شوید. این مراحل عبارتند از:
- آغاز: درک خواستههای مشتری و هدفگذاری اصولی (مثل تکنیک SMART)
- برنامهریزی: طرحریزی یک برنامه درست و اصولی از رویکرد و مسیر پیشرفت پروژه، قدمها، افراد درگیر، منابع، محدودیتهای زمانی و مالی در عین پایبندی به ارزشهای سازمان یا تیم
- اجرا: آغاز به کار در پروژه طبق برنامه از پیش تعیینشده
- نظارت بر کنترل پروژه، پیگیری و وظایف: کنترل و بررسی میزان و روند پیشرفت در پروژه نقش فعال مدیر پروژه و دیگر اعضای فعال و مسئول، بررسی و تعیین عوامل شکست و موفقیت
- بررسی نهایی و مدیریت پروژه: بررسی نهایی و کنترل پروژه برای تحویل به کارفرما یا مشتری
موعد تحویل پروژه، استرس ناشی از چالشهای مسیر و مدیریت همزمان نیروی انسانی، مالی و زمان کار سخت و چالشبرانگیزی است.خوشبختانه تمام این فرآیندها در روند انجام پروژههای بزرگ یا مدیریت چندین پروژه طبیعی اس؛ اما با استفاده از یک ابزار یا نرم افزار تخصصی مدیریت پروژه آنلاین، بسیاری از موانع از سر راه برداشته میشوند و روند کار تسهیل مییابد.
مزایای استفاده از نرم افزارهای آنلاین مدیریت پروژه
اگر بخواهیم مزایای این روش مدیریتی مدرن را بررسی کنیم میتوانیم به موارد زیر اشارهای داشته باشیم:
- تسهیل همکاری و کم کردن چالشهای همکاری برای تیمهای دورکار یا هیبرید (مدل کار ترکیبی: حضوری و دورکار)
- برآورد و دید کلی نسبت به هزینهها و نتیجتا مدیریت راحتتر آنها
- اولویتبندی مسئولیتها و وظایف و پرداختن به فعالیتهای حیاتی در مراحل ابتدایی کار
- تعریف مدل کاری در پیشبرد اهداف
- حفظ روحیه و پیشگیری از فرسودگی و خستگی تیم و اعضای سازمان
- رسیدن به یک سبک کاری و همکاری مشخص
- تعیین کردن روشها و رویکردهای حل مسئله موثر
- تقویت ارتباطات و روحیه کار تیمی با تعامل حداکثری
- امکان کنترل و مدیریت فرایندها به صورت مرحله به مرحله توسط مدیر پروژه
- مشخصشدن مسئولیت هر یک از اعضای تیم و روند پیشرفت آنها در طی مسیر
- درک و مرور چشمانداز و ارزشهای کلی سازمان یا تیم
- امکانضبط و ذخیرهسازی اسناد، مدارک و اطلاعات
- به اشتراکگذاری راحت فایلهای متنی، صوتی، رسانهای و اسناد
پس مزایای مدیریت پروژه فقط به بخش خاصی محدود نمیشود و تمام جنبههای آن را در برمیگیرد.
انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین
با وجود تنوع بسیار گسترده نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین، انتخاب ابزار مناسب و کاربردی برای کسب و کار و پیشبرد پروژه، به امری چالشبرانگیز برای افراد و سازمانها تبدیل شده است. فاکتورهای مختلفی در خصوص انتخاب بهترین نرم افزار در این زمینه تاثیرگذار است، مثلا قابلیتها و امکانات، پشتیانی و خدمات پس از فروش، هزینه اشتراک، محدوده شخصی سازی قابلیتها و مواردی از این قبیل در این برنامهها متنوع هستند. در ادامه به معرفی بهترین نرمافزارهاي مدیریت پروژه آنلاین خواهیم پرداخت.
بهترین نرمافزارهای مدیریت پروژه آنلاین با 6 نرمافزار کاربردی
همانطور که گفتیم پروژههای زیادی برای پیشبرد و مدیریت پروژهها در فضای آنلاین دیده میشوند. هر یک نقاط ضعف و قوت، کارایی و کارکردهای خاص خود را دارند. ما به بررسی 6 مورد از بهترین نرمافزارها در این زمینه میپردازیم.
نرم افزار مدیریت پروژه سمین
سمین، یک نرمافزار مدیریت پروژه آنلاین تحت وب است که قابلیتهای بسیار جذاب و کاربردی با رابط کاربری ساده را فراهم میکند. برخی از ویژگیها و قابلیتهای سمین را بررسی کنیم:
- یکپارچهسازی اطلاعات و دادهها
- رابط کاربری ساده، جذاب و کاربردی
- پشتیبانی سریع برای رفع مشکلات احتمالی
- امکان شخصی سازی و انعطاف در تنظیمات
- قابل استفاده در موبایل، دسکتاپ و تحت وب
- امکان مدیریت چندین پروژه به صورت همزمان
- بهرهگیری از نمودار گانت برای بررسی میزان شروع و اتمام پروژه
این نرم افزار مدیریت پروژه فارسی، امن، قدرتمند و محبوب به حساب میآید و در پیشبرد پروژههای فردی و شخصی شما همانند یک مدیر پروژه حرفهای عمل میکند. سمین، امکان مدیریت پروژهها به صورت لحظهای و قدم به قدم را فراهم کرده و انتخاب آن برای انجام پروژههای حساس توصیه میشود.
نرم افزار مدیریت پروژه سمین شامل چه بخشهایی میشود؟
پس از شروع استفاده از این نرم افزار، امکانات زیر در اختیارتان قرار میگیرد:
- مدیریت تسک ها، فرآیند و گردش کار: تعریف فرآیندهای هر مرحله، ثبت بازه زمانی، دسترسی و نقش اعضا و کارتابل شخصی کارها
- مدیریت پروژه «چابک»: (Agile) پیشبرد پروژه به روش سنتی و مدرن با روش کانبان و اسکرام، نمودار Burn Down و اسپرینت محصول
- مدیریت مالی و بودجه: جریان نقدی، برآورد و ثبت هزینهها و محاسبه دستمزد
- مدیریت منابع: مدیریت حضور و غیاب، ترفیع، مدیریت جلسات و منابع اشتراکی
- سیستم مدریت ارتباط با مشتریان (Help Desk): مدیریت مخاطبین، تیکتها و مدیریت بازاریابی
نرم افزار سمین، انتخاب بسیار مناسبی برای سازمانها، تیمها و شرکتهای داخلی به حساب میآید. قبل از خریداری پلن طولانی مدت میتوانید از چند نرم افزار مدیریت پروژه رایگان (نسخه دمو) استفاده کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه میزیتو
میزیتو یکی از محبوبترین و کاربردی ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین در بین کاربران فارسی زبان است. با ویژگیها و امکانات این نرمافزار آشنا شوید:
- شبکه اجتماعی اختصاصی: بخش چت و گفتگو با دیگر اعضای تیم و امکان به اشتراکگذاری فایلها و اسناد در همین بخش
- امور مرتبط با نامه و مکاتبات سازمانی: از مزایای خاص میزیتو، تعیین برچسب برای نامهها، ضمیمهکردن فایل یا تسک به نامهها، ذخیره اسناد و نامههای مکاتباتی در بخش ورودی، خروجی و آرشیوها
- صورت جلسه: مدیریت و پیگیری جلسات، ارسال پیامک یادآوری، ارسال دعوتنامه، حضور و غیاب و امضای دیجیتال اعضای حاضر در جلسات
- کارتابل کنترل وظایف یا تسکها: تفکیک، مشاهده و پیگیری وظایف افراد و بررسی میزان پیشرفت پروژه
- مانیتورینگ پروژههای تیم: امکان مانیتورنگ و بررسی میزان پیشرفت چندین پروژه به صورت لحظهای
- تقویم کاری: امکان قرار دادن پروژهها در تقویم
- مدیریت امور مشتریان: وارد کردن لیست مشتریان و اسناد، راههای ارتباطی، صورت جلسات و فعالیتهای انجامگرفته در ارتباط با هر یک و امکان بهاشتراکگذاری این دادهها با تیم فروش و پشتیبانی
- مدیریت پروژه پیشرفته: تعریف دپارتمانهای مختلف مثل (تیم محتوا، تیم گرافیک، تیم مالی، تیم بازاریابی و تبلیغات)، اساین کردن پروژه مشخص به هر عضو، لیست وظایف و ددلاینها، پیگیری میزان پیشرفت پروژه
- دیگر امکانات میزیتو: نمودار گان، نظرسنجی و امنیت و ارتباط راحت با پشتیانی میزیتو
میزیتو، یکی از محبوبترین و پرپیشنهادترین ابزار مدیریت پروژه در بین کاربران فارسی زبان و در پلنهای رایگان و پرداختی با قیمن مناسب در دسترس است.
نجوه ثبت نام و عضویت در میزیتو
برای استفاده از امکانات این نرم افزار مدرن، پرکاربردی و با قابلیتهای زیاد فقط کافی است یک اکانت بسازید. برای دانلود مستقیم میزیتو میتوانید به وبسایت رسمی میزیتو یعنی https://www.mizito.ir/ مراجعه کنید. همچنین برای دانلود اپلیکیشن میزیتو، mizito یا میزیتو را در گوگل پلی یا اپ استور سرچ کرده و اقدام به دانلود و نصب آن در گوشی خود کنید. دسترسی به پنل مدیریت پروژهها در انواع دستگاهها، راحتی و کارایی این نرم افزار ابزار مدیریت پروژه آنلاین را چندین برابر کرده است.
پیشنهاد مطالعه: بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه عمرانی و ساختمانی
نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو
نرم افزار تسکولو (Taskulu) یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین فارسی زبان است که توسط برترین برنامهنویسان و کارآفرینان ایرانی طراحی شد. در سال 1363، تسکولو با نام «تسکتات» نام خود را تغییر داد و در سال 1394 از بین 100 استارت اول در سطح آسیا، اروپا و آمریکا مقام سوم را کسب کرد.
تسکولو یک نرم افزار سازمان و پروژه محور است که مزایا و معایت خاص خود را دارد؛ در ادامه بیشتر به بررسی آن میپردازیم.
آشنایی با مزایای نرم افزار تسکولو
این نرم افزار دارای مزایا و قابلیتهای زیادی است که در اینجا به بارزترین آنها اشاره میکنیم.
- امکان برقراری ارتباط: ارتباط مستمر و موثر با اعضای تیم به شکل تصویری، برقراری جلسات آنلاین و گفتگوی متنی
- گزارش و تحلیل عملکرد: گزارشدهی و تحلیل همانند یک دستیار پروژه حرفهای با گزارش پیشرفت کار، گزارش زمان کارها و گزارشهای فیلترشده
- تعیین سطح دسترسی: تغییر و تنظیم سطح دسترسی اعضای تیم به بخشهای مختلف به عنوان مدیر پروژه
- قابلیت جستجو: جستجو و فیلتر پروژهها، اسناد و پیامها برای جلوگیری از اتلاف وقت
- قابلیت درونیسازی: تبدیل تسکولو به عنوان محور اصلی برنامهریزی و پیشبرد اهداف و مایلاستونهای پروژه
- پیروی از سیستمهای مدرن کانبان و چابک: تعریف فهرست وظایف و پیگیری آنها در سه مرحله لیست انجام، در حال انجام و انجامشده
از دیگر مزایای ابزار مدیریت پروژه تسکولو میتوان به امنیت بالا، بخش نظرات، ارتباط لحظهای با اعضای تیم، اشتراکگذاری فایلها و تعریف پروژههای بزرگ به کمک اعضا اشاره کرد.
میزیتو، سمین و تسکولو از معروفترین و محبوبترین ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین به حساب میآیند. برای انتخاب ابزار مناسب میتوانید از دموی هر یک به صورت رایگان استفاده کرده و در صورت علاقهمندی یک مورد را به دستیار شخصی و دائمی خود تبدیل کنید. سعی کنید فقط یک نرم افزار برای پیشبرد و پیگیری تمام پروژههای خود داشته باشید؛ به این ترتیب از اتلاف وقت، هزینه و سردرگمی در طی مسیر پیشگیری کردهاید.
مدیریت پروژه آنلاین با مایکروسافت پروجکت
نرم افزار مایکروسافت پراجکت (Microsoft MS Project) از پرکاربرترین و قدیمیترین نرم افزارهای مدیریت پروژههای شخصی، سازمانی و کنترل پروژه است. این نرم افزار ساخت شرکت مایکروسافت، با نامهای ام اس پراجکت یا MSP نیز شناخته میشود. نرم افزار ام اس پراجکت یک محیط کاربری ساده و روان دارند که میتواند زمان شروع و پایان فعالیتها و اطلاعات ثبتشده مرتبط با پروژه را به صورت خودکار بهروزرسانی کند. علاوه بر این، امکان بررسی میزان پیشرفت پروژهها را نیز فراهم میکند.
یکی از جذابیتهای ام اس پروجکت، قابلیت چاپ و پرینت گزارش پروژهها است؛ از این روی از جمله نرم افزارهای پرکاربرد در محیطهای اداری به حساب میآید.
قابلیتهای نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت پراجکت
برخی از ویژگیها و امکانات خاص نرم افزار مدیریت پروژه MSP عبارتند از:
- مدیریت پروژهها به شکلی کارآمد و حرفهای
- قابلیت استفاده از اطلاعات ضمیمهشده در برنامه
- تعیین مراحل اجرای پروژه برای پیمانکار و کارفرما
- امکان زمانبدی و تعیین محدوده زمانی برای مدیریت تسک
- قابلیت دانلود و نصب اپلیکیشن برای سیستم عامل اندروید و IOS
- ایجاد نمودار، جدول و گزارشهای بصری برای نظارت کامل بر منابع مالی و انسانی
- انطباق کامل با محیط ویندوز و قابلیت سینک با دیگر نرمافزارهای شرکت مایکروسافت آفیس
مایکروسافت پروجکت یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین پیشرفته و پرطرفدار به حساب میآید که میتواند در برنامهریزی و مدیریت منابع مالی و انسانی، گزارشدهی و گزارشگیری حین انجام کار و تعیین زمانبندی هر پروژه به شما کمک کند. برای دانلود نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس میتوانید به وبسایت soft98 مراجعه کنید.
**نکته: اندنوت (End Note) و اکسل از دیگر نرمافزارهای مایکروسافت آفیس هستند که در سطح گسترده برای مدیریت پروژه استفاده میشوند.
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین ترلو
ترلو (Trello) در سال 2011 و توسط شرکت فاگ کریک ساخته شد؛ این نرم افزار در دو پلن رایگان و پولی قابل استفاده است. ترلو اصلی به زبان انگلیسی است اما کاربران فارسی زبان میتوانند تنظیمات این برنامه را به زبان فارسی تغییر دهند. پشتیبانی از زبان فارسی، ترلو را به یکی از ابزارهای پرکاربرد و محبوب در زمینه مدیریت پروژه آنلاین در بین کاربران ایرانی تبدیل کرده است.
ترلو در نسخههای تحت وب، نرم افزار و اپلیکیشن اندروید و IOS قابل دانلود و نصب است. امنیت بالا در نگهداری و حفظ اطلاعات، پشتیبانی سریع، محدودکردن دسترسی اعضا و امکان ایجاد بردهای پروژهای مختلف و اضافه کردن اعضا به آن از قابلیتهای ترلو به حساب میآید.
پیشنهاد مطالعه: شغل مدیریت پروژه و وظایف اصلی آن
مزایا و ویژگیهای ترلو
ابزار مدیریت پروژه ترلو نرم افزاری سریع، منعطف و در عین حال رابط کاربری ساده است که کار کردن با آن را برای کاربران راحت میکند. افراد، سازمانها و تیمهای کوچک و بزرگ برای مدیریت و برنامهریزی از ترلو استفاده میکنند. دیگر قابلیتهایی که ترلو به شما ارائه میدهد عبارتند از:
- امکان اضافه کردن عکس و فیلم
- امکان گفتگو، تبادل و بحث و نظر
- اضافهکردن، دستهبندی و حذف یادداشتها
- ایجاد بوردهای نامحدود درباره موضوعات مختلف
- لینک ترلو به دراپ باکس و گوگل درایو (در نسخه پولی)
- امکان افزودن نظر و کامنت برای افزایش هماهنگی و تعامل اعضا
- تنظیمات محدودیت دسترسی افراد به بوردها و بخشهای مختلف آن
- تهیه چک لیست وظایف و مسئولیتهای اعضای تیم و امکان پیگیری آنها
- استفاده از نسخه اندروید یا IOS یا نسخه وب طبق مشخصات دستگاه شما
- ثبت زمان شروع پروژه، زمان سپریشده و زمان باقیمانده در هر قسمت از مسیر پروژه
همچنین قابلیت آمادهسازی و بایگانی اسناد و فایلها از دیگر ویژگیهای این نرم افزار مدیریت زمان و مدیریت پروژه است.
نرم افزار مدیریت پروژه کلیک آپ
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین کلیک آپ (Click UP) برای نظمبخشی به روند پیشرفت پروژههای تیمی و سازمانی، کارآمدی فعالیتها و مدیریت فعالیتهای روزانه و شخصی کاربرد دارد. قابلیت درنظر گرفتن و اعمال محدوده زمانی برای پروژهها در این نرم افزار هم دیده میشود. همچنین مدیر پروژه میتواند میزان دسترسی اعضا را به قسمتهای مختلف هر پروژه تعریفشده محدود کند.
کلیک آپ در دو نسخه رایگان و پولی در دسترس کاربران قرار میگیرد. در نسخه رایگان، 100 مگابایت فضای ذخیرهسازی، دسترسی به چندین بورد، فعالسازی دو مرحلهای و دسترسی به تقویم فعال است. نسخه پولی پلنهای مختلفی را در اختیار کاربران قرار میدهد که با توجه به آیتمهای مورد نیاز خود میتوانند اقدام به خرید، دسترسی و استفاده از کلیک آپ را کنند.
مزایای کلیک آپ؛ نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین
کلیک آپ یکی از گستردهترین، پیشرفتهترین و جذابترین نرمافزارهای مدیریت پروژههای آنلاین به حساب میآید. در ادامه به مزایای مهم و خاص این برنامه اشاره میکنیم:
- دسترسی به تقویم مدرن و سنتی
- امکان ارسال ایمیل مستقیم
- امکان بهاشتراکگذاری فایلها
- قابلیت ضبط ویدئویی
- بخش نظرات و کامنتها
امکان نمایش پروژهها و روند پیشرفت آنها به شکل نمودار گانت، چک لیست و مواردی از این دست از دیگر ویژگیهای ترلو به حساب میآید.
کلام پایانی
با گسترش تکنولوژی و ورود کسبوکارهای نوین به سطح اینترنت و فضای مجازی، نیاز به ابزار و تکنیکهایی برای پیشبرد اهداف سازمانی، تیمی و شخصی بیش از پیش حس میشود. آشنایی با مدیریت پروژه آنلاین و نرم افزارهای رسیدگی به آن، روند پیشرفت کسبوکار، رسیدگی به وظایف و مهمتر از آن آغاز، برنامهریزی، اجرا، کنترل و تحویل نهایی پروژهها را ضروری کرده است.
ابزارهای زیادی برای مدیریت پروژهها به صورت همزمان قابل دسترسی و نصب هستند؛ در این مطلب به معرفی 6 نرم افزار فارسی و انگلیسی برای مدیریت پروژه آنلاین پرداختیم و به مزایا، معایب و قابلیتهای هر یک اشاره کردیم.
آموزش صفر تا صد مدیریت پروژه آنلاین مکتب خونه
مدیریت پروژه (Project Management) یکی از کابردیترین و ضروریترین فعالیتهایی است که باید در طی انجام پروژهها مورد توجه افراد قرار گیرد. همچنین این رشته از گرایشهای مهندسی و مدیریت صنایع به حساب میآید و فارغالتحصیلان این رشته پس از اتمام دوره آموزشی اقدام به شرکت در وبینارها، دورهها و کلاسهای آموزشی در این حوزه میکنند تا به آخرین اطلاعات، متدها و روشهای مدیریت پروژه مسلط شوند.
علاوه بر این، کسبوکارهای اینترنتی یا سازمانها هم برای پیشبرد اهداف خود و تعامل حداکثری با اعضای تیم دورکار خود، ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین روی میآورند. نرم افزارهای متنوعی در این خصوص تولید و طراحی شدهاند و هر یک فوت و فن خاص خود را برای استفاده حداکثری از تمام قابلیتها دارند. مکتب خونه با در نظر گرفتن نیاز مدیران پروژه، کسبوکارها، سازمانها، استارتاپها و حتی تیمهای تک نفره، اقدام به گردآوری آموزشهایی در این خصوص کرده است.
این دورههای آموزش مدیریت پروژه تماما توسط اساتید مجرب و حرفهای و در فضای نرمافزار مدیریت پروژه طراحی شدهاند. علاوه بر این امکان ارتباط با مدرس برای رفع اشکال و پرسش و پاسخ میسر شده است. پس از پایان دوره، امکان دریافت مدرک و گواهینامه معتبر برای تقویت رزومه و افزایش احتمال استخدام هم فراهم شده است.